Dashboard Software: Der Schlüssel für eine datengetriebene Steuerung

Was ist eine Dashboard Software?

Unter einer Dashboard Software versteht man ein Business-Intelligence-Tool, das Geschäftsdaten aus verschiedenen internen Quellen auf einer einzigen Plattform zusammenführt. Mithilfe der im Tool integrierten Funktionen lassen sich die Informationen visuell ansprechend darstellen, um sie anschließend zu analysieren.

Warum ist der Einsatz einer Dashboard Software sinnvoll?

Eine Dashboard Software liefert Führungskräften oder auch jedem anderen Anwender anhand von Charts, Grafiken und anderen Darstellungsformen benötigte Informationen auf einen Blick. Ähnlich wie in einem Cockpit laufen in der Software alle Daten zusammen, die bei der Steuerung eines Projekts, einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens unterstützen. Die Daten, die die Software visualisiert, sind die relevanten KPIs, die das Tool in Echtzeit aus den Quellsystemen empfängt. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt beurteilen, wie der Stand der Zielerreichung ist, ob Objektive Key Results (OKRs) erzielt wurden, alles im Plan läuft oder ob der eine oder andere Punkt ein Gegensteuern erfordert. Die im Dashboard Tool aufbereiteten Daten – etwa in Form interaktiver Berichte – lassen sich mit anderen Mitarbeitenden oder Teams teilen, was die Kommunikation fördert und beschleunigt. Eine Dashboard Software zeigt sowohl die Herkunft als auch die Zusammenhänge zwischen einzelnen Informationen, sodass sie auch als Schlüssel für ein ganzheitliches Reporting dienen kann.

Einsatz von Dashboard Software: Welche KPIs eignen sich für welche Bereiche?

Eine Dashboard Software führt verschiedenste KPIs oder auch Leistungswerte in einer einzigen Plattform zusammen. Doch welche KPIs aus welchen Unternehmens- und Funktionsbereichen können Dashboard Tools zusammenführen? Jedes Unternehmen ist anders strukturiert, und so müssen die definierten KPIs zu den betrieblichen Gegebenheiten passen. Die folgende Aufstellung gibt einen Überblick über eine Reihe von typischen KPIs, bei denen es lohnt, sie über ein Dashboard Tool zu visualisieren:

Strategische KPIs für das Management

•    Umsätze (gesamt, nach Produkt/Dienstleistung etc.)
•    Kosten (gesamt, nach Bereich, nach Produkt/Dienstleistung etc.)
•    Gewinnspanne
•    Betriebsgewinn (EBIT)
•    Marktanteil
•    Cashflow
•    Gesamtkapitalrentabilität
•    Eigenkapitalrendite
•    Return on Investment (ROI)
•    Kundenzufriedenheitswert / Net Promoter Score
•    Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit

KPIs für das Projektmanagement

•    Anzahl der Projekte, die im Zeitplan beendet wurden (absolut und in Prozent)
•    Anzahl der Anpassungen an den Zeitplan
•    Anzahl der Projekte mit termingerechten Meilensteinen (absolut und in Prozent)
•    Anzahl der Arbeitsstunden für Projektarbeit
•    Geplante vs. tatsächliche Stunden
•    Abrechenbare Auslastung
•    Budgetabweichung (geplant vs. tatsächlich)
•    Anzahl der Budget-Iterationen
•    Net Promoter Score

Hinzu kommen KPIs für die Abteilungen eines Unternehmens. Es kann sinnvoll sein, sich auf die wichtigsten Unternehmensbereiche zu konzentrieren, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind, wie etwa:

Personal

Im Personalmanagement kann Dashboard Software KPIs verarbeiten wie die Beförderungsquote, den Anteil der Geschlechter an der Anzahl der Beschäftigten, die Abwesenheitsquote, die durchschnittliche Verweildauer, die Personalkosten in Prozent des Umsatzes, die Kosten pro Einstellung sowie die Mitarbeiterzufriedenheit.

Vertrieb

Hier können Dashboard Tools Kennwerte visualisieren wie den Sales Funnel, die Sales Cycle Length, die Anzahl der neu gewonnenen Leads, die Anzahl der Conversions, die Akquisitionskosten pro Kunde (CAC), den Umsatz pro Kunde sowie den Customer Lifetime Value (CLV).

Marketing

Im Marketingbereich eignet sich Dashboard Software etwa für diese Kennwerte: Up- & Cross-Selling-Raten, Engagement-Rate, Click-Through-Rate (CTR), Cost per Click (CPC), Anzahl der Marketing Qualified Leads (MQLs), Konversionsrate (Conversion Rate) und Absprungrate (Bounce Rate).

Produktion

In diesem Bereich bieten sich für die Auswertung auf Dashboards folgende KPIs an: Produktions-Leadzeit (Zeit von Produktionsstart bis -ende), Durchsatzertrag oder First-Time-Through (Anzahl der produzierten Einheiten ohne Mängel), Stückkosten, Produktionsausfallzeiten sowie das Lagerumschlagsverhältnis. Hinzu kommen Werte im Bereich Nachhaltigkeit, etwa für ein ESG-Reporting.

Einkauf

Hier lassen sich mithilfe von Dashboard Tools beispielsweise folgende Kennwerte darstellen: Einkaufsvolumen in Euro, Einsparungen in Prozent des Einkaufsvolumens, Preisentwicklung von Materialien/Materialgruppen im Vergleich zur Vorperiode, Termintreue der Lieferanten in Prozent und Anzahl der aktiven Lieferanten.

Welche Arten von Dashboard Software gibt es?

Die auf dem Markt befindliche Auswahl an Dashboard Software lässt sich in drei Arten oder auch Typen gruppieren. Sie unterscheiden sich danach, welche Ziele Unternehmen mit dem Einsatz dieser Software verfolgen. Wie bei jedem anderen Softwarekauf ist es also auch hier entscheidend, vorher sorgfältig die mit der Anschaffung verbundenen Ziele zu definieren. Es lassen sich drei Arten von Dashboard Tools unterscheiden:

1.    Operative Dashboard Software
Sie dient dazu, Mitarbeitenden und Teams die tägliche Arbeit zu erleichtern. Im Vertrieb können hier beispielsweise Daten aus dem CRM, dem CMS und der Software für das Vertriebscontrolling zusammenlaufen, um etwa jederzeit die Anzahl der Neukunden und die mit der Akquise verbundenen Kosten transparent zu machen.

2.    Analytische Dashboard Software
Dieser Softwaretyp unterstützt Führungskräfte dabei, Informationen zu analysieren und Entscheidungen zu treffen. Bleibt etwa der Umsatz mit einem Produkt oder Service hinter den gesteckten Zielen zurück, so lassen sich anhand einer Analyse der Informationen aus verschiedenen Quellen wie CRM und Kundenumfragen mögliche Ursachen dafür identifizieren.

3.    Strategische Dashboard Software
Diese Softwarekategorie hilft Führungskräften dabei, strategische Entscheidungen für die Zukunftsplanung des Unternehmens zu treffen. Verglichen mit den analytischen Dashboards sind sie also eher längerfristig orientiert. Strategische Dashboards sammeln beispielsweise Daten aus der Marktforschung und der Konkurrenzanalyse, um die Ausrichtung eines Unternehmens gegebenenfalls anpassen zu können.

Was sind die Vorteile einer modernen Dashboard Software?

Unternehmen profitieren in vielerlei Hinsicht vom Einsatz einer Dashboard Software. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

Ad-hoc-Analyse von Kennzahlen, etwa in Meetings

In Marketing- und Vertriebsmeetings können beispielsweise spontan Fragen aufkommen – etwa zu KPIs wie der Anzahl neu gewonnener Leads oder zu Verkaufszahlen –, die sich allein auf der Basis der vorbereiteten Präsentation nicht beantworten lassen. Dann ist es praktisch, via mobilem Endgerät auf die Dashboard Software zuzugreifen. Sie erlaubt es, die benötigten Daten passend zur spontanen Fragestellung aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und zügig Antworten zu finden.

Konsistenter Überblick über alle Geschäftszahlen

Indem ein Dashboard Tool relevante Daten aus allen Anwendungen und Systemen wie Datenbanken, ERP und CRM zusammenführt, ermöglicht es eine konsistente Sicht auf alle Unternehmensdaten, gestattet Abgleiche, zeigt Zusammenhänge auf und fungiert so als Basis für fundierte Entscheidungen.

Vereinfachte Darstellung komplexer Zusammenhänge

Ein Dashboard Tool ermöglicht es, Millionen von Daten aus verschiedensten Quellen grafisch so aufzubereiten, dass Zusammenhänge vereinfacht dargestellt werden und sich die Daten als Basis für Maßnahmen und Entscheidungen nutzen lassen.

Zeit und Ressourcen sparen durch Self-Services

Längst sind die Zeiten vorbei, in denen IT-Abteilungen Datenbanken für kosten- und zeitintensive Berichte und Abfragen nutzten. Durch anwendungsfreundliche Funktionen einer Dashboard Software können auch technisch weniger versierte Mitarbeitende benötigte Informationen abfragen und so aufbereiten, dass sie Antworten auf ihre Fragen finden.

Echtzeit-Zugriff auf alle Daten

Agiles Arbeiten und schnelle Entscheidungen zählen heute zu den Erfolgsfaktoren von Unternehmen. Eine Dashboard Software greift automatisiert und in Echtzeit auf Daten zu, etwa für die Berichtserstellung, und ermöglicht es so jederzeit, Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen zu treffen.

Trends sichtbar machen, verstärken oder abschwächen

Zahlenbasierte Auswertungen von Echtzeit-Daten mithilfe der vielfältigen Funktionen einer Dashboard Software zeigen Trends auf, die sich durch geeignete Maßnahmen und Strategien entweder rechtzeitig verstärken oder im Fall negativer Entwicklungen auch abschwächen lassen. Dies unterstützt den Ansatz einer agilen Unternehmensführung sowie auch das Risikomanagement.

Welche Funktionen sollte eine Dashboard Software aufweisen?

So gut wie alle am Markt befindlichen Dashboard Tools beinhalten heute umfangreiche Funktionalitäten, die es dem Anwender ermöglichen, Daten in der gewünschten Form übersichtlich und optisch ansprechend darzustellen. Die folgende Auflistung gibt einen Überblick über zeitgemäße Funktionen und Funktionsbereiche:

Dashboard-Vorlagen inklusive Designoptionen

So gut wie alle Dashboard Tools bieten vorgefertigte Vorlagen für die Funktionsbereiche von Unternehmen wie Marketing und Vertrieb, für verschiedene Branchen wie Einzelhandel oder Healthcare und auch für verschiedene Plattformen wie Google Analytics oder Salesforce Zendesk. Anhand von Designoptionen lassen sich etwa Schriftart, Farben sowie die Beschriftung vorgefertigter Charts anpassen.

Unterstützung der wichtigsten Charttypen inklusive Chart-Optionen

Ihre Dashboard Software sollte gängige Charttypen wie Balken-, Säulen- und Kreisdiagramme unterstützen. Chart-Optionen wie das Hinzufügen einer zweiten Achse, die Verwendung von Trendindikatoren bei Nummerncharts, Funktionen zum Darstellen von Vergleichszeiträumen, bedingte Formatierung sowie eine bedienungsfreundliche Drag & Drop-Oberfläche sorgen dafür, Daten noch transparenter und intuitiver zu visualisieren.

Text-, Bild- und Symbolfunktionen

Neben Charts helfen in modernen Dashboards dynamische Textfelder, Bilder und Symbole dabei, Daten so aussagekräftig wie möglich zu visualisieren. Wenn der Wert für einen bestimmten KPI über- oder unterschritten wird, könnte man diesen etwa in roter Farbe darstellen (bedingte Formatierung) und ein Ausrufezeichen hinzufügen (dynamisches Symbol).

Benutzerdefinierte Felder

Eine zeitgemäße Dashboard Software stellt dem Anwender eine Vielzahl benutzerdefinierter Felder zur Auswahl. Durch das Erstellen individueller Formelfelder (etwa durch die IIF-Funktion, Umsatz>Ziel, 'Ziel erreicht', 'Ziel nicht erreicht') sowie Kombi-Felder können Anwender in ihre Berechnungen unterschiedliche Datenquellen einbeziehen, ohne die Quellen selbst anpassen zu müssen.

Umfangreiche Filteroptionen

Genau wie bei anderen Anwendungen wie beispielsweise Onlineshops oder Excel-Tabellen zählen Filteroptionen bei einer Dashboard Software zum Standard. Mithilfe von Filtern ist es möglich, beliebige Datengruppen in einem einzigen Dashboard zu visualisieren. Nützlich sind Filtermöglichkeiten für verschiedene Datenformate wie etwa Text- Zahlen- und Datumsfelder.

Verwaltung von Benutzerrollen

Genau wie bei Nutzung anderer Systeme auch ist es bei einem Dashboard Tool essenziell, dass sich verschiedene Benutzerrollen mit den dazugehörigen Rechten einrichten lassen. Bei der Softwareauswahl ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Möglichkeiten der Zugriffssteuerung den Anforderungen an die Datensicherheit und  qualität entsprechen. Zum Standard gehören etwa Rollen wie Admin, Editor, Power Viewer und Viewer.

Responsives Design und Anbindung an die Cloud

Dashboard Tools als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) erfreuen sich heute steigender Beliebtheit. Mittels Datenzugriff über die Cloud und responsivem Design können Anwender an jedem beliebigen Ort und auf dem Endgerät ihrer Wahl wie Desktop-PC, Tablet oder Smartphone die Dashboards erstellen, die sie gerade bei ihrer Arbeit benötigen.

Reporting-Optionen und Automatisierung

Dashboard Software sollte Anwender in die Lage versetzen, sowohl bedarfsweise als auch standardmäßig Informationen in Form von Reports für verschiedene Benutzergruppen bereitzustellen. Zu den dafür erforderlichen Reporting-Funktionen zählen etwa manuelle Exporte, automatisierte E-Mail-Berichte und benutzerdefinierte Reports. Dann ist es beispielsweise möglich, einen ad hoc erstellten Projektreport spontan mit anderen Empfängern zu teilen. Oder die Vertriebsleitungen verschiedener Produktgruppen erhalten jeden Monat automatisch einen Standardbericht.

Künstliche Intelligenz (KI) und Predictive Analytics

Moderne Dashboard Tools nutzen KI, um intelligente und effiziente Entscheidungshilfen bereitzustellen. So können zum Beispiel Datenalarme, die Muster in der Datenbasis erkennen, Führungskräfte rechtzeitig darauf aufmerksam machen, wenn die Erreichung von Zielen gefährdet ist. Auch prädiktive Analysen, die historische und aktuelle Daten kombinieren und so für eine bessere Steuerung sorgen, sollten Bestandteil einer Dashboard Software sein, die State of the Art ist.

Welche Schnittstellen sollte eine Dashboard Software haben?

Welche Schnittstellen jedes Unternehmen benötigt, ist eine recht individuelle Entscheidung und hängt mit den genutzten Systemen zusammen, die das Dashboard Tool speisen sollen. Dazu zählen typischerweise etwa folgende:
•    CRM-Systeme
•    ERP-Systeme
•    Lösung für Marketing Automation
•    Anwendungssoftware wie Excel
•    Google Analytics, Google Sheets
•    Projektmanagement-Tools
•    Produktions-Software
•    Social Media-Plattformen wie LinkedIn, etwa LinkedIn Sales Navigator
•    unternehmenseigene Softwareprodukte

Was sollten Sie beim Kauf eines Dashboard Tools beachten?

Wollen Unternehmen die passende Dashboard Software finden, ist es entscheidend, dass das Produkt den betrieblichen Gegebenheiten sowie den mit dem Softwareeinsatz verbundenen Zielsetzungen entspricht. Testversionen erleichtern die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes System. Bei der Software-Auswahl sollten Unternehmen ihr Augenmerk nicht nur auf die Funktionen und Schnittstellen, sondern auch auf eine Reihe zusätzlicher Kriterien legen. Dazu zählen:

Bedienungsfreundlichkeit und Flexibilität

Gerade hier unterscheiden sich die angebotenen Produkte teils erheblich. Während sich einige nur von IT-affinen Anwendern wirklich problemlos nutzen lassen, sind andere auch von weniger versierten Anwendern recht intuitiv bedienbar. Zudem unterscheiden sich die Systeme darin, wie flexibel sie konfigurierbar sind.

Kosten, Implementierungsaufwand und Service

Bei diesem Punkt geht es vor allem um eine transparente Preisgestaltung des Anbieters und eine gute Kalkulierbarkeit bei der Anschaffung, eine Implementierung, bei der sich der Aufwand für individuelle Anpassungen in Grenzen hält, und um einen gut erreichbaren, kompetenten Support.

Sicherheit und Datenschutz

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit rücken immer mehr in den Fokus. So ist es beispielsweise essenziell, dass die Dashboard-Software insgesamt DSGVO-konform ist – was auch heißt, dass der Server des Anbieters am besten in Deutschland steht. In diesem Zusammenhang ist auch die Möglichkeit wichtig, intern verschiedene Berechtigungsstufen einzurichten.

Vorbereitung der Daten für das Dashboard

Der Aufwand für die Präparation der Daten zum Visualisieren in der Dashboard Software ist je nach Produkt recht unterschiedlich. Wenn das Tool die Berechnung von neuen Kennwerten im System selbst erlaubt, ist das Erstellen von Dashboards schnell und unkompliziert möglich. Müssen die Daten aus den genutzten Quellen jedoch erst vorbereitet werden – möglicherweise sogar anhand von anderen Anwendungen wie etwa Statistik-Tools – dann könnte sich dies als K.-o.-Kriterium für die Anschaffung erweisen.

Fazit: Dashboard Tools ermöglichen datenbasierte Steuerung

Passend ausgewählt und bedarfsgerecht eingesetzt, stellen Dashboard Tools eine großartige Möglichkeit dar, via Controlling und Business Intelligence eine datenbasierte Steuerung von Projekten, Abteilungen und ganzen Unternehmen zu etablieren. Mit diesem Beitragen wissen Sie genau, wo die Einsatzmöglichkeiten und Potenziale einer Dashboard Software liegen, welche KPIs in welchem Bereich relevant sind und, worauf Sie bei der Auswahl und der Software-Einführung eines Dashboard Tools achten sollten. Dann kann eine Dashboard Software Unternehmen zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil verhelfen – denn sie gestattet es, hochrelevante Informationen und KPIs auf einen Blick zu visualisieren, jederzeit. Dies versetzt Führungskräfte und Mitarbeitende in die Lage, rechtzeitig einzugreifen, falls die Erreichung der von ihnen verantworteten Ziele in Gefahr ist. So treffen Unternehmen fundierte Entscheidungen für die Zukunft.