Risikomanagement-Software: Mit dem richtigen Tool Risiken besser beherrschen

Was ist Risikomanagement und warum ist es wichtig?

Risikomanagement bezeichnet alle systematischen Aktivitäten eines Unternehmens, um Risiken frühzeitig zu erfassen, zu bewerten, zu steuern und zu kontrollieren. So schafft Risikomanagement Transparenz über die Risikosituation.

Für Aktiengesellschaften und seit 2021 auch für haftungsbeschränkte KMU wie GmbHs ist ein Risikofrüherkennungssystem obligatorisch. Das bedeutet: Die Geschäftsführung muss aktiv ein angemessenes System bereitstellen, um bestandsgefährdende Risiken rechtzeitig zu erkennen. Rechtsgrundlagen sind §1 StaRUG sowie §91 Abs. 2 AktG (KonTraG / „Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich“).

Was ist eigentlich ein Risiko?

Unter „Risiko“ wird die Eintrittswahrscheinlichkeit eines eventuellen Ereignisses verstanden, das eine Abweichung vom Soll-Zustand zur Folge hätte. Die Eintrittswahrscheinlichkeit lässt sich quantifizieren. Die wichtigsten Risikoarten im Risikomanagement sind folgende:

• Technische Risiken, z. B. Cyber-Risiken (Viren, Hacker), Maschinenausfälle
• Politische Risiken, z. B. Embargos, Terroranschläge, Krieg
• Wirtschaftliche Risiken, z. B. Wettbewerber, Marktpreise
• Supply-Chain-Risiken, z. B. Störungen der Lieferketten
• Finanzmarkt-Risiken, z.B. Inflation, Zinsentwicklung, Währungskurse
• Compliance-Risiken, z.B. Bußgelder, Gerichtsverfahren
• Reputationsrisiken, z. B. schlechte Bewertungen, Medien-Berichterstattung
• Umweltrisiken, z. B. Sturm, Hochwasser, Kontamination, Seuchen
• Interne Risiken, z. B. Personalbeschaffung, Prozesse, Innovationskraft, Managementfehler

Risikomanagement dient somit der Prävention von Krisen und versucht möglichst konkrete Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Das Krisenmanagement selbst hingegen ist ein Frühwarnsystem für plötzliche, unerwartete Gefährdungen. Krisenmanagement setzt also immer dann ein, wenn das Risikomanagement nicht ausgereicht hat, um das Eintreten einer Krise zu vermeiden.

10 Grundsätze des Risikomanagements

Seit Ende 2008 gibt es die weltweit gültige Norm ISO 31000 für Risikomanagement mit zehn Grundsätzen („Principles“), die besagen: Risikomanagement …

• ... schafft Werte, indem es beim Erreichen von Unternehmenszielen hilft.
• ... ist integraler Bestandteil des Organisationsprozesses und Teil der Entscheidungsfindung, indem es in den Alltag integriert wird.
• ...  befasst sich ausdrücklich mit der Unsicherheit, indem es diese identifiziert und definiert, wie mit Unsicherheit umzugehen ist.
• ... ist systematisch, strukturiert und zeitgerecht, indem es aufzeigt, wie mit bestimmten Ereignissen umzugehen ist.
• ... stützt sich auf die besten verfügbaren Informationen, indem Entscheidungen auf Basis von qualitativ hochwertigen und verlässlichen Daten getroffen werden.
• ... ist maßgeschneidert, indem Risikomanagement-Entscheidungen im Einklang mit Unternehmenszielen, Risikoappetit und internen/externen Faktoren getroffen werden.
• ... berücksichtigt Human- und Kulturfaktoren, indem es sowohl die Fähigkeiten der Mitarbeiter als auch die Unternehmenskultur als Einflussfaktoren auf das Risikomanagement betrachtet.
• ... ist transparent und grenzt nicht aus, indem es sicherstellt, dass die Unternehmensleitung das Risikomanagement-Framework unterstützt und dass relevante Stakeholder Teil des Prozesses sind.
• ... ist dynamisch, iterativ und reagiert auf Veränderungen.
• ... erleichtert die kontinuierliche Verbesserung der Organisation.

Ziele des Risikomanagements

Risikomanagement ist nicht nur eine Pflichtaufgabe, sondern ein Werkzeug unternehmerischer Entscheidungen. Es gilt, mit geeigneten Maßnahmen ein Risikobewusstsein zu schaffen, welches vergleichbar ist mit einem „Risiko-Radar“.

Gewinnorientiertes Wirtschaften ist nur mit dem bewussten Eingehen kontrollierbarer Risiken möglich. Ziel ist deshalb ein robustes Unternehmen mit einer kalkulierten Abwägung zwischen Ertragszielen und akzeptablen Risiken. Es geht also meist nicht um konsequente Risikovermeidung, sondern um mehr Planungssicherheit durch das aktive Managen von Risiken.

Welche Risiko-Strategie eingeschlagen wird, hängt von der individuellen Risikobereitschaft des Unternehmens ab:

1. Risikovermeidung (z. B. Projekt stoppen)
2. Risikominderung (z. B. besseres Qualitätsmanagement, Weiterbildung)
3. Risikobegrenzung (z. B. Limits)
4. Risikoabwälzung (z. B. Versicherung)
5. Risikoakzeptanz (bewusstes Eingehen eines quantifizierten Risikos, um ein Ziel zu erreichen)

Risikomanagement-Software hilft, ein Risikomanagement-Framework im Unternehmen aufzubauen und so Risiken effizienter zu steuern.

Was Risikomanagement-Software leistet

Effizientes Risikomanagement braucht Informationen und einen strukturierten Prozess. Häufig verhindern aber Datensilos, dass sich Risiken über alle Abteilungen hinweg erfassen und bewerten lassen. Software für Risikomanagement etabliert einen transparenten, digitalen Prozess: Die spezialisierten Tools tragen alle relevanten Daten zentral zusammen.

Welche Aufgaben unterstützt eine Risikomanagement-Software?

Risikomanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein nachhaltiger Zyklus. Software für Risikomanagement bildet alle vier Phasen des Zyklus ab:

Vorteile einer Risikomanagement-Software

Ein großer Vorteil eines softwaregestützten Risikomanagements liegt in der optimierten Datengrundlage: Alle Mitarbeiter können unternehmensübergreifend an der Datenbasis mitarbeiten und das Risikoregister, die Risikomatrix und die hinterlegten Maßnahmen optimieren. Nicht nur die Kollaboration, sondern auch das gemeinsame Verständnis von Risiken wird deutlich verbessert.

Ebenso wichtig: Das Risikomanagement wird mit einer Risikomanagement-Software als verbindlicher Prozess standardisiert, was die Compliance im Unternehmen fördert. Ein umfassendes Rollen- und Aufgabenmanagement sorgt für hohe Transparenz und Kontrolle bei der Nachverfolgung von Maßnahmen.

Ein weiterer Pluspunkt von Softwaretools für Risikomanagement ist die Geschwindigkeit: Selbst bei großen Datenmengen errechnet das Tool in Sekundenschnelle Wahrscheinlichkeiten, Prioritäten und Risikoverteilungen – für schnellere und bessere Entscheidungen.

Risikomanagement-Software vergleichen: Ratgeber zur Tool-Auswahl

Der Markt der Risikomanagement-Software-Anbieter ist groß und der Leistungsumfang der Lösungen unterschiedlich. Die Zeit für einen Risikomanagement-Software-Vergleich lohnt sich deshalb, damit es nicht zu einer Fehlinvestition kommt.

Vorweg: Vor der Auswahl und Einführung einer Software für Risikomanagement muss das Mindset im Unternehmen stimmen. Risikomanagement benötigt das Commitment der Management-Ebene – sowohl hinsichtlich der finanziellen Investition als auch hinsichtlich der Awareness. Risikomanagement muss als Führungsaufgabe verstanden werden und wird Top-Down über alle Ebenen hinweg im Unternehmen ausgerollt. Alle Mitarbeiter sollten im Sinne einer Risikokultur ein Risikobewusstsein aufbauen.

Welche Features braucht Software für Risikomanagement?

Auch wenn die Lösungen der Risikomanagement-Software-Anbieter im Detailgrad voneinander abweichen: Es gibt Kernfunktionen, die jede ganzheitliche Software für Risikomanagement mitbringen sollte.

• Risikobewertung (z. B. Ratings oder Punktzahlen)
• Risikovergleich und Risiko-Benchmarking
• Self Sorting zur Risikopriorisierung
• Risikolandkarten und „Heatmaps“
• Abbildung unterschiedlicher Risikotypen
• Aufbau eines Risiko-Registers
• Verwaltung von Risiko-Matrizen
• Integriertes Maßnahmenmanagement (automatische Überführung in Aufgaben)
• Ermittlung von KRIs (Key Risk Indicators)
• Dashboards und Risiko-Cockpits mit visualisierten Echtzeitinformationen – nach Möglichkeit mit individuellen KRI
• Simulationen
• Einrichtung von automatischen Benachrichtigungen und Alarmen, wenn vorab definierte KRI überschritten werden
• Erstellung von Standardberichten sowie Risikoreports für die Risikomanagement-Kommunikation im Unternehmen
• Abbildung eines Workflows auf Basis des Risikomanagement-Zyklus
• Vergabe von Rollen und Zuständigkeiten
• Zuweisung von Aufgaben und Erfolgskontrolle
• Erinnerungsfunktionen und Wiedervorlagen
• Verwaltung von Compliance-Informationen und anderen wichtigen Dokumenten
• Unterstützung von Audits

Sofern Sie ausgewählte Risiken managen möchten – beispielsweise nur IT-Risiken oder nur Finanzmarkt-Risiken – gibt es hochspezialisierte Softwarepakete für die jeweilige Risikoart.

Vorgehen beim Risikomanagement-Software-Vergleich

Klären Sie im ersten Schritt Ihre Erwartungen an den Funktionsumfang der Software für Ihr Risikomanagement. Welche Funktionen sind wirklich nötig, welche sind „nice to have“? Welche Funktionen könnten in der Zukunft wichtig werden?

Notieren Sie anschließend weitere Anforderungen an die Risikomanagement-Software, die über den Funktionsumfang hinausgehen:

• Wie soll die Lösung bereitgestellt werden – in der Cloud (Software as a Service / SaaS) oder installiert auf Ihrem Server?
• Wünschen Sie sich eine mobile App?
• Soll die Lösung mehrsprachig sein?
• Muss die Software mehrere Mandanten abbilden können?

Tipp: Sind Sie aufgrund Ihrer Unternehmensform gesetzlich verpflichtet, Maßnahmen zur Risikofrüherkennung zu ergreifen? Dann sollte Ihre Risikomanagement-Software nationale bzw. internationale Standards erfüllen (z.B. ISO 31000, DIN EN 9001:2015, SOX, COSO, COBIT, KonTraG usw.).

Mit diesem Lastenheft können Sie beginnen, die Lösungen der Risikomanagement-Software-Anbieter zu vergleichen und eine erste Software-Auswahl zu treffen: Erstellen Sie eine Shortlist mit 3 bis 5 Anbietern und testen Sie diese Lösungen intensiv, beispielsweise über kostenlose Testversionen oder eine geführte Online-Demo. Beurteilen Sie in dieser Phase auch die Nutzerfreundlichkeit der Oberfläche, die Flexibilität für individuelle Anpassungen und die Servicequalität des Anbieters (Hotline, Wartung, Schulungen …). Informieren Sie sich auch über die Preismodelle (Kauf vs. Abo, Kosten für Support und Upgrades …)

Sie haben noch keinen klaren Favoriten? Dann vertrauen Sie an dieser Stelle Ihrem Bauchgefühl oder nutzen Sie unseren Softwarevergleich für Risikomanagement-Software. Schließlich soll die Risikomanagement-Software Ihr Unternehmen über viele Jahre hinweg begleiten und unterstützen.

Fazit: Risikomanagement-Software wird zur Pflicht

Unternehmerische Risiken sind für Betriebe jeder Größe und in jeder Branche vorhanden. Wie professionell Unternehmen diese Risiken handhaben, wird in unserer VUCA-Welt mehr denn je über nachhaltigen Erfolg entscheiden. Auch Unternehmen, die nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, sollten deshalb über die Einführung eines Risikomanagements nachdenken. Smarte Risikomanagement-Software vereinfacht die Implementierung dieser Führungsaufgabe in die Prozesse des Unternehmens deutlich und wird damit unverzichtbar. Nur so können Sie Ihre Unternehmensziele konsequent verfolgen und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken fundiert einschätzen.