Workforce Management Software: das bessere HR-Tool?

Workforce Management Systeme sind umfassende Softwareanwendungen, die sämtliche HR-Prozesse – von der Bedarfsplanung über die Personalverwaltung und -entwicklung bis hin zur Gehaltsabrechnung – durch integrierte Funktionen unterstützen, teils automatisieren und als Single Point of Truth eine valide Datenbasis für Analysen und Prognosen schaffen.

Workforce Management geht weit über traditionelles Personalmanagement hinaus, bei dem nur wenige Aufgaben und Prozesse vernetzt sind und vieles noch immer in reiner „Handarbeit“ erledigt wird. Vielmehr handelt es sich um ein ganzheitliches Konzept, bestehend aus einer Vielzahl von Prozessen zur Analyse, Planung und Steuerung von Mitarbeitenden. Ziel ist es dabei, das Personal so effektiv und effizient wie möglich einzusetzen und auf diese Weise die (Arbeits)produktivität zu optimieren. Eine Herkulesaufgabe, die in Zeiten zunehmender Unsicherheit und komplexer Rahmenbedingungen nur noch mithilfe intelligenter Software zu bewältigen ist. Hier kommen Workforce Management Systeme ins Spiel.

Viele Unternehmen nutzen eine Workforce Management Software oder eine weniger umfassende HR-Lösung zur Urlaubsplanung sowie zur An- und Abwesenheitserfassung. Ein gutes Beispiel, um die unterschiedliche Arbeitsweise der beiden Softwarelösungen zu verdeutlichen: Während das HR-Tool die Abwesenheit lediglich als relevant für die Zeitwirtschaft und Abrechnung einstuft, unterstützt das Workforce Management Tool das Management zusätzlich bei der Entscheidung, ob auch mit weniger Personal das anfallende Arbeitsaufkommen abgedeckt werden kann. Das sollte bei der Software-Auswahl Beachtung finden.

Auch wenn die beiden Begriffe teils als Buzzwords synonym verwendet werden, so sind sie doch definitiv nicht gleichbedeutend. Denn Workforce Planning meint Personaleinsatzplanung, Workforce Management hingegen einen ganzheitlichen Prozess, der von der Bedarfsanalyse bis hin zum Personalcontrolling reicht. Dabei kann der gesamte Prozess des Workforce Management als ein Kreislauf aus sieben Schritten abgebildet werden, die als Einzelprozesse ineinander übergehen und sich kontinuierlich wiederholen:

1. Bedarfsanalyse
2. Personalbedarfsprognose
3. Kapazitätsplanung
4. Personaleinsatzplanung
5. Arbeitszeitmanagement
6. Personalcontrolling
7. Analyse und Review

Der Einsatz von Workforce Management Systemen birgt Vorteile für Unternehmen aller Größen und Branchen, denn sie erleichtern HR-Mitarbeitenden die Arbeit und unterstützen fundierte Entscheidungen und Planungen – ganz egal, ob es sich um Recruiting, Personaleinsatzplanung oder jeden anderen Personalbereich handelt. Sicher kommen Workforce Management Systeme bei personalintensiven Unternehmen häufiger zum Einsatz als bei kleinen Betrieben.

Die Ziele und somit die Schwerpunkte, wofür eine Workforce Management Software vor allem eingesetzt werden soll, werden je nach Branche, Unternehmensgröße und betrieblichen Erfordernissen variieren. Branchen mit hoher Fluktuation, Schichtarbeit und vielen Teilzeit-Arbeitskräften wie Einzelhandel, Fertigung oder Hotel- und Gastgewerbe werden ihren Fokus wohl eher auf die Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung legen. Branchen mit vielen qualifizierten Fachkräften wünschen sich vermutlich eher softwarebasierte Unterstützung beim Recruiting oder der Teamkommunikation aufgrund von Remote Work.

Wie bei allen Softwareprodukten kann sich auch der Funktionsumfang von Workforce Management Systemen je nach Anbieter stark unterscheiden. Doch da viele Systeme modular aufgebaut sind, ist der Funktionsumfang nicht starr definiert und kann bedarfsgerecht vom Kunden selbst festgelegt und angepasst werden. Dennoch gibt es verschiedene Basisfunktionen, die sich als Bestandteile einer Workforce Management Software bewährt haben, wie zum Beispiel:

HR-relevante Funktionen:

• Personaleinsatzplanung
  Mit einer Workforce Management Software haben Benutzer die Möglichkeit, professionelle Dienst- und Schichtpläne für das gesamte Personal zu erstellen.
• Teamkommunikation
  Oft umfassen Workforce Management Systeme Messaging-Lösungen wie integrierte Text- oder E-Mail-Funktionen, welche die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sowie zwischen einzelnen Mitarbeitenden und dem Management erleichtern.
• Self-Service
  Um das Workforce Management möglichst effizient zu gestalten, sollte das gesamte Personal Zugriff (mit unterschiedlichen Rechten) auf die Software haben. Hierfür verfügen die Programme über Self-Service Funktionen, die es den Mitarbeitenden zum Beispiel erlauben, persönliche Daten einzupflegen oder die eigenen Dienstpläne einzusehen.
• Zeit- und Anwesenheitsmanagement
  Mithilfe von Workforce Management Software können Mitarbeitende ihre geleisteten Arbeitsstunden über Integrationen mit Zeiterfassungsprodukten  oder integrierte Zeiterfassungsfunktionen nachverfolgen.
• Abwesenheits- und Urlaubsmanagement
  Viele Workforce Management Systeme gestatten es Mitarbeitenden, Anträge auf bezahlte Abwesenheit oder Urlaub zu stellen, die Vorgesetzte innerhalb der Plattform genehmigen oder ablehnen können.
• Qualifikationsmanagement
  Unternehmen können mithilfe dieser Funktion ihre Mitarbeitenden auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen organisieren und erhalten durch visuelle Unterstützung Vorschläge von der Software, um intelligentere Planungsentscheidungen treffen zu können.
• Personalanalysen und -prognosen
  Mithilfe dieser Funktion lassen sich Aussagen sowohl über die Effizienz als auch über die Qualifikation von Mitarbeitenden treffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeitende entsprechend ihrer Fähigkeiten einzusetzen und den Bedarf an bestimmten Qualifikationen vorherzusagen.
• Nachfolgemanagement
  Potenzielle Nachfolgekandidaten frühzeitig zu identifizieren ist essenziell, um den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern. Eine Aufgabe, die allzu oft vernachlässigt wird und nun anhand von integrierten Personalanalysen des genutzten Workforce Management Systems unterstützt und deutlich erleichtert wird.
• Reporting
  Diese Funktion als Bestandteil einer Workforce Management Software dient dazu, gesammelte Informationen teils automatisiert aufzubereiten und dem Management in Form von (Standard)-Reports zur Personalsteuerung zur Verfügung zu stellen.

IT-relevante Funktionen:

• Dashboards

  Als zentralen Einstiegspunkt verfügen Workforce Management Lösungen häufig über ein Dashboard. Dort werden dem Benutzer alle wesentlichen Informationen und Funktionen visuell ansprechend dargestellt. Das Dashboard dient als eine Art Schaltzentrale zur Steuerung der Software.

• Mobile Nutzung

  Viele Anbieter von Workforce Management Systemen bieten zusätzlich zur Software integrierte Apps oder für Mobilgeräte optimierte Websites an. Eine Funktion, die angesichts des anhaltenden Software-Trends zu mobile Apps und Remote Work immer mehr an Bedeutung gewinnt.

• Plattformunabhängige Funktion

  Gerade wenn Unternehmen es Mitarbeitenden erlauben, ihre eigenen Geräte zu verwenden (BYOD) oder zwischen verschiedenen Betriebssystemen zu wählen (Windows versus Apple bzw. Android versus iOS), sollte die Workforce Management Software unabhängig von einer bestimmten Plattform funktionieren. Eine Funktion, die immer wichtiger werden dürfte, will man begehrte Fachkräfte anziehen.

• Cloud-basierte Funktionsweise

  Heute haben häufig cloud-basierte Softwaresysteme im Vergleich zu On Premise-Lösungen die Nase vorn, da sie viele Vorteile wie etwa einen ortsunabhängigen Zugriff bieten und die mobile Nutzung unterstützen. Dasselbe gilt für moderne Workforce Management Software.

• Integrierte Programmierschnittstellen (APIs)

  Sie ermöglichen die Integration von Daten und Logiken mit anderen Softwareprogrammen und vereinfachen so den Datenaustausch. Hierdurch lassen sich beispielsweise die Daten aus dem Workforce Management System automatisiert an eine HR-Software übermitteln und umgekehrt.

• Customizing
  Workforce Management Software sollte Administratoren die Anpassung der Lösung an ihre individuellen Prozesse durch etwa benutzerdefinierte Objekte, Felder, Regeln, Berechnungen und Ansichten erlauben.

Der Einsatz einer Workforce Management Software in Ihrem HR-Bereich birgt viele Vorteile. Diese werden sich danach unterscheiden, welche Ziele Sie mit dem Softwareeinsatz verbinden beziehungsweise für welche Prozesse und Aufgaben Sie diese schwerpunktmäßig einsetzen. Zu den wichtigsten Vorteilen zählt die Rationalisierung wichtiger Aufgaben wie etwa Personaleinsatzplanung durch automatisierte Funktionen.

Durch den Wegfall vieler manueller Tätigkeiten lassen sich Kosten optimieren und Zeit einsparen. Auch teure Über- und Unterkapazitäten können Personalverantwortliche mithilfe der in ein Workforce Management System integrierten Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung weitgehend vermeiden. Nur wer sein Personal entsprechend seiner Fähigkeiten und Verfügbarkeiten einsetzt, kann dazu beitragen, die Produktivität zu erhöhen. Auch dabei hilft ein Workforce Management Tool, indem es Analyse- und Planungsfunktionen bereitstellt und so fundierte Personalentscheidungen unterstützt.

Weitere Vorteile sind die bessere Förderung und Unterstützung der Mitarbeitenden, indem sie in einer benutzerfreundlichen Software mit Self-Service Funktionen jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen und sich vom ersten Arbeitstag an vernetzen können. Generell lässt sich die Kommunikation besser vernetzen und optimieren, was auch dem Management die Arbeit erleichtert. Das Workforce Management Tool unterstützt Vorgesetzte dabei, Qualifizierungsbedarf zu identifizieren und diesen passgenau anzubieten – ein großer Vorteil in der Personalentwicklung, der sich auch positiv auf die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden auswirkt.

Sind Sie auf der Suche nach einem umfassenden Workforce Management System mit diversen Funktionen (das als Software Suite oder modular aufgebaut am Markt verfügbar ist)? Oder benötigen Sie eher nur eines oder mehrere Tools in Form von Modulen, die Sie bei Ihren Personalentscheidungen unterstützen? Die nachfolgenden Softwaretypen lassen sich einzeln oder kombiniert einsetzen und sind oft auch integrale Bestandteile einer Workforce Management Software:

Es nützt wenig, wenn eine Software diverse Funktionalitäten aufweist, die für Sie aber nicht relevant sind, weil sie an Ihrer betrieblichen Realität vorbeigehen. Werden Sie sich deshalb erst darüber klar, welche Ziele Sie mit dem Einsatz eines Workforce Management Systems verbinden. Daraus ergibt sich dann, was die Software leisten beziehungsweise welche Funktionen sie beinhalten sollte.

Sobald die Anforderungen geklärt sind, können Sie mit dem Vergleich verschiedener Anbieter und Produkte beginnen – mit Hilfe von Portalen wie Softwarevergleich.de. Um die Komplexität der Entscheidungsfindung zu reduzieren, sollten Sie die Anzahl der potenziellen Anbieter so früh wie möglich auf zwei bis vier Unternehmen beziehungsweise Produkte begrenzen, also Ihre Longlist zu einer Shortlist zusammenstreichen.

Prüfen Sie möglichst auch – etwa mithilfe von Test- oder Demoversionen und/oder externer Beratung –, inwieweit sich die Software an Ihre individuellen HR-Prozesse anpassen lässt. Sie sollten nicht versuchen, Ihre Abläufe in ein wenig flexibles System hinein zu pressen. Und warum sollten Sie nicht einige Key Accounts oder langjährige Geschäftspartner nach ihren Erfahrungen mit einem Workforce Management System fragen? Nutzen Sie auch für dieses Projekt Ihr Netzwerk. Nachfolgend finden Sie noch ein paar allgemeine Kriterien, die als zusätzliche Anhaltspunkte für die Softwareauswahl dienen können:

Workforce Management ist ein umfassender Prozess bestehend aus einer Vielzahl von Aufgaben und Einzelprozessen, der von der Bedarfsanalyse bis hin zum Personalcontrolling reicht. Eine Workforce Management Software kann Personalverantwortliche in vieler Hinsicht dabei unterstützen, ihre Aufgaben entlang der Prozesskette besser und effizienter zu erledigen. In Zeiten stetigen Wandels und zunehmender Unsicherheit ist sie eine wertvolle Stütze, indem sie durch intelligente Analyse- und Planungsfunktionen fundierte Personalentscheidungen erleichtert. So hilft sie dabei, den operativen Betrieb aufrecht zu erhalten, die Produktivität zu steigern und trägt damit zum langfristigen Geschäftserfolg eines Unternehmens bei.