Workforce Management Software: das bessere HR-Tool?

Der Einsatz von Workforce Management Systemen birgt Vorteile für Unternehmen aller Größen und Branchen, denn sie erleichtern HR-Mitarbeitenden die Arbeit und unterstützen fundierte Entscheidungen und Planungen – ganz egal, ob es sich um Recruiting, Personaleinsatzplanung oder jeden anderen Personalbereich handelt. Der bereits erwähnte Report von Gartner Market Guide for Workforce Management Applications 2024 zeigt, dass zunehmend auch kleinere Unternehmen auf cloudbasierte WFM-Lösungen setzen, da diese kosteneffizient und skalierbar sind. Branchen mit vielen flexiblen Arbeitskräften oder Schichtarbeit, wie Einzelhandel oder Gastronomie, nutzen WFM-Systeme vor allem zur Optimierung der Dienstplanung. In wissensintensiven Branchen gewinnen hingegen Module für das Performance- oder Talent-Management an Bedeutung, wie auch die Teamkommunikation aufgrund von Remote Work. Für global agierende Unternehmen ist eine gute Workforce Management Software nahezu unverzichtbar.

Die Ziele und somit die Schwerpunkte, wofür eine Workforce Management Software vor allem eingesetzt werden soll, werden je nach Branche, Unternehmensgröße und betrieblichen Erfordernissen variieren.

Aktuelle Trends im Bereich Workforce Management

• ​Mitarbeitererfahrung und Engagement: Moderne WFM-Systeme konzentrieren sich zunehmend auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Self-Service-Portale ermöglichen es Mitarbeitenden, Arbeitszeiten zu verwalten und Urlaubsanträge zu stellen, was ihr Engagement fördert.
• Integration in Kollaborationstools: Die Integration in Plattformen wie Microsoft Teams erleichtert die Nutzung von WFM-Funktionen direkt in gewohnten Arbeitsumgebungen, was die Effizienz steigert.
• Datenanalyse & Künstliche Intelligenz (KI): Datengetriebene Entscheidungen gewinnen an Bedeutung. KI optimiert Personalplanung und -bedarf, insbesondere in Branchen mit schwankendem Arbeitsaufkommen.
• Compliance und Sicherheit: Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Datenschutz wird immer wichtiger und umfassender. Moderne WFM-Systeme müssen alle lokalen Vorschriften beachten und Datensicherheit gewährleisten.

• Personaleinsatzplanung: Erstellung von Dienst- und Schichtplänen für das gesamte Personal.
• Teamkommunikation: Integrierte Messaging-Lösungen zur Erleichterung der Kommunikation im Team.
• Self-Service: Zugriff auf Software für Mitarbeitende zur Pflege persönlicher Daten und Einsicht in Dienstpläne.
• Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Nachverfolgung der Arbeitsstunden über integrierte Zeiterfassung.
• Abwesenheits- und Urlaubsmanagement: Genehmigung von Anträgen auf Abwesenheit und Urlaub durch Vorgesetzte.
• Qualifikationsmanagement: Organisation von Mitarbeitenden basierend auf Fähigkeiten und Qualifikationen.
• Personalanalysen und -prognosen: Analysen zur Effizienz und Qualifikation der Mitarbeitenden.   
• Nachfolgemanagement: Identifikation potenzieller Nachfolgekandidaten zur Sicherung des Unternehmenserfolgs.   
• Reporting: Automatisierte Aufbereitung von Informationen für das Management in Form von Berichten.   

IT-relevante Funktionen

• Dashboards: Visuelle Darstellung aller wesentlichen Informationen und Funktionen in einer zentralen Schaltzentrale.
• Mobile Nutzung: Integrierte Apps oder optimierte Websites für mobile Geräte.
• Plattformunabhängige Funktion: Software sollte auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen funktionieren.
• Cloud-basierte Funktionsweise: Vorteile wie ortsunabhängiger Zugriff und Unterstützung mobiler Nutzung.
• Integrierte Programmierschnittstellen (APIs): Ermöglichen Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwareprogrammen.
• Customizing: Anpassbarkeit der Software an individuelle Prozesse.

Der Einsatz einer Workforce Management Software in Ihrem HR-Bereich birgt viele Vorteile. Diese werden sich danach unterscheiden, welche Ziele Sie mit dem Softwareeinsatz verbinden beziehungsweise für welche Prozesse und Aufgaben Sie diese schwerpunktmäßig einsetzen. Zu den wichtigsten Vorteilen zählt die Rationalisierung wichtiger Aufgaben wie etwa Personaleinsatzplanung durch automatisierte Funktionen. Der Gartner-Bericht betont jedoch, dass Unternehmen auch zunehmend auf die Employee Experience (EX) achten. WFM-Systeme, die integrierte Feedback-Mechanismen, flexible Planungsmöglichkeiten und Funktionen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit bieten, können das Engagement und die langfristige Bindung von Mitarbeitenden deutlich verbessern. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen zudem einen ortsunabhängigen Zugriff, was besonders in der heutigen Remote-Arbeitswelt von Vorteil ist.

Durch den Wegfall vieler manueller Tätigkeiten lassen sich Kosten optimieren und Zeit einsparen. Auch teure Über- und Unterkapazitäten können Personalverantwortliche mithilfe der in ein Workforce Management System integrierten Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung weitgehend vermeiden. Nur wer sein Personal entsprechend seiner Fähigkeiten und Verfügbarkeiten einsetzt, kann dazu beitragen, die Produktivität zu erhöhen. Auch dabei hilft ein Workforce Management Tool, indem es Analyse- und Planungsfunktionen bereitstellt und so fundierte Personalentscheidungen unterstützt.

Weitere Vorteile sind die bessere Förderung und Unterstützung der Mitarbeitenden, indem sie in einer benutzerfreundlichen Software mit Self-Service Funktionen jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen und sich vom ersten Arbeitstag an vernetzen können. Generell lässt sich die Kommunikation besser vernetzen und optimieren, was auch dem Management die Arbeit erleichtert. Das Workforce Management Tool unterstützt Vorgesetzte dabei, Qualifizierungsbedarf zu identifizieren und diesen passgenau anzubieten – ein großer Vorteil in der Personalentwicklung, der sich auch positiv auf die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden auswirkt.

Es nützt wenig, wenn eine Software diverse Funktionalitäten aufweist, die für Sie aber nicht relevant sind, weil sie an Ihrer betrieblichen Realität vorbeigehen. Laut aktuellen Studien ist es von Vorteil, auf Plattformen zu setzen, die flexibel und modular sind, um sich an zukünftige Anforderungen anpassen zu können. Ein zunehmendes Gewicht legen Unternehmen dabei auf Lösungen, die sowohl die Bedürfnisse der HR-Abteilung als auch der Mitarbeitenden in einem Remote- oder hybriden Arbeitsmodell berücksichtigen. Cloud-basierte Plattformen, die erweiterte mobile Funktionen und eine hohe Skalierbarkeit bieten, stehen dabei im Vordergrund. Werden Sie sich deshalb erst darüber klar, welche Ziele Sie mit dem Einsatz eines Workforce Management Systems verbinden. Daraus ergibt sich dann, was die Software leisten beziehungsweise welche Funktionen sie beinhalten sollte.

Sobald die Anforderungen geklärt sind, können Sie mit dem Vergleich verschiedener Anbieter und Produkte beginnen – mit Hilfe von Portalen wie Softwarevergleich.de. Um die Komplexität der Entscheidungsfindung zu reduzieren, sollten Sie die Anzahl der potenziellen Anbieter so früh wie möglich auf zwei bis vier Unternehmen beziehungsweise Produkte begrenzen, also Ihre Longlist zu einer Shortlist zusammenstreichen.

Prüfen Sie möglichst auch – etwa mithilfe von Test- oder Demoversionen und/oder externer Beratung –, inwieweit sich die Software an Ihre individuellen HR-Prozesse anpassen lässt. Sie sollten nicht versuchen, Ihre Abläufe in ein wenig flexibles System hineinzuzwängen. Und warum sollten Sie nicht einige Key Accounts oder langjährige Geschäftspartner nach ihren Erfahrungen mit einem Workforce Management System fragen? Nutzen Sie auch für dieses Projekt Ihr Netzwerk. Nachfolgend finden Sie noch ein paar allgemeine Kriterien, die als zusätzliche Anhaltspunkte für die Softwareauswahl dienen können: