Digitalisierung der Finanzabteilung: Wie die richtige Software den Unternehmensalltag erleichtert

Mehrfachnennungen waren möglich.
Quelle: PwC-Studie 2023 "Digitalisierung im Finanz -und Rechnungswesen"
Abb. 1: Bereiche und Arbeitsprozesse, welche laut der von PwC befragten Unternehmen technologischer Unterstützung bedürfen (Quelle: PwC Deutschland)

Definieren Sie konkrete Ziele für die Digitalisierung Ihrer Controlling- und Finanzprozesse und entwickeln Sie eine umfassende Strategie, die diese Ziele unterstützt. Wenn diese klar formuliert sind, erleichtert das die Umsetzung und ermöglicht es, den Fortschritt zu messen. Holen Sie dazu Ihr Team von Beginn an mit ins Boot. Denn Akzeptanz für neue Technologien entsteht nur durch ein Verständnis der Möglichkeiten und Vorteile.

Durch die Mithilfe Ihrer Teammitglieder können Sie eruieren, wo überhaupt Digitalisierungsbedarf besteht. Gemeinsam identifizieren Sie die Schwachstellen in Ihren aktuellen Finanzprozessen. Wo liegen Zeitfresser? Welche manuellen Abläufe sind fehleranfällig? Wo bestehen repetitive Aufgaben, die sich leicht automatisieren lassen? Stimmen Sie diese Analyse mit den strategischen Zielen ab.

Leiten Sie aus den Bedarfen einen Anforderungskatalog für Technologien und Softwarelösungen ab. Was genau benötigen Sie wofür und in welcher Form? Nutzen Sie im Anschluss Vergleichsplattformen, um Anbieter, die zu Ihren Anforderungen passen, zu finden und zu vergleichen. Machen Sie anhand Ihrer zuvor entwickelten Auswahlkriterien eine Shortlist mit den maximal fünf besten Tools. Gehen Sie dann in Gespräche mit Anbietern.

Wenn Sie sich für ein oder mehrere Tools entschieden haben, planen Sie die Integration sorgfältig. Im Idealfall können Sie auch eine Pilotphase durchlaufen – und parallel zum Tagesgeschäft einzelne Workflows austesten. Erfüllen diese Tests Ihre Erwartungen, können Sie einen umfassenden Roll-out planen, der sukzessive alle betroffenen Prozesse in die digitale Welt überführt.

Vergessen Sie während der Software-Auswahl- und Implementierungsphase nicht, Ihr Team miteinzubeziehen. Schließlich müssen die Anwender in Ihrem Unternehmen in der Lage und willens sein, die Software zielführend einzusetzen und womöglich auch liebgewonnene Gewohnheiten in den Arbeitsabläufen abzulegen. Ein engagiertes Team ist entscheidend für den Erfolg der Transformation.

Stellen Sie sicher, dass die Datenmigrationen korrekt erfolgt und alle Daten aktuell sind. Lösen Sie parallel laufende manuelle Prozesse ab und beugen Sie so Redundanzen neue Fehlerquellen vor. Implementieren Sie zudem robuste Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Finanzinformationen zu schützen.

Überwachen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer digitalisierten Prozesse und passen Sie diese bei Bedarf an. Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess ohne fixen Endpunkt und erfordert zudem Flexibilität.

Die genannten Schritte helfen dabei, den Erfolg von Transformationsprojekten sicherzustellen und typische Stolperfallen zu vermeiden. Versäumnisse und Fehler – wie schlecht integrierte Systeme, unzureichend geschulte Belegschaft oder mangelnde Standardisierung von Daten – können nicht nur den Prozess verzögern und zu inakzeptablen Ergebnissen führen, sie sorgen unter Umständen sogar dafür, dass Teammitglieder den Wandel unterlaufen und sich manuelle Workarounds einschleichen. Die PwC-Studie zeigt beispielsweise, dass 44 % der Unternehmen weiterhin auf manuelle Konsistenzanalysen setzen, obwohl technologische Alternativen verfügbar sind. Diese Unterwanderung gefährdet dann sowohl die Effizienz und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens als auch die Sicherheit und Compliance. Ein strukturiertes Vorgehen, das alle Stakeholder einbindet und klare Ziele definiert, hilft Ihnen, den Transformationsprozess reibungslos und nachhaltig zu gestalten.