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11.06.2024 | Redaktion Softwarevergleich

People Analytics – Chancen und Herausforderungen von softwaregestützter HR-Analyse

Ob Digitalisierung oder Fachkräftemangel: Unternehmen stehen heute vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Für sie gilt es nicht nur, neue Technologien schnell zu adaptieren, sondern auch Arbeitsabläufe entsprechend anzupassen, Teams zu schulen, eine effektiv Einsatzplanung zu erstellen sowie die Mitarbeiterbindung zu fördern. People Analytics leistet hierbei wertvolle Unterstützung und sichert Unternehmen zudem strategische Vorteile. Damit die Umsetzung gelingt, sind jedoch einige Punkte zu beachten.

Mann und Frau arbeiten am PC

Bildquelle: ARAMYAN / Adobe Stock

Was ist People Analytics?

Unter People Analytics (auch: HR Analytics) versteht man die Analyse von Personaldaten im Zusammenhang mit anderen Unternehmensdaten. Durch diese Verknüpfung von Personalinformationen aus unterschiedlichen Bereichen soll es möglich sein, bisher unentdeckte Kausalitäten zu erkennen. Zudem erlaubt eine Datenauswertung per People-Analytics-Software, Entwicklungsprognosen zu stellen und Optimierungspotenziale aufzudecken. So etwa lässt sich feststellen, wo es gegebenenfalls Stellschrauben zu drehen gilt, um die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Zusammenarbeit zwischen den Angestellten zu verbessern. People Analytics soll es also ermöglichen, fundierte – da datenbasierte – Entscheidungen zu treffen.

Abgrenzung von People Analytics zum Personalcontrolling

People Analytics baut zwar auf dem Personalcontrolling auf, geht aber weit darüber hinaus. Während das Personalcontrolling Personaldaten im Ist-Zustand liefert, ermöglicht People Analytics Vorhersagen und strategische Entscheidungen, weshalb es auch als „Predictive Analytics“ (vorausschauende Analyse) bezeichnet wird. Es liefert faktenbasierte Antworten auf konkrete Fragestellungen wie etwa:

  • Wie viele Angestellte mit welchen Qualifikationen werden künftig benötigt?
  • Auf welchen Jobportalen gehen die meisten Bewerbungen ein?
  • Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams?

So kann HR Analytics Software dazu beitragen, optimierte Arbeitsbedingungen zu schaffen, und die HR-Abteilung in verschiedenen Bereichen unterstützen – angefangen bei der Personalplanung bis hin zum HR-Marketing.

Was macht eine People-Analytics-Software?

Die Vielzahl an verfügbaren HR-Analytics-Tools mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten macht die Auswahl nicht leicht. Dennoch gibt es bestimmte Schlüsselfunktionen, die eine People-Analytics-Software unbedingt aufweisen sollte. Insbesondere diese drei Bereiche sollte die HR-Analytics-Software abdecken:

Report- und Statistiken
Eine der Standardfunktionen der People-Analytics-Software ist beispielsweise die Erstellung umfassender Berichte und Statistiken, die datenbasierte Entscheidungen im HR-Bereich überhaupt erst ermöglicht. So etwa lassen sich geschlechterspezifische Unterschiede in den Gehältern oder Abwesenheiten pro Mitarbeiter oder Abteilung grafisch darstellen. Ebenso denkbar ist es, die unternehmenseigenen Daten mit denen einschlägiger Datenbanken zu vergleichen, um herauszufinden, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass ein Angestellter die Firma verlässt. Mit diesen durch das HR-Analytics-Tool gewonnenen Informationen kann die Personalabteilung dann solchen Negativtrends entgegensteuern.

Filteroptionen
Geschäftsdaten und -abläufe entwickeln sich ständig weiter. Für Unternehmen ist es unabdingbar, jederzeit rasch und effizient darauf reagieren zu können. Hier setzt die Flexibilität der People-Analytics-Software an: Sie ermöglicht es, Daten nach bestimmten Kriterien zu filtern und so neue Erkenntnisse zu gewinnen, ohne dass dafür viel Zeit für das Erlernen der Software aufzuwenden ist. Dies erlaubt es, schnell auf Veränderungen zu antworten.

Exportfunktion
Eine weiteres Kernelement einer jeden HR-Analytics-Software ist die Möglichkeit, Daten für die weitere Bearbeitung in andere Systeme zu exportieren. Diese gestattet es, Analysen auch in diesen Systemen zu nutzen und dort zu bearbeiten. Entsprechende Schnittstellen sorgen für eine Verknüpfung zwischen der People-Analytics-Software und dem Zielsystem.

Doch dies sind bei Weitem nicht die einzigen nützlichen Features, die ein HR-Analytics-Tool bieten kann. Weitere denkbare Funktionen sind:

  • Mitarbeiterbefragungen
  • 360-Grad-Feedback
  • Exit-Befragungen
  • Analyse des Bewerbungsprozesses
  • Talentmanagement
  • Digitale Personalakten
  • Mitarbeiterportale
  • Prozessoptimierung

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für People-Analytics-Software?

People Analytics beschert Personalabteilungen gleich eine ganze Reihe von Vorteilen. Welche dies sind, zeigen die folgenden konkreten Anwendungsfälle.

Anwendungsfall 1: Vorbeugung von Mitarbeiterabgängen
People Analytics ermöglicht es, frühzeitig zu erkennen, welche Faktoren Mitarbeiter dazu bringen, das Unternehmen zu verlassen. Auf Basis dieser Erkenntnisse lassen sich gezielte Maßnahmen dafür entwickeln, wertvolle Talente im Unternehmen zu halten und somit im Wettbewerb um Fachkräfte besser aufgestellt zu sein.

Anwendungsfall 2: Optimierte Talentnutzung
Moderne Technologien aus dem Bereich Big Data und Künstliche Intelligenz (KI) eröffnen den Unternehmen ganz neue Potenziale, das Know-how und die Fähigkeiten der Belegschaft zu analysieren. Durch die Identifizierung und Clusterung individueller Kompetenzen lässt sich ermitteln, welche Skills künftig fehlen dürften und ob sich diese Lücken gegebenenfalls durch interne Weiterbildungen, Beförderungen oder Umschichtungen schließen lassen (Up- und Reskilling). So unterstützt People Analytics eine proaktive Personalentwicklung.

Anwendungsfall 3: Verringerung von Fehlzeiten
Durch die Analyse der Zeiterfassungsdaten, insbesondere der Verteilung von Krankheitstagen über verschiedene Mitarbeitergruppen oder Altersgruppen hinweg lässt HR-Analytics auch Rückschlüsse auf zukünftige Entwicklungen und Engpässe zu. Dies wiederum ermöglicht eine verbesserte Planung der verfügbaren Kapazitäten und gezieltere Investitionen in präventive Gesundheitsmaßnahmen.

Anwendungsfall 4: Personalgewinnung und -auswahl
Im Bereich Recruiting ermöglicht People Analytics eine gezielte Auswertung der Effektivität verschiedener Jobportale und die Identifizierung passender Kandidatenprofile. Ebenfalls denkbar ist es, die Social-Media-Profile der Bewerber mit den erforderlichen Qualifikationen abzugleichen und zudem zu bewerten, ob der Jobinteressent mit der Unternehmenskultur kompatibel ist.

Anwendungsfall 5: Altersstrukturanalyse und Zukunftsplanung
Durch Altersstrukturanalysen via People-Analytics-Software werden aktuelle und zukünftige Personalstrukturen sichtbar. Kombiniert mit bereits umgesetzten oder geplanten Personalmaßnahmen lässt sich so herausfinden, welche Bereiche künftig besonders von Überalterung betroffen sein dürften oder wo wichtige Erfahrungsträger bald in Rente gehen, sodass das Unternehmen diesen Herausforderungen proaktiv entgegenwirken kann.

Anhand dieser Anwendungsfälle wird schnell deutlich, dass die konsequente Entwicklung und Anwendung von People-Analytics-Strategien signifikante Verbesserungen in Produktivität und Effizienz innerhalb von HR-Organisationen mit sich bringt. Durch frühzeitiges Identifizieren kritischer Faktoren wie Diversität, Altersstrukturen, Krankheitstage und Kompetenzlücken unterstützt HR Analytics Unternehmen dabei, passende Maßnahmen zu ergreifen und eine zielgerichtete Personalstrategie zu verfolgen. Darüber hinaus ist People Analytics ein Schlüsselelement für die Verbesserung der Employee Experience und spielt eine entscheidende Rolle in der Gestaltung zukunftsorientierter Arbeitskonzepte.

Was sind die wichtigsten KPIs bei People Analytics?

Key Performance Indicators (KPIs – auch „Leistungskennzahlen“ genannt) sind essenzielle Messgrößen, die den Erfolg und die Effektivität von Unternehmensprozessen abbilden. Zu den typischen HR-KPIs, speziell im Kontext von People Analytics, zählen unter anderem:

Das Gewinnen neuer Talente
Der Erfolg der Mitarbeitergewinnung bemisst sich durch die Dauer und Kosten der Stellenbesetzung, die Anzahl der Bewerber pro ausgeschriebener Stelle sowie die Qualität der eingestellten Kandidaten.

Mitarbeiterloyalität
Die langfristige Bindung talentierter Mitarbeiter ist einer der Hauptschlüssel für den Unternehmenserfolg. Bei der Ermittlung dieses KPIs mithilfe einer People-Analytics-Software spielen die Fluktuationsrate, Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement sowie die Anzahl der Fehltage eine entscheidende Rolle.

Talentförderung
Auch die Effizienz eines Unternehmens bei der Entwicklung von Talenten ist ein wichtiger KPI. Messen lässt sich der Erfolg an der Rate interner Beförderungen, an der Wahrscheinlichkeit von Mitarbeiterabgängen, am Prozentsatz intern rekrutierter Führungskräfte sowie an der Zeit, die die Neubesetzung einer Stelle in Anspruch nimmt.

Vielfalt und Inklusion
Ein weiterer möglicher Kennwert, den das HR-Analytics-Tool ermitteln kann, ist die Vielfalt und Inklusion innerhalb eines Unternehmens. Indikatoren hierfür sind unter anderem die Einstellungsraten von Minderheiten, der Anteil weiblicher Führungskräfte, der Prozentsatz von Mitarbeitenden mit Behinderungen und die allgemeine Zufriedenheit mit den Diversity- und Inklusionsinitiativen des Unternehmens.

HR Analytics erfolgreich einführen – das sind die Tricks

Mit diesen sieben Schritten gelingt die erfolgreiche Einführung einer People-Analytics-Strategie:

  1. Klare Definition der Zielsetzung
    Identifizieren Sie die spezifischen Herausforderungen und Ziele, die Sie mit People Analytics adressieren möchten.
  2. Richtige Teamzusammenstellung, klare Rollenverteilung
    Stellen Sie für die Datenerhebung und -analyse ein Team aus geeigneten Mitarbeitern zusammen. Diese sollten nicht nur analytische Fähigkeiten besitzen, sondern auch ein tiefes Verständnis für HR-Prozesse mitbringen. Ebenfalls erforderlich ist eine klare Rollenverteilung zwischen Teamlead, Systemarchitekt, Systemplaner, Data Scientist bzw. Analyst und Berater.
  3. Festlegen von Datenbedarf und -quellen, Analyse
    Bestimmen Sie, welche spezifischen Daten Sie für HR Analytics benötigen, woher diese stammen, und welche Teams einzubeziehen sind. Nach der Sammlung der relevanten Daten folgt deren Auswertung.
  4. Präsentation der Ergebnisse, Ableiten von Maßnahmen
    Nutzen Sie die HR-Analytics-Software, um eine aufschlussreiche Präsentation der Analyseergebnisse zu erstellen. Diese ist entscheidend, um konkrete Maßnahmen abzuleiten.
  5. Entwicklung einer Roadmap
    Entwickeln Sie einen detaillierten Umsetzungsplan. Dies erleichtert Ihnen die Realisierung der identifizierten Maßnahmen.
  6. Beachten rechtlicher Voraussetzungen
    Beachten Sie datenschutzrechtliche Bestimmungen: Das Einhalten rechtlicher Voraussetzungen ist eine fundamentale Anforderung für die Durchführung von People Analytics.
  7. Erkennen der Grenzen von HR Analytics
    People Analytics bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Seien Sie sich dennoch auch der ethischen und rechtlichen Grenzen bewusst und respektieren Sie diese (s. unten).

Was benötigt ein Unternehmen für die Verwendung von HR-Analytics-Software?

Um die Vorteile von People Analytics voll auszuschöpfen, sind einige Aspekte zu beachten. Insbesondere diese sechs Schlüsselkomponenten sind für den Erfolg von People Analytics entscheidend:

  1. Datenschutz
    Die Erstellung und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist absolut unabdingbar. Dabei ist sicherzustellen, dass jedes HR-Analytics-Projekt die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und den Schutz persönlicher Daten garantiert. Ebenso essenziell ist es, dass alle Mitarbeitenden umfassend darüber informiert sind und zudem ein Mitspracherecht darüber haben, welche Daten erfasst und genutzt werden.
  2. Das Team
    Es sollte alle nötigen Kompetenzen abdecken, sowohl im Bereich HR als auch in der IT. Die Einbindung von HR-Analytics-Spezialisten ist ebenfalls von Vorteil.
  3. Die Daten
    Es gilt, relevante und zuverlässige Daten zu sammeln. Der Rückgriff auf historische Daten ermöglicht die Verfolgung langfristiger Trends, während Echtzeit-Daten ein schnelles Reagieren erlauben. Wichtig: Die Daten allein sind noch nicht aussagekräftig. Erst in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten sind Zusammenhänge erkennbar.
  4. IT-Systeme
    Der Zugang zu einer zentralen Datenbank erleichtert die Arbeit erheblich. Eine gezielte Schulung des HR-Personals im Umgang mit der People-Analytics-Software ist ebenso entscheidend wie die Auswahl anwenderfreundlicher Systeme.
  5. Dashboards und Berichte
    Die Nutzerfreundlichkeit und vor allem die Qualität der Dashboards in der HR-Analytics-Software sind ebenfalls ausschlaggebend. Sie sollten eine einfache Navigation ermöglichen und Informationen klar und verständlich darstellen.
  6. Prozessimplementierung
    People Analytics sollte als ganzheitlicher Prozess verstanden und an die Struktur des Unternehmens angepasst werden. Auch ist es unabdingbar, dass jede Zielgruppe nutzwertige Informationen erhält und erkennt, welche Schritte als nächstes einzuleiten sind.

Chancen & Grenzen von People Analytics

Die Fähigkeit, mithilfe von People Analytics datengetriebene Entscheidungen zu treffen, sichert den Unternehmen strategische Vorteile, stellt sie aber auch vor ethische und rechtliche Herausforderungen. Gerade im Umgang mit Mitarbeiterdaten heißt es, besonders umsichtig zu sein. In diesem Kapitel werfen wir daher einen Blick auf die Chancen, aber auch auf die Grenzen von HR Analytics.

Chancen von People Analytics
Da bei People Analytics der Blick nach vorn gerichtet ist, treten Trends und potenzielle Risiken bereits frühzeitig zutage. Dies erlaubt es dem Unternehmen proaktiv tätig zu werden (agieren statt reagieren). Ein weiterer Vorteil: People Analytics ersetzt Intuition durch datenbasierte Entscheidungsfindung. Durch die präzise Analyse von Zahlen und Fakten lassen sich Risiken besser bewerten und Chancen effizienter nutzen. Dies führt zu sichereren Entscheidungen, reduziert Fehler und spart Kosten.
Doch HR-Analytics geht noch weiter, indem es die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter ins Zentrum der Analysen stellt. So etwa identifiziert People Analytics neben den bereits erwähnten Fluktuationsgründen auch Entwicklungschancen für die Mitarbeiter. Dies wiederum trägt ebenso zu einer verbesserten Mitarbeiterführung und -förderung bei wie zu einer gesteigerten Zufriedenheit – und damit einer geringeren Fluktuationsrate. Zudem erlaubt es People Analytics der Personalabteilung, Kompetenzlücken bei den Mitarbeitern aufzudecken und im Anschluss daran auf die jeweiligen individuellen Bedürfnisse einzugehen. So ist das Unternehmen seinen Konkurrenten im Wettbewerb um die besten Köpfe eine Nasenlänge voraus.

Zwar mögen viele Unternehmen von den anfänglichen Kosten von People Analytics zurückschrecken – langfristig lohnt die Investition jedoch: Da Fehlerquellen eliminiert und Prozesse optimiert werden, steigert sich die Effizienz des Unternehmens nachhaltig. Dies führt nicht nur zu einer Reduktion unnötiger Ausgaben, sondern auch zu geringeren zeitlichen Aufwänden, die sich anderweitig investieren lassen.

Die Grenzen von People Analytics
Trotz der vielfältigen Möglichkeiten, die People Analytics beitet, eignet es sich nicht für alle Einsatzbereiche. Insbesondere sind diese Einschränkungen zu beachten:

Rechtliche Grenzen von HR-Analytics-Software Ethische Grenzen von HR-Analytics-Software
  • People Analytics muss strenge Datenschutzvorschriften beachten (Bundesdatenschutzgesetz, DSGVO).
  • Es gelten die Grundprinzipien von Datenminimierung, Zweckbindung und Anonymisierung.
  • Gewerkschaften und Betriebsräte sollten zustimmen – oder müssen es sogar.
  • Spezifische HR-Analytics-Methoden und biometrische Analysen stoßen auf gesetzliche Hürden.
  • Biometrische und Gesundheitsdaten unterliegen besonders hohem Schutz.
  • Der Einsatz von Algorithmen könnte für Karriereentscheidungen verantwortlich sein.
  • People Analytics ist ein Werkzeug, das bestenfalls menschliches Urteilsvermögen ergänzen.
  • Datenbasierte Entscheidungen müssen einen menschenzentrierten Ansatz verfolgen.
  • Analysen des Sprachstils von E-Mails zur Beurteilung der Mitarbeiterstimmung sind fragwürdig.
  • Es muss erst ein Verständnis für Datenerhebung und -analyse geschafen werden.

Gut zu wissen: People Analytics & Datenschutz
Unternehmen müssen unter anderem einen konkreten Zweck für die Datenerhebung definieren, die Einwilligung der Mitarbeiter einholen und diese über die Datennutzung informieren. Ist der Zweck der Daten erfüllt, sind diese zu anonymisieren. Ebenfalls muss die Geschäftsführung in der Lage sein, in automatisierte Prozesse einzugreifen, damit Entscheidungen, die Mitarbeiter betreffen, nicht allein durch das Tool gefällt werden.

Wie finden Sie das passende HR-Analytics-Tool?

Neben den bereits genannten Schlüsselfunktionen wie umfassende Report- und Statistik- sowie Filter- und Exportfunktionen können diese Kernkriterien ausschlaggebend bei der Software-Auswahl sein:

Sprachunterstützung: Ein entscheidender Aspekt ist die Verfügbarkeit der HR-Analytics-Software in der bevorzugten Sprache. Nicht alle Tools bieten eine mehrsprachige Unterstützung an, was für globale Teams oder Unternehmen in mehrsprachigen Regionen jedoch essenziell sein kann.

Verfügbarkeit einer Probeversion: Auch die Möglichkeit, das HR-Analytics-Tool vor dem Kauf zu testen, ist nicht unwichtig. Eine Probeversion gestattet es, die Funktionalitäten der Software zu evaluieren und sicherzustellen, dass sie den gewünschten Anforderungen entspricht.

Bewertungen und Preisgestaltung: Auch gilt es, den Preis pro Mitarbeiter und die Bewertungen in einschlägigen Bewertungsportalen zu berücksichtigen. Diese Informationen geben Aufschluss über das Preis-Leistungs-Verhältnis der People-Analytics-Software und die Zufriedenheit anderer Nutzer.

Fazit: People Analytics sorgt für mehr Effektivität

In der heutigen datengesteuerten Geschäftswelt ist People Analytics ein unabdingbares Instrument für zukunftsgerichtete Personalstrategien. Eine People-Analytics-Software liefert tiefgreifende Einblicke in die Mitarbeiterdynamik und unterstützt nicht nur operative, sondern auch strategische Entscheidungen. Dieser analytische Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Teams effektiver zu managen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Dennoch ist HR Analytics keinesfalls als Allheilmittel misszuverstehen. Vielmehr dient es als eine Erweiterung des bereits vorhandenen HR-Instrumentariums, die die bisher auf Intuition und Erfahrung basierenden Entscheidungen durch datengestützte Analysen ergänzt. Gepaart mit dem fundierten Urteilsvermögen, dem umfangreichen Wissen, der Erfahrung und vor allem der Empathie der qualifizierten Mitarbeiter der Personalabteilung ist die HR-Analytics-Software ein äußerst wertvolles Tool im Werkzeugkasten eines jeden Unternehmens.

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