Personalmanagementsoftware vergleichen: So gelingt die Auswahl des richtigen Tools

Personalmanagementsoftware gehört mittlerweile zum Kern aller HR-Prozesse. Schlagworte wie New Work, Personalmanagement 4.0 und HR 4.0 machen es deutlich: Software für Personalmanagement ist Teil der Digitalisierung in der Personalabteilung. Die Umstellung auf digitale Prozesse und die Einführung von Personalmanagementsoftware kann einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, das Unternehmen für die Zukunft zu wappnen. Lesen Sie hier, wie Sie Personalmanagementsoftware vergleichen und das passende Tool finden.

Wozu braucht man eine Personalmanagementsoftware?

Galt das Tabellenkalkulationsprogramm Excel vor einigen Jahren noch als Software der Wahl für das digitale Personalmanagement, ist es mittlerweile längst angezählt. Der Hauptgrund: mangelnder Datenschutz. Möchte etwa der indirekte Vorgesetzte Notizen zum Feedbackgespräch mit dem Mitarbeiter in die Datei einpflegen, erhält er so unter Umständen Zugriff auf Informationen, die er eigentlich gar nicht zu Gesicht bekommen dürfte. Hinzu kommt, dass sich die Arbeit für die HR-Abteilung ohne passgenaue Personalmanagementsoftware vergleichsweise aufwendig gestaltet. So heißt es, Daten häufig an mehreren Orten wie der Personalakte und dem Lohnabrechnung-Software vor- und aktuell zu halten. Dass bei solch manuellen Prozessen Fehler vorprogrammiert sind, liegt auf der Hand.

Digitale Personalmanagement-Tools schaffen hier Abhilfe: Sie übernehmen nicht nur (fehlerfrei) Routineaufgaben, sondern ermöglichen es zudem, alle Aufgaben der Personalverwaltung reibungslos zu erledigen. So sind Methoden wie etwa die doppelte Buchhaltung passé, weil die jeweiligen Informationen nun nur noch an einer einzigen Stelle einzupflegen sind. Die Aktualisierung der anderen damit verknüpften Bereiche erfolgt systemseitig – sprich, automatisch. Zudem regeln im System festgelegte Rollen- und Berechtigungskonzepte, wer Zugang zu welchen Informationen hat – und zwar DSGVO-konform. Daten, die nach gewisser Zeit gelöscht werden sollen oder müssen, lassen sich außerdem automatisiert vom Server entfernen, wenn die zuvor festgelegte Frist verstrichen ist.

Was sind die Vorteile Software für Personalmanagement?

Sei es das einfache Anlegen neuer Personalakten, eine vom System ausgelöste Terminerinnerung oder die Erstellung übersichtlicher Reports und Analysen: Eine intelligente und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Personalmanagementsoftware sorgt für enorme Zeitersparnis und Arbeitserleichterung in der HR-Abteilung. Doch dies sind bei weitem nicht die einzigen Vorteile, die ein Personalmanagement-Tool mit sich bringt.

12 Vorteile einer Personalmanagementsoftware

1. Die digitale Personalakte sorgt für einen zentralen Zugriff auf sämtliche Dokumente und Daten eines Mitarbeiters – seien es Personaldaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Krankheits- und Urlaubszeiten, gebuchte Geschäftsreisen und Reisekosten oder Dokumente wie Protokolle zu Feedbackgesprächen.
2. Da sich alle Daten in einem zentralen Datenpool befinden, ist auch die Datenpflege nur noch an einem einzigen Ort erforderlich. Mehrfaches Anfassen der Daten entfällt dadurch.
3. Die Personalmanagement-Prozesse sind per Software automatisiert und standardisiert.
4. Der digitale und somit ortsunabhängige Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente gestattet es auch Personalern, von zu Hause aus zu arbeiten.
5. Weitgehend papierlose Prozesse sorgen für geringeren Kosten-, Ressourcen- und Platzaufwand.
6. Das Personalmanagement-Tool gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Kündigungsfristen und datenschutzrechtliche Vorgaben.
7. Filterfunktionen erleichtern die Suche nach Dokumenten.
8. Eine automatische Erinnerungsfunktion stellt sicher, dass Fristen wie etwa das Ende der Vertragslaufzeit, Probe- oder Elternzeiten nicht übersehen werden.
9. Durch den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente lassen sich diese von mehreren Personen gemeinsam bearbeiten.
10. Die Beschäftigten können Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und Ähnliches direkt über eine App einreichen und ihre Personaldaten (Adresse, Kontonummer etc.) selbst aktuell halten. Dieser Employee-Self-Service spart Zeit und Nerven.
11. Durch die Digitalisierung von Dokumenten herrscht stets Transparenz über deren Status quo. So können die Personalverantwortlichen sofort Auskunft geben, in welcher Phase des Genehmigungsprozesses sich etwa ein Antrag befindet.
12. Arbeitserleichterungen verschaffen den Mitarbeitern der Personalabteilung mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und vor allem für die Angestellten. Dies trägt auf beiden Seiten zu höherer Zufriedenheit bei.

Welche Funktionen braucht eine Personalmanagementsoftware?

Die Funktionen einer Software für Personalmanagement sind äußerst vielfältig. Längst nicht alle gilt es, in jedem Unternehmen abzudecken. Vielmehr sollte man sich genauestens überlegen, welche Eigenschaften eine Personalmanagementsoftware aufweisen muss. Ist es erforderlich, damit die Einsatzplanung zu organisieren? Soll sie zudem das Onboarding erleichtern? Wie wichtig ist ein Employee-Self-Service? Stellt sich das Unternehmen beim Personalmanagementsoftware-Vergleich diese Fragen, kann es die Suche nach der geeigneten Personalmanagementsoftware und letztlich die Software-Auswahl erheblich vereinfachen.

Demnach könnten folgende Funktionalitäten der Personalmanagementsoftware vergleichsweise hilfreich sein:On- und Offboarding-Workflows

• Digitale Personalakte
• Arbeitszeiterfassung
• Employee Self Service
• Interne Kommunikation (Chat, Intranet, Beschwerdekanal)
• Anwesenheits- und Abwesenheitsverwaltung inkl. Schicht- und Urlaubsverwaltung
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Analyse und Reporting von Personalkennzahlen
• Erinnerungsfunktionen
• Weiterbildungsmanagement

All diese Funktionen sollten Unternehmen beim Vergleich einer Personalmanagementsoftware auf die möglichen Anwendungsfelder und Einsatzbereiche hin überprüfen.

Einsatzbereiche für Personalmanagementsoftware

Wenn Unternehmen Personalmanagementsoftware vergleichen, haben sie in der Regel die folgenden Anwendungsbereiche im Kopf:

Personalmanagementsoftware fürs Onboarding

Unter Onboarding versteht man den Prozess, den es braucht, um einen Neuzugang ins Unternehmen zu integrieren. Für den Arbeitgeber heißt dies, neuen Kollegen den Start so einfach wie möglich zu machen. Zum einen fühlen diese sich so wertgeschätzt und gut im Unternehmen aufgehoben, was wiederum die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber fördert und Kündigungen während der Probezeit reduziert. Zum anderen verhilft es den neuen Arbeitnehmern zu einer besseren Einarbeitung, wodurch sie schneller ihre volle Leistungsfähigkeit abrufen können. Eine Personalmanagementsoftware kann Aufgaben in den einzelnen administrativen Arbeitsschritten automatisieren

Personalmanagementsoftware

Genau wie in einer papierbasierten Personalakte befinden sich in der digitalen Variante sämtliche für das Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente eines bestimmten Mitarbeiters. Der Vorteil: Der Zugang zur digitalen Akte ist zeit- und ortsunabhängig möglich. Zugriffs- und Änderungsrechte werden dabei im jeweiligen Benutzerprofil festgelegt. Sinn der digitalen Personalakte ist das (per Software) vereinfachte Management der Daten der Beschäftigten und somit die Entlastung der HR-Abteilung. Denn papierbasierte Dokumente sind nicht nur schwerer zu pflegen, auch die Suche nach bestimmten Informationen ist äußerst mühsam, wenn dazu erst ganze Aktenordner durchforstet werden müssen. Abgesehen davon kosten analoge Dokumente Geld – man denke an Papier, Druckertoner, Ordner, Schränke etc. – und vor allem Platz. All dies ist hinfällig, wenn das Unternehmen auf elektronische Akten umsteigt.

Personalmanagementsoftware für die Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung gilt es, anhand verschiedener Parameter wie Qualifikationen, Aufgaben, Arbeitszeiten und -dauer sowie Einsatzort den richtigen Kandidaten für eine bestimmte Tätigkeit zu finden. Hierbei heißt es nicht nur, kurzfristige Engpässe und besondere Anforderungen im Auge zu behalten, sondern auch Arbeitsrechtliches, flexible Arbeitszeiten und schwankende Auftragslagen bei der Planung zu beachten. Eine moderne Software für Personalmanagement unterstützt die HR-Abteilung dabei. Sie ermöglicht es, mit nur wenigen Klicks übersichtliche Dienst- und Schichtpläne anhand der Verfügbarkeit und Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erstellen und dabei Anforderungen etwa hinsichtlich der Minimalbesetzung Rechnung zu tragen.

Personalmanagementsoftware für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst wesentlich mehr als die pünktliche Überweisung des Gehalts. Arbeitgeber…

• … sind dazu angehalten, eine transparente, fehlerfreie und rechtskonforme Lohnabrechnung zu erstellen,
• … müssen den Beschäftigten die erforderlichen Unterlagen bereitstellen, die sie für ihre Steuererklärung oder als Einkommensnachweis (beispielsweise bei der Beantragung eines Darlehens) benötigen,
•  … sind gesetzlich zu elektronischen Meldungen an das Finanzamt und den Sozialversicherungsträger verpflichtet.

Eine intelligente Lohnabrechnung-Software oder Personalmanagementsoftware leistet hier wertvolle Unterstützung.

Personalmanagementsoftware für Zeitmanagement und -erfassung

Die Zeiterfassung ist ein Muss, das es Unternehmen auferlegt, die Arbeitsstunden ihrer Belegschaft zu tracken. Doch auch hinsichtlich des Zeitmanagements ist sie unerlässlich. Denn die korrekte Erfassung geleisteter Arbeitszeiten verleiht dem Betrieb einen Überblick über den Verlauf von Projekten. Zudem kann er so ein Auge darauf haben, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Belegschaft wiederum kann überprüfen, ob ihre Arbeitszeiten (und Überstunden) korrekt erfasst wurden und ob der Lohn richtig abgerechnet wurde. Umsetzen lässt sich dies mit speziellen Zeiterfassungssystemen beziehungsweise einer modernen Personalmanagementsoftware: Im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise erfolgt die Erfassung von Einsatzzeiten erheblich bequemer und effizienter. Zudem ist die Auswertung übersichtlicher und organisatorische Abläufe werden verschlankt – was sich wiederum positiv auf die Produktivität des Betriebs auswirkt.

Eine Personalverwaltungssoftware gestattet es außerdem, gezielte Analysen zu fahren. Die Auswertungen lassen sich dann nutzen für:

• Ressourcenplanungen
• Projektbewertungen
• Projektmanagement
• Anwesenheitskontrollen

Nachweise für geleisteten Aufwand (etwa dem Kunden gegenüber)

Personalmanagementsoftware für Employee-Self-Service

Als Employee-Self-Service bezeichnet man die Möglichkeit der Belegschaft, ihre personalbezogenen Daten über eine Web-Maske oder das Smartphone selbst einzupflegen und abzuändern. Mit einer Personalmanagementsoftware ist dies vergleichsweise einfach: So können die Arbeitnehmer etwa geplante Geschäftsreisen eintragen, Reisekosten abrechnen oder Abwesenheitszeiten verwalten. Ebenso können sie Modifikationen an ihren persönlichen Daten (neue Adresse, Änderungen in Bezug auf den Familienstand, den Namen, die Kontodaten etc.) vornehmen und ihren Urlaub über die Personalverwaltungssoftware oder die App beantragen. Hierbei sind sie weder örtlich eingeschränkt noch auf die Öffnungszeiten der HR-Abteilung angewiesen.

Personalmanagementsoftware im Vergleich: Was sind die Kriterien für die Auswahl?

Bei der Wahl der richtigen Software für Personalmanagement stehen die Beschäftigten in der HR-Abteilung somit vor einer schier unlösbaren Aufgabe. Hilfreich ist es daher, sich darüber im Klaren zu sein, welche Art Software sich am besten für das Unternehmen eignet. Insbesondere folgende sechs Kriterien gilt es also, näher zu beleuchten:

1. Einzellösung oder Suite?

Ob eine Komplettlösung zum Einsatz kommen soll oder doch eher eine Insellösung, hängt ganz maßgeblich von der Unternehmensgröße ab. So genannte All-in-one-Systeme bieten häufig einen sehr großen Funktionsumfang und decken den ganzen Personalmanagement-Komplex ab – ob Recruiting, Zeiterfassung oder Personaladministration. Auch gestatten sie es, diese unterschiedlichen Bereiche zu digitalisieren und zum Teil zu automatisieren. Der Nachteil: Solche Personalmanagement-Tools erfordern eine kontinuierliche Pflege und Verwaltung der Daten, was wiederum mit Personal- und Zeitaufwand verbunden ist. Insel- oder Einzellösungen, deren Schwerpunkt auf einem bestimmten Bereich des Themenkomplexes der Personalverwaltung liegt, sind sie dafür kostengünstiger, spezialisierter und funktionsreicher.

Oftmals sind solche Insellösungen nicht mit anderen Systemen kompatibel. Stellt das Unternehmen später fest, dass es die eine oder andere Funktion nun doch benötigt, ist der Aufwand, die zusätzliche Software zu implementieren und alle Daten an einem zentralen Ort aufbewahren zu können, umso größer. Den Brückenschlag schaffen hier modulare Systeme: Sie bieten alle Funktionen einer umfassenden Gesamtlösung, stellen sie jedoch in Form einzelner Module zur Verfügung. Diese kann das Unternehmen je nach individuellem Bedarf miteinander kombinieren. So ist es möglich, das System auch künftig an später entstandene Anforderungen anzupassen. Neue Module lassen sich hinzufügen, nicht mehr benötigte Funktionen können entfernt werden. Auf diese Weise bleibt das System stets schlank und das Unternehmen flexibel.

2. Unternehmensgröße

Während solche umfangreichen Software-Suiten für mittelständische und große Unternehmen das Mittel der Wahl sein können, eignen sie sich daher nur selten für kleinere Unternehmen. Denn sie bieten nicht selten viele Funktionen, die das kleine Unternehmen gar nicht benötigt, aber mitbezahlt. Auch die Anzahl der benötigten User sollte in die Bewertung mit einfließen.

3. Skalierbarkeit des Personalmanagement-Tools

Unabdingbar ist es, einen Anbieter zu finden, der seine Lösung stets ausbaut und optimiert. Nur so lassen sich neue Anforderungen des Kunden verlässlich darstellen. Auch spielt es eine Rolle, ob sich User, Module oder Funktionalitäten problemlos aufstocken lassen, wenn es die äußeren Bedingungen erfordern.

4. Sicherheit und Datenschutz

Dass persönliche Daten ein hohes und daher zu schützendes Gut sind, ist hierzulande eine Selbstverständlichkeit und sind sogar entscheidende Aspekte beim Kauf einer Personalmanagementsoftware sind. Befinden sich zum Beispiel die Datenzentren des Anbieters außerhalb von Deutschland, hat dieser es erheblich schwerer, einen neuen Kunden für sich zu gewinnen. Genauso selbstverständlich sollte es daher sein, die infrage kommende Software für Personalmanagement höchste Sicherheit bietet – etwa durch Rechenzentren in Ländern, deren Datenschutzniveau dem hiesigen entspricht oder durch eine Zertifizierung nach ISO 27001. Auch hier gilt es also, den Anbieter genau unter die Lupe zu nehmen.

5. Support vom Hersteller der Personalmanagementsoftware

Ebenso sollte der Support ein Entscheidungskriterium für oder gegen eine Personalmanagementsoftware sein. Um im Notfall nicht im Regen zu stehen, sollte das Unternehmen daher herausfinden, welche Art der Unterstützung der Anbieter leistet. Vorteilhaft ist es, wenn dieser ein breites Spektrum an Dienstleistungen abdeckt:

• Begleitung bei der Kaufentscheidung
• Hilfestellung bei der Implementierung des Systems
• Anwenderschulungen
• Telefonsupport 24/7
• Online-Support (Beantwortung offener Fragen am Bildschirm)

Vorsicht walten lassen sollte man, wenn der Hersteller keine oder nur minimale begleitende Unterstützung bei der Software-Einführung bietet oder etwa behauptet, die Software ließe sich ohne großen Aufwand, "en passant" im normalen Tagesgeschäft implementieren.

6. Personalmanagementsoftware – ein Vergleich der Kosten

Personalmanagementsoftware gibt es bereits für unter 10 Euro pro User. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter das Personalmanagement-Tool nutzen, können auch die Kosten variieren. Nach oben hin sind – wie bei vielen Software-Angeboten – kaum Grenzen gesetzt. Denn auch der Funktionsumfang spielt eine Rolle bei der Kostenkalkulation. Manche Personalmanagementsoftware-Lösungen setzen sich modular zusammen – je nach Einsatzbereich oder nutzbaren Features. Hierbei können Unternehmen aber auch auf flexible und skalierbare Preissysteme achten. Nur wenige Anbieter bieten kostenfrei Personalmanagementsoftware an und das meist auch nur für Einzel-User oder kleine Teams. Auch ist der Funktionsumfang dann oftmals eingeschränkt. Hier gilt es, genau hinzuschauen. Vergleichsportale wie Softwarevergleich.de geben Aufschluss über die jeweiligen Kostenmodelle.

Fazit: Personalmanagementsoftware ist ein Muss

Personalmanagement ohne Software ist schlichtweg unmöglich. Auch die Vorteile eines solchen Systems lassen sich nicht von der Hand weisen: Erheblich reduzierte administrative Aufwände, gestraffte Arbeitsabläufe und weniger Papier- und Platzverschwendung sind nur einige Vorzüge, die eine Software für Personalmanagement mit sich bringt. Auch verschafft es der HR-Abteilung mehr Freiräume für wertschöpfende und strategisch sinnvollere Aufgaben. Hinzu kommen Funktionen wie die bequeme Datenpflege und Antragstellung via Smartphone. All dies trägt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Besonders aber gilt es, darauf zu achten, dass das Personalmanagement-Tool die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit erfüllt.