Suche
20.12.2022 | Redaktion Softwarevergleich

Personalmanagement-Software vergleichen: So gelingt die Auswahl des richtigen Tools

Schlagworte wie New Work, Personalmanagement 4.0 und HR 4.0 machen es deutlich: An der Digitalisierung führt auch für die Personalabteilung kein Weg mehr vorbei. Mehr noch – durch die Umstellung auf digitale Prozesse und die Einführung von Personalmanagement-Software kann der HR-Bereich einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, das Unternehmen für die Zukunft zu wappnen. Doch was genau ist unter einer Personalmanagement-Software zu verstehen? Und was ist bei einem Umstieg auf ein solches Tool zu beachten?

Bildquelle: Andor Bujdoso

Bei einer Personalmanagement-Software handelt es sich um eine Lösung, die es gestattet, eine Vielzahl operativer Aufgaben im Bereich Human Resources zu automatisieren. Zwar werden die Begriffe "HR-Software" und "Personalmanagement-Software" oft synonym verwendet, doch gibt es zwischen ihnen einen entscheidenden Unterschied: Im Vergleich zur HR-Software deckt die Personalmanagement-Software nämlich wesentlich weniger Aspekte ab. Während die HR-Software das gesamte Personalwesen bedient – also auch das Bewerbermanagement, Personalentwicklung und Talent-Management – beschränkt sich ein Personalmanagement-Tool allein auf die Personalverwaltung. Sie ist, wenn man so will, ein Teilbereich einer All-in-one-HR-Lösung.

Wozu braucht man eine Personalmanagementsoftware?

Galt das Tabellenkalkulationsprogramm Excel vor einigen Jahren noch als Software der Wahl für das digitale Personalmanagement, ist es mittlerweile längst angezählt. Der Hauptgrund: mangelnder Datenschutz. Zum einen ist es aufwendig, für jeden Beschäftigten eine Excel-Liste zu pflegen und stets auf dem neuesten Stand zu halten. Nicht selten kommt es vor, dass längst veraltete Daten noch Jahre später auf dem Server herumgammeln. Zum anderen können solche Listen auch gar nicht die geltenden Datenschutzrichtlinien abbilden. Möchte etwa der indirekte Vorgesetzte Notizen zum Feedbackgespräch mit dem Mitarbeiter in die Datei einpflegen, erhält er so unter Umständen Zugriff auf Informationen, die er eigentlich gar nicht zu Gesicht bekommen dürfte.

Hinzu kommt, dass sich die Arbeit für die HR-Abteilung ohne passgenaue Personalmanagement-Software vergleichsweise aufwendig gestaltet. So heißt es, Daten häufig an mehreren Orten wie der Personalakte und dem Lohnabrechnungstool vor- und aktuell zu halten. Dass bei solch manuellen Prozessen Fehler vorprogrammiert sind, liegt auf der Hand.

Digitale Personalmanagement-Tools schaffen hier Abhilfe: Sie übernehmen nicht nur (fehlerfrei) Routineaufgaben, sondern ermöglichen es zudem, alle Aufgaben der Personalverwaltung reibungslos zu erledigen. So sind Methoden wie etwa die doppelte Buchhaltung passé, weil die jeweiligen Informationen nun nur noch an einer einzigen Stelle einzupflegen sind. Die Aktualisierung der anderen damit verknüpften Bereiche erfolgt systemseitig – sprich, automatisch. Zudem regeln im System festgelegte Rollen- und Berechtigungskonzepte, wer Zugang zu welchen Informationen hat – und zwar DSGVO-konform. Daten, die nach gewisser Zeit gelöscht werden sollen oder müssen, lassen sich außerdem automatisiert vom Server entfernen, wenn die zuvor festgelegte Frist verstrichen ist.

Was sind die Vorteile eines Personalmanagement-Tools?

Sei es das einfache Anlegen neuer Personalakten, eine vom System ausgelöste Terminerinnerung oder die Erstellung übersichtlicher Reports und Analysen: Eine intelligente und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Personalmanagementsoftware sorgt für enorme Zeitersparnis und Arbeitserleichterung in der HR-Abteilung. Doch dies sind bei weitem nicht die einzigen Vorteile, die eine Personalmanagement-Software mit sich bringt.

12 Vorteile einer Personalmanagement-Software

  1. Die digitale Personalakte sorgt für einen zentralen Zugriff auf sämtliche Dokumente und Daten eines Mitarbeiters – seien es Personaldaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Krankheits- und Urlaubszeiten, gebuchte Geschäftsreisen und Reisekosten oder Dokumente wie Protokolle zu Feedbackgesprächen.
  2. Da sich alle Daten in einem zentralen Datenpool befinden, ist auch die Datenpflege nur noch an einem einzigen Ort erforderlich. Mehrfaches Anfassen der Daten entfällt dadurch.
  3. Die Personalmanagement-Prozesse sind per Software automatisiert und standardisiert.
  4. Der digitale und somit ortsunabhängige Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente gestattet es auch Personalern, von zu Hause aus zu arbeiten.
  5. Weitgehend papierlose Prozesse sorgen für geringeren Kosten-, Ressourcen- und Platzaufwand.
  6. Das Personalmanagement-Tool gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Kündigungsfristen und datenschutzrechtliche Vorgaben.
  7. Filterfunktionen erleichtern die Suche nach Dokumenten.
  8. Eine automatische Erinnerungsfunktion stellt sicher, dass Fristen wie etwa das Ende der Vertragslaufzeit, Probe- oder Elternzeiten nicht übersehen werden.
  9. Durch den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente lassen sich diese von mehreren Personen gemeinsam bearbeiten.
  10. Die Beschäftigten können Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und Ähnliches direkt über eine App einreichen und ihre Personaldaten (Adresse, Kontonummer etc.) selbst aktuell halten. Dieser Employee-Self-Service spart Zeit und Nerven.
  11. Durch die Digitalisierung von Dokumenten herrscht stets Transparenz über deren Status quo. So können die Personalverantwortlichen sofort Auskunft geben, in welcher Phase des Genehmigungsprozesses sich etwa ein Antrag befindet.
  12. Arbeitserleichterungen verschaffen den Mitarbeitern der Personalabteilung mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und vor allem für die Angestellten. Dies trägt auf beiden Seiten zu höherer Zufriedenheit bei.

Was sind die Funktionen einer Personalmanagement-Software?

Die Funktionen eines Tools für das Personalmanagement sind äußerst vielfältig. Längst nicht alle gilt es, in jedem Unternehmen abzudecken. Vielmehr sollte man sich genauestens überlegen, welche Eigenschaften eine solche Plattform aufweisen muss. Ist es erforderlich, damit die Einsatzplanung zu organisieren? Soll sie zudem das Onboarding erleichtern? Wie wichtig ist ein Employee-Self-Service? Stellt sich das Unternehmen beim Software-Vergleich diese Fragen, kann es die Suche nach der geeigneten Personalmanagement-Software erheblich vereinfachen.

Insbesondere sind es aber folgende Funktionen, die eine solche Lösung erfüllt:

Onboarding

Unter "Onboarding" versteht man den Prozess, den es braucht, um einen Neuzugang ins Unternehmen zu integrieren. Je besser diesem der Einstieg ins Unternehmen gelingt, desto einfacher gestaltet sich seine Integration – und desto größer sein Engagement. Für den Arbeitgeber heißt dies, neuen Kollegen den Start so einfach wie möglich zu machen. Zum einen fühlen diese sich so wertgeschätzt und gut im Unternehmen aufgehoben, was wiederum die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber fördert und Kündigungen während der Probezeit reduziert. Zum anderen verhilft es den neuen Arbeitnehmern zu einer besseren Einarbeitung, wodurch sie schneller ihre volle Leistungsfähigkeit1 abrufen können.

Das Onboarding besteht aus den folgenden drei Phasen:

  1. Vorbereitungsphase
    • beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag
    • Zurverfügungstellen von Informationen und erforderlichen Arbeitsmitteln (PC & Zubehör, Handbücher etc.)
  2. Orientierungsphase
    • in der ersten Arbeitswoche
    • Heranführen an die neuen Aufgaben
    • Vorstellen der Kollegen, Abläufe und Kultur im Unternehmen
  3. Integrationsphase
    • Probezeit (und länger)
    • Mitarbeitergespräche in bestimmten Intervallen
    • Teambuilding-Aktivitäten2

Eine Personalverwaltungs-Software kann hier helfend eingreifen und Aufgaben in den einzelnen administrativen Arbeitsschritten automatisiert vornehmen. Alternativ erinnert sie die Verantwortlichen zum richtigen Zeitpunkt an die zu erledigende Aufgabe. So hat die HR-Abteilung stets den Überblick über offene To-dos und kann das Onboarding effizienter handhaben.

1 https://www.hr-software-vergleich.de/anbieter/onboarding-mit-haufe/

2 https://www.personio.de/hr-lexikon/onboarding/

Die Ziele von Onboarding:

  • neue Kollegen schnell und effektiv mit ihren Aufgaben vertraut machen
  • die Unternehmenskultur und interne Abläufe vermitteln
  • die Vernetzung mit anderen Kollegen erleichtern

Die digitale Personalakte

Genau wie in einer papierbasierten Personalakte befinden sich in der digitalen Variante sämtliche für das Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente eines bestimmten Mitarbeiters. Der Vorteil: Der Zugang zur digitalen Akte ist zeit- und ortsunabhängig möglich. Zugriffs- und Änderungsrechte werden dabei im jeweiligen Benutzerprofil festgelegt. Sinn der digitalen Personalakte ist das (per Software) vereinfachte Management der Daten der Beschäftigten und somit die Entlastung der HR-Abteilung. Denn papierbasierte Dokumente sind nicht nur schwerer zu pflegen, auch die Suche nach bestimmten Informationen ist äußerst mühsam, wenn dazu erst ganze Aktenordner durchforstet werden müssen. Abgesehen davon kosten analoge Dokumente Geld – man denke an Papier, Druckertoner, Ordner, Schränke etc. – und vor allem Platz. All dies ist hinfällig, wenn das Unternehmen auf elektronische Akten umsteigt.

Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung gilt es, anhand verschiedener Parameter wie Qualifikationen, Aufgaben, Arbeitszeiten und -dauer sowie Einsatzort den richtigen Kandidaten für eine bestimmte Tätigkeit zu finden. Hierbei heißt es nicht nur, kurzfristige Engpässe und besondere Anforderungen im Auge zu behalten, sondern auch Arbeitsrechtliches, flexible Arbeitszeiten und schwankende Auftragslagen bei der Planung zu beachten. Eine moderne Personalmanagementsoftware unterstützt die HR-Abteilung dabei. Sie ermöglicht es, mit nur wenigen Klicks übersichtliche Dienst- und Schichtpläne anhand der Verfügbarkeit und Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erstellen und dabei Anforderungen etwa hinsichtlich der Minimalbesetzung Rechnung zu tragen. 3

3 https://www.hr-software-vergleich.de/aktuelle-nachrichten/personaleinsatzplanung/

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst wesentlich mehr als die pünktliche Überweisung des Gehalts. Als Arbeitgeber:

  • sind Sie dazu angehalten, eine transparente, fehlerfreie und rechtskonforme Lohnabrechnung zu erstellen,
  • müssen Sie den Beschäftigten die erforderlichen Unterlagen bereitstellen, die sie für ihre Steuererklärung oder als Einkommensnachweis (beispielsweise bei der Beantragung eines Darlehens) benötigen,
  • sind Sie gesetzlich zu elektronischen Meldungen an das Finanzamt und den Sozialversicherungsträger verpflichtet.

Eine intelligente Lohnabrechnungssoftware leistet hier wertvolle Unterstützung. 4

4 https://www.sage.com/de-de/lohnabrechnung-software/?utm_medium=PaidSearch&utm_source=adwords&utm_campaign=DE%7CGOOGLE%7CSmall%7CDSA_PayrollCategory/Main(tCPA-Multiple)NA_SMAPALL_&gclid=EAIaIQobChMIp92GlOzY-wIVCbLtCh1qvwkWEAAYBCAAEgLhyPD_BwE&gclsrc=aw.ds

Zeitmanagement und -erfassung

Die Zeiterfassung ist allein schon wegen des kürzlichen Urteils des BAG ein Muss, das es Unternehmen auferlegt, die Arbeitsstunden ihrer Belegschaft zu tracken. Doch auch hinsichtlich des Zeitmanagements ist sie unerlässlich. Denn die korrekte Erfassung geleisteter Arbeitszeiten verleiht dem Betrieb einen Überblick über den Verlauf von Projekten. Zudem kann er so ein Auge darauf haben, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Belegschaft wiederum kann überprüfen, ob ihre Arbeitszeiten (und Überstunden) korrekt erfasst wurden und ob der Lohn richtig abgerechnet wurde.

Dass die Erfassung von Arbeitszeiten mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen nicht mehr zeitgemäß ist – von händischen Methoden mit Stift und Papier ganz zu schweigen –, ist offensichtlich. Vor allem aber ist sie fehleranfällig. Vermeiden lässt sich dies mit einer modernen Personalmanagement-Software: Im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise erfolgt die Erfassung von Einsatzzeiten erheblich bequemer und effizienter. Zudem ist die Auswertung übersichtlicher und organisatorische Abläufe werden verschlankt – was sich wiederum positiv auf die Produktivität des Betriebs auswirkt.
Eine Personalverwaltungssoftware gestattet es außerdem, gezielte Analysen zu fahren. Die Auswertungen lassen sich dann nutzen für:

  • Ressourcenplanungen
  • Projektbewertungen
  • Projektmanagement
  • Anwesenheitskontrollen
  • Nachweise für geleisteten Aufwand (etwa dem Kunden gegenüber)

Aktives Einbinden der Mitarbeiter in HR-Prozesse (Employee-Self-Service)

Als Employee-Self-Service bezeichnet man die Möglichkeit der Belegschaft, ihre personalbezogenen Daten über eine Web-Maske oder das Smartphone selbst einzupflegen und abzuändern.  Mit einer Personalmanagement-Software ist dies vergleichsweise einfach: So können die Arbeitnehmer etwa geplante Geschäftsreisen eintragen, Reisekosten abrechnen oder Abwesenheitszeiten verwalten. Ebenso können sie Modifikationen an ihren persönlichen Daten (neue Adresse, Änderungen in Bezug auf den Familienstand, den Namen, die Kontodaten etc.) vornehmen und ihren Urlaub über die Personalverwaltungssoftware oder die App beantragen. Hierbei sind sie weder örtlich eingeschränkt noch auf die Öffnungszeiten der HR-Abteilung angewiesen.

Personalmanagement-Software im Vergleich: Was sind die Kriterien für die Auswahl?

An Software mangelt es nicht auf dem HR-IT-Markt. Im Gegenteil: Hier einen guten Überblick zu erhalten, ist eine Mammutaufgabe. Hinzu kommt, dass die Personalverwaltungs-Tools sich zum Teil enorm in ihren Funktionen unterscheiden. Bei der Wahl des richtigen Systems stehen die Beschäftigten in der HR-Abteilung somit vor einer schier unlösbaren Aufgabe. Hilfreich ist es daher, sich darüber im Klaren zu sein, welche Art Software sich am besten für das Unternehmen eignet. Insbesondere folgende Kriterien gilt es also, näher zu beleuchten:

Unternehmensgröße

Ob eine Komplettlösung zum Einsatz kommen soll oder doch eher eine Insellösung, hängt ganz maßgeblich von der Unternehmensgröße ab. So genannte All-in-one-Systeme bieten häufig einen sehr großen Funktionsumfang und decken den ganzen riesigen Komplex "HR" ab – ob Recruiting, Zeiterfassung oder Personaladministration. Auch gestatten sie es, diese unterschiedlichen Bereiche zu digitalisieren und zum Teil zu automatisieren. Der Nachteil: Sie sind äußerst komplex. Zudem erfordern diese Tools eine kontinuierliche Pflege und Verwaltung der Daten, was wiederum mit Personal- und Zeitaufwand verbunden ist. Während solche umfangreichen Software-Suiten für mittelständische und große Unternehmen das Mittel der Wahl sein können, eignen sie sich daher nur selten für kleinere Unternehmen.

In diesen hingegen kommen häufig so genannte Insel- oder Einzellösungen zum Einsatz – Systeme, deren Schwerpunkt auf einem bestimmten Bereich des Themenkomplexes Personalverwaltung liegt. Hierzu gehört spezielle Software für das Recruiting, für die digitale Personalakte, für die Zeiterfassung oder die Handhabung von Abwesenheitszeiten und Urlaub. Da diese einzelnen Lösungen nicht alle Bereiche rund ums Thema Personaladministration abdecken, sind sie umso spezialisierter und funktionsreicher. Ebenso sind sie kostengünstiger als All-in-one-Systeme, die zudem nicht selten viele Funktionen bieten, die das kleine Unternehmen gar nicht benötigt, aber mitbezahlt. Der Pferdefuß: Oftmals sind solche Insellösungen nicht mit anderen Systemen kompatibel. Stellt das Unternehmen später fest, dass es die eine oder andere Funktion nun doch benötigt, ist der Aufwand, die zusätzliche Software zu implementieren und alle Daten an einem zentralen Ort aufbewahren zu können, umso größer.

Den Brückenschlag schaffen hier modulare Systeme: Sie bieten alle Funktionen einer umfassenden Gesamtlösung, stellen sie jedoch in Form einzelner Module zur Verfügung. Diese kann das Unternehmen je nach individuellem Bedarf miteinander kombinieren. So ist es möglich, das System auch künftig an später entstandene Anforderungen anzupassen. Neue Module lassen sich hinzufügen, nicht mehr benötigte Funktionen können entfernt werden. Auf diese Weise bleibt das System stets schlank und das Unternehmen flexibel.

Skalierbarkeit

Ebenso unabdingbar ist es, einen Anbieter zu finden, der seine Lösung stets ausbaut und optimiert. Nur so lassen sich neue Anforderungen des Kunden verlässlich darstellen.

Sicherheit/Datenschutz

Dass persönliche Daten ein hohes und daher zu schützendes Gut sind, ist hierzulande eine Selbstverständlichkeit. Mehr noch: Zahlreiche Studien belegen, dass Datenschutz und Datensicherheit sogar entscheidende Aspekte beim Kauf eines bestimmten Personalverwaltungs-Tools sind. Befinden sich zum Beispiel die Datenzentren des Anbieters außerhalb von Deutschland, hat dieser es erheblich schwerer, einen neuen Kunden für sich zu gewinnen. Genauso selbstverständlich sollte es daher sein, dass der infrage kommende Cloud-Dienst höchste Sicherheit bietet – etwa durch Rechenzentren in Ländern, deren Datenschutzniveau dem hiesigen entspricht oder eine Zertifizierung nach DIN-Norm ISO 9001. Auch hier gilt es also, den Anbieter genau unter die Lupe zu nehmen.

Support

Ebenso sollte der Support ein Entscheidungskriterium für oder gegen einen Hersteller von Personalverwaltungs-Tools sein. Um im Notfall nicht im Regen zu stehen, sollte das Unternehmen daher herausfinden, welche Art der Unterstützung der Anbieter leistet. Vorteilhaft ist es, wenn dieser ein breites Spektrum an Dienstleistungen abdeckt:

  • Vor dem Kauf:
    • Begleitung bei der Kaufentscheidung
  • Nach dem Kauf:
    • Hilfestellung bei der Implementierung des Systems
    • Anwenderschulungen
    • Telefonsupport 24/7
    • Online-Support (Beantwortung offener Fragen am Bildschirm)

Vorsicht walten lassen sollte man, wenn der Hersteller keine oder nur minimale begleitende Unterstützung bietet oder etwa behauptet, die Software ließe sich ohne großen Aufwand, "en passant" im normalen Tagesgeschäft implementieren.

Fazit: Personalmanagement-Software ist ein Muss

Homeoffice und Remote Work führen es uns vor Augen: Die Digitalisierung ist auch aus der HR-Abteilung nicht mehr wegzudenken. Dass ein Personalmanagement ohne zukunftsorientierte Softwarelösungen schlichtweg unmöglich ist, ist offensichtlich. Auch die Vorteile eines solchen Systems lassen sich nicht von der Hand weisen: Erheblich reduzierte administrative Aufwände, gestraffte Arbeitsabläufe und weniger Papier- und Platzverschwendung sind nur einige Vorzüge, die ein Personalverwaltungs-Tool mit sich bringt. Auch verschafft es der HR-Abteilung mehr Freiräume für wertschöpfende und strategisch sinnvollere Aufgaben. Hinzu kommen Funktionen wie die bequeme Datenpflege und Antragstellung via Smartphone. All dies trägt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Besonders aber gilt es, darauf zu achten, dass das Tool die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit erfüllt. Hier sollte das Unternehmen keine Abstriche etwa wegen zu hoher Kosten machen. Denn so spart man vielleicht ein paar Euro bei der Anschaffung der Personalmanagement-Software – im Nachgang schlagen aber ineffiziente Arbeitsabläufe und erforderliche Datenschutz- und Sicherheitsanpassungen so richtig zu Buche.