Gebäudemanagement-Software: Immobilien effizient und effektiv bewirtschaften

Was ist Gebäudemanagement?

Gebäudemanagement ist ein umfassender Ansatz zur Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden mit dem Ziel, die Betriebskosten zu senken, gleichzeitig aber den Werterhalt des Objekts sicherzustellen und den Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden. Es deckt damit einen Teilbereich des Facility-Managements ab, welches den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie – von der Bauplanung bis zum Nutzungsende – umfasst.

Welche Bereiche deckt das Gebäudemanagement ab?

Die Aufgaben sind vielfältig und werden in Anlehnung an die DIN 32736:2000-08 meist unterteilt in die Bereiche Technik, Infrastruktur, kaufmännische Verwaltung und Flächenmanagement:

• Das Technische Gebäudemanagement kümmert sich darum, dass das Gebäude funktioniert und sicher genutzt werden kann. Zu den Leistungen zählen beispielsweise die Überwachung und Wartung der Versorgung mit Strom, Wärme, Kälte und Frischluft, ebenso der Sanitärtechnik, Aufzüge, Wasserversorgung und Abwasserentsorgung.
• Das Infrastrukturelle Gebäudemanagement ist dafür zuständig, dass alle Dienstleistungen reibungslos erbracht werden, die die Nutzung des Gebäudes verbessern. Dazu zählen unter anderem Hausmeister-, Reinigungs- und Winterdienste, Security, die Pflege von Außenanlagen, Müllentsorgung, Schlüssel- und Zugangssysteme.
• Das Kaufmännische Gebäudemanagement erledigt die betriebswirtschaftliche Planung und Verbuchung aller Kosten und Investitionen. Typische Aufgaben sind das Vertragsmanagement mit Dienstleistern, die Rechnungsprüfung und das Kosten-Controlling, ebenso die Mieterverwaltung, Kostenumlage und Nebenkostenabrechnung.
• Das Flächenmanagement stellt sicher, dass die benötigen Flächen zur Verfügung stehen, beispielsweise durch Grundstückskauf und das Anmieten von Gebäuden oder Parkflächen. Auch die Flächennutzungsplanung innerhalb eines Objekts fällt in diesen Aufgabenbereich.

Exkurs: Gibt es einen Unterschied zwischen Gebäudemanagement und Facility Management?

Im Deutschen werden die Begriffe Gebäudemanagement und Facility Management oft synonym verwendet. Sowohl Gebäudemanager als auch Facility Manager haben die Aufgabe, die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten einer Immobilie zu senken und die Wertschöpfung zu optimieren. Dabei befasst sich das Gebäudemanagement streng genommen nur mit der Nutzungsphase des Gebäudes, während das Facility Management die gesamte Dauer der Existenz des Gebäudes betrachtet, also bereits bei der Bauplanung ansetzt und erst beim Abriss und Recycling endet.

Wichtig: Im Bereich von Software-Lösungen hat sich diese Trennung nicht durchgesetzt. Sowohl Gebäudemanagement-Software als auch Facility-Management-Software und Computer-Aided Facility Management (CAFM) sind gebräuchliche Oberbegriffe für digitale Tools, die dazu dienen, den Betrieb von Immobilien effizienter zu gestalten.

Weitere gängige Begriffe für den Aufgabenbereich des Gebäudemanagements sind Property Management und die klassische Hausverwaltung.

Was leistet eine Gebäudemanagement-Software?

Eine Gebäudemanagement-Software digitalisiert die Prozesse rund um die Bewirtschaftung von Immobilien und bündelt alle Informationen zentral und transparent an einer Stelle. Sie unterstützt Facility Manager bei der Planung, Ausführung, Überwachung und Auswertung ihrer Aufgaben sowie bei der rechtskonformen Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten als Betreiber eines Gebäudes.

Was sind Betreiberpflichten?

Die Richtlinie „GEFMA 190 Betreiberverantwortung“ des Deutschen Verbands für Facility Management GEFMA gilt als Standardwerk für Eigentümer und Betreiber von baulichen Anlagen. Die Richtlinie stellt die Verpflichtungen der Betreiberverantwortung im Rahmen des Facility Managements systematisch dar und hilft Haftungsrisiken zu minimieren. Die Richtlinie wurde 2022 grundlegend aktualisiert und inhaltlich in den Themenfeldern Klimaschutz, Nachhaltigkeit und Cybersicherheit erweitert. Neu sind unter anderem Hinweise auf kommende Vorgaben im Zuge der Umsetzung der EU-Taxonomie-Verordnung und der Corporate Sustainability Reporting Directive.

Welche Aufgaben unterstützt eine Facility-Management-Software?

Gebäudemanagement-Software kann eine Vielzahl von Aufgaben für Gebäudemanager vereinfachen, beschleunigen oder automatisieren. Der konkrete Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Einsatzbereich, Objekt und Software-Tool.

Typische Tätigkeiten, die im Facility Management softwaregestützt erledigt werden:

Instandhaltungsmanagement:

• Verwaltung von Wartungsverträgen und Serviceanbietern
• Automatische Erinnerungen für regelmäßige Wartungsarbeiten
• Planung und Überwachung von Reparaturen
• Digitale Wartungshistorie

Energiemanagement:

• Echtzeit-Überwachung und Analyse des Energieverbrauchs
• Identifikation von „Energie-Lecks“ und Einsparpotenzialen
• Integration von intelligenten Systemen zur automatischen Steuerung und Optimierung des Energieverbrauchs

Raumnutzungsverwaltung:

• Planung und Buchung von Büros und Besprechungsräumen
• Verwaltung von Arbeitsplatzressourcen
• Optimierung der Raumauslastung
• Szenarien für Umnutzungen
• Planung von Umzügen.

Asset-Management:

• Inventarisierung von Vermögenswerten
• Lebenszyklus-Management für Gebäudeausstattung und -anlagen

Sicherheitsmanagement:

• Verwaltung der Schlüssel-/Kartenvergabe
• Überwachung von Sicherheitssystemen wie Kameras und Zugangskontrollen
• Verwaltung von Sicherheitsinspektionen und -protokollen
• Automatische Benachrichtigungen bei Sicherheitsvorfällen

Dokumentenmanagement:

• Digitale und zentrale Speicherung und Verwaltung von Gebäudedokumentationen, Plänen und Handbüchern
• Revisionssicherheit für wichtige Dokumente

Compliance-Management:

• Überwachung und Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen
• Unterstützte Generierung von Reports und Berichten für Inspektionen, Audits und Zertifizierungen

Finanzmanagement:

• Budgetplanung und Budgetüberwachung für den Gebäudebetrieb
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit definierten Freigabeprozessen

Berichterstattung und Analysen:

• Erstellen von individuellen Berichten zu verschiedenen Aspekten des Gebäudemanagements
• Analyse von Leistungskennzahlen (KPIs) als Basis für Entscheidungen und für kontinuierliche Verbesserungen

Kommunikation und Kollaboration:

• Gemeinsames Projektmanagement mit Verantwortlichkeiten und Friste
• Automatisierte Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse und Aufgabe
• Eskalationsplanun
• Kommunikationsplattform für Verwalterteams und externe Dienstleister

Wer profitiert von einer Facility- oder Gebäudemanagement-Software?

Wo große oder viele Immobilienobjekte im Bestand sind, kümmert sich meist eine verantwortliche Person, ein Team oder ein spezialisierter Dienstleister um das Facility Management.
Egal ob intern oder extern: Der Einsatz einer professionellen Software für Gebäudemanagement ist in vielen Anwendungsbereichen sinnvoll:

• Immobilienunternehmen
• Facility-Management-Dienstleister
• Unternehmen mit großen Bürogebäuden
• Produktionsstätten
• Handelsketten
• Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten
• Behörden, die für die Verwaltung von staatlichen Gebäuden und Einrichtungen verantwortlich sind
• Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen

Vorteile einer Gebäudemanagement-Software

Computergestütztes Facility Management (CAFM) bietet zahlreiche Vorteile:  
Effizienz: Gebäudemanagement-Software beschleunigt, vereinfacht und automatisiert viele bislang papierbasierte oder auf Insellösungen verteilte Prozesse. Der administrative Aufwand wird reduziert, der Suchaufwand nach Informationen und Dokumenten sinkt und die Zusammenarbeit aller Beteiligten wird optimiert.

Kosten & Werterhalt: Facility Manager können Betriebskosten und Investitionen in Echtzeit überwachen. Einsparpotenziale werden auf Knopfdruck identifiziert, Budgets effektiver verwaltet und das Kostencontrolling vereinfacht. Die automatisierte Planung von Instandhaltungsarbeiten vermeidet präventiv größere Schäden, führt langfristig zu Kosteneinsparungen und einer höheren Lebensdauer des Objekts. Auch die Softwarekonsolidierung bietet Ansätze zur Kostenoptimierung.

Transparenz: Die Integration von Facility-Management-Software mit anderen Systemen wie ERP oder BIM ermöglicht es, sämtliche relevanten Daten zu Gebäuden und Dienstleistungen zentral zu erfassen und zu verwalten. Dies fördert eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse. Zudem ist der Zugriff aller Verantwortlichen auf aktuelle und konsistente Informationen gewährleistet.

Compliance: Eine professionelle Gebäudemanagement-Software hält stets die neuesten gesetzlichen Vorschriften und Normen bereit. Dies ermöglicht Immobilienbetreibern, sich klar über erforderliche Maßnahmen zu informieren und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen effizienter zu gewährleisten.

Nachhaltigkeit & Umweltschutz: Eine auf das Nachhaltigkeitsmanagement ausgerichtete CAFM-Software hilft bei der Überwachung und Optimierung der Energieeffizienz, des Wasserverbrauchs, des Abfallmanagements und der damit verbundenen Umweltauswirkungen. Die Definition und Dokumentation der Maßnahmen vereinfacht die Berichterstattung von Nachhaltigkeitszielen.

Sicherheit: Der Sicherheitsstandard des Gebäudes steigt, wenn Zugangskontrollen, Schlüsselvergabe und Notfallpläne mittels einer Gebäudemanagement-Software zentral koordiniert und überwacht werden.

Raumnutzung: Die Kombination der Daten aus dem Flächenmanagement und der Raumbelegung hilft, Unter- und Überkapazitäten zu vermeiden. Facility Manager treffen fundierte Entscheidungen zum Flächenbedarf und können die Nutzung flexibel an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Darüber hinaus werden die Objektkosten für Reinigung, Heizung und Kühlung optimiert.

Nutzererfahrung: Gebäude müssen nicht nur funktionieren und effizient verwaltet werden, sondern tragen auch zum Wohlbefinden der Menschen im Gebäude bei – Stichwort „Healthy Building“. Eine Gebäudemanagement-Software vereinfacht die Balance zwischen Wirtschaftlichkeit und Komfort, indem Faktoren wie Beleuchtung, Belüftung und Raumtemperatur präzise kontrolliert und gesteuert werden können.

Mobile Verwaltung: Dank mobiler Apps lassen sich viele Aufgaben ortsunabhängig erledigen. Das verkürzt die Reaktionszeiten, minimiert die notwendige Präsenz und federt den wachsenden Fachkräftemangel ab.

Gebäudemanagement-Software: Ratgeber zur Tool-Auswahl

Der Markt der Software für Gebäudemanagement ist groß und der Leistungsumfang der Lösungen sehr unterschiedlich. Um eine Fehlinvestition zu vermeiden, lohnt sich ein ausführlicher Facility-Management-Software-Vergleich.

Wichtig: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Enabler, um Abläufe zu verbessern. Eine passende Softwarelandschaft ist eine wichtige Basis, braucht aber ein perfektes Zusammenspiel zwischen Mensch und Tool, um ihr volles Potenzial zu entfalten. Die Einführung einer Gebäudemanagement-Software ist deshalb kein reines Technologie-Thema. Nur wenn es Menschen gibt, die das Tool gerne und gut nutzen und die richtigen Schlüsse aus den Daten ziehen, kann der gewünschte Erfolg erzielt werden.

Welche Funktionen sollte eine Gebäudemanagement-Software bieten?

Kleine Hausverwaltung oder großer Immobilienkonzern? Ganzheitliche Software-Plattform oder spezialisiertes Nischen-Tool? Nicht jeder Facility-Manager benötigt dasselbe Spektrum an Features in seiner täglichen Arbeit. Aber es gibt einige Kernfunktionen, die eine klassische CAFM-Software mitbringt:

• Digitale Pläne, BIM-Modelle und 3D-Darstellungen für das Raum- und Flächenmanagement
• Analysen, KPIs und Prognosen
• Automatisierte Dokumentation, z.B. für den Brandschutz, für Nachhaltigkeitsberichte oder Umweltstandards
• Individualisierbare Dashboards
• Echtzeitberichte und individuelle Reportings
• Kostencontrolling und Budgetverwaltung
• Gewährleistungsmanagement
• Formular- und Vorlagenmanagement
• Termin- und Fristenverwaltung mit Erinnerungsfunktion und Eskalationsmanagement
• Asset-Tracking
• Lager- und Materialverwaltung
• Inventar-Erfassung und Inventur-Unterstützung
• Tools zur Kommunikation im Team und mit Dienstleistern
• Arbeitsauftragsverwaltung, Workflow-Definition und Aufgabenverfolgung
• Projektmanagement und Projektstatistik
• Störungsmanagement, Technikermanagement und Reparaturaufträge
• Wartungsplanung und Wartungshistorie
• Integriertes Energiemanagement
• Angebotswesen (Angebote und Kostenvoranschläge, Anbieterbewertung)
• Vertragswesen
• Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung
• Dokumentenmanagementsystem (DMS) und revisionssichere Archivierung

Facility-Management-Software vergleichen: Darauf sollten Sie achten!

Tragen Sie im ersten Schritt Ihre Anforderungen an die neue Facility-Management-Software zusammen: Was soll das Tool aktuell können und was ist Ihre langfristige Digitalisierungsstrategie?

• Welche Features sind notwendig – eventuell speziell für Ihre Nische?
• Welche Funktionen sollen auch mobil nutzbar sein?
• Welche Schnittstellen zu anderen Programmen brauchen Sie?
• Wie skalierbar muss die Software sein?
• Verwalten Sie Immobilien im Ausland, d.h. arbeiten Sie mit verschiedenen Währungen, Maßeinheiten, Steuersätzen, Zeitzonen, Vorschriften und Sprachen?
• Favorisieren Sie eine Software auf Ihrem eigenen Server oder wünschen Sie sich eine Cloud-Lösung?

Erstellen Sie eine Shortlist mit 3 bis 5 Anbietern und beschäftigen Sie sich intensiv mit der Funktionalität, aber auch mit der Nutzerfreundlichkeit des Tools und mit der Professionalität des Anbieters. Gibt es einen verlässlichen Support und ein Schulungsangebot? Wie regelmäßig werden Updates und Upgrades bereitgestellt? Bringt der Anbieter Know-how aus der Immobilienwirtschaft mit? Kennt er die Trends und gesetzlichen Vorschriften im Gebäudemanagement und berücksichtigt diese in der Software-Roadmap? Welche Strategie gibt es für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in Ihrer Branche?

Tipp: Online-Demos oder Testversionen helfen, ein besseres Gefühl für die Unterschiede zu bekommen.

Sobald Sie Preismodelle oder besser noch einen individuellen Kostenvoranschlag vorliegen haben, können Sie in eine wirtschaftliche Abwägung gehen: Wie gut bilden die jeweiligen Lösungen Ihre Anforderungen ab? Passt das Kosten-Nutzen-Verhältnis? Welche Einspar- und Optimierungspotentiale sind realistisch? Wann amortisiert sich Ihre Investition?

Sie sind noch unentschlossen? Das GEFMA 444 Zertifikat ist eine Entscheidungshilfe: Der 14-teilige Kriterienkatalog der German Facility Management Association prüft und bewertet die Qualität und Usability von Gebäudemanagement-Software.

Fazit: Gebäudemanagement Software wird unverzichtbar

Energiekrise, Fachkräftemangel und Nachhaltigkeit, gesellschaftliche Trends und volatile regulatorische Anforderungen: Angesichts zunehmend dynamischer Rahmenbedingungen werden auch im Facility Management künftig mehr denn je Effizienz, Agilität und Compliance über die erfolgreiche Bewirtschaftung von Immobilien entscheiden. Eine smarte Software für Gebäudemanagement wird damit von Nice-to-Have zum Must-Have.