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16.01.2025 | Redaktion Softwarevergleich.de

ERP im Mittelstand: Warum KMUs weiter digitalisieren müssen

ERP im Mittelstand – wie profitieren KMUs von modernen Enterprise-Resource-Planning-Lösungen? Erfahren Sie, wie ERP-Systeme kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und sich im Wettbewerb zu behaupten. Sie erhalten in diesem Beitrag wertvollen Wissen darüber, welche ERP-Funktionen unverzichtbar sind, wie moderne Technologien unterstützen und warum die richtige ERP-Software-Auswahl entscheidend für nachhaltiges Wachstum im Mittelstand ist.

Mann arbeitet am Laptop

Bildquelle: Mer_Studio / Adobe Stock

ERP im Mittelstand: Warum Unternehmen ERP brauchen

Der Mittelstand sieht sich zunehmend komplexen Herausforderungen gegenüber, die eine klare, digitale Struktur erfordern. Dabei behindern ineffiziente Prozesse die Arbeit und führen zu fehlerhaften Daten sowie unzuverlässigen Entscheidungsgrundlagen. Ein zentrales Thema sind fragmentierte Prozesse und Datensilos. Die „Industrie-Studie 2023, Erfolgsfaktoren Daten“ des Technologiehauses XPLM belegte, dass für rund Dreiviertel der Unternehmen Datensilos ein Problem für die interne Zusammenarbeit und ein Wettbewerbsnachteil seien. Oft arbeiten Abteilungen mit getrennten Tools, die nicht miteinander vernetzt sind. Das führt zu ineffizienten Abläufen, fehlerhaften Daten und einer unzuverlässigen Entscheidungsgrundlage. Gleichzeitig wächst der Druck, Skalierung und Wachstum im Mittelstand zu meistern: Steigende Kundenanforderungen – etwa an schnelle Lieferzeiten, personalisierte Angebote und nahtlose Bestellprozesse – und sich verändernde wie auch neue Märkte bringen bestehende Strukturen schnell an ihre Grenzen. Chaos und Ressourcenengpässe sind die Folge. Das bindet auch personelle Kapazitäten und zwingt Mitarbeiter häufig dazu, mehrere Rollen zu übernehmen, was die Fehlerquote erhöht und wichtige Abläufe verzögert.

Schon gewusst?

Der Nutzen von ERP-Systemen wird auch durch aktuelle Daten belegt. Laut der Studie "ERP in der Praxis 2024/25" der Trovarit AG bewerten Anwender ihre ERP-Lösungen mit einer durchschnittlichen Note von 1,8 (auf einer Skala von 1 = sehr gut bis 6 = ungenügend), was auf eine hohe Zufriedenheit hinweist. Diese positive Bewertung zeigt, dass ERP-Systeme tatsächlich in der Lage sind, mittelständische Unternehmen bei der Optimierung von Prozessen und der Steigerung ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu unterstützen. Besonders hervorzuheben ist dabei die Flexibilität von ERP-Systemen, die es mittelständischen Unternehmen ermöglicht, individuelle Anforderungen zu erfüllen und Wachstum zu fördern.

Parallel dazu steigen die regulatorischen Anforderungen, von Datenschutz bis Compliance. Diese manuell zu bewältigen, kostet Zeit und birgt Risiken, die sich mittelständische Unternehmen nicht leisten können. Zudem bleiben dabei Transparenz und Berichterstattung oft auf der Strecke: Daten liegen verstreut vor, und Berichte sind aufwendig und/oder fehlerhaft. Das macht fundierte Entscheidungen für Mittelstandsunternehmer schwer. Hinzu kommt dann noch der steigende Wettbewerbsdruck, weil größere Mitbewerber bereits digitalisiert und automatisiert haben, was sie schneller und effizienter macht – ein Tempo, das ohne systemgestützte Abläufe kaum zu halten ist.

Diese Herausforderungen zeigen: Ohne klare Strukturen und vernetzte Systeme fällt es schwer, diese Probleme zu meistern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein ERP ist im Mittelstand nicht nur ein Werkzeug, sondern ein unverzichtbarer Baustein, um Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und Wachstum nachhaltig zu ermöglichen.

Die Entwicklungen von ERP im Mittelstand

Die Anforderungen an ERP-Systeme im Mittelstand haben sich durch die digitale Transformation grundlegend verändert. Moderne Lösungen müssen nicht nur flexibel und skalierbar sein, sondern auch eine Vielzahl neuer Technologien und Geschäftsmodelle unterstützen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Benutzerfreundlichkeit, Datenintegration und Analysefähigkeit.

Modernisierung und Flexibilisierung

Die Modernisierung von ERP-Systemen konzentriert sich zunehmend auf modulare, cloud-basierte und mobile Ansätze. Zwar setzen noch 52 % der Mittelständler auf On-Premises-Lösungen, so das ERP-Barometer 2024 von abas, doch 31 % nutzen bereits Cloud-ERPs und weitere 45 % planen die Migration in die Cloud. Modularisierte Cloud-Systeme bieten Mittelständlern die Möglichkeit, gezielt einzelne Module auszuwählen und je nach Bedarf zu erweitern. Dies reduziert die Komplexität und die Kosten einer Implementierung. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den Zugriff auf ERP-Systeme von überall, was gerade für dezentral arbeitende Teams oder Außendienstmitarbeiter von Vorteil ist. Die Notwendigkeit, teure IT-Infrastrukturen zu unterhalten, entfällt. Ergänzt wird dies durch mobile Anwendungen, die Mitarbeitenden unterwegs Zugriff auf relevante Daten und Prozesse bieten. Moderne, benutzerfreundliche Oberflächen vereinfachen die Bedienung und steigern die Akzeptanz bei den Nutzern, was für eine erfolgreiche Integration entscheidend ist.

Integration neuer Technologien

Die Integration neuer Technologien in ERP-Systeme hat die Funktionalität und Effizienz erheblich erweitert. Künstliche Intelligenz (KI) übernimmt Routineaufgaben, unterstützt bei komplexen Entscheidungen und ermöglicht vorausschauende Analysen, wie etwa die Wartung von Maschinen (Predictive Maintenance). Das Industrial Internet of Things (IIoT) eröffnet neue Möglichkeiten, indem es Echtzeitdaten aus der Produktion und anderen Geschäftsbereichen direkt in ERP-Systeme einspeist. Diese Daten fließen nahtlos in Planungs- und Steuerungsprozesse ein und erhöhen die Agilität des Unternehmens. Gleichzeitig ermöglichen Big Data-Analysen tiefere Einblicke in Markttrends, Kundenverhalten und betriebliche Abläufe, wodurch Unternehmen ihre Strategien datenbasiert optimieren können.

Anpassung an neue Geschäftsmodelle

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsmodellen ERP im Mittelstand flexibel genug sein, um diese Entwicklungen zu unterstützen. Besonders der E-Commerce und Omnichannel-Vertrieb stellen neue Anforderungen an die Funktionalität. Moderne ERP-Systeme integrieren nahtlose Prozesse, die den Verkauf über mehrere Kanäle hinweg ermöglichen und gleichzeitig einheitliche Kundenerfahrungen schaffen. Auch im Bereich der Aftermarket-Dienstleistungen, wie Wartung oder Ersatzteilversorgung, gewinnen ERP-Systeme an Bedeutung. Sie unterstützen serviceorientierte Prozesse, die nicht nur zusätzliche Umsatzmöglichkeiten schaffen, sondern auch die langfristige Kundenbindung stärken.

Fokus auf Skalierbarkeit und Individualisierung

Mittelständische Unternehmen stehen, wie eingangs geschildert, oft vor der Herausforderung, ERP-Systeme zu finden, die mit ihrem Wachstum und ihren sich wandelnden Anforderungen Schritt halten können. Skalierbare Systeme ermöglichen es, neue Funktionen hinzuzufügen, ohne die gesamte IT-Landschaft zu überarbeiten. Gleichzeitig bieten moderne ERP-Systeme umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten, um spezifische Anforderungen verschiedener Branchen abzudecken. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die sich mit spezialisierten Geschäftsmodellen oder komplexen Anforderungen von der Konkurrenz abheben möchten. Die Flexibilität dieser Systeme macht sie zu einer langfristigen Investition, die den Mittelstand optimal unterstützt.

Verbesserung der Datenintegration und -analyse

Eine zentrale Datenplattform ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil moderner ERP-Systeme. Sie integriert Daten aus unterschiedlichen Quellen, wie Produktionsdaten, Vertriebskennzahlen oder Lieferantendaten, und stellt sie in konsistenter Form bereit. Dies verbessert nicht nur die Datenqualität, sondern reduziert auch redundante Informationen, die zu Fehlern führen könnten. Echtzeit-Datenverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dadurch wird die Unternehmenssteuerung agiler und effektiver.

ERP im Mittelstand: Die Vorteile

Ein modernes ERP-System bietet mittelständischen Unternehmen weit mehr als nur eine Softwarelösung – es ist ein strategisches Werkzeug, um Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft zu steigern. Ob durch die Optimierung von Prozessen, die Verbesserung der Datenqualität oder die Integration neuer Technologien – die Vorteile sind vielfältig und schaffen eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Hier ein Überblick über die zentralen Vorteile, die ein ERP-System bietet:

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Kosteneinsparungen: Optimierte Finanzplanung und Ressourcennutzung, Automatisierung von Prozessen reduziert Arbeitsaufwand und Fehler
  • Skalierbarkeit: Flexible Anpassung an Wachstum und neue Geschäftsmodelle, Unterstützung bei der Expansion in neue Märkte oder Standorte
  • Verbesserte Datenqualität: Einheitliche Dashboards für fundierte und schnelle Entscheidungen, Echtzeitdaten ermöglichen bessere Analyse- und Berichtsfunktionen
  • Prozessoptimierung: Effizientere Abläufe durch Automatisierung und Integration von Abteilungen, Reduktion redundanter Systeme und Dateninseln
  • Wettbewerbsvorteile: Schnelle Anpassung an veränderte Marktanforderungen, Verbesserter Kundenservice durch Zugriff auf aktuelle Daten
  • Mitarbeiterproduktivität: Zeitersparnis durch automatisierte Workflows und Prozesse, Vereinfachung der Arbeitsabläufe durch benutzerfreundliche Oberflächen
  • Innovationsförderung: Integration neuer Technologien wie KI und IIoT, Unterstützung bei der Entwicklung neuer Produkte und Geschäftsmodelle
  • Kostenkontrolle: Klare Übersicht über Finanzen und Ressourcen, Reduktion von Lagerbeständen und Fehlbestellungen
  • Langfristige Investitionssicherheit: Zukunftsfähigkeit durch flexible und modulare Systeme, Skalierbare Lösungen passen sich an Veränderungen im Unternehmen an

Welche Funktionen sollte ein ERP-System für den Mittelstand bieten?

ERP im Mittelstand sollte eine umfassende Palette an Funktionen bieten, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelgroßer Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Funktionen gewährleisten, dass alle zentralen Geschäftsprozesse effizient abgedeckt werden und das Unternehmen gleichzeitig flexibel auf Marktveränderungen reagieren kann. Zu den Kernfunktionen gehören:

  • Finanz- und Rechnungswesen: Ein ERP-System muss Funktionen für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsabwicklung, Anlagenbuchhaltung sowie Controlling bieten. Diese Funktionen sorgen für eine transparente und rechtskonforme Finanzverwaltung.
  • Materialwirtschaft: Die Verwaltung von Beschaffung, Lagerhaltung und Bestandsmanagement gehört zu den Grundpfeilern eines ERP-Systems. Es ermöglicht die Optimierung der Lieferketten und die Vermeidung von Engpässen.
  • Produktion und Logistik: Produktionsplanung und -steuerung sowie die Integration logistischer Abläufe wie Versand- und Transportmanagement sind essenziell, um Prozesse in Unternehmen zu koordinieren und zu automatisieren.
  • Vertrieb und CRM: Tools für das Customer Relationship Management (CRM) sowie die Unterstützung des Vertriebsprozesses helfen, Kundenbeziehungen zu pflegen und Umsätze zu steigern.
  • Reporting und Business Intelligence (BI): Aktuelle Daten und Dashboards bieten wertvolle Einblicke in die Geschäftsentwicklung und unterstützen fundierte Entscheidungen.

Ein ERP-System bildet das Herzstück der digitalen Unternehmenssteuerung und ermöglicht die effiziente Integration und Automatisierung zentraler Geschäftsprozesse. Doch gerade im Mittelstand, wo Ressourcen oft begrenzt sind und Flexibilität entscheidend ist, müssen ERP-Systeme spezifische Anforderungen erfüllen. Neben den klassischen Kernfunktionen spielen für ERP im Mittelstand zusätzlich folgende eine Rolle:

  • Modularität und Anpassungsfähigkeit: Mittelständische Unternehmen profitieren von einem ERP-System, das sich modular erweitern und an spezifische Geschäftsanforderungen anpassen lässt. So können Unternehmen die Funktionen nutzen, die sie wirklich brauchen, und bei Bedarf weitere hinzufügen.
  • Integration mit bestehenden Systemen: Ein ERP-System sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen, um Insellösungen zu vermeiden und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu fördern.
  • Cloud-Optionen für Flexibilität: Cloud-basierte ERP-Systeme bieten Mobilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Sie ermöglichen es mittelständischen Unternehmen, unabhängig von Standort oder Infrastruktur auf ihr System zuzugreifen.

Ein ERP-System mit diesen Funktionen und Eigenschaften bietet dem Mittelstand eine solide Grundlage für Wachstum, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend digitalen Geschäftsumfeld.

Erfolgsfaktor ERP im Mittelstand: Die Basis für nachhaltiges Wachstum

ERP im Mittelstand ist unverzichtbar, damit sich mittelständische Unternehmen auf Wachstumskurs bringen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz steigern. Durch die Integration zentraler Geschäftsprozesse, die Automatisierung von Abläufen und die Bereitstellung einer einheitlichen Datenbasis schaffen sie die Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine agile Unternehmenssteuerung. Doch der Weg zum richtigen ERP-System erfordert eine sorgfältige Planung und einen professionellen ERP-System-Vergleich. Mit einem klaren Fokus auf die eigenen Bedürfnisse und einer fundierten Auswahl lassen sich mit ERP-Systemen nicht nur interne Prozesse optimieren, sondern auch entscheidende Wettbewerbsvorteile erzielen – ein unverzichtbarer Schritt für KMUs.

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