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31.10.2024 | Redaktion Softwarevergleich.de

BI-Tools im Vergleich: Was muss eine moderne BI-Software können?

BI-Tools sind gefragt, denn Business Intelligence (BI) ist für moderne Unternehmen essenziell: Bei den weitreichenden Entscheidungen, die das Management treffen muss, braucht es verlässliche Daten, um diese zu stützen. Doch wie finden Unternehmen die passende BI-Software? Wir verraten, worauf es bei BI-Tool-Vergleich ankommt.

Symbolbild mit Computer für BI-Tool

Bildquelle: Adobe Stock

Inhalt

Es ist gar nicht so einfach sich im Daten-Dschungel des eigenen Unternehmens zurechtzufinden. Besonders dann nicht, wenn man schnell valide Informationen benötigt, um eine wichtige Entscheidung zu treffen. Manuell ist das Datenmanagement im digitalen Zeitalter ohnehin kaum zu bewältigen und zudem ist es in Form von Exceltabellen & Co. äußerst fehleranfällig. Folglich ist es für Unternehmen wichtig, in intuitiv nutzbare BI-Tools zu investieren, welche sie automatisiert bei der Sammlung, Speicherung und Analyse der Daten sowie bei der Datenaufbereitung im Hinblick auf relevante Business-KPIs unterstützen. Der Markt an BI-Software und verschiedenen Plattformen ist allerdings groß und Entscheidern mangelt es nicht an Optionen, wohl aber an Entscheidungshilfen. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Wahl eines Business Intelligence Tool ankommt und auf welche Features Sie nicht verzichten sollten.

Definition: Was ist ein BI-Tool?

Eine BI-Software ist eine vollautomatisierte Software-Lösung für das Datenmanagement im Unternehmen. Sie unterstützt Organisationen nicht nur bei der Sammlung und Speicherung wichtiger Daten, sondern hilft auch bei deren Analyse, Visualisierung und dem Reporting gegenüber Abteilungsleitung oder Management. Verschiedenste Daten lassen sich mit einem BI-Tool automatisiert generieren und zielgerichtet auswerten. Die Ergebnisse können Unternehmen auf Knopfdruck in Grafiken und Dashboards übersetzen und sorgen damit für eine zuverlässigere und effizientere Entscheidungsfindung.

Beispiele von BI-Tools als Vergleichsgrundlage

BI-Tool-Anwender können – ohne explizites Analystenwissen – selbst datengetrieben arbeiten und mit wenigen Klicks auf unterschiedliche Datentypen zugreifen – von historischen und aktuellen Zahlen, Daten von Drittanbietern, unternehmensinternen Informationen bis hin zu semistrukturierten und unstrukturierten Daten. Moderne Business Intelligence Tools werden dabei immer intuitiver und nutzen inzwischen auch künstliche Intelligenz, um noch genauere Strukturierungen und Analysen der Daten zu ermöglichen – oder gar Vorhersagen zu machen. Als sogenannte Predictive Analytics helfen diese Prognosen dabei, Markttrends zu erkennen, proaktive Lösungen abzuleiten, offene Fragen und Probleme zu identifizieren und neue Geschäftsfelder zu entdecken.

Die 7 größten Vorteile einer BI-Software

1. Alle relevanten Daten auf einen Blick

BI-Tools ermöglichen eine unkomplizierte Zusammenfassung aller relevanten Daten aus CRM- und ERP-Systemen, Datenbanken, Flat Files und Social Media. Diese Datenquellen lassen sich zum Beispiel in ein zentrales Data Warehouse oder ähnliches integrieren, auf das alle Anwender zugreifen können.

2. Self-Service-Analysen ohne Vorkenntnisse möglich

Noch vor gar nicht allzu langer Zeit waren Datenabfragen und -analysen so komplex, dass ausschließlich geschulte Datenbankspezialisten und Data Scientists sie ausführen konnten. Inzwischen führen auch Fachwender Analysen dank intuitiver Benutzeroberflächen von BI-Software eigenständig durch und können wichtige Fragen ad-hoc beantworten. Das führt nicht nur zu einer immensen Zeitersparnis, sondern reduziert auch Kosten.

3. Zuverlässige Geschäftsprognosen

Zukünftige Ereignisse lassen sich mithilfe von Predictive Analytics viel genauer vorhersagen, als das früher möglich war. Vorhersagemodelle sind heute im Handumdrehen automatisiert erstellt – einfach und bequem mit BI-Tools. Dabei vergleichen diese historische mit aktuellen Daten und identifizieren Zusammenhänge, Muster und Trends. Chancen und Risiken lassen sich dadurch schneller erkennen, was Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil verschafft.

4. Automatisch verlässliche Entscheidungsgrundlagen

Manuelle Datenmanagement-Prozesse gehören der Vergangenheit an. Denn mithilfe von Business Intelligence Tools wird der komplette Analyse-Prozess nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch verlässlicher: Daten lassen sich nicht nur automatisch erfassen, sortieren, analysieren und aufbereiten, sondern auch zuverlässig überprüfen und abgleichen. Sodass die Datenbasis für Business-Entscheidungen immer von höchster Qualität ist.

5. Weniger Kosten, verbesserte Profitabilität

Von der Planung über die Analyse bis zum fertigen Bericht beschleunigen BI-Tools den kompletten Prozess in Echtzeit. Dadurch sind viele Unternehmen überdurchschnittlich profitabler: Eine Umfrage des Business Application Research Center (BARC)1  zufolge konnten Unternehmen durch die Implementierung moderner BI-Software ihren Umsatz um mehr als die Hälfte steigern (55%) und gleichzeitig wertvolle Kosten einsparen.

6.    Online-Zugriff von allen Endgeräten

Viele cloudbasierte BI-Tools sind als Software-as-a-Service (Saas)-Lösung auch vom Tablet oder Smartphone jederzeit für Nutzer zugänglich. Unternehmen sparen sich Einrichtungskosten sowie hohe Ausgaben für die Implementierung und Wartung. Fachanwender können ohne Programmierkenntnisse schnell mit den ersten Analysen starten.

7.    Klare Wettbewerbsvorteile

Da Unternehmen das volle Potenzial ihrer Datenmengen ausschöpfen und Markttrends schneller erkennen, sind sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus. Eine BI-Software ermöglicht es ihnen, interne Geschäftsdaten mit den wichtigsten Markt-KPIs zu verbinden, diese zu analysieren und visuell darzustellen. Die entsprechenden Erkenntnisse lassen sich im Anschluss mit allen Beteiligten teilen, sodass Entscheidungen datenbasiert und strategisch möglich sind.

1https://bi-survey.com/benefits-business-intelligence

BI-Tools vergleichen: Auf welche Features kommt es an?

Die Vorteile moderner Software für Business Intelligence liegen auf der Hand, doch was genau macht ein gutes und moderne BI-Tool aus? Vergleicht man am Markt die verschiedenen BI-Tools, stellt sich heraus, dass diese bestimmte Standardfunktionen gemeinsam haben, sich aber anhand anderer spezifischer Features unterscheiden.

Hinzu kommt, dass natürlich jedes Unternehmen seine ganz eigenen Anforderungen, Herausforderungen und Use Cases mitbringt, welche dann darüber entscheiden, wie relevant die gebotenen Funktionen überhaupt sind. Daher ist es im ersten Schritt wichtig, dass Unternehmen eine BI-Strategie ausarbeiten. In dieser sollten die folgenden Punkte genauestens definiert sein:

  • Anwendergruppe: Wer erhält Zugriff und wird das BI-Tool nutzen?
  • Planungs- und Steuerungsprozesse: Welche Use Cases müssen durch eine BI-Software abgedeckt werden?
  • Controlling, Reporting & Analytics: Welche Module oder Bereiche sind überhaupt erforderlich?
  • Daten- und Systemarchitektur des BI-Tools: Wie muss dies aufgebaut sein, damit sie langfristig Sinn stiftet und ausbaufähig ist.
  • Datenerfassung und Speicherort: Wo kommen die Daten her? Wo müssen sie abgelegt werden? Wie sind sie zu pflegen, um die deren Qualität sicherzustellen?
  • Die wichtigsten BI-Funktionen: Wie sollten zum Beispiel Dashboards, webbasierte User Interfaces, Prognosemodelle gestaltet sein?
  • BI-Rollen und Anwenderschulungen: Wer (Power User, Casual User usw.) muss wie mit der BI-Software arbeiten können? Wie lässt sich das Onboarding absolvieren?
  • Ausarbeitung eines Data-Governance-Plans: Wie sind Daten zu speichern oder zu archivieren? Wer darf wie Zugriff darauf erhalten (Rollen- und Rechtekonzept)? Was ist im Hinblick auf Datenschutz und -sicherheit zu beachten?

Shortlist anfertigen: Kriterien für den BI-Tools-Vergleich

Nachdem Sie Ihre BI-Strategie festgelegt haben, wissen Sie, was eine entsprechende Software für Sie leisten muss. Auf dieser Basis können sie geeignete BI-Tools herausfiltern bzw. ausschließen. Im nächsten Schritt sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  1. Wie steht es um den ROI (Return of Investment) der BI-Software für die nächsten 5 Jahre?
    Kalkulieren Sie alle externen und internen Kosten und gleichen Sie den Betriebsaufwand mit dem initialen Investment (Kaufpreis) ab.
  2. Wie hoch ist der Implementierungsaufwand eines BI-Tool im Vergleich zu anderen?
    Im besten Fall können sie direkt oder zumindest schnell mit den ersten Projekten loslegen, um die BI-Software zu testen und kennenzulernen.
  3. Wird externe Hilfe für den Betrieb, Wartungsarbeiten und Weiterentwicklungen des BI-Tools benötigt?
    Gerade Wartungskosten sind mitunter hoch. Achten Sie darauf, inwiefern ihr eigenes Team geschult werden kann, um möglichst viele dieser Aufgaben selbst zu übernehmen.
  4. Deckt die BI-Software die Bedürfnisse der einzelnen Anwendergruppen ab?
    Überlegen sie, wofür und wie die einzelnen Abteilungen das BI-Tool nutzen. Fragen Sie sich außerdem, welche Rechte einzelne Fachanwender erhalten sollen. Ihre BI-Strategie gibt Ihnen die Antworten auf diese Fragen.
  5. Wie sieht es mit der Expertise und dem Support des Herstellers aus?
    Überprüfen sie, wie lange der Hersteller bereits BI-Software entwickelt und wie zufrieden bisherige Kunden sind. Es ist außerdem wichtig, dass Sie sich bei Problemen schnell an den Support wenden können und Hilfe erhalten. Gerade für international agierende Unternehmen ist es wichtig, dass der jeweilige Anbieter entsprechend aufgestellt ist und den besonderen Bedürfnissen gerecht wird.
  6. Ist die Preispolitik des BI-Tool-Anbieters transparent?
    Achten sie auf versteckte Kosten und Vertragslaufzeiten. Der Hersteller sollte Sie von Anfang an genauestens aufklären.
  7. Bietet das BI-Tool alle wichtigen Features?
    Auch wenn jedes Unternehmen andere Anforderungen und Bedürfnisse hat, gibt es doch einige Key-Features, die eine moderne BI-Software mitbringen sollte, wie etwa fürs Datenmanagement, die Analysen oder die Aufbereitung in Dashboards und Reports.

Die wichtigsten Features für einen erfolgreichen BI-Software-Vergleich

  • Integrierte Konnektivität zwischen den einzelnen Datenquellen und Datenbanken
  • Nutzerfreundliches und webbasiertes User Interface
  • Filterfunktionen und Drill Down (hierarchischer Datenstrukturen) für Analysen
  • Einfache und automatisierte Visualisierung von Daten
  • Funktionen für die Erstellung von Dashboards und Berichten
  • Hohe Datensicherheit nach aktuellen Standards
  • Bereitstellung der Daten und Funktionen in einer Cloud-Umgebung
  • Erweiterte Analysen mithilfe von künstlicher Intelligenz und Machine Learning

Achten Sie bei Ihrem Vergleich auch auf Reviews von anderen Nutzern. Diese können im Vorfeld auf Plus- oder Minuspunkte des Anbieters hinweisen.

Gibt es Studien für einen aktuellen BI-Tool-Vergleich?

Den besten Überblick über einzelne BI-Tools am Markt und deren Bewertung erhalten Unternehmen von Branchenkennern. In den letzten Jahren sind besonders drei Reports von Relevanz: zum einen von den beiden Markforschungsinstituten Gartner Inc. und Forrester Research Inc., zum anderen der Report des Business Application Centers (BARC). Diese Experten für BI-Tools vergleichen die wichtigsten Anbieter anhand unterschiedlicher Kriterien miteinander. Während Gartner Inc. und Forrester Inc. sich eher auf den amerikanischen Markt konzentrieren, deckt der BARC Report den europäischen Markt mit ab. Das Institut führt seit 2001 jährlich die weltweit größte Anwenderbefragung (BI Survey) durch. Anhand des Feedbacks zu 36 Anbietern von BI-Software vergleicht BARC Nischenprodukte ebenso wie Big Player. Ein besonderes Augenmerk liegt außerdem auf dem Geschäftswert, Projekterfolge, Kundenzufriedenheit, Innovation, Wettbewerbsfähigkeit sowie technische Kriterien (Dashboards, Mobile UI, Visual Analytics usw.).

Die aktuellen Studien und Prognosen – wie die Marktstudie von Dresner Advisory, dem Techreport und der Global Augmented Analytics Market Report and Forecast 2024-2032 von EMR zeigen –, dass der BI-Sektor stark wächst und sich in den kommenden Jahren weiterentwickeln wird. Hier sind die wichtigsten Trends, Zahlen und Prognosen zusammengefasst:

  • Marktgröße und Wachstum: Der globale Markt für Business Intelligence wird voraussichtlich bis 2030 auf über 54 Milliarden US-Dollar anwachsen, bei einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von ca. 9 %.
  • Augmented Analytics: Die fortschrittliche Funktion von BI Software nutzt Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um die Datenanalyse zu automatisieren und zu verbessern. Der Markt für Augmented Analytics wird bis 2026 auf 25 Milliarden US-Dollar geschätzt, mit einer Jahreswachstumsrate von ca. 31 %.
  • Cloud-basierte BI Tools Vergleich: Die Nutzung von Cloud-basierten Business Intelligence Tools nimmt stark zu. 58 % der Fertigungsunternehmen und 40 % der Finanzunternehmen setzen bereits auf Cloud-Lösungen. Gleichzeitig könnte der Markt für mobile BI Software bis 2032 auf 96 Milliarden US-Dollar anwachsen.
  • Datenverwaltung (Data Governance): BI Software mit integrierter Datenverwaltung wird immer wichtiger. Der Markt für Data Governance-Lösungen wird bis 2026 womöglich auf 7,42 Milliarden US-Dollar anwachsen, mit einer jährlichen Wachstumsrate von 22,7 %.
  • Automatisierung in BI Tools: Robotic Process Automation (RPA) wird die Effizienz von BI Tools weiter steigern. Bis 2029 könnte der Markt für RPA auf 43,5 Milliarden US-Dollar anwachsen, mit einer CAGR von über 23 %.

Viele Optionen bei BI-Software: Vergleichen lohnt sich

Nachdem hier die größten Vorteile für den Einsatz moderner BI-Software und die wichtigsten Features beschrieben wurden, ist es an der Zeit für den eigenen BI-Tool-Vergleich. Unser Tipp: Planen Sie langfristig, um das BI-Tool zu finden, das genau zu Ihrer BI-Strategie passt. Aktuelle Studien der Branchenkenner, Testberichte und Kundenbewertungen helfen zwar dabei, sich einen groben Überblick zu verschaffen. Doch besonders praktisch sind Vergleichsportale, die es Unternehmen gestatten, verschiedene Anbieter anhand individueller Kriterien für BI-Tools vergleichen zu können.

  1. Wie lange dauert die Implementierung eines BI-Tools in der Regel?
    Die Implementierungszeit hängt von der Komplexität des BI-Tools und den Anforderungen des Unternehmens ab. Kleinere Lösungen können innerhalb weniger Wochen implementiert werden, während größere Systeme Monate in Anspruch nehmen können.
  2. Welche Trends beeinflussen die Zukunft von BI-Tools?
    Aktuelle Trends wie Augmented Analytics, KI, maschinelles Lernen und cloudbasierte BI-Tools werden die Zukunft der Datenanalyse prägen.
  3. Kann ich mein bestehendes ERP-System mit einem BI-Tool integrieren?
    Viele BI-Tools bieten Konnektivität zu ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics, was eine nahtlose Datenintegration ermöglicht.
  4. Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung von BI-Tools?
    Herausforderungen können die Anpassung an bestehende Systeme, hohe Schulungsaufwände und Datenqualität umfassen. Auch der Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Referenzen und Case Studies der Software-Anbieter helfen dabei einzuschätzen, ob der Hersteller Erfahrungen mit den diesen Problemstellungen hat und wie er sie löst.
  5. Was ist der Unterschied zwischen Self-Service-BI und traditionellen BI-Lösungen?
    Self-Service-BI erlaubt es auch Nicht-Datenexperten, Analysen durchzuführen, während traditionelle BI-Lösungen häufig Datenanalysten erfordern.
  6. Gibt es branchenspezifische BI-Tools?
    Ja, es gibt BI-Tools, die speziell für bestimmte Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Fertigung entwickelt wurden.

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