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21.06.2022 | Redaktion Softwarevergleich

Software-Auswahl leicht gemacht: In 6 Schritten zur richtigen Entscheidung

Je mehr die Digitalisierung an Fahrt aufnimmt, desto öfter stehen Unternehmen vor dem Problem der Software-Auswahl. Denn will man heute am Markt bestehen, ist es nahezu unerlässlich, mittels technologischer Hilfe die eigenen Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Doch was sind die Kriterien für die Software-Auswahl? Und wie findet man am Ende das passende Tool?

Drei Menschen sprechen über Software-Auswahl

Bildquelle: Adobe Stock

Fest steht, dass Unternehmen auf dem Weg zur Software-Auswahl eine Reihe von Stolpersteinen überwinden müssen. Die größten Hürden liegen dabei gleich am Anfang, nämlich beim Definieren der passenden Kriterien für die Software-Auswahl. Denn was nutzt das leistungsstärkste Personalmanagement-Lösung, wenn es an entscheidender Stelle komplett am Bedarf der Nutzer oder an den betrieblichen Gegebenheiten vorbeigeht? Leider verfügen viele Unternehmen zu Beginn des Entscheidungsprozesses weder über einen bedarfsgerechten Anforderungskatalog für die Software-Auswahl noch über ein Vorgehen, das systematisch und ergebnisorientiert ist. Dies ist einer der Gründe, warum viele Software-Projekte scheitern!

 

Die typischsten Fehler bei der Software-Auswahl sind folgende:

  • Man orientiert sich bei der Entscheidung an einer Software-Auswahl-Checkliste, die am eigenen Bedarf vorbeigeht.
  • Die Auswahl fällt auf ein Produkt, das bereits für etwas anderes lizensiert ist.
  • Die Auswahl orientiert sich am guten Ranking in einer Analyse.
  • Die Demoversion einer Software allein wird als ausreichend überzeugend eingestuft.
  • Man entscheidet sich für ein Produkt, das andere Unternehmen der Branche empfehlen.

Die Folgen solcher Fehler sind verlorene Zeit und unnötige Kosten für eine Software-Auswahl, die dem Unternehmen am Ende keinen Nutzen bringt.

 

Software-Auswahl – worauf kommt es wirklich an?

Es stellt sich die Frage, an welchen Aspekten sich Unternehmen bei der Software-Auswahl orientieren können, damit das künftige Tool möglichst passgenau die Anforderungen sowohl der Nutzer als auch der Organisation als Ganzes abbildet. Unterschieden wird meist in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen. Die funktionalen Kriterien betreffen die Ansprüche der Nutzer des jeweiligen Unternehmens an die Funktion der neuen Software. Heute ist es üblich, diese nach agilen Prinzipien in Form von User Stories zu fixieren, etwa „Ich als HR-Manager möchte einen Bewerbungsprozess selbst anpassen können, entsprechend den Erfordernissen in der Personalplanung“. Nicht-funktionale Kriterien beziehen sich auf den betrieblichen Kontext. Funktionale Kriterien sind sehr spezifisch, so dass wir uns im Folgenden auf die nicht-funktionalen Kriterien konzentrieren.

Das sind die Top 10 Kriterien bei der Software-Auswahl:

Verfügbarkeit

  • Wie schnell soll die neue Software verfügbar sein?
  • Braucht jeder Nutzer eine Lizenz?
  • Wie schnell kann die Software auf digitalen Endgeräten genutzt werden?
  • Greifen Nutzer lokal oder über den Browser auf die Software zu?

Flexibilität der Weiterentwicklung

  • In welchem Zyklus entwickelt der Anbieter die Software weiter, basierend auf Trends, Bedürfnissen und Standards einer Branche?
  • Wie wichtig ist es, dass veränderte Gegebenheiten im Unternehmen oder der Branche bei der Weiterentwicklung berücksichtigt werden?

Anpassbarkeit

  • Sollte sich die Software flexibel an Veränderungen des Geschäfts, etwa neue Geschäftsfelder, anpassen lassen?
  • Wie stark sollte die Software auf die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten im Unternehmen zugeschnitten sein?
  • Soll die Software die individuellen Prozesse des Unternehmens abbilden?
  • Oder ist es möglich, die Prozesse an die Standards der Software anzupassen?

Skalierbarkeit

  • Wie wichtig ist es, dass eine Software Wachstum unterstützt?
  • Gibt es Schwankungen in der Nutzung, die es abzubilden gilt, um beispielsweise Kosten zu sparen?

Reifegrad

  • Benötigt das Unternehmen eher eine ausgereifte Software oder eine individuell entwickelte (Neu-)Lösung?

Rechts- und Compliance-Konformität

  • Welche Compliance-Anforderungen muss die Software erfüllen?
  • Welche Gesetze und rechtlichen Vorgaben – etwa im Hinblick auf Datenschutz – muss die Software berücksichtigen?

Kostenfaktor

  • Welche Rolle spielt der Kostenaspekt?
  • Wie wichtig sind genau kalkulierbare Kosten?
  • Wichtig: Verschiedene Kostenarten, etwa Entwicklungs-, Support-, Lizenz- und Betriebskosten beachten!

Herstellerabhängigkeit

  • Wie wichtig ist dem Unternehmen die Unabhängigkeit von einem einzigen Software-Anbieter?
  • Verfolgt es eine Best-of-Breed- oder Suite-Software-Strategie?

Integrationsfähigkeit / Schnittstellen

  • Sollte sich das Tool in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens bequem integrieren lassen?
  • Gibt seitens des Software-Anbieters schon Möglichkeiten für eine Integration, etwa über Schnittstellen, Konnektoren oder Middleware?
  • Wie wichtig ist es, dass das Produkt bereits Schnittstellen zu weiteren Lösungen bietet?

Support

  • Wie hoch ist der eigene Support-Bedarf?
  • Ist ein Hersteller-Support zwingend erforderlich – oder können auch Dienstleister und Implementierungspartner den Support übernehmen?

Die Antworten auf die Frage, wie wichtig die einzelnen Kriterien sind, können bei der Software-Auswahl unterstützen. Zudem sind sie auch ein wichtiger Anhaltspunkt dafür, ob es eher eine Standard- oder eine Individualsoftware sein soll.

Standard-Software oder Individualentwicklung?

Bei der Software-Auswahl lässt sich zwischen zwei Modellen entscheiden: Standard-Produkt oder Individualentwicklung. Klar ist, dass heute die deutliche Mehrheit der Unternehmen der Standardversion den Vorzug gibt. Denn bei der Vielzahl der ausgereiften und modular verfügbaren Produkte für nahezu alle Anwendungen und Branchen fällt es schwer, genügend Argumente für die deutlich kostenintensivere Neuentwicklung zu finden. Dennoch gibt es genügend Fälle, bei denen die Anforderungen der Nutzer und/oder die betrieblichen Rahmenbedingungen so speziell sind, dass sich zumindest ein Abwägen zwischen den Modellen lohnt.

Vergleich von Standard- und Individualsoftware anhand der 10 Kriterien für die Software-Auswahl:

Kriterium Standard-Software Individual-Software
Verfügbarkeit Kurzfristig möglich Langfristig einzuplanen
Flexibilität der Weiterentwicklung Gering bis mittel Hoch
Anpassbarkeit Niedrig bzw. kaum möglich Sehr hoch bzw. gut möglich
Skalierbarkeit Hoch Gering
Reifegrad Hoch Minimal
Rechtskonformität i.d.R. abgedeckt, standardisiert noch nicht abgedeckt, dafür individuell anpassbar
Kosten Preisstruktur vorhanden, konkret bis grob kalkulierbar Keine Preisstruktur, kaum kalkulierbar
Herstellerabhängigkeit Mittel Sehr hoch
Integrationsfähigkeit Schnittstellen u.U. vorbereitet Schnittstellen zu programmieren
Support Verfügbar, erfahren Eingeschränkt verfügbar, unerfahren

In sechs Schritten zur Software-Auswahl

Sich bei der Software-Auswahl von objektiven Kriterien – anstatt von Empfehlungen oder persönlichen Vorlieben – leiten zu lassen, ist ein wichtiger Ausgangspunkt, um von einem Tool wirklich zu profitieren. Dieser Schritt ist Teil des Software-Auswahl Vorgehens, das sicherlich in jedem Unternehmen etwas unterschiedlich aussehen wird. Wichtig ist nur, dass die Software-Auswahl – wie jedes andere Projekt – einem vorher festgelegten, stimmigen Prozess folgt.

Ein mögliches Vorgehen sind diese sechs Schritte:

Kick-off Meeting aufsetzen

Ein Kernteam bestehend aus Fachanwendern und IT-Mitarbeitern legt die Projektschritte für die Software-Auswahl fest und welche User in das Projekt einbezogen werden sollen. Es gilt zudem zu klären, wie die Anforderungen gesammelt werden – etwa anhand von Interviews oder Workshops?

Kriterien für die Software-Auswahl sammeln und bewerten

Im zweiten Schritt gilt es die funktionalen – mit Fokus auf den User – und nicht-funktionalen Anforderungen zu sammeln und alle relevanten Stakeholder mit einzubeziehen. Dies ist die Basis, um einen konkreten Anforderungskatalog zu erstellen, mit dem sich alle Software-Angebote am Markt einheitliche vergleichen lassen.

Anforderungskatalog erstellen

Die gesammelten Wünsche und Kriterien sind für die Software-Auswahl in konkrete Fachtermini zu übersetzen. Hierbei kann erneut eine Evaluierung erfolgen, bei der die Merkmale anhand einer mehrstufigen Skala bewertet werden – von „knock out“ oder „must have“ über „nice to have“ bis „nicht erforderlich“. 

Marktanalyse durchführen

Hier gibt es bei der Software-Auswahl verschiedene Vorgehensweisen, z. B. Sichten aktueller Marktübersichten und das Lesen von User-Feedback und Case-Studies auf Vergleichsportalen wie Softwarevergleich.de sowie das Zurate-ziehen von Analysten-Bewertungen. Ziel ist es, die Auswahl auf eine Shortlist einzugrenzen.

Shortlist erstellen und Hersteller kontaktieren

Mit einer Shortlist von rund 3-10 möglichen Anbietern, welche die vorab definierten Knock-out-Kriterien erfüllen, begeben sich Unternehmen in die vorletzte Stufe der Software-Auswahl. Jetzt gilt es, die Hersteller zu kontaktieren, Pitches anzufragen oder Angebote einzuholen – und zu vergleichen.

Passende Software auswählen

Die Shortlist lässt sich nach ersten Kontakten mit den Anbietern meist schon deutlich reduzieren, sodass der Proof of Concept 2-3 Hersteller in die Endauswahl nimmt und ein paar Nutzer auf Unternehmensseite zur Testphase einlädt. Erst nach Erhalt des Nutzerfeedbacks sollte die finale Entscheidung fallen.

Fazit: Kriterien für Software-Auswahl sind wichtige Basis

Anfang gut, alles gut. Es kommt darauf an, gleich anfangs die richtigen Kriterien für die Software-Auswahl zu definieren und deren Bewertung sorgfältig zu evaluieren. So ist die unverzichtbare Basis dafür geschaffen, am Ende das passende System für den jeweiligen Bedarf zu finden. Der Schritt, in dem die Projektbeteiligten geeignete Kriterien definieren und auswerten, ist Teil eines stimmigen Gesamtprozesses für die Software-Auswahl. Um am Ende die richtige Entscheidung treffen zu können, ist es unerlässlich, bei der Software-Auswahl – genau wie bei anderen IT-Projekten – konsequent einem vorher festgelegten Ablauf zu folgen.

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