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21.06.2022 | Redaktion Softwarevergleich

Software-Einführung: Wie Unternehmen die Projektphasen meistern

Eine Software-Einführung ist so viel mehr als die reine, technische Implementierung eines Tools. Wie ein Unternehmen dabei am besten vorgeht, hängt von spezifischen Faktoren ab. Denn zu sehr unterscheiden sich die Arbeitskulturen, betrieblichen Abläufe und die Software-Lösungen selbst an sich, als dass ein einziges Patentrezept zum Erfolg führen könnte. Doch welche Projektphasen der Software-Einführung gilt es, zu absolvieren? Welche Methoden haben sich bewährt? Und was sind die kritischen Punkte, die es unbedingt zu beachten gilt?

Software-Einführung und ihre Herausforderungen

Jede Software-Einführung ist ein herausforderndes Projekt im Unternehmen. Neben der technischen Implementierung geht es vor allem um den kompletten Prozess von der Definition der Ziele über das Abstecken der Rahmenbedingungen bis hin zum eigentlichen Vorgang der Einführung. Sicherlich gibt es nicht die eine, richtige Software-Einführungs-Methode. Denn eine zusätzliche E-Learning-App lässt sich mit ein paar Klicks installieren, wohingegen die Einführung einer neuen Personalmanagement-Software ein komplexes Vorhaben ist und dementsprechend einen anderen Ablauf benötigt. Zudem unterscheiden sich die Arbeitskulturen und betriebliche Gegebenheiten von Organisationen immens, so dass Unternehmen A für die Einführung derselben Software ein anderes Vorgehen wählt als Unternehmen B.

Trotz aller Unterschiede haben alle Projekte zur Software-Einführung eines gemeinsam: Von Anfang bis Ende muss die Perspektive der Nutzer im Fokus stehen. Denn was nutzt das beste Tool, wenn dessen Anwender es nicht akzeptieren und im schlimmsten Fall sogar boykottieren? Ebenso wichtig ist es, dass das neue Tool systematisch anhand eines vorher definierten Prozesses eingeführt wird, wie auch immer dieser aussehen mag. Ausschlaggebend für den Erfolg der Software-Einführung ist aber auch ein zuvor sorgfältiger Software-Auswahl-Prozess . 

Welche Methoden der Software-Einführung gibt es?

Mag es ein Unternehmen eher klassisch oder modern? Agil oder planbar? Die strategische Entscheidung für die Methode der Software-Einführung steht ganz am Anfang an, denn sie bedingt den nachfolgenden Prozess. Für die Software-Einführung stehen zwei Methoden zur Auswahl: Die klassische Wasserfall-Methode und die agile Methode. Der hauptsächliche Unterschied besteht in der Denkweise und somit im Vorgehen. Die klassische Methode ist plangetrieben mit Pflichtenheft und Projektplan, der Projektumfang – auch Scope genannt – steht fest. Termin und Kosten richten sich nach dem Scope. Demgegenüber ist das agile Vorgehen von der Vision getrieben, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Der Scope ist variabel, denn man nähert sich in mehreren, kurzen Zyklen der optimalen Lösung an. Dafür sind Termin und Kosten von Anfang an fixiert. Agile Methoden gibt es einige, die bekanntesten davon sind SCRUM und Kanban.

Software-Einführung: ein Methoden-Vergleich

Klassische Methode

  • Pflichtenheft und Projektplan mit aufeinander aufbauenden Phasen
  • Komplexer Prozess
  • Lineares Vorgehen entlang der einzelnen Phasen
  • Funktionsfähiges Produkt am Ende des Gesamtprozesses
  • Klar definierter Funktionsumfang
  • Wenig flexibel durch anfangs definierten Funktionsumfang
  • Planungssicherheit

Agile Methode

  • Grobkonzept und Aufteilung in thematische Blöcke
  • Reduziert Komplexität durch Aufteilung in Themenblöcke
  • Iteratives Vorgehen in kurzen Zyklen
  • Funktionsfähiges Produkt am Ende jedes Zyklus (das weiter optimiert wird)
  • Funktionsumfang entwickelt sich ständig weiter
  • Flexibler durch Möglichkeit, geänderte/neue Anforderungen in den Zyklen einzuarbeiten
  • Wenig Planungssicherheit

Am wichtigsten ist es, dass die gewählte Strategie zur Unternehmenskultur und Arbeitsweise passt. Sicherlich erfordert das agile Vorgehen eine höhere Flexibilität bei den Ressourcen und mehr Vertrauen in alle Projektbeteiligten, da das Endergebnis von Anfang an nicht hundertprozentig feststeht.

Die sieben Projektphasen der Software-Einführung

Ob nun in einem linearen Einführungsprozess oder in iterativen Zyklen: In der Regel gibt es sieben Projektphasen der Software-Einführung, die es zu definieren und letztlich zu durchlaufen gilt. Die sieben Schritte gelten bei der Software-Einführung als bewährte Methode – für die klassische wie die agile Vorgehensweise:

1. Ein Skript schreiben

Anfangs ist ein Skript oder Drehbuch zu formulieren, das die Projektbeteiligten durch den Prozess der Software-Einführung leitet. Die wichtigsten Punkte: Plan als Orientierungshilfe für die technische Implementierung (etwa Hardware-System-Checklisten, Konfigurations-Checklisten, Angaben zur Migration, Zeitpläne), Aufgabenverteilung, Roll-back (Hintertür zum Altsystem) inklusive Point of no Return, Smoke-Test (kurze Überprüfung der Kernfunktionen des Systems).

2. Über die Art der Einführung entscheiden

Zur Wahl stehen Big Bang oder iterative Software-Einführung. Beim Big Bang wird das Altsystem abgeschaltet, alle Daten am besten am Wochenende migriert und das Neusystem in der kompletten Organisation eingeführt. Iterative Einführung bedeutet, dass Alt- und Neusystem eine Zeit lang parallel laufen, während einzelne Anwendergruppen Schritt für Schritt für die Nutzung freigeschaltet werden.

3. Schulungen

Ein gutes Schulungskonzept ist entscheidend für den Erfolg der Software-Einführung. Je nach Art der Einführung ist es sinnvoll, entweder erst Key User als (spätere) Multiplikatoren zu schulen oder einzelne Anwendergruppen und Teams passend zum Zeitpunkt der Einführung.

4. Datenmigration

Die Übernahme bestehender Daten muss rechtzeitig und detailliert geplant werden. In der Planungsphase der Software-Einführung sollten die Projektverantwortlichen den Migrationsprozess mehrfach testen. Damit können am Tag X alle auszuführenden Vorgänge und Prozessschritte quasi per Knopfdruck starten.

5. Roll-out

Der Roll-out ist die eigentliche, technische Software-Einführung. Auch sie muss einem schrittweisen Ablauf folgen. Hier muss im Vorfeld Klarheit darüber herrschen, in welchem Umfang der Roll-out erfolgen soll – etwa über einzelne Nutzer, bestimmte Abteilungen oder direkt unternehmensweit. Zumeist hängt dies mit der gewählten Methode zur Software-Einführung zusammen.

6. Support

Nach dem Roll-out überträgt das Projektteam für die Software-Einführung die Verantwortung an die Stelle im Unternehmen oder beim Anbieter, die für den Support zuständig ist. Es ist sinnvoll, mindestens je drei interne und externe Support-Level einzurichten. Zudem helfen Online-Videos und Handbücher den Nutzern dabei, selbst eine schnelle Lösung zu finden.

7. Kontinuierliche Analyse

Nach der Software-Einführung ist vor der Optimierung: Das User-Verhalten und technischen Daten wie etwa Netzwerklast, Speicherverbrauch und Datenqualität sind fortlaufend zu überwachen und auszuwerten, um Ansatzpunkte für eine Optimierung der Software beziehungsweise deren Einsatz zu finden.

Checkliste für die Einführung neuer Software

  • Komplexe Projekte erfordern ein abgestimmtes, schrittweises Vorgehen – ganz egal, ob sich Unternehmen für die klassische oder die agile Methode der Software-Einführung entscheiden. Welche Schritte oder Maßnahmen sind besonders kritisch für den Projekterfolg? Die wichtigsten Tipps und Tricks dazu gibt die nachfolgende Checkliste für die Einführung neuer Software:
  • Gut geplant ist halb gewonnen
  • Das Projekt ist immer nur so gut wie die Vorbereitung. Zu einer guten Vorbereitung zählen vor allem diese Maßnahmen: Projektteam inkl. Verantwortlichkeiten festlegen, Projekthandbuch und ggf. Projektplan (klassische Methode) erstellen und abstimmen, Plan für technische Implementierung (je nach Art der Software-Einführung Big Bang oder Iteration) erarbeiten, Kick Off Meeting vorbereiten und durchführen.
  • Change-Management einrichten
  • Gerade bei der klassischen Methode empfinden die Beteiligten veränderte Anforderungen eher als Störung denn als Chance. Aber auch generell stellt eine Software-Einführung ein einschneidendes Erlebnis für die Mitarbeitenden in einem Unternehmen dar, schließlich sorgt sie für Veränderungen in gewohnten Arbeitsabläufen oder festen Verhaltensmustern. Umso wichtiger ist es, den Veränderungsprozess durch ein professionelles Change Management zu begleiten.
  • Gute Kommunikation
  • Teil des Change Management ist eine offene, ehrliche und zuverlässige Kommunikation. Sie ist im gesamten Projektablauf der Software-Einführung unerlässlich. Dazu gehört, Kommunikationswege festzulegen sowie bestimmte Regeln des Kommunizierens einzuhalten. Gute Kommunikation zahlt sich insbesondere im Problemfall aus. Die Art und Weise, wie im Projektteam untereinander und nach außen kommuniziert wird, ist Bestandteil der Unternehmenskultur und sollte stimmig zueinander passen.
  • Anwender einbeziehen
  • Keinesfalls zu vergessen sind die Nutzer. Sie stehen immer im Mittelpunkt der Software-Einführung! Die Anwenderperspektive war schon der Schlüsselfaktor bei der Software-Auswahl. Damit auch die Umsetzung ein Erfolg wird, ist es entscheidend, frühzeitig Key User als Multiplikatoren zu definieren, die nach einigen Testschleifen immer wieder Feedback zum Produkt geben können.
  • Professioneller Auswahlprozess
  • Im Grunde beginnt die Software-Einführung noch vor dem Auswahlprozess des Tools. Denn von Beginn an gilt es, die Schmerzpunkte, Anforderungen, Wünsche und Zielstellungen unterschiedlichster Stakeholder aufeinander abzustimmen. Wer hier sorgfältig, offen und transparent agiert, erleichtert sich die vielen nachfolgenden Schritte immens.
  • Datenmigration frühzeitig planen
  • Besonders kritisch für eine erfolgreiche Software-Einführung ist für viele Unternehme die frühzeitig geplante und mehrfach getestete Datenmigration. In den wenigsten Fällen gibt es keine Daten, die zu migrieren wären, oder machen die Unternehmen Tabula Rasa. Je nachdem, welche Anforderungen im Hinblick auf die Datenmigration bestehen und wie groß die Auswirkungen der Übertragung auf das tägliche Geschäft ist, fällt die Entscheidung für die Einführungsmethode: Big Bang oder Iteration.
  • Umfassender Test
  • Damit nach der Software-Einführung alles reibungslos im Unternehmen läuft, ist es wichtig, über eine ausreichend lange Testphase einzuplanen. So können testende Personen wie Key User immer wieder Rückmeldung zu ihren Erfahrungen geben und die IT kann die schlimmsten Kinderkrankheiten ausmerzen.
  •  Gutes Trainings- und Lernkonzept
  • Nur wenn alle Anwendergruppen das neue Tool schnell und sicher nutzen können, hat eine Software-Einführung ihr Ziel erreicht. Unternehmen sollten deshalb keinesfalls an einem mehrstufigen Schulungskonzept sparen. Darüber hinaus gilt es auch zu bedenken, wie sich neue Teammitglieder einarbeiten können und wo im Zweifelsfall Fragen schnell beantwortet werden. Hier sind interne Software-Experten ebenso hilfreich wie Handbücher oder Video-Tutorials.

Fazit: Software-Einführung als abgestimmtes, nutzerzentriertes Vorgehen

Eine Software-Einführung ist ein komplexes Projekt, das ein abgestimmtes Vorgehen erfordert. Wie genau dieses Vorgehen am Ende aussieht, ist abhängig von verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel den mit der Software verbundenen Zielen, der Arbeitskultur oder auch davon, wie komplex das neue Tool ist. Wichtig ist, dass sich Unternehmen ausreichend Zeit für eine detaillierte Vorbereitung nehmen. Nur wenn die Projektverantwortlichen über den gesamten Prozess von der Software-Auswahl bis hin zur Implementierung die Nutzerperspektive stets im Auge behalten, kann die Software-Einführung ein Erfolg werden.