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19.01.2023 | Redaktion Softwarevergleich

Controlling-Software vergleichen: Finden Sie das passende Controlling-Tool!

Controlling-Software unterstützt das interne und externe Berichtswesen und trägt zum Erfolg eines Unternehmens bei: Laut einer Umfrage des Beratungsunternehmens PwC erstellten die befragten Firmen einen Quartalsbericht statt in 10,5 nur in zwei Arbeitstagen – dank eines Controlling-Tools. Welche weiteren Vorteile Controlling-Software bringt, welche Arten es gibt und wie Sie Controlling-Software vergleichen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Bildquelle: Getty Images, Inc.

Inhalt

Was ist eine Controlling-Software?

Eine Controlling-Software stellt Kennzahlen und Daten eines Unternehmens dar, analysiert diese und zeigt deren Zusammenhänge auf. Ein Controlling-Tool unterstützt das interne und externe Berichtswesen und hilft der Abteilung, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu beurteilen, mögliche Szenarien vorherzusagen und zukünftige Handlungen zu planen.

  • Folgende Funktionen bietet eine Controlling-Software:
  • Zusammenhängende Darstellung aller wichtigen Daten und Kennzahlen
  • Anzeigen von Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Werten, teils inklusive Frühwarnsystem
  • Übersicht über alle Finanzen und Investitionen
  • Kosten- und Leistungsrechnung, Budgetplanung und automatische Reportings
  • Analysen zu Prognosen und Abweichungen wie ABC-Analysen oder Ad-Hoc Reportings
  • Simulationen von Problemen, möglichen Risiken und weiteren Szenarien
  • Schnittstellen zu anderen Programmen für den Datenimport und -export

Wozu brauchen Unternehmen eine Controlling-Software?

Das Controlling und der Überblick über die finanzielle Situation zählen zu den wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Die Mitarbeitenden im Controlling werten Zahlen aus, analysieren Szenarien und stellen dem Management Strategien vor. Sie tragen enorme Verantwortung für den Erfolg und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Fehler im Controlling wirken sich das negativ auf die gesamte Organisation aus.

Eine Controlling-Software unterstützt die Abteilung, Fehler maßgeblich zu reduzieren. Dank der Technologie reduzieren sich die manuellen Eingaben und einmal festgelegte Szenarien und Analysen werden automatisch richtig berechnet. Bei Abweichungen, informiert das System die Mitarbeitenden, sodass diese frühestmöglich gegensteuern können. Das alles zahlt langfristig auf den Erfolg ein und macht den Einsatz einer Controlling-Software unverzichtbar.

Welche Vor- und Nachteile haben Controlling-Tools?

Eine Controlling-Software zu nutzen, bringt Unternehmen einige Vorteile. Dazu zählen unter anderem:

  • Übersichtliche Darstellung der Finanzen, Investitionen und Budgets
  • Detaillierte Analyse wichtiger Kennzahlen und Szenarien
  • Einfache Prognosestellung und Budgetplanung
  • Zukunftssichere Finanzplanung
  • Schutz vor Liquiditätsengpässen dank detaillierter Planung und Frühwarnsystemen
  • Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Geringere Fehleranfälligkeit dank reduzierter manueller Eingaben
  • Optimierungsmöglichkeiten
  • Professionelle Visualisierung der Geschäftszahlen für Investoren und Banken

Neben den Vorteilen der oben genannten Controlling-Software-Funktionen gibt es auch ein paar Herausforderungen zu beachten. So kostet es Zeit, die Controlling-Software-Auswahl zu überblicken und herauszufinden, welches Tool das richtige für das eigene Unternehmen ist. Hinzu kommt der Aufwand, das Programm zu installieren, mit den nötigen Daten zu füttern und die gewünschten Prozesse einzurichten. Damit die Entscheidung für eine Controlling-Software gefällt werden kann, setzen Unternehmen die Anschaffungs- und die Schulungskosten der Mitarbeitenden ins Verhältnis – Stichwort: Return on Investment (ROI).

Controlling-Software-Auswahl: Welche Arten gibt es überhaupt?

Auf dem Software-Markt gibt es verschiedene Arten von Controlling-Tools. Sie richten sich oft an einen bestimmten Bereich, eine Abteilung oder die Art des Unternehmens und sind entsprechend spezialisiert.

Für einen effektiven Controlling-Software-Vergleich ist es daher wichtig zu wissen, welche Arten es gibt:

  • Software für das operative Controlling enthält Funktionen wie Budgetplanung, Analyse und Reporting.
  • Projektcontrolling-Software fokussiert sich auf das Managen einzelner Projekte inklusive Budgetplanung, Soll-Ist-Analysen sowie Personal- und Aufgabenplanung.
  • Finanzcontrolling-Tools unterstützen bei der Finanz- und Erfolgsplanung.
  • Software für Kostencontrolling deckt Kostenstrukturen auf, analysiert Soll-Ist-Zustände und schlägt Optimierungen auf Basis der Kosten- und Leistungsrechnung vor.
  • Personal(kosten)controlling-Programme bieten einen Überblick über alle Daten rund um den Personaleinsatz, dessen Kosten und unterstützen bei der Planung.
  • Controlling-Software für das Liquiditätsmanagement steuert Zahlungsflüsse, managt Forderungen und erstellt Liquiditätspläne.
  • Programme für das Risikomanagement bewerten Chancen und Risiken systematisch und entwerfen Szenarien.
  • Vertriebscontrolling-Software steuert das Produktportfolio, managt den Vertrieb und stellt wichtige vertriebstechnische Kennzahlen dar.
  • Investitionscontrolling-Tools erstellen Investitionsrechnungen, vergleichen Finanzierungen und helfen bei Entscheidungen zu Make-or-Buy und Outsourcing.
  • Controlling-Software für Beteiligungen und Tochtergesellschaften führt Konzernabschlüsse einzelner Unternehmen zusammen.

Controlling-Software im Vergleich: Welche Kriterien bestimmen die Auswahl?

Die passende Controlling-Software auszuwählen, erfordert Zeit und gezielte Überlegungen. So ist es sinnvoll, sich der eigenen Anforderungen an das Programm bewusst zu werden. Für welche Zwecke setzen die Mitarbeitenden das Controlling-Tool ein? Welche Anforderungen wichtig und wie sie zu priorisieren sind, entscheidet jede Organisation für sich selbst. Zu den Kriterien, die bei der Controlling-Software-Auswahl helfen, zählen:

  • Funktionen
  • Besonderheiten des Unternehmens
  • Schnittstellen
  • Datenschutz
  • Kundensupport
  • Kosten

Dies gilt es detailliert zu bewerten und mit der Auswahl an Controlling-Software zu vergleichen. Demos und Testversionen erleichtern die Entscheidungsfindung.

Welche Funktionen muss die Controlling-Software mitbringen?

Das Controlling-Tool muss alle Funktionen aufweisen, die für die eigenen Zwecke notwendig sind. Fragen wie diese, helfen bei der Auswahl:

  • Deckt der Umfang der Software die Anforderungen des operativen Controllings, des Liquiditätsmanagements oder des Personalcontrollings ab?
  • Wie steht es um die Skalierbarkeit der Anwendung?
  • Lassen sich Analysen durchführen und Reports erstellen?
  • Gibt es Einschränkungen bei der Nutzeranzahl?

Welche Besonderheiten weist das Unternehmen auf?

Controlling-Software richtet sich häufig nicht nur nach den Anforderungen eines bestimmten Bereichs, sondern auch nach der Art und Größe eines Unternehmens. Programme speziell für kleine und mittelgroße Firmen unterscheiden sich von solchen für Konzerne und internationale Gesellschaften mit Tochterfirmen. Eine passgenaues Controlling-Tool in der Regel langfristig Ärger und Kosten.

Hat das Controlling-Tool alle nötigen Schnittstellen?

Eine Controlling-Software wird nie nur für sich allein genutzt. Es müssen Daten aus anderen Abteilungen eingespeist und Informationen etwa an den Steuerberater oder Tochtergesellschaften weitergegeben werden. Dafür sorgen die nötigen Schnittstellen – zum ERP-System, zu DATEV oder anderen Programmen. Nur so ist eine reibungslose Datenverarbeitung möglich.

Hält die Controlling-Software den Datenschutz ein?

Eine Controlling-Software nutzt sensible Unternehmensdaten. Ihr Schutz muss sichergestellt sein – sowohl extern als auch intern. So dürfen einerseits keine Informationen nach außen dringen oder unbefugte Dritte auf die Daten zugreifen können. Andererseits sollte es möglich sein, Mitarbeitende über ein Rollen- und Rechtekonzept inklusive Authentifizierungsmaßnahmen mit ausschließlich relevanten und passgenauen Zugriffsrechten auszustatten, sodass sie nur über die Informationen verfügen können, die für ihre Arbeit erforderlich sind.

Erhält das Programm regelmäßig Updates?

Regelmäßige Updates sind wichtig, um die Software vor Angreifern zu schützen und deren Nutzung stets optimal zu gestalten. Zudem werden damit gesetzliche Neuerungen, die sich auf die Bilanz oder andere Berechnungen auswirken, automatisch eingespielt.

Gibt es Hilfe bei Fragen?

Auch wenn eine Controlling-Software benutzerfreundlich ist, kommt es vor, dass Fragen oder Probleme auftauchen. Bei der Auswahl der Controlling-Software lohnt sich deshalb ein Blick auf die Gestaltung des Kundensupports. Ist der Hersteller nur per Chat erreichbar oder auch telefonisch? Wie lange dauert es, bis er Anfragen beantwortet?

Wie viel kostet die Controlling-Software – jetzt und später?

Neben den Anschaffungskosten gilt es, bei einem Controlling-Software-Vergleich auch die Folgekosten zu bedenken. Sind Updates im Preis enthalten? Braucht es neue Hardware, um das Tool zu nutzen? Ist eine On-premises- oder Cloud-Lösung langfristig günstiger? Wann amortisiert sich die Software-Einführung?

Die passende Controlling-Software auswählen

Eine Controlling-Software hilft Unternehmen, die Übersicht über alle wichtigen Zahlen und Daten zu behalten. Sie trägt zum Erfolg bei und unterstützt bei der Entscheidungsfindung. Wichtig bei der Controlling-Software-Auswahl ist, dass das Programm die eigenen Anforderungen abdeckt. Sind alle Punkte bedacht, kann ein Controlling-Tool Mitarbeitende entlasten und das Unternehmen voranbringen.