ESG-Reporting-Software: So bekommen Sie Berichtspflichten effizient in den Griff!

Das Kürzel ESG wird derzeit für immer mehr Unternehmen relevant. Das Akronym steht für „Enviromnental, Social, Governance“. Das Entscheidende: Wer die ESG-Normen einhalten will, kann dies nur durch ein aussagekräftiges ESG-Reporting. Die damit verbundenen, äußerst vielgestaltigen Aufgaben lassen sich aber ohne eine geeignete ESG-Reporting-Software entweder gar nicht oder zumindest nicht auf eine effiziente und ressourcenschonende Weise bewältigen. Denn das Thema ESG wird nicht nur von Konsumenten und Geschäftspartnern vorangetrieben, sondern ebenso vom Gesetzgeber. In der EU beispielsweise ist hier ebenso auf die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) zu verweisen wie auf das Lieferkettengesetz. Im Kern geht es beim Thema ESG darum, dass Unternehmen nicht nur ihren Stakeholdern gegenüber auskunftspflichtig sind, sondern dass sie vielmehr eine übergreifende, gesellschaftliche Verantwortung tragen:

ESG, Sustainability, Nachhaltigkeit: Immer mehr werden ESG-Themen zu einer Frage der Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Heute schon können ESG-Kriterien eine massiven Einfluss auf den Unternehmenswert haben. Gleichzeitig steigt der regulatorische Druck. Lippenbekenntnisse in Sachen ESG reichen längst nicht mehr aus. Der Gesetzgeber verlangt fundierte Berichte. Vor diesem Hintergrund wird es immer wichtiger, eine entsprechende ESG-Reporting-Software einzuführen. Eine solche Nachhaltigkeitssoftware muss im Unternehmen den Prozess der Erhebung der ESG-relevanten Daten ebenso vereinfachen wie der Erstellung der geforderten ESG-Berichte.

Schon mit der Non-financial Reporting Directive (NFRD) oder der Taxonomie-Verordnung hatte die EU einem schärferen Blick auf die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen den Weg geebnet. Aktuell weitet beispielsweise die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der EU den regulatorischen Druck nochmals deutlich aus.

Im Geschäftsjahr 2023 sind rund 15.000 deutsche Unternehmen aufgrund der CSRD erstmals verpflichtet, ihr Nachhaltigkeitsmanagement im Hinblick auf die ESG-Kriterien in einem Bericht zu veröffentlichen. Diese Berichtspflicht gilt für Unternehmen, die wenigstens zwei von drei Kriterien erfüllen:

• Die Bilanzsumme übersteigt 20 Mio. Euro.
• Ihr Nettoumsatz übersteigt 40 Mio. Euro.
• Sie haben mehr als 250 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Entsprechende Sustainability Statements sind von 2024 an in den Lagebericht zu integrieren, und sie sind ebenso Bestandteil des Jahresabschlusses.

Wenn ein Reporting unverzichtbar ist, benötigen Unternehmen technologische Unterstützung. Dabei bietet eine ESG-Reporting-Software vor allem Effizienz-Vorteile durch eine zentrale Dateneingabe und -verwaltung. Zielgerichtete Analysen, flexible Konfigurationen und individuelle Darstellungen erleichtern es zudem, die notwendigen Erkenntnisse zu gewinnen und Fakten entsprechend gesetzlichen Vorgaben aufzubereiten. Das vereinfacht den Prozess des ESG-Reportings um ein Vielfaches – und verschafft den reportenden Unternehmen wie auch den Prüfern eine echte Arbeitserleichterung. Die Vorteile einer dedizierten Nachhaltigkeitssoftware sind vielfältig:

• Transparenz über alle Nachhaltigkeitsdaten

  Mit einer ESG-Reporting-Software führen Sie zugleich eine einheitliche Datenstruktur ein. Sie zentralisieren alle ESG-relevanten Informationen und bündeln sie über das gesamte Unternehmen hinweg. Standort-, abteilungs- und anlagenübergreifend.

• Einfaches, ressourcenschonendes Reporting und nachweisbare Dokumentation

  Eine gute Nachhaltigkeitssoftware gestattet es, die gesammelten ESG-Daten auf Knopfdruck auszuwerten. Die Digitalisierung schont administrative Ressourcen und reduziert die Kosten im Zusammenhang mit den ESG-Aufgaben im Unternehmen.

• Die Basis für ein wirkungsvolles Nachhaltigkeitsmanagement

  Management-Dashboards können jederzeit alle relevanten ESG-Kennzahlen darstellen. Wo welcher Handlungsbedarf besteht, wird so schnell ersichtlich.

• Kontinuierliche Compliance mit allen relevanten Richtlinien

  Eine gute ESG-Reporting-Software ist flexibel genug, alle Änderungen an den gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen abzubilden. Auch neue interne ESG-Vorgaben oder neue KPIs lassen sich bei Bedarf jederzeit erfassen.

Während finanzielle Berichtsstrukturen in Wirtschaftsunternehmen seit langem gut etabliert sind, steckt das ESG-Berichtswesen über die Nachhaltigkeitsaspekte und -daten eines Unternehmens in der Regel noch in den Kinderschuhen. Dabei drängt die Zeit. Unternehmen sehen sich gezwungen, jetzt auch die geforderte nicht-finanzielle Datenstruktur schnell aufzubauen.

Was heißt das konkret? Es gilt für Unternehmen, die relevanten Kennzahlen im ESG-Kontext zu definieren, die dazugehörigen Daten zu sammeln und sie im Idealfall auf Knopfdruck auswertbar zu machen. Genau deswegen schlägt derzeit die Stunde der ESG-Reporting-Software. Denn die neuen ESG-Ansprüche lassen sich sinnvoll nur durch den Einsatz einer dedizierten ESG-Reporting-Software erfüllen. Das Thema ESG ist von einer entsprechenden Digitalisierung nicht zu trennen. Nur durch die geeignete Nachhaltigkeitssoftware ist ein Unternehmen heute in der Lage, die Strukturen zu schaffen, die das eigene Nachhaltigkeitsmanagement und das transparente ESG-Reporting braucht. Und zwar auf schnelle, effiziente und ressourcenschonende Weise.

Welche Nachhaltigkeitsmanagement-Software für das eigene Unternehmen geeignet ist, hängt entscheidend davon ab, ob sie wirklich alle benötigten Funktionen bietet. Bedenken sollte man auch, dass eine ESG-Reporting-Software kein Selbstzweck ist. Letztlich muss sie in eine übergreifende und unternehmensweite ESG-Strategie eingebettet sein. Sie ist ein wichtiger technologischer Bestandteil eines umfassenden Nachhaltigkeitsmanagements. Software, die zu diesem Zweck zum Einsatz kommt, muss eine Reihe von Prozessen im Unternehmen unterstützen. Im Folgenden sind sechs Vorgänge dargestellt, die eine ESG-Reporting-Software unterstützen kann:

Kunden, Partner, Stakeholder und der Gesetzgeber: Sie allen zwingen Wirtschaftsunternehmen dazu, sich intensiv mit ESG-Themen zu beschäftigen. ESG hat Auswirkungen auf den Unternehmenswert und die Zukunftssicherheit. Eine gute ESG-Reporting-Software muss darum einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gestatten. Auf all seine Bereiche, Standorte, Geschäftszweige und Abteilungen. Und auf sämtliche ESG-Aspekte. Damit wird Flexibilität zu einer zentralen technologischen Anforderung: Eine Nachhaltigkeitssoftware muss flexibel genug sein, wirklich das gesamte Unternehmen im Hinblick auf ESG und Nachhaltigkeit erfassen und steuern zu können.

Aus ESG-Perspektive wird eine nachhaltige Produktion immer wichtiger. Hier geht es nicht zuletzt um Nachhaltigkeits-Faktoren aus dem Environmental-Bereich: Um Ressourcennutzung und Umweltschutz, um Kreislaufwirtschaft und Abfallvermeidung, um Energieeffizienz und Carbon-Footprint. In diesem Kontext sollte die ESG-Reporting-Software Auskunft über die ESG-relevanten Daten aller Standorte und aller Produktionsanlagen geben können. Schon weil eine interne Transparenz mit hoher Granularität die Voraussetzung dafür ist, die Nachhaltigkeit kontinuierlich zu erhöhen. Auch über einen Wartungs- und Instandhaltungsbedarf oder den anstehenden Austausch ineffizienter Maschinen kann eine ESG-Reporting-Software Transparenz herstellen.

Je konkreter und granularer die Nachhaltigkeitssoftware Verbräuche von Standorten, Produktionsanlagen oder sogar einzelnen Maschinen erfasst, desto besser. Ob es dabei um Strom, Gas oder Wasser geht, um LKW-Kraftstoffe oder den CO2-Ausstoß. Welche Verbrauchs-Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) sinnvoll und relevant sind, müssen Unternehmen letztlich individuell definieren. Die entsprechenden KPIs sind dann in der ESG-Reporting-Software hinterlegt – und im Idealfall auf Knopfdruck abrufbar.

Ihren großen Nutzen entfaltet eine ESG-Reporting-Software nicht nur dadurch, dass ein Unternehmen sie einsetzt, um seinen regulatorischen und gesetzlichen Berichtspflichten nachzukommen. Ebenso wichtig kann ihre Wirkung nach innen sein. Denn eine gute ESG-Reporting-Software ist ein zentraler Bestandteil für das Nachhaltigkeitsmanagement eines Unternehmens und die Erreichung seiner übergreifenden ESG-Ziele. Sie hilft, das Prinzip größerer Nachhaltigkeit unternehmensweit zu verankern und Anstrengungen für mehr Sustainability über alle Abteilungen und Bereiche hinweg zu unterstützen. Statistische Auswertungen von KPIs dienen dann dazu, Trends zu erkennen. Und sinnvolle Grenzwerte festzulegen, macht auf etwaige Probleme aufmerksam, bei denen es sich lohnen kann, sie sofort zu adressieren.

Damit die ESG-Reporting-Software eine maximale Wirkung nach innen entfaltet ist eine unternehmensweite Anbindung aller relevanten Datenquellen ebenso erforderlich wie umfassende Möglichkeiten für visuelle Auswertungen der gesammelten Daten. Lassen sich in der Nachhaltigkeitssoftware vielfältige Grafiken mit statistischen Auswertungen über beliebige Zeiträume erstellen, wird alles leicht ersichtlich: Negativtrends, Nachhaltigkeitsbaustellen und Erfolge in Sachen ESG. So gestatten passende Visualisierungsmöglichkeiten eine sinnvolle, schnelle und zielgerichtete Steuerung der Nachhaltigkeitsinitiativen eines Unternehmens. Gleichzeitig macht die ESG-Reporting-Software auch auf Einsparpotenziale und Möglichkeiten zur Kostenreduktion aufmerksam.

Ganz allgemein wachsen die regulatorischen Auflagen für Unternehmen. Umwelt- und Klimaschutzaspekte werden auch jenseits der CSRD-Reporting-Vorgaben immer bedeutsamer. Eine gute ESG-Reporting-Software muss darum den aktuellen Stand aller Gesetze und Regulierungen erfassen, die für das Unternehmen relevant sind. So ist es jedenfalls ein Vorteil, die Nachhaltigkeitssoftware an entsprechende Rechtsdatenbanken anbinden zu können, um keine Aktualisierung zu verpassen und stets auf der Höhe der regulatorischen Anforderungen, Gesetze und Direktiven zu sein. Dies betrifft selbstverständlich nicht nur den Bereich Environmental, also Umwelt- und Klimaschutzaspekte, sondern ebenso die Felder Social und Governance. So sind beispielsweise auch sämtliche Arbeits- und Gesundheitsschutzvorschriften im Bereich Social relevant. Das heißt: Die Nachhaltigkeitsmanagement-Software muss auch über sie Aufschluss geben und die Überwachung ihrer Einhaltung ermöglichen.

Es hilft, einige Kriterien im Blick zu haben, wenn es um die Auswahl der am besten geeigneten Nachhaltigkeitssoftware geht.

Sehen Sie sich den Anbieter an: Was ist dessen Hintergrund? Hat er das Know-how, die Erfahrung und das Spezialwissen im Bereich ESG, die für die Entwicklung einer guten ESG-Reporting-Software unabdingbar sind?

Ist der Hersteller der ESG-Reporting-Software auch kompetent genug, die Implementierung und die Anbindung der mitunter vielfältigen Datenquellen im Unternehmen zu übernehmen? An allen Standorten und allen Produktionsanlagen?

Wie flexibel und individualisierbar ist die Nachhaltigkeitssoftware? Können Sie beispielsweise Organisationsstrukturen, Auswertungszeiträume oder grafische Auswertungen leicht selbst erstellen? Oder sie zumindest dem individuellen Bedarf entsprechend auswählen?

Lassen sich auch Key Performance Indicators (KPIs) selbst frei definieren und bei Bedarf leicht anpassen? Denken Sie daran: KPIs sind nicht nur für das Reporting hochrelevant, sondern auch für die erfolgreiche Steuerung Ihrer ESG- und Nachhaltigkeits-Initiativen.

Eine gute Nachhaltigkeitsmanagement-Software muss alle Richtlinien und Normen abbilden können, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Abhängig davon, welcher Anwendungsfall aber der Ursprung der Nachhaltigkeitssoftware war, wird sie gegebenenfalls auch nur einen Ausschnitt der relevanten ESG-Bestimmungen abdecken. Sehen Sie sich also genau an, ob diejenigen Normen dabei sind, die in Ihrem Fall wichtig sind oder wichtig werden könnten – beispielsweise AWK, CDP, EMAS, GHG-Protocol, GRI, GWÖ, ISO 14000, NFI oder SDG.

Wenn es zu neuen gesetzlichen ESG-Standards und Normen kommt: Ist es überhaupt möglich, sie in der ESG-Reporting-Software zu hinterlegen? Und wenn ja: Wie aufwendig gestaltet sich diese Aktualisierung?

Bietet das System eine Webbasierung, ist es gar eine SaaS-Lösung? Oder besteht die Möglichkeit, eines On-premises-Betriebs? Bedenken Sie dabei, welche Betriebsform vor dem Hintergrund Ihrer Unternehmensstruktur und Ihrer Datenquellen auch perspektivisch sinnvoll ist.

Bei ESG-Plattformen aus der (Public) Cloud spielt die Frage der Datensicherheit eine zentrale Rolle. Wo wird Ihre ESG-Reporting-Software physisch gehostet? Genügt dieses Hosting den rechtlichen Anforderungen der EU an IT-Security und Datenschutz?

Den Ansprüchen in Sachen ökologischer Nachhaltigkeit, sozialer Verantwortung und Compliance gerecht zu werden, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Vordergründig dient hier eine ESG-Reporting-Software dazu, den einschlägigen Berichtspflichten etwa aus der CSRD der EU nachzukommen. Und dies auf effiziente Weise und mit überschaubarem Aufwand. Eingebettet in eine umfassendere ESG-Strategie und als zentrales Werkzeug für das digitalisierte Nachhaltigkeitsmanagment leistet Software aber noch viel mehr. Sie liefert die technologische Basis für eine verantwortungsvolle, zukunftsfähige und effiziente Unternehmensführung. Sie fungiert als echte Nachhaltigkeitssoftware.