Projektcontrolling Tools: Wie Sie Ihre Projekte perfekt steuern

Gut zu wissen: Was Sie mit einem Projektcontrolling Tool erreichen

Das Projektcontrolling ist eine zentrale Aufgabe innerhalb Ihres Projektmanagements. Was Sie mithilfe eines Projektcontrolling Tools erreichen: Sie überwachen Aufwände und Kosten entlang des kompletten Projektlebenszyklus, setzen sie in Relation zu den erreichten Ergebnissen und Sie sorgen für eine realistische Steuerung Ihrer Projekte. Wir werden Ihnen hier zeigen, worauf Sie bei der Software-Auswahl des für Sie passenden Projektcontrolling Tools achten sollten. Denn dass Sie von Projektcontrolling profitieren, steht fest. Der immense Nutzen einer guten Software für Projektcontrolling beruht darauf, dass Unternehmen jegliche projektrelevanten Daten und Informationen systematisch erfassen, strukturieren und auswerten.

Mit Ihrem Projektcontrolling Tool sind Sie in der Lage, Ihre Projektpläne kontinuierlich mit den späteren Resultaten im Projektverlauf zu vergleichen. Dass Projektcontrolling für erfolgreiches Projektmanagement unverzichtbar ist, unterstreicht auch die entsprechende Norm: die DIN 69901 über Projektmanagement und Projektmanagementsysteme. Der DIN 69901 zufolge dient Projektcontrolling der „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“ Schon weil die Komplexität von Projekten – in nahezu allen Branchen – immer weiter steigt, sind Firmen gut beraten, ein entsprechendes Projektcontrolling Tool zu nutzen.

Wer braucht ein Projektcontrolling Tool und warum?

Die Grundregel: Es gibt kein effizientes Projektmanagement ohne ein aussagefähiges Projektcontrolling. Und es gibt kein gutes Projektcontrolling ohne einen guten Projektplan. Erfolgskontrolle und Steuerung eines jeden Projekts, in jeder Branche, basieren letztlich immer auf der Validität des Projektplans. Am einfachsten lässt sich ein guter Projektplan mit einem geeigneten Projektmanagement Tool oder mit einer guten Software für Projektcontrolling kreieren. Je präziser und treffsicherer der Projektplan, desto effektiver und aussagefähiger werden die Analysen sein, die das Projektcontrolling Tool im späteren Projektverlauf erstellt.

Entscheidend ist: Wer ein Projektmanagement betreiben will, das seinen Namen verdient, benötigt dafür zwingend die Informationen, die ihm das Projektcontrolling liefert. Projektmanagement und Projektcontrolling sind sozusagen zwei Seiten derselben Medaille. Denn nur wer Zeitaufwände und Kosten im Blick behält, die Soll- und Ist-Zahlen vergleicht und den Projektfortschritt anhand des Projektplans bemisst – der kann das Projekt tatsächlich so steuern, wie es erforderlich ist, um die Projektziele zu erreichen, im Idealfall in time und in budget. Ein Projektmanagement ohne Projektcontrolling wäre wie ein Blindflug ohne Höhenmesser und Radar: gefährlich.

Welche Funktionen muss eine Software für Projektcontrolling abdecken?

Ein gutes Projektcontrolling Tool bietet eine ganze Reihe von Funktionen, die mit verschiedenen Teilbereichen des Projektcontrollings zu tun haben.

1. Controlling im engeren Sinn
   Hier geht es darum, dass das Tool die für Projekte typischen Controlling-Kennzahlen erfasst. Dazu gehören Projektkosten, Projektzeiten, Soll-Ist-Vergleiche gegenüber dem Projektplan und aufgewandte Personentage. Eine Deckungsbeitragsanalyse gehört ebenso zu den Projektcontrolling-Standards wie etwa eine Leistungswertanalyse.
    
2. Basis für Projektsteuerung
   Auf Basis der Analyse des Projektstatus und des Projektfortschritts lassen sich wertvolle Steuerungsinformationen gewinnen. Hier kann es beispielsweise um die Arbeitszuweisung gehen, um die Auslastung, um eine aktualisierte Kapazitätsplanung oder um Zeitberichte. Auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Projektcontrolling wird es auch möglich, unerwartete Kapazitätsengpässe schnell zu erkennen und gezielt zu adressieren.
    
3. Abrechnungsfunktionen
   Manche Projektcontrolling Tools unterstützen verschiedenste Abrechnungsvarianten im Projekt – ähnlich einer Buchhaltungssoftware, eben für Projekte. So sind völlig automatisierte Abrechnungen denkbar oder solche von Teilleistungen. Tools können auch mit Stundenbudgets arbeiten oder gegebenenfalls nicht-fakturierbare Leistungen erfassen.
    
4. Nützliche Zusatzfunktionen
   Einige Projektcontrolling Werkzeuge bieten über ihre eigentlichen Controlling-Funktionen hinaus auch noch diverse andere Mehrwerte. Dies können beispielsweise Meilensteinanalysen sein, Darstellungen in Gantt-Balkendiagrammen, CRM-Funktionen oder Angebotserstellungen.
    
5. Umfassende Integrationsfähigkeit – und Cloudbasierung
   Die Digitalisierung verlangt von Unternehmen heute grundsätzlich eine Vernetzung aller relevanten Systeme – für größtmögliche Effektivität und Effizienz. Bei einer Software für das Projektcontrolling heißt das, dass sie im Idealfall auch eine Zeit- und Belegerfassung bietet – oder zumindest gut mit einem entsprechenden Werkzeug integrierbar ist –, dass sie über Benachrichtigungs- bzw. Alarmfunktionen verfügt (bei drohender Überschreitung von Zeiten oder Kosten), dass sie leicht skalierbar ist und dass sie auch eine mobile Nutzung gestattet. Heute impliziert das oft, dass die Software cloudfähig oder sogar cloudnativ ausgelegt ist. Selbstverständlich muss ein geeignetes Projektcontrolling Tool auch allen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit genügen sowie Security-by-Default bieten.

Welche Methoden sollte das Projektcontrolling Tool unterstützen?

Im Projektcontrolling haben sich im Laufe der Zeit eine Reihe von Methoden als Standards etabliert. Die besseren Projektcontrolling Tools eröffnen den Anwendern ein ganzes Spektrum verschiedener Ansätze. Im Folgenden stellen wir einige der wichtigsten Methoden und Instrumente des Projektcontrollings vor.

Die klassische Soll-Ist-Analyse
Der altbekannte Soll-Ist-Vergleich ist einer der Standards im Projektcontrolling. Hier werden als relevant definierte Kennzahlen bzw. Parameter eines laufenden Projekts mit den angenommen Planwerten verglichen. Idealerweise findet diese Soll-Ist-Analyse sehr zeitnah oder sogar in Echtzeit statt. Als relevante Größen werden hier oft aufgewendete Zeiten oder Kosten herangezogen. So lässt sich im Projekt besonders dann zügig gegensteuern, wenn einzelne Arbeitspakete oder Teilprojekte aufwendiger sind als ursprünglich geplant. Denn nur ein Projektmanager, der weiß, wie es um die Budget- und Termintreue in seinem Projekt bestellt ist, hat die nötigen Informationen, um sein Projekt wirklich im Griff zu behalten.

Die Earned Value Analyse
Nicht zuletzt in den Vereinigten Staaten hat sich die Earned Value Analyse (kurz: EVA) etabliert. Die EVA, im Deutschen auch Leistungswertanalyse genannt, erfasst die Ist-Situation stichtagsbezogen. Ihr Ziel ist also der Vergleich der Plan- und Ist-Werte von einer ganz spezifischen Leistungseinheit zu einem bestimmten Berichtszeitpunkt. Diese Leistungseinheit kann beispielsweise ein einzelner Vorgang, ein bestimmtes Arbeitspaket oder auch das gesamte Projekt sein. Auch die EVA verlangt eine vorausgehende vollständige Planung von Leistungen, Aufwänden, Terminen und Kosten. Dennoch besteht das Ziel einer EVA grundsätzlich darin, schon anhand weniger Kennzahlen Prognosen darüber zu liefern, wie sich das Projekt in Zukunft entwickeln wird.

Die Meilenstein-Analyse
Meilensteine zu definieren und sie zur Planung zu nutzen, ist im Projektmanagement fast unverzichtbar – praktisch ein Muss. Darum halten natürlich auch Projektcontrolling Tools den Meilensteinplan fest im Blick und nutzen ihn, um den Projektfortschritt zu überwachen. Entscheidende Projektereignisse, die der Plan als Meilensteine definiert, sind beispielsweise:

• Projektanfang und -ende
• Beginn und Abschluss einzelner Projektphasen
• Die Go- und No-Go-Punkte
• Die Erledigung essenzieller, erfolgskritischer Arbeitspakete
• Abnahmedaten
• Kontrollpunkte
• Zahlungspunkte und Mittelfreigaben
• Essenzielle Entscheidungen von Management, Auftraggebern oder Kunden

Die Deckungsbeitrags-Analyse
Die Analyse des Deckungsbeitrags liefert eine wichtige wirtschaftliche Kennzahl im Projekt, weil der Deckungsbeitrag ein Ausdruck für die Rentabilität des Projekts ist. Hier stellt die Software für das Projektmanagement alle Ausgaben und alle Einnahmen im Zusammenhang mit dem Projekt dar. So wird im Projektverlauf immer weder sinnfällig, ob die benötigten Ressourcen – das heißt, die Arbeitszeit der Projektbeteiligten wie die Kosten für Materialien – im intendierten Budgetrahmen bleiben.

Die allgemeine Wirtschaftlichkeits- und Nutzenanalyse
Neben der Deckungsbeitragsanalyse lassen sich auch noch zahlreiche andere Verfahren heranziehen, um zu einer Wirtschaftlichkeits- und Nutzenanalyse für das laufende Projekt zu gelangen. Einige der einschlägigen weiteren Verfahren, die gute Projektcontrolling Tools bieten, seien hier kurz angeführt:

• Amortisationsvergleichsrechnung
• Annuitätenmethode
• Gewinnvergleichsrechnung
• Kapitalwertmethode
• Kostenvergleichsrechnung
• Methode des internen Zinsfußes
• Nutzwertanalyse
• Rentabilitätsvergleichsrechnung (ROI)
• Sensitivitätsanalyse

Welche Kennzahlen sind beim Projektcontrolling überhaupt wichtig?

Parktisch jede Software für Projektcontrolling untersucht ausgewählte Kennzahlen zum Projekt – wichtige Key Performance Indicators (KPIs). Wenn ein Projektcontrolling Tool zum Einsatz kommen soll, müssen sich die Anwender also zunächst Klarheit darüber verschaffen, welche Kennzahlen sie dessen Analysen zugrunde legen wollen. Denn ebenso wichtig wie ein gutes Projektcontrolling Tool, das den richtigen Funktionsumfang bietet und die benötigten Methoden unterstützt, ist die Auswahl sinnvoller Kennzahlen.

Welche Eigenschaften sind für eine Projektcontrolling-Kennzahl sinnvoll?
Eine Kennzahl, die sich für das Projektcontrolling eignet, hat oft spezifische Eigenschaften:

• Unter Umständen werden die Daten schon an anderer Stelle im Unternehmen erhoben. Denn am einfachsten kommt Ihr Projektcontrolling Tool an seine KPIs, wenn diese Daten bereits an anderen Orten und für andere Zwecke gesammelt werden.
• Je schneller die Kennzahl bei Bedarf zur Verfügung steht, desto besser.
• Vorteilhaft sind leicht verständliche Kennzahlen, die eine gewisse Allgemeingültigkeit beanspruchen können. Das heißt, sie dienen ebenfalls in anderen Unternehmensbereichen als KPIs oder sie sind auch schon in anderen Unternehmen etabliert.
• Im Idealfall hat die Kennzahl nicht nur im Kontext des Projektmanagements Relevanz, sondern spiegelt zugleich ein wichtiges Unternehmensziel wider.

Kennzahlen auch für ein strategisches Projektcontrolling
Um im Projektmanagement bzw. im Projektcontrolling eines Unternehmens Kennzahlen systematisch aufzubauen, lohnt es, die Perspektive des operativen Projektcontrollings (für die Steuerung des einzelnen Projekts) auf ein strategisches Projektcontrolling (für die strategischen Erfordernisse des Unternehmens) auszuweiten. Das strategische Projektcontrolling nimmt die Multiprojektlandschaft eines Unternehmens in den Blick. Auch dies ist eine Perspektive, die ein gutes Projektcontrolling Tool gestatten sollte.

Zum Aufbau von übergreifenden Kennzahlen für die gesamte Projektarbeit eines Unternehmens kann beispielsweise auch ein Balanced Scorecard Ansatz dienen. Strategisch interessante Kennzahlen stammen oft aus Bereichen wie diesen:

• Leistung – beispielsweise Leistungsfortschritt, Leistungseffizienzfaktor
• Termine, Aufwand – beispielsweise Terminenge = Anzahl zeitkritischer Vorgänge/Gesamtzahl der Vorgänge, Zeitanteil je Phase = Aufwand einer Phase/Gesamtaufwand
• Kosten – beispielsweise Kosteneffizienzfaktor, Kostenplan-Kennzahl
• Mitarbeiter und Kunden – beispielsweise Mitarbeiterzufriedenheitsindex, Kundenzufriedenheitsindex

Fazit: Kein Projektmanagement ohne Projektcontrolling Tool

Projektmanagement ohne eine geeignete Software für Projektcontrolling betreiben zu wollen, hieße wirklich, die Projektverantwortlichen zur Blindheit zu verurteilen. Ein effektives Management benötigt zwingend ein gutes Controlling. Zum Glück ist die Auswahl an Projektcontrolling Tools groß genug, dass Sie Ihren Bedarf in einigen dieser Werkzeuge abgebildet finden werden. Unser Softwarevergleich hilft Ihnen dabei.

Zunächst sollten Sie allerdings klären, mit welchen Analysefunktionen und mit welchen Projektcontrolling-Methoden Sie in Ihrem Fall arbeiten möchten. Dazu gehört auch die Beantwortung der Frage, ob es Ihnen vornehmlich um operatives Projektcontrolling einzelner Projekte oder auch um ein strategisches Projektcontrolling geht, wie es etwa das Project Management Office im Unternehmen für ein aussagefähiges Multiprojektmanagement braucht. Was auch immer Ihre konkreten Ansprüche an das Projektcontrolling sind: erfüllen werden Sie sie nur mit einer geeigneten Software für Projektcontrolling.