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27.06.2023 | Redaktion Softwarevergleich

Bewerbermanagement Software für ein effizientes E-Recruiting finden und vergleichen

Eine Bewerbermanagement-Software ist heute unverzichtbar im „War for Talents“. Denn passendes Personal zu finden, ist branchenübergreifend eine große Herausforderung für Unternehmen. Darum gilt es, die Effizienz des Bewerbungsmanagements entlang des Employee Lifecycle zu erhöhen. Das gelingt mit einer Bewerbermanagement Software. Sie automatisiert Prozesse, verlängert die Reichweite von Stellenanzeigen in digitale Kanäle hinein und beschleunigt die Kommunikation – intern wie extern.

Mann und Frau sprechen über Bewerbermanagement-Software

Bildquelle: Adobe Stock

Was ist eine Bewerbermanagement Software?

Eine Software für das Bewerbermanagement ist ein digitale HR-Software, das Unternehmen bei der Personalbeschaffung unterstützt, indem es viele manuelle HR-Tätigkeiten automatisiert. Die softwaregestützte Personalsuche bezeichnet man darum als elektronisches Recruiting (E-Recruiting). Im besten Fall bildet die Bewerbungsmanagement Software den kompletten Employee Lifecycle ab und arbeitet nah am Puls der Beschäftigten und potenzieller Mitarbeitender.

Was ist Bewerbermanagement?
Bewerbermanagement beschreibt den praktischen Recruiting-Prozess – von der Ausschreibung einer offenen Stelle bis hin zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden. Wichtig ist, den gesamten Bewerbungsablauf effizient zu strukturieren und die eingereichten Unterlagen der Kandidat:innen effektiv zu verwalten. Vor diesem Hintergrund hat das Bewerbermanagement gleich mehrere Ziele:

  • Den Überblick über den Bewerbungsprozess behalten
  • Interne Aufwände möglichst verringern
  • Alle Bewerbende gleichermaßen zuvorkommend behandeln (z. B. zeitnahes Feedback auf die Bewerbung geben)
  • Neue Mitarbeitende willkommen heißen und optimal onboarden

Um die Abläufe des Bewerbermanagements zu optimieren, leistet eine Bewerbermanagement Software hilfreiche Unterstützung.

Bewerbermanagement Tools gibt es in Form umfassender Personalsoftware-Suites oder als spezialisierte Einzellösungen, die einen bestimmten Teilprozess im E-Recruiting unterstützen. Moderne Bewerbermanagement Software ist zumeist über die Cloud verfügbar. Das hat den Vorteil, dass sich Unternehmen um den Betrieb und das Einspielen von Updates nicht selbst kümmern müssen.

Wichtiges Element bei einer Bewerbungsmanagement Software ist die Datenhaltung: Da jegliche Daten aller Kandidaten zentral gespeichert sind, haben alle am Recruiting beteiligten Mitarbeitenden – von HR-Managern über die jeweiligen Abteilungsleiter bis hin zur Geschäftsführung – jederzeit Zugriff auf bewerberspezifische Informationen. Dies vereinfacht und unterstützt nicht nur die Personalauswahl, sondern erleichtert auch die Kontaktaufnahme. Denn üblicherweise hält eine Bewerbermanagement Software mehrere Vorlagen bereit, in welche die nötigen Informationen zur jeweiligen Person und für den gewünschten Kommunikationsanlass (z. B. Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellunggespräch, Zusage, Absage) automatisch fließen.
 

Wer benötigt ein Bewerbermanagement Tool?

Während der Fachkräftemangel weiter fortschreitet, verschärft der demografische Wandel die Suche nach vielversprechenden Talenten und erfahrenen Professionals zusätzlich. Um der Konkurrenz den im Zweifel entscheidenden Schritt voraus zu sein, ist ein Bewerbermanagement Tool unverzichtbar. Es unterstützt nicht nur die Personalsuche, sondern hilft auch beim nachhaltigen Aufbau eines funktionierenden Bewerbermanagements sowie eines digitalen Recruitings. Denn in den vergangenen Jahren hat ein disruptiver Wandel stattgefunden: Nicht mehr die Bewerber kämpfen um die besten Jobs, sondern die Unternehmen um die geeignetsten Kandidaten. Dementsprechend fällt es Firmen aller Größe und jeglicher Branchen immer schwerer, offene Stellen schnell und vor allem adäquat zu besetzen.

Eine Bewerbungsmanagement Software erlaubt Unternehmen, Stellenanzeigen effizient zu schalten und responsiv – also optimiert für Mobilgeräte – auszuspielen. Daneben hilft sie dabei, eingehende Bewerbungen bedarfsgerecht zu managen. Nicht nur, dass eine Bewerbermanagement Software digitale Bewerbungen automatisch erfasst und HR-Verantwortliche entsprechend darauf hinweist, sodass diese zeitnah mit deren Bearbeitung beginnen können. Zugleich versendet sie automatisch eine Bestätigungsmail an die Bewerbenden. Daneben können Firmen mithilfe einer Software für das Bewerbermanagement passende Kandidaten zielsicher herausfiltern und so potenzielle Mitarbeitende schneller kontaktieren. Zudem ist es möglich, interessante Bewerbungen in einem Pool zu behalten, um bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt auf die Wechselwilligen zugehen zu können – sofern diese der zweckgebundenen Datenspeicherung zugestimmt haben. 
 

Wieso ist eine Bewerbermanagement Software im Recruiting wichtig?

Während der Fachkräftemangel weiter fortschreitet, verschärft der demografische Wandel die Suche nach vielversprechenden Talenten und erfahrenen Professionals zusätzlich. Um der Konkurrenz den im Zweifel entscheidenden Schritt voraus zu sein, ist ein Bewerbermanagement Tool unverzichtbar. Es unterstützt nicht nur die Personalsuche, sondern hilft auch beim nachhaltigen Aufbau eines funktionierenden Bewerbermanagements sowie eines digitalen Recruitings. Denn in den vergangenen Jahren hat ein disruptiver Wandel stattgefunden: Nicht mehr die Bewerber kämpfen um die besten Jobs, sondern die Unternehmen um die geeignetsten Kandidaten. Dementsprechend fällt es Firmen aller Größe und jeglicher Branchen immer schwerer, offene Stellen schnell und vor allem adäquat zu besetzen.

Eine Bewerbungsmanagement Software erlaubt Unternehmen, Stellenanzeigen effizient zu schalten und responsiv – also optimiert für Mobilgeräte – auszuspielen. Daneben hilft sie dabei, eingehende Bewerbungen bedarfsgerecht zu managen. Nicht nur, dass eine Bewerbermanagement Software digitale Bewerbungen automatisch erfasst und HR-Verantwortliche entsprechend darauf hinweist, sodass diese zeitnah mit deren Bearbeitung beginnen können. Zugleich versendet sie automatisch eine Bestätigungsmail an die Bewerbenden. Daneben können Firmen mithilfe einer Software für das Bewerbermanagement passende Kandidaten zielsicher herausfiltern und so potenzielle Mitarbeitende schneller kontaktieren. Zudem ist es möglich, interessante Bewerbungen in einem Pool zu behalten, um bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt auf die Wechselwilligen zugehen zu können – sofern diese der zweckgebundenen Datenspeicherung zugestimmt haben. 
 

Welche Vorteile eröffnet eine Bewerbermanagement Software?

Eine Software für das Bewerbermanagement unterstützt das E-Recruiting auf vielfältige Art und Weise. Wenn Unternehmen ein Bewerbermanagement Tool nutzen, profitieren sie selbst und Bewerbende gleichermaßen von einer Reihe an Vorteilen:

Bewerbermanagement Software und ihre Vorteile für Unternehmen

  • Zentrales Management von Bewerbungsunterlagen
  • Höhere Effizienz dank automatisierter Prozesse
  • Zuverlässiges Matching (Bewerber:in vs. Jobprofil)
  • Aufbau digitaler Bewerber-Pools
  • Niedrigere Kosten dank Schaltung von Online-Anzeigen
  • Möglichkeit, Stellenanzeigen suchmaschinenoptimiert zu gestalten
  • Schalten einer Anzeige auf mehreren Jobportalen (Multi-Channel-Posting)
  • Größere Reichweite dank zahlreicher digitaler Touchpoints (z. B. Teilen der Anzeige via Social Media)
  • Einbindung von Videos oder anderem multimedialem Content
  • Gezielte Ansprache der onlineaffinen Generation Y
  • Selektion der Bewerber:innen
  • Schneller besetzte Vakanzen
  • Mehr Komfort für alle Beteiligten
  • Größere Transparenz
  • Messbare Recruiting-Performance 

Bewerbermanagement Software und ihre Vorteile für Bewerber

  • Vereinfachter Bewerbungsablauf
  • Etablierte Kommunikationsprozesse
  • Niedrigere Kosten (keine Notwendigkeit mehr, analoge Bewerbungsmappen postalisch zu verschicken)

Kein Wunder also, dass sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, dem HR-Management eine passgenaue Lösung in Form einer Software für das Bewerbermanagement zur Verfügung zu stellen.
 

Wie viel kostet eine Bewerbermanagement Software?

Die Kosten für eine Bewerbungsmanagement Software belaufen sich üblicherweise auf 20 bis 500 Euro monatlich – je nach Anbieter, Tarif, Funktionalität und Umfang des technischen Supports. Daher ist es ratsam, die verschiedenen Bewerbermanagement Tools gründlich miteinander zu vergleichen. Faktoren, welche die Kosten für die Bewerbermanagement Software in die Höhe treiben, sind:

  • Anzahl der Nutzer-Accounts
  • Anzahl der parallel geschalteten Stellenanzeigen
  • Anzahl der Mitarbeitenden
  • Umfang der individuellen Anforderungen an eine Software für das Bewerbermanagement

Hier gilt es, sorgfältig zu vergleichen – zum Beispiel mithilfe von Softwarevergleich.de.

Expertentipp 1
Idealerweise entscheiden sich Unternehmen für eine Bewerbungsmanagement Software, die von Hause aus einen möglichst großen Funktionsumfang hat oder modular aufgebaut ist. Je umfangreicher die Standardlösung, desto geringer der kostspielige Anpassungsbedarf. 

Expertentipp 2
Viele Hersteller bieten kostenlose Test- oder Demoversionen ihrer Bewerbermanagement Tools an. Eine Bewerbermanagement Software im Vorfeld der Anschaffung unverbindlich auszuprobieren, kann vor bösen Überraschungen schützen.

Welche sind die wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagement Tools?

Eine Software für das Bewerbermanagement dient dazu, den Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten. Dafür braucht es unter anderem folgende Funktionen:

Multi-Channel-Posting: Wichtig ist, dass eine Bewerbungsmanagement Software die Veröffentlichung von Stellenanzeigen im gewünschten Kanal unterstützt: von Jobportalen über Social-Media-Plattformen wie LinkedIn bis hin zu Karriereseiten auf Corporate Websites und ähnlichen. Zugunsten reibungsloser Prozesse sollten die gewünschten Ausgabekanäle in das Bewerbermanagement Tool bereits integriert sein. Alternativ lassen sich die jeweiligen Systeme über Programmierschnittstellen (APIs) miteinander verknüpfen.

Responsive Design: Insbesondere jüngere Zielgruppen suchen auf ihrem Smartphone nach passenden Jobangeboten. Darum ist es erforderlich, dass die Software für das Bewerbermanagement Anzeigen responsiv ausgibt. Davon profitiert auch die Personalabteilung: Sind HR-Manager unterwegs, benötigen sie ebenso mobilen Zugriff auf das System wie die Kandidaten.

Personalisierung: Um einzelne Bewerbergruppen passgenau adressieren zu können, sollte es mit der Bewerbermanagement Software möglich sein, Stellenanzeigen zu personalisieren. Dabei umfasst dies formale Kriterien, wie etwa die Ansprache („Du“ oder „Sie“), grafische Aspekte hinsichtlich des Layouts und inhaltliche Spezifika.

Bewerbungsmanagement: Kern einer Bewerbungsmanagement Software ist der effiziente Umgang mit Bewerbungen. Zu den funktionalen Finessen gehören etwa 

  • die semantische Analyse von Lebensläufen (digitales CV-Parsing),
  • das automatische Aussortieren oder Auswählen passender Bewerbungen (Matching von Bewerbern und offenen Vakanzen) sowie
  • der automatische Vergleich der Wunschkandidaten. 

Dabei ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen zu jedem einzelnen Bewerber automatisch in der Bewerberdatenbank gespeichert werden. Diese Daten sind auch für das Onboarding unverzichtbar. So können neue Mitarbeitende im Vorfeld Unterlagen automatisch erhalten, sodass sie sich auf ihre neue Aufgabe vorbereiten können.
 

Automatisierte Kommunikation: Idealerweise ist es möglich, zweckgebundene Textbausteine (etwa für Ab- oder Zusagen) vorzuformulieren und per E-Mail automatisch an die gewünschte Person zu verschicken. Daneben lässt sich auch die Terminfindung für Vorstellungsgespräche automatisieren.

Umfassende Personalverwaltung: Es ist sinnvoll, eine Bewerbungsmanagement Software zu wählen, die – über das reine Bewerbungsmanagement hinaus ¬– die Personalmanagement einschließlich Weiterbildungsmaßnahmen und Nachfolgeregelungen unterstützt. Manche Bewerbermanagement Tools sind sogar geeignet, um Prozesse hinsichtlich Mitarbeiterbeurteilungen und Feedback-Gesprächen zu koordinieren, zu strukturieren und zu überwachen.

Intuitive Bedienbarkeit: Die Bewerbungsmanagement Software sollte auch für HR-Manager, die eher weniger technikaffin sind, selbsterklärend zu nutzen sein. Schließlich arbeiten sie nur dann bereitwillig und gern mit einem Bewerbermanagement Tool, wenn es intuitiv bedienbar ist – ohne langwierigen Schulungsaufwand. Können Anwender Änderungen an der Benutzeroberfläche selbst vornehmen, besteht für sie die Möglichkeit, die Software für das Bewerbermanagement gemäß ihren individuellen Vorlieben zu gestalten – was ihre Motivation, die Bewerbungsmanagement Software zu nutzen, erhöht.

Worauf ist bei der Auswahl einer Bewerbermanagement Software zu achten?

Bei der Auswahl einer Software für das Bewerbermanagement gilt dasselbe Prinzip wie bei jeder anderen Entscheidung für eine IT-Lösung: Sie muss die eigenen Anforderungen bestmöglich erfüllen. Darum gilt es, die Bewerbermanagement Tools verschiedener Anbieter genauestens unter die Lupe zu nehmen – etwa mithilfe einer Vergleichsplattform wie Softwarevergleich.de. Idealerweise bündeln Unternehmen die einzelnen Auswahlkriterien in verschiedenen Blöcken.

Welche Kategorien an Auswahlkriterien gelten für Bewerbermanagement Tools?

  • Generelle (unternehmensseitige) Anforderungen
  • Fachbereichsspezifische Anforderungen
  • Integration der Bewerbermanagement Software in die eigene IT-Infrastruktur
  • Verknüpfung mit relevanten Quell- und Zielsystemen
  • Individuelle Anpassbarkeit der Bewerbungsmanagement Software
  • Unterstützung und Optimierung der internen und externen Kommunikation 
  • Verlängerung des E-Recruitings in Social Media 
  • Monitoring und Reporting
  • Datenschutz (z. B. automatische Löschung aller personenbezogenen Daten im Falle einer Absage)
     

Fazit: Eine Bewerbermanagement Software schafft Mehrwerte

Der vielzitierte „War for Talents“ wird sich weiter zuspitzen. Um im Rennen um die besten Köpfe eine realistische Siegeschance zu haben, kommen Unternehmen bereits heute um den Einsatz einer Bewerbungsmanagement Software vielerorts nicht mehr herum. Jegliche Prozesse und die Kommunikation rund um E-Recruiting und Bewerbungsmanagement dank Automatisierung effizienter zu gestalten, wird perspektivisch zu einem strategisch relevanten Erfolgsfaktor. 

Dafür benötigen Unternehmen ein Bewerbermanagement Tool, das ihren spezifischen Bedarf optimal erfüllt. Es ermöglicht nicht nur, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, sondern auch, Stellenanzeigen in verschiedenen digitalen Kanälen zu veröffentlichen – und damit deren Reichweite deutlich zu erhöhen. Und das zu niedrigen Kosten im Vergleich zu Print-Annoncen. Zugleich beschleunigt und professionalisiert sich die Kommunikation mit Bewerber:innen – was die eigene Attraktivität als potenzieller Arbeitgeber vergrößert.
 

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