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08.10.2024 | Redaktion Softwarevergleich.de

Bewerbermanagement-Software für effizientes E-Recruiting und Talentgewinnung

Eine Bewerbermanagement-Software ist heute unverzichtbar im „War for Talents“. Sie bietet eine Lösung für die Herausforderungen des Fachkräftemangels und des effizienten Recruitings. Eine Bewerbungsmanagement Software oder -Plattform automatisiert Prozesse, verlängert die Reichweite von Stellenanzeigen in digitale Kanäle hinein und beschleunigt die Kommunikation – intern wie extern.

Mann und Frau sprechen über Bewerbermanagement-Software

Bildquelle: Adobe Stock

Was ist eine Bewerbermanagement Software?

Eine Software für das Bewerbermanagement ist ein digitale HR-Software, das Unternehmen bei der Personalbeschaffung unterstützt, indem es viele manuelle HR-Tätigkeiten automatisiert. Die softwaregestützte Personalsuche bezeichnet man darum als elektronisches Recruiting (E-Recruiting). Im besten Fall bildet die Bewerbungsmanagement Software den kompletten Employee Lifecycle ab und arbeitet nah am Puls der Beschäftigten und potenzieller Mitarbeitender.

Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement beschreibt den praktischen Recruiting-Prozess – von der Ausschreibung einer offenen Stelle über die Suche nach passenden Mitarbeitern bis hin zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden. Wichtig ist, den gesamten Bewerbungsablauf effizient zu strukturieren und die eingereichten Unterlagen der Kandidaten effektiv zu verwalten. Vor diesem Hintergrund hat das Bewerbermanagement gleich mehrere Ziele:

  • Den Überblick über den Bewerbungsprozess behalten
  • Interne Aufwände möglichst verringern
  • Alle Bewerbende gleichermaßen zuvorkommend behandeln (z. B. zeitnahes Feedback auf die Bewerbung geben)
  • Neue Mitarbeitende willkommen heißen und optimal onboarden

Was sind Bewerbermanagement-Systeme?

Um die Abläufe des Bewerbermanagements zu optimieren, leistet eine Bewerbermanagement-Software hilfreiche Unterstützung. Moderne Bewerbermanagementsysteme ermöglichen es, digital Bewertungen von Kandidaten zu speichern und den gesamten Bewerbungsprozess zu verfolgen.

Laut einer Studie von Bitkom und Personio führen Unternehmen mit Bewerbermanagement-Software weniger Vorstellungsgespräche (18 %) als jene ohne ein solches Tool (23 %), erzielen aber die gleiche Einstellungsquote von 5 %. Bewerbermanagement-Tools gibt es in Form umfassender Personalsoftware-Suites oder als spezialisierte Einzellösungen, die einen bestimmten Teilprozess im E-Recruiting unterstützen. Moderne Bewerbermanagement-Software ist zumeist über die Cloud verfügbar. Das hat den Vorteil, dass sich Unternehmen um den Betrieb und das Einspielen von Updates nicht selbst kümmern müssen. Zudem bietet sich dadurch eine flexiblere Handhabung, weil der Zugriff online und mobil von überall und zu jeder Zeit  möglich ist.

Aktuelle Software-Trends im Bewerbermanagement

  • Künstliche Intelligenz (KI): Moderne Bewerbermanagement-Systeme setzen verstärkt auf KI, um den Bewerbungsprozesse effizienter zu gestalten, indem sie z.B. geeignete Kandidaten automatisiert filtern und den Bewerbungsprozess beschleunigen.
  • Cloudbasierte Plattformen: Es gibt einen klaren Trend hin zu Cloudlösungen im Bewerbermanagemnt, die ortsunabhängigen Zugriff und einfache Skalierbarkeit bieten.
  • Fokus auf Candidate Experience: Immer mehr Unternehmen integrieren innovative Methoden wie Bewerbungen via WhatsApp oder Sprachnachricht, um den Bewerbungsprozess für Kandidaten zu erleichtern und die Candidate Journey zu optimieren.
  • Automatisierung von Kommunikation: Bewerbermanagement-Software sollte heute auch die automatisierte Kommunikation mit Bewerbern ermöglichen, einschließlich Terminvereinbarungen für Interviews und das Versenden von Absage- oder Zusage-Mails.
  • People Analytics: Tools zur HR-Analyse von Bewerberdaten helfen dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen und den ROI der Bewerbermanagement-Software zu messen, z.B. durch prädiktive Analysen für Zeit bis zur Einstellung und Bewerberqualität.
  • Remote-Recruiting und Videointerviews: Remote-Arbeit ist weiterhin im Trend, und viele Bewerbermanagement-Systeme bieten integrierte Videointerviews und digitale Feedbackprozesse, um den globalen Talentpool zu erweitern und Reisezeiten zu reduzieren.

Eine Bewerbermanagement Software ist eine Plattform zur Verwaltung und Organisation des gesamten Bewerbungsprozesses, um den Überblick zu behalten. Wichtiges Element ist daher die Datenhaltung: Da jegliche Daten aller Kandidaten zentral gespeichert sind, haben alle am Recruiting beteiligten Mitarbeitenden – von HR-Managern über die jeweiligen Abteilungsleiter bis hin zur Geschäftsführung – jederzeit Zugriff auf bewerberspezifische Informationen. Dies vereinfacht und unterstützt nicht nur die Personalauswahl und das Talentmanagement, sondern erleichtert auch die Kontaktaufnahme. Denn üblicherweise hält eine Bewerbermanagement-Software mehrere Vorlagen bereit, in welche die nötigen Informationen zur jeweiligen Person und für den gewünschten Kommunikationsanlass (z. B. Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellunggespräch, Zusage, Absage) automatisch fließen.

Wer benötigt eine Bewerbermanagement-Software?

Eine Software für das Bewerbermanagement ist für alle jene relevant, die ihre Suche nach Mitarbeitern besser organisieren und sinnvoll strukturieren möchten. Unternehmen, die vom Einsatz einer Bewerbungsmanagement Software besonders stark profitieren, sind folgende:

  • Personaldienstleister, die intensiv und in hoher Frequenz Mitarbeitende vermitteln
  • Unternehmen, die expandieren (wollen)
  • Firmen, die alljährlich saisonale Unterstützung benötigen
  • Unternehmen, die Personal mit sehr speziellen Qualifikationen suchen

Anwender einer Bewerbermanagement-Software sind allen voran HR-Manager und Personalabteilungen. Sie sind daher miteinzubeziehen, sobald das Thema Software-Einführung im Bereich Bewerbermanagement aufkommt.

Wieso ist eine Bewerbermanagement-Software im Recruiting wichtig?

Während der Fachkräftemangel weiter fortschreitet, verschärft der demografische Wandel die Suche nach vielversprechenden Talenten und erfahrenen Professionals zusätzlich. Um der Konkurrenz den im Zweifel entscheidenden Schritt voraus zu sein, ist ein Bewerbermanagement-Tool unverzichtbar. Es unterstützt nicht nur die Personalsuche, sondern hilft auch beim nachhaltigen Aufbau eines funktionierenden Bewerbermanagements sowie eines digitalen Recruitings. Denn in den vergangenen Jahren hat ein disruptiver Wandel stattgefunden: Nicht mehr die Bewerber kämpfen um die besten Jobs, sondern die Unternehmen um die geeignetsten Kandidaten. Dementsprechend fällt es Firmen aller Größe und jeglicher Branchen immer schwerer, offene Stellen schnell und vor allem adäquat zu besetzen.

Eine Bewerbungsmanagement Software erlaubt Unternehmen, Stellenanzeigen effizient zu schalten und responsiv – also optimiert für Mobilgeräte – auszuspielen. Daneben hilft sie dabei, eingehende Bewerbungen bedarfsgerecht zu managen. Nicht nur, dass eine Bewerbermanagement-Software digitale Bewerbungen automatisch erfasst und HR-Verantwortliche entsprechend darauf hinweist, sodass diese zeitnah mit deren Bearbeitung beginnen können. Zugleich versendet sie automatisch eine Bestätigungsmail an die Bewerbenden. Daneben können Firmen mithilfe einer Software für das Bewerbermanagement passende Kandidaten zielsicher herausfiltern und so potenzielle Mitarbeitende schneller kontaktieren. Zudem ist es möglich, interessante Bewerbungen in einem Pool zu behalten, um bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt auf die Wechselwilligen zugehen zu können – sofern diese der zweckgebundenen Datenspeicherung zugestimmt haben.

Welche Vorteile eröffnet eine Bewerbermanagement-Software?

Eine Software für das Bewerbermanagement unterstützt das E-Recruiting auf vielfältige Art und Weise. Wenn Unternehmen ein Bewerbermanagement-Tool nutzen, profitieren sie selbst und Bewerbende gleichermaßen von einer Reihe an Vorteilen:

Bewerbermanagement-Software und ihre Vorteile für Unternehmen

  • Zentrales Management von Bewerbungsunterlagen
  • Höhere Effizienz dank automatisierter Prozesse
  • Zuverlässiges Matching (Bewerber vs. Jobprofil)
  • Aufbau digitaler Bewerber-Pools inklusive Bewertungen zu den Kandidaten
  • Niedrigere Kosten dank Schaltung von Online-Anzeigen
  • Möglichkeit, Stellenanzeigen suchmaschinenoptimiert direkt über die Plattform zu schalten
  • Aussteuern einer Anzeige auf mehreren Jobportalen (Multi-Channel-Posting)
  • Größere Reichweite dank zahlreicher digitaler Touchpoints (z. B. Teilen der Anzeige via Social Media)
  • Einbindung von Videos oder anderem multimedialem Content
  • Gezielte Ansprache der onlineaffinen Generation Y
  • Selektion der Bewerber
  • Schneller besetzte Vakanzen
  • Mehr Komfort für alle Beteiligten
  • Größere Transparenz
  • Messbare Recruiting-Performance

Bewerbermanagement-Software und ihre Vorteile für Bewerber

  • Vereinfachter Bewerbungsablauf
  • Etablierte Kommunikationsprozesse
  • Niedrigere Kosten (keine Notwendigkeit mehr, analoge Bewerbungsmappen postalisch zu verschicken)

Kein Wunder also, dass sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, dem HR-Management eine passgenaue Lösung in Form einer Software für das Bewerbermanagement zur Verfügung zu stellen.

Wie viel kostet eine Bewerbermanagement-Software?

Die Kosten für eine Bewerbungsmanagement Software belaufen sich üblicherweise auf 20 bis 500 Euro monatlich – je nach Anbieter, Tarif, Funktionalität und Umfang des technischen Supports. Daher ist es ratsam, die verschiedenen Bewerbermanagement-Tools gründlich miteinander zu vergleichen. Faktoren, welche die Kosten für die Bewerbermanagement-Software in die Höhe treiben, sind:

  • Anzahl der Nutzer-Accounts
  • Anzahl der parallel geschalteten Stellenanzeigen
  • Anzahl der Mitarbeitenden
  • Umfang der individuellen Anforderungen an eine Software für das Bewerbermanagement

Hier gilt es, sorgfältig zu vergleichen – zum Beispiel mithilfe von Softwarevergleich.de.

Expertentipp 1

Idealerweise entscheiden sich Unternehmen für eine Bewerbungsmanagement Software, die von Hause aus einen möglichst großen Funktionsumfang hat oder modular aufgebaut ist. Je umfangreicher die Standardlösung, desto geringer der kostspielige Anpassungsbedarf.

Expertentipp 2

Viele Hersteller bieten kostenlose Test- oder Demoversionen ihrer Bewerbermanagement-Tools an. Eine Bewerbermanagement-Software im Vorfeld der Anschaffung unverbindlich auszuprobieren, kann vor bösen Überraschungen schützen.

Welche sind die wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagement-Systems?

Eine Software für das Bewerbermanagement dient dazu, den Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten. Dafür braucht es unter anderem folgende Funktionen:

  • Multi-Channel-Posting: Wichtig ist, dass eine Bewerbungsmanagement Software die Veröffentlichung von Stellenanzeigen im gewünschten Kanal unterstützt: von Jobportalen über Social-Media-Plattformen wie LinkedIn bis hin zu Karriereseiten auf Corporate Websites und ähnlichen. Zugunsten reibungsloser Prozesse sollten die gewünschten Ausgabekanäle in das Bewerbermanagement-Tool bereits integriert sein. Alternativ lassen sich die jeweiligen Systeme über Programmierschnittstellen (APIs) miteinander verknüpfen.
  • Responsive Design: Insbesondere jüngere Zielgruppen suchen auf ihrem Smartphone nach passenden Jobangeboten. Darum ist es erforderlich, dass die Software für das Bewerbermanagement Anzeigen responsiv ausgibt. Davon profitiert auch die Personalabteilung: Sind HR-Manager unterwegs, benötigen sie ebenso mobilen Zugriff auf das System wie die Kandidaten.
  • Personalisierung: Um einzelne Bewerbergruppen passgenau adressieren zu können, sollte es mit der Bewerbermanagement-Software möglich sein, Stellenanzeigen zu personalisieren. Dabei umfasst dies formale Kriterien, wie etwa die Ansprache („Du“ oder „Sie“), grafische Aspekte hinsichtlich des Layouts und inhaltliche Spezifika.
  • Candidate Management: Kern einer Bewerbungsmanagement Software ist der effiziente Umgang mit Bewerbungen. Zu den funktionalen Finessen gehören etwa
    • die semantische Analyse von Lebensläufen (digitales CV-Parsing),
    • das automatische Aussortieren oder Auswählen passender Bewerbungen (Matching von Bewerbern und offenen Vakanzen) sowie
    •  der automatische Vergleich der Wunschkandidaten.

Dabei ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen zu jedem einzelnen Bewerber automatisch in der Bewerberdatenbank gespeichert werden. Diese Daten sind auch für das Onboarding unverzichtbar. So können neue Mitarbeitende im Vorfeld Unterlagen automatisch erhalten, sodass sie sich auf ihre neue Aufgabe vorbereiten können:

  • Automatisierte Kommunikation: Idealerweise ist es möglich, zweckgebundene Textbausteine (etwa für Ab- oder Zusagen) vorzuformulieren und per E-Mail automatisch an die gewünschte Person zu verschicken. Daneben lässt sich auch die Terminfindung für Vorstellungsgespräche automatisieren.
  • Umfassende Personalverwaltung: Es ist sinnvoll, eine Bewerbungsmanagement Software zu wählen, die – über das reine Bewerbungsmanagement hinaus – die Personalmanagement einschließlich Weiterbildungsmaßnahmen und Nachfolgeregelungen unterstützt. Manche Bewerbermanagement-Tools sind sogar geeignet, um Prozesse hinsichtlich Mitarbeiterbeurteilungen und Feedback-Gesprächen zu koordinieren, zu strukturieren und zu überwachen.
  • Intuitive Bedienbarkeit: Die Bewerbungsmanagement Software sollte auch für HR-Manager, die eher weniger technikaffin sind, selbsterklärend zu nutzen sein. Schließlich arbeiten sie nur dann bereitwillig und gern mit einem Bewerbermanagement-Tool, wenn es intuitiv bedienbar ist – ohne langwierigen Schulungsaufwand. Können Anwender Änderungen an der Benutzeroberfläche selbst vornehmen, besteht für sie die Möglichkeit, die Software für das Bewerbermanagement gemäß ihren individuellen Vorlieben zu gestalten – was ihre Motivation, die Bewerbungsmanagement Software zu nutzen, erhöht.
  • DSGVO-Konformität: Eine entscheidende Funktion moderner Bewerbermanagement-Software ist die Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass alle Prozesse, bei denen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, den strengen Richtlinien der DSGVO entsprechen müssen. Wichtige Funktionen in diesem Zusammenhang sind unter anderem Datenlöschungsrichtlinien, Einwilligungsmanagement, Verschlüsselung und sichere Datenübertragung sowie die einfache Bearbeitung von Bewerberanfragen zur Dateneinsicht, -änderung und -löschung.

Worauf ist bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software zu achten?

Bei der Auswahl einer Software für das Bewerbermanagement gilt dasselbe Prinzip wie bei jeder anderen Entscheidung für eine IT-Lösung: Sie muss die eigenen Anforderungen bestmöglich erfüllen. Darum gilt es, die Bewerbermanagement-Tools verschiedener Anbieter genauestens unter die Lupe zu nehmen – etwa mithilfe einer Vergleichsplattform wie Softwarevergleich.de. Idealerweise bündeln Unternehmen die einzelnen Auswahlkriterien in verschiedenen Blöcken.

Welche Kategorien an Auswahlkriterien gelten für Bewerbermanagement-Systeme?

  • Generelle (unternehmensseitige) Anforderungen
  • Fachbereichsspezifische Anforderungen
  • Integration der Bewerbermanagement-Software in die eigene IT-Infrastruktur
  • Verknüpfung mit relevanten Quell- und Zielsystemen
  • Individuelle Anpassbarkeit der Bewerbungsmanagement Software
  • Unterstützung und Optimierung der internen und externen Kommunikation
  • Verlängerung des E-Recruitings in Social Media
  • Monitoring und Reporting
  • Privacy & Security-by-Default, um vor Cyberattacken und Datenschutzpannen geschützt zu sein

Fazit: Eine Bewerbermanagement-Software schafft Mehrwerte

Der vielzitierte „War for Talents“ wird sich weiter zuspitzen: 82 % der deutschen Unternehmen haben schon jetzt Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen, so die Fachkräftemangel-Studie 2024 der ManpowerGroup. Um im Rennen um die besten Köpfe eine realistische Siegeschance zu haben, kommen Unternehmen nicht länger um neue Recruiting-Ansätze, digitale Prozesse und den Einsatz einer Bewerbungsmanagement Software herum. Jegliche Prozesse und die Kommunikation rund um E-Recruiting und Bewerbungsmanagement dank Automatisierung effizienter zu gestalten, wird perspektivisch zu einem strategisch relevanten Erfolgsfaktor. Dafür benötigen Unternehmen ein Bewerbermanagement-Tool, das ihren spezifischen Bedarf optimal erfüllt, das heißt: die Kommunikation mit Bewerbern beschleunigt und professionalisiert – was die eigene Attraktivität als potenzieller Arbeitgeber vergrößert.

FAQ – Antworten rund um Bewerbermanagement-Software

  1. Was ist eine Bewerbermanagement-Software?
    Eine Bewerbermanagement-Software ist ein digitales Tool, das den Recruiting-Prozess automatisiert und effizienter gestaltet, indem es z.B. Bewerbungen sammelt, sortiert und die Kommunikation mit Kandidaten vereinfacht.
  2. Welche Vorteile bietet eine Bewerbermanagement-Software?
    Unternehmen profitieren von zentraler Verwaltung, automatisierten Prozessen und einer schnelleren Besetzung offener Stellen. Für Bewerber wird der Prozess transparenter und komfortabler.
  3. Was ist der Unterschied zwischen einem Bewerbermanagementsystem und einer herkömmlichen HR-Software?
    Ein Bewerbermanagementsystem fokussiert sich speziell auf den Recruiting-Prozess, während HR-Software breitere Funktionen wie Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterverwaltung abdeckt.
  4. Wie unterstützt die Software die Candidate Experience?
    Durch automatisierte, zeitnahe Kommunikation und einfache Bewerbungsmethoden wie WhatsApp oder Sprachnachricht wird der Bewerbungsprozess für Kandidaten angenehmer und transparenter gestaltet.
  5. Ist Cloud-basierte oder lokale Bewerbermanagement-Software besser?
    Cloud-basierte Lösungen bieten mehr Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie ortsunabhängig funktionieren und keine eigene IT-Infrastruktur erfordern.
  6. Welche Kosten sind mit einer Bewerbermanagement-Software verbunden?
    Die Kosten variieren stark und hängen von der Anzahl der Nutzer, den Funktionen und dem Support ab. Die Preisspanne reicht von 20 bis 500 Euro monatlich pro Nutzerlizenz. Angaben ohne Gewähr.
  7. Wie kann ich die passende Bewerbermanagement-Software finden?
    Vergleichsportale wie Softwarevergleich.de helfen, verschiedene Systeme hinsichtlich ihrer Funktionen, Kosten und Benutzerfreundlichkeit zu vergleichen.

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