Onboarding Software: Damit die Einarbeitung zum Erfolg wird

Onboarding ist ein vielschichtiger Prozess, bei dem eine spezielle HR-Software – die Onboarding Software – wertvolle Unterstützung leisten kann. Sie hilft dem HR-Team, den Einführungsprozess für neue Mitarbeitende zu optimieren und sie durch den Einstellungs- und Schulungsprozess zu begleiten. Automatisierte Funktionen sorgen dafür, dass der Onboarding-Prozess effizienter abläuft und das HR-Team und neue Mitarbeitende gleichermaßen jederzeit den Überblick über den Stand der Einarbeitung behalten. 

Was ist Onboarding?
Unter Onboarding versteht man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in ihre Rolle im Unternehmen eingearbeitet werden. Es hat diverse Facetten und umfasst etwa das Verstehen der Aufgaben und Zuständigkeiten, das Kennenlernen des Teams und das Knüpfen erster Kontakte zu den neuen Kollegen, das Verständnis der Unternehmenskultur, den Zugang zu vom Unternehmen genutzten Softwaresystemen und vieles mehr.
 

Vom Einsatz von Onboarding Tools profitieren HR-Teams, die in Unternehmen aller Größen und Branchen arbeiten. Manche Systeme sind zwar auf spezielle Industrien wie etwa den Finanzsektor oder die Gastronomie spezialisiert, andere sind branchenübergreifend ausgelegt. Dies ist bei der Software-Auswahl zu beachten. Und je nach Unternehmensgröße und Strategie können sich die Ziele unterscheiden, die Unternehmen mit dem Einsatz einer Onboarding Software verbinden: So kann sie kleinen Firmen hauptsächlich dabei helfen, begehrte Fachkräfte vom ersten Tag an zu begeistern und an das Unternehmen zu binden. Ein wichtiger Punkt, denn laut Untersuchungen ist einer der wichtigsten Gründe für eine Kündigung in der Probezeit die schlechte Einarbeitung. Bei großen Konzernen steht eventuell eher die Zeitersparnis des HR-Teams durch eine Self-Service-Funktion des Onboarding Tools im Vordergrund. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Die verschiedenen Arten von Onboarding Tools lassen sich vor allem nach ihrem Aufgabenumfang unterscheiden, nach ihrem Schwerpunkt und ob es sich um eine integrierte Lösung handelt. Die drei wichtigsten Arten der Onboarding Software sind folgende:

1. Ein integriertes Onboarding-Modul oder ein Workflow als Bestandteil eines größeren Personalverwaltungssystems, zum Beispiel eines Personalinformationssystem  [HRIS], eines Humankapitalverwaltungssystems [HCM] oder eines Personalverwaltungssystem [HRMS].
2. Eine Softwarelösung mit Schwerpunkt auf Mitarbeiterschulung und -entwicklung, besonders geeignet für Onboarding-Prozesse, die sehr schulungsintensiv sind, wie zum Beispiel für Positionen mit Entscheidungsbefugnis oder Sicherheitsverantwortung.
3. Eine eigenständige Aufgabenverwaltungssoftware als virtuelle Checkliste für Onboarding-Aufgaben, welche den Onboarding-Prozess mit kleinem Budget verbessert.
    

Die zur Verfügung stehenden Funktionen des Onboarding Tools hängen zum einen davon ab, für welche Art von Onboarding Software Sie sich entscheiden. Doch auch bei Tools derselben Software-Art, etwa bei der als Modul integrierten Variante, unterscheiden sich die Funktionsumfänge und Preismodelle teils erheblich. Es lohnt sich also, dass HR-Verantwortliche als erstes überlegen, was die zu beschaffende Onboarding Software leisten soll, ihr Budget bestimmen und danach verschiedene Angebote an Onboarding Software vergleichen. Dennoch gibt es einige typische Features, die sich in der Praxis als hilfreich erwiesen haben:

• Automatisierung des Onboarding-Prozesses
  Viele Tools bieten die Möglichkeit, individuelle Kriterien und Trigger zu erstellen, um HR-Prozesse über das gesamte Onboarding hinweg zu automatisieren. Der Fortschritt verschiedener Aufgaben sowie des gesamten Onboardings ist sowohl für die oder den Neuen sowie für das HR-Team jederzeit transparent. Erinnerungen sorgen dafür, dass Termine eingehalten und To-dos erledigt werden. 
   
• Self-Service-Portal
  Diese Funktion sorgt dafür, dass Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen wie den kompletten Einarbeitungsplan oder Trainingspläne haben. Ihre persönlichen Daten können sie selbst aktualisieren und zudem etwa Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und Leistungsbewertungen ausfüllen. Ein Unternehmenswiki beinhaltet zudem grundlegende Informationen wie Organigramme und Hinweise zur Unternehmenskultur, die neuen Mitarbeitenden helfen, das Unternehmen besser zu verstehen.
   
• Training Management 
  Mithilfe dieser Funktion lassen sich Online-Schulungen erstellen und diese neuen und bestehenden Mitarbeitenden zuweisen. Personal- und Schulungsleiter können für jeden Kurs eine Frist festlegen, den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Kurse rechtzeitig abgeschlossen werden.
   
• Verträge und e-Signaturen managen 
  Offizielle Papiere können entweder papierlos über das Onboarding-System abgewickelt und/oder zu Zwecken der Dokumentenverwaltung in das System eingescannt werden. Diese Funktion hilft Personalverantwortlichen und Managern, den Prozess der Dokumentenfreigabe zu rationalisieren.
   
• Elektronische Formulare
  Die Onboarding Software ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, alle erforderlichen Formulare online auszufüllen und einzureichen, darunter Steuerformulare, Informationen zur direkten Einzahlung und andere personalbezogene Dokumente. Eine Bibliothek hält alle Formularvorlagen für den Einstellungsprozess sowie für Dokumente, die der Einhaltung von Vorschriften (Compliance) dienen, bereit.
   
• Reporting
  Einige Onboarding Tools bieten eine Time-to-Productivity-Analyse, die zeigt, wie lange es dauert, bis neu eingestellte Mitarbeiter zu produktiven Teammitgliedern werden. Diese Daten können für Unternehmen sehr nützlich sein, um ihre Onboarding-Prozesse zu verbessern. Personalverantwortliche können mithilfe von Berichtsfunktionen feststellen, welche Komponenten des Onboarding-Prozesses erfolgreich und welche verbesserungsbedürftig sind.
   
• Feedback-Funktion 
  Die Möglichkeit, während des gesamten Onboarding-Prozesses Feedback und Fragen zu sammeln, trägt dazu bei, dass neue Mitarbeitende eher mit dem Tempo und der Struktur ihrer Einarbeitung zufrieden sind. Über die in der Onboarding Software integrierte Funktion können Linienvorgesetzte oder Personalverantwortliche kurze Fragen an neue Mitarbeitende stellen und die Antworten automatisch auswerten. So lassen sich mögliche Probleme frühzeitig aufdecken und lösen.
   
• Software-Integrationen
  Gerade in Zeiten von Remote Work – einem der Software-Trends schlechthin – ist es hilfreich, wenn Onboarding Tools sich problemlos mit anderen Anwendungen verbinden lassen – wie etwa gängigen Microsoft- oder Google-Produkten. Die Integration mit Ihrem Personalverwaltungssystem – falls das Onboarding Tool nicht Bestandteil dieses Systems ist – sollte erst recht kein Problem darstellen. So kann das Gesamtsystem etwa die Daten von neuen Mitarbeitenden direkt mit Ihrer Gehaltsabrechnung  und anderen Modulen synchronisieren.
   

Abgesehen davon, dass die Funktionalitäten der Onboarding Software zu Ihren Anforderungen passen sollten, gibt es noch andere Kriterien bei der Auswahl zu beachten. 

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist keine Einbahnstraße. Und genau so ist auch eine Onboarding Software ausgelegt, damit beide Seiten davon profitieren, sie zu nutzen: Ein strukturierter, jederzeit transparenter Prozess, bei dem der oder die Neue frühzeitig auf benötigte Informationen zugreifen und Schulungspläne im eigenen Tempo abarbeiten kann, macht Spaß und motiviert vom ersten Arbeitstag an. Dies wiederum hilft Ihnen als Arbeitgeber. 

Will man neue Mitarbeitende frühzeitig an das Unternehmen binden, ist es essenziell, dass diese ihre Probezeit als positives Erlebnis empfinden. Damit kann ein Onboarding-Tool eine wertvolle Stütze als Software für Talentmanagement darstellen. Und nicht zuletzt hilft Ihnen eine Onboarding Software dabei, den aufwändigen Einarbeitungsprozess durch die Automatisierung vieler Tasks effizienter und kostensparender zu gestalten. Um das richtige Tool zu finden, ist es unerlässlich, sich über die mit dem Softwareeinsatz verbundenen Ziele klar zu werden und dann verschiedene Angebote zu vergleichen.