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27.06.2023 | Redaktion Softwarevergleich

Onboarding Software: Damit die Einarbeitung zum Erfolg wird

Eine Onboarding Software kann Wertvolles leisten, und zwar für beide Seiten: Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Dank Software-Unterstützung hat ein neues Teammitglied jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen und findet sich viel schneller im Job und Unternehmen zurecht. Das begeistert und bindet frühzeitig an den neuen Arbeitgeber, wovon dieser wiederum profitiert. Zudem sorgen Onboarding Tools für mehr Effizienz und Zeitersparnis bei der Einarbeitung, da sie viele Aufgaben automatisiert erledigen.

Gruppe sitzt im Ruderboot. Symbolbild für Onboarding

Bildquelle: STOCKSTUDIO / Adobestock

Was ist eine Onboarding Software?

Onboarding ist ein vielschichtiger Prozess, bei dem eine spezielle HR-Software – die Onboarding Software – wertvolle Unterstützung leisten kann. Sie hilft dem HR-Team, den Einführungsprozess für neue Mitarbeitende zu optimieren und sie durch den Einstellungs- und Schulungsprozess zu begleiten. Automatisierte Funktionen sorgen dafür, dass der Onboarding-Prozess effizienter abläuft und das HR-Team und neue Mitarbeitende gleichermaßen jederzeit den Überblick über den Stand der Einarbeitung behalten. 

Was ist Onboarding?
Unter Onboarding versteht man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in ihre Rolle im Unternehmen eingearbeitet werden. Es hat diverse Facetten und umfasst etwa das Verstehen der Aufgaben und Zuständigkeiten, das Kennenlernen des Teams und das Knüpfen erster Kontakte zu den neuen Kollegen, das Verständnis der Unternehmenskultur, den Zugang zu vom Unternehmen genutzten Softwaresystemen und vieles mehr.
 

Welche Vorteile bietet ein Onboarding Tool und wer sollte dieses verwenden?

Vom Einsatz von Onboarding Tools profitieren HR-Teams, die in Unternehmen aller Größen und Branchen arbeiten. Manche Systeme sind zwar auf spezielle Industrien wie etwa den Finanzsektor oder die Gastronomie spezialisiert, andere sind branchenübergreifend ausgelegt. Dies ist bei der Software-Auswahl zu beachten. Und je nach Unternehmensgröße und Strategie können sich die Ziele unterscheiden, die Unternehmen mit dem Einsatz einer Onboarding Software verbinden: So kann sie kleinen Firmen hauptsächlich dabei helfen, begehrte Fachkräfte vom ersten Tag an zu begeistern und an das Unternehmen zu binden. Ein wichtiger Punkt, denn laut Untersuchungen ist einer der wichtigsten Gründe für eine Kündigung in der Probezeit die schlechte Einarbeitung. Bei großen Konzernen steht eventuell eher die Zeitersparnis des HR-Teams durch eine Self-Service-Funktion des Onboarding Tools im Vordergrund. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Neue Mitarbeitende begeistern und an das Unternehmen binden
Mit der richtigen Onboarding Software können Sie neue Mitarbeitende vom ersten Tag an für ihre Aufgaben und Ihr Unternehmen begeistern. Workflows für jeden neu Eingestellten ermöglichen eine weitgehend individuelle Einarbeitung. Der gute Eindruck, den die oder der Neue während der Einarbeitung bekommen hat, kann sich nachhaltig auf das Engagement während der gesamten Betriebszugehörigkeit auswirken.

Individuelle Schulungsprogramme im Onboarding Tool erstellen
Onboarding Software unterstützt das Personalmanagement dabei, Schulungsprogramme zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Arbeitsanforderungen jedes neuen Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Sie können auch ein Start- und Ablaufdatum für die Schulung festlegen, automatische Erinnerungen versenden und den Status der zugewiesenen Lernprogramme verfolgen, um die rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen. Für erfolgreich absolvierte Schulungen können die Trainer mit Unterstützung der Software-Zertifikate ausstellen, was sich positiv auf das Engagement der Absolventen auswirken kann. 

Engagement steigern und schneller einsatzbereit sein
Motivierend kann es sich auswirken, dass sich der Neue durch transparente Prozesse und Informationen gleichzeitig sicher und gut aufgehoben fühlt und trotzdem flexibel agieren kann – denn Schulungen und andere Aufgaben lassen sich oft im eigenen Tempo absolvieren. Für beide Seiten ist es gleichermaßen erfreulich, dass die neu Eingestellten durch ein bedarfsgerecht unterstützendes Onboarding Tool schneller fit in ihrem Arbeitsbereich werden.

Digitalisierung statt Papierkram
Neue eingestellte Mitarbeitende müssen während des Onboardings zahlreiche Formulare ausfüllen und Angaben machen – wie etwa zu Steuerzwecken, für die Anmeldung von Leistungen oder zum vorherigen Werdegang. Mit einer Onboarding Software lassen sich diese Daten auf elektronischem Weg eingeben und Formulare in Papierform, die unvollständig ausgefüllt sein könnten, fehleranfällig sind und viel Platz in der Ablage einnehmen, entfallen. Die meisten Onboarding Tools verfügen über eine Dokumentenverwaltungsfunktion, mit der HR-Verantwortliche die Dokumente jedes Mitarbeitenden erfassen, speichern und bei Bedarf wieder abrufen können.

Onboarding Software vergleichen: Gibt es verschiedene Arten von Onboarding Tools?

Die verschiedenen Arten von Onboarding Tools lassen sich vor allem nach ihrem Aufgabenumfang unterscheiden, nach ihrem Schwerpunkt und ob es sich um eine integrierte Lösung handelt. Die drei wichtigsten Arten der Onboarding Software sind folgende:

  1. Ein integriertes Onboarding-Modul oder ein Workflow als Bestandteil eines größeren Personalverwaltungssystems, zum Beispiel eines Personalinformationssystem  [HRIS], eines Humankapitalverwaltungssystems [HCM] oder eines Personalverwaltungssystem [HRMS].
  2. Eine Softwarelösung mit Schwerpunkt auf Mitarbeiterschulung und -entwicklung, besonders geeignet für Onboarding-Prozesse, die sehr schulungsintensiv sind, wie zum Beispiel für Positionen mit Entscheidungsbefugnis oder Sicherheitsverantwortung.
  3. Eine eigenständige Aufgabenverwaltungssoftware als virtuelle Checkliste für Onboarding-Aufgaben, welche den Onboarding-Prozess mit kleinem Budget verbessert.
     

Was sind typische Funktionen bei einem Onboarding Tool?

Die zur Verfügung stehenden Funktionen des Onboarding Tools hängen zum einen davon ab, für welche Art von Onboarding Software Sie sich entscheiden. Doch auch bei Tools derselben Software-Art, etwa bei der als Modul integrierten Variante, unterscheiden sich die Funktionsumfänge und Preismodelle teils erheblich. Es lohnt sich also, dass HR-Verantwortliche als erstes überlegen, was die zu beschaffende Onboarding Software leisten soll, ihr Budget bestimmen und danach verschiedene Angebote an Onboarding Software vergleichen. Dennoch gibt es einige typische Features, die sich in der Praxis als hilfreich erwiesen haben:

  • Automatisierung des Onboarding-Prozesses
    Viele Tools bieten die Möglichkeit, individuelle Kriterien und Trigger zu erstellen, um HR-Prozesse über das gesamte Onboarding hinweg zu automatisieren. Der Fortschritt verschiedener Aufgaben sowie des gesamten Onboardings ist sowohl für die oder den Neuen sowie für das HR-Team jederzeit transparent. Erinnerungen sorgen dafür, dass Termine eingehalten und To-dos erledigt werden. 
     
  • Self-Service-Portal
    Diese Funktion sorgt dafür, dass Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen wie den kompletten Einarbeitungsplan oder Trainingspläne haben. Ihre persönlichen Daten können sie selbst aktualisieren und zudem etwa Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und Leistungsbewertungen ausfüllen. Ein Unternehmenswiki beinhaltet zudem grundlegende Informationen wie Organigramme und Hinweise zur Unternehmenskultur, die neuen Mitarbeitenden helfen, das Unternehmen besser zu verstehen.
     
  • Training Management 
    Mithilfe dieser Funktion lassen sich Online-Schulungen erstellen und diese neuen und bestehenden Mitarbeitenden zuweisen. Personal- und Schulungsleiter können für jeden Kurs eine Frist festlegen, den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Kurse rechtzeitig abgeschlossen werden.
     
  • Verträge und e-Signaturen managen 
    Offizielle Papiere können entweder papierlos über das Onboarding-System abgewickelt und/oder zu Zwecken der Dokumentenverwaltung in das System eingescannt werden. Diese Funktion hilft Personalverantwortlichen und Managern, den Prozess der Dokumentenfreigabe zu rationalisieren.
     
  • Elektronische Formulare
    Die Onboarding Software ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, alle erforderlichen Formulare online auszufüllen und einzureichen, darunter Steuerformulare, Informationen zur direkten Einzahlung und andere personalbezogene Dokumente. Eine Bibliothek hält alle Formularvorlagen für den Einstellungsprozess sowie für Dokumente, die der Einhaltung von Vorschriften (Compliance) dienen, bereit.
     
  • Reporting
    Einige Onboarding Tools bieten eine Time-to-Productivity-Analyse, die zeigt, wie lange es dauert, bis neu eingestellte Mitarbeiter zu produktiven Teammitgliedern werden. Diese Daten können für Unternehmen sehr nützlich sein, um ihre Onboarding-Prozesse zu verbessern. Personalverantwortliche können mithilfe von Berichtsfunktionen feststellen, welche Komponenten des Onboarding-Prozesses erfolgreich und welche verbesserungsbedürftig sind.
     
  • Feedback-Funktion 
    Die Möglichkeit, während des gesamten Onboarding-Prozesses Feedback und Fragen zu sammeln, trägt dazu bei, dass neue Mitarbeitende eher mit dem Tempo und der Struktur ihrer Einarbeitung zufrieden sind. Über die in der Onboarding Software integrierte Funktion können Linienvorgesetzte oder Personalverantwortliche kurze Fragen an neue Mitarbeitende stellen und die Antworten automatisch auswerten. So lassen sich mögliche Probleme frühzeitig aufdecken und lösen.
     
  • Software-Integrationen
    Gerade in Zeiten von Remote Work – einem der Software-Trends schlechthin – ist es hilfreich, wenn Onboarding Tools sich problemlos mit anderen Anwendungen verbinden lassen – wie etwa gängigen Microsoft- oder Google-Produkten. Die Integration mit Ihrem Personalverwaltungssystem – falls das Onboarding Tool nicht Bestandteil dieses Systems ist – sollte erst recht kein Problem darstellen. So kann das Gesamtsystem etwa die Daten von neuen Mitarbeitenden direkt mit Ihrer Gehaltsabrechnung  und anderen Modulen synchronisieren.
     

Was sollten Sie beim Kauf einer Onboarding Software beachten?

Abgesehen davon, dass die Funktionalitäten der Onboarding Software zu Ihren Anforderungen passen sollten, gibt es noch andere Kriterien bei der Auswahl zu beachten. 

Dabei stehen sicher eine intuitive, übersichtliche Benutzeroberfläche mit Möglichkeiten für ein Branding, wie zum Beispiel mit dem Unternehmenslogo, sowie die generelle Benutzerfreundlichkeit des Onboarding Tools an erster Stelle. Bei einer Onboarding Software ist die Benutzerfreundlichkeit besonders wichtig, denn schließlich möchten Sie Ihre Neuzugänge vom ersten Tag an begeistern und nicht durch die komplizierte Handhabung einer Software stressen. Das Tool sollte Sie dabei unterstützen, die Einarbeitung vom ersten Tag an einfach, logisch und zügig zu gestalten.

Knapp dahinter als Kriterium wird für die meisten Unternehmen das Preis-Leistungs-Verhältnis der neuen Onboarding Software stehen. Hier bietet es sich an, darauf zu achten, welche Systeme kostenlose Testversionen, Freemium-Pläne (Basisprodukt ist kostenfrei, Erweiterungen kostenpflichtig) oder gratis Demos anbieten, damit Sie Ihr neues Tool vorab auf Herz und Nieren prüfen können. Natürlich ist der Funktionsumfang im Verhältnis zum Preis ebenfalls wichtig für diesen Aspekt.

Heute gehen mehr als die Hälfte aller Nutzer mobil ins Internet und so ist es ein Pluspunkt, wenn ein Onboarding Tool mobilen Zugriff – etwa via App – erlaubt. Schließlich gibt es für beide Seiten im Verlauf des Onboardings diverse Aufgaben zu erledigen - vom Ausfüllen der erforderlichen Formulare über das Herunter- und Hochladen von Dokumenten bis hin zur Verfolgung des Prozessfortschritts – und so ist es komfortabel, diese auch ortsunabhängig vom Smartphone oder Tablet aus erledigen zu können.

Fazit: Von einer Onboarding Software profitieren beide Seiten

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist keine Einbahnstraße. Und genau so ist auch eine Onboarding Software ausgelegt, damit beide Seiten davon profitieren, sie zu nutzen: Ein strukturierter, jederzeit transparenter Prozess, bei dem der oder die Neue frühzeitig auf benötigte Informationen zugreifen und Schulungspläne im eigenen Tempo abarbeiten kann, macht Spaß und motiviert vom ersten Arbeitstag an. Dies wiederum hilft Ihnen als Arbeitgeber. 

Will man neue Mitarbeitende frühzeitig an das Unternehmen binden, ist es essenziell, dass diese ihre Probezeit als positives Erlebnis empfinden. Damit kann ein Onboarding-Tool eine wertvolle Stütze als Software für Talentmanagement darstellen. Und nicht zuletzt hilft Ihnen eine Onboarding Software dabei, den aufwändigen Einarbeitungsprozess durch die Automatisierung vieler Tasks effizienter und kostensparender zu gestalten. Um das richtige Tool zu finden, ist es unerlässlich, sich über die mit dem Softwareeinsatz verbundenen Ziele klar zu werden und dann verschiedene Angebote zu vergleichen. 

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