HR-Software vergleichen: So finden Sie die passende Personalsoftware!
HR-Software ist heute gefragter denn je. Doch die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen weist erhebliche Lücken auf. Im Bereich der HR-Software gibt es vergleichsweise viel zu tun, so der aktuelle HR Software Report 2021 des HRM Instituts. Schließlich zwingen der demografische Wandel und akute Fachkräftemangel die Unternehmen dazu, ihre Prozesse im Personalwesen zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Doch was genau muss eine moderne Personalsoftware leisten? Und wie findet man die perfekte HR-Software? Ein Vergleich gibt Aufschluss.
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Insbesondere im Bereich Recruiting spielt Human-Resources-Software eine immer größere Rolle. Verwunderlich ist dies nicht, denn der Fachkräftemangel greift bereits seit einigen Jahren um sich – die Suche nach neuen Arbeitskräften erfordert immer höhere Investitionen in Sachen Zeit und Aufwand. Hinzu kommt: Wächst der Betrieb, nimmt auch der administrative Aufwand für die Personalabteilung zu. Dass eine manuelle Bewältigung der vielen unterschiedlichen Aufgaben, die das HR-Team meistern muss, ab einer bestimmten Firmengröße schlichtweg nicht mehr möglich ist, ist offenkundig. Man denke nur an das Hantieren mit diversen Excel- und Word-Dokumenten: Diese Art der Verwaltung ist nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig.
Umso wichtiger ist es also für die Unternehmen, hier auf Alternativen zu setzen, die ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen. Eine Software-Einführung gestattet es hierbei, sämtliche Personalaufgaben digital zu erledigen – viele davon sogar automatisiert. Dies sorgt nicht nur für geringeren Zeitaufwand und reduzierte Kosten, sondern zudem für gesteigerte Effektivität. Und: Dank der ebenfalls verbesserten Transparenz lässt sich damit auch die Zufriedenheit, ergo die Motivation der Angestellten, potenzieren.
Auswahl einer HR-Software vergleichsweise kompliziert
Doch so einfach es klingt, so schwer tun sich Unternehmen bei der Suche nach einer geeigneten Personalsoftware. Denn Produkte in diesem Bereich gibt es zuhauf und nicht wenige Betriebe schrecken vor aufwändigen HR-Software-Vergleichen zurück. Stattdessen entscheiden sie sich unüberlegt für die erstbeste oder augenscheinlich vielversprechendste Lösung. Das Problem: Das Produkt erfüllt dann oftmals nicht das, was das Unternehmen sich von ihm erhofft. In der Folge dürfen sich die Anwender mit der Fehlerbehebung herumschlagen, was nicht nur für Unzufriedenheit, sondern auch für höhere Kosten und vor allem Mehraufwand statt der erhofften Arbeitserleichterung sorgt. Vor der Anschaffung einer HR-Software sollte sich das Unternehmen also genauestens überlegen, welche Anforderungen es an sie hat. Doch was genau ist eigentlich unter einer Software für den Bereich Human Resources zu verstehen?
Was ist eine HR-Software?
Unter einer HR-Software, auch Personalsoftware oder Human-Ressources-Software genannt, versteht man eine Lösung, die die Abläufe in der Personalverwaltung digitalisiert, standardisiert sowie automatisiert – und somit erleichtert. Dies wiederum bringt diverse Vorteile mit sich: Zum einen lassen sich damit Kosten und vor allem Zeit einsparen, wodurch sich die Mitarbeiter in den Personalabteilungen nun mehr strategischen Aufgaben widmen können. Zum anderen gestattet ein solches Tool eine effizientere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.
Vorteile von HR-Software
- effizientere, transparentere Prozesse
- Zeitersparnis in den Personalabteilungen
- Freiraum für strategische Aufgaben
- zentral verfügbare Daten – überall und jederzeit
- höhere Sicherheit vertraulicher Daten durch Verwaltung von Zugriffsrechten
- Kosteneinsparungen
HR-Software auswählen – ein anspruchsvoller Prozess
Dem jeweiligen Betrieb stehen dabei die unterschiedlichsten Ausführungen zur Verfügung: Ob Tools, die für einen ganz bestimmten Bereich konzipiert wurden, oder die Allround-Lösung für den gesamten Personalprozess – bei der Software-Auswahl, die der Markt bietet, bleiben keinerlei Wünsche mehr offen. Das Unternehmen muss sich lediglich überlegen, welche Themen die HR-Software abdecken sollte und entsprechende Vergleiche anstellen: Gilt es, neben der Stellenausschreibung und dem Arbeitsvertrag auch das Onboarding damit zu organisieren? Soll es die Personalentwicklung und Weiterbildung vereinfachen und Mitarbeitergespräche verwalten? Wie sieht es mit dem Thema Zeiterfassung aus? Diese Aspekte gilt es beim HR-Software-Vergleich zu berücksichtigen.
Arten von HR-Software im Vergleich
Generell kann ein Unternehmen zwischen zwei Methoden entscheiden, wie es den Vergleich zwischen verschiedenen HR-Software-Produkten ziehen möchte. So kann es die Lösung entweder nach der erwünschten Funktionalität (Art der Funktionen) bewerten oder nach der Technologie, die zugrunde gelegt werden soll (Funktionsumfang).
Funktionaler HR-Software-Vergleich
Personalsoftware wartet in der Regel mit einer Vielzahl von Funktionen für sämtliche Aufgaben einer Personalabteilung auf. Für den besseren Überblick empfiehlt es sich, die verschiedenen Funktionen der jeweiligen Betriebszugehörigkeitsphase zuzuordnen, in denen sich der Mitarbeiter gerade befindet.
Die erste Phase – der Bewerbungsprozess – beginnt mit der Suche nach geeigneten Mitarbeitern. Aus den eingehenden Bewerbungen trifft das Unternehmen eine Vorauswahl und lädt dann geeignete Kandidaten zum Vorstellungsgespräch und je nach Bedarf zu einem Probearbeitstag ein. Ist die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen, erfolgt die Erstellung des Arbeitsvertrags. Eine HR-Software sollte hierfür also Funktionen im Bereich Bewerbermanagement aufweisen:
- Personalbedarfsplanung
- Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
- Erfassen, Verwalten und Auswerten von Bewerbungen
- Kommunikation mit den Bewerbern
- Auswahl passender Bewerber und Vorstellungsgespräche inklusive Einbindung von Managern außerhalb der Personalabteilung
Hat der Bewerber seine Unterschrift unter den Arbeitsvertrag gesetzt, wird eine Personalakte angelegt. Bei Arbeitsantritt erfolgt das Onboarding – ein Prozess, der sich ebenfalls von einer Human-Resources-Software begleiten lässt. Hinzu kommen weitere typische Personalaufgaben wie die Erfassung der Urlaubs- und Fehltage, Arbeitszeiten, Überstundenausgleich etc. Selbstverständlich zählt hierzu auch die Auszahlung seines monatlichen Gehalts. Hier sollte die HR-Software funktional auf das Personalmanagement auszurichten. Dazu gehören:
- digitale Personalakte
- Personaleinsatzplanung
- Personalcontrolling/Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Onboarding
- Zeitmanagement und -erfassung
- aktives Einbinden der Mitarbeiter in HR-Prozesse (Employee-Self-Service)
In Phase drei gilt es, die Angestellten immer auf dem neuesten Stand zu halten, damit das Unternehmen von ihrer Arbeit profitieren kann. Dies heißt: Die HR-Abteilung muss regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen organisieren. Für die Weiterentwicklung ebenfalls wichtig sind regelmäßige Feedbackrunden. Nur so können die Mitarbeiter ihre Leistung und Fähigkeiten steigern – was letztendlich auch dazu beiträgt, dass sie weiterhin motiviert sind, sich ihren täglichen Aufgaben zu stellen.
Dafür gibt es spezielle Funktionen in einer HR-Software, die bei der Personalentwicklung und dem Talent-Management unterstützen – etwa durch die Koordination, Durchführung und Dokumentation von regelmäßigen Personal- und Feedbackgesprächen, Schulungen und Weiterbildungen.
Technologischer HR-Software-Vergleich
Aus technologischer Sicht wiederum stehen den Unternehmen – je nach Funktionsumfang, den die HR-Software aufweisen soll – diese drei Varianten zur Verfügung:
- Bei einer All-in-One-Software für Human Resources handelt es sich um ein Komplettsystem, das alle von einer Personalabteilung benötigten digital gesteuerten Bereiche abdeckt. Mit dieser singulären Lösung haben Unternehmen also alles zur Hand, was für die Abwicklung HR-spezifischer Aufgaben erforderlich ist. Eine zusätzliche Software ist in der Regel nicht vonnöten. Das Team profitiert von einer einheitlichen Benutzeroberfläche und muss sich nicht in verschiedene Tools einarbeiten. Schnittstellenprobleme erübrigen sich und der Datenaustausch zwischen den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt meist automatisiert – sprich, die Informationen müssen lediglich einmal ins System eingepflegt werden. Insbesondere kleine Unternehmen benötigen einen Großteil der in einer solchen Komplettlösung enthaltenen Funktionen überhaupt nicht. Hier droht wiederum die Gefahr, dass die Anwender vom Funktionsumfang überfordert sind.
- Bei so genannten Insellösungen handelt es sich um Systeme, die für ganz spezifische HR-Themen konzipiert wurden, etwa das Recruiting oder die Personalverwaltung. Diese sind insbesondere für solche Unternehmen interessant, die nur in Teilbereichen ihrer Personalabteilung auf Digitalisierung setzen und diese mit Software ausstatten möchten. Der Nachteil hier: Beschließt der Betrieb zu einem späteren Zeitpunkt, auch andere Aufgaben- oder Themengebiete mit entsprechender HR-Software zu versehen, zieht dies meist aufwändige händische Aktionen nach sich, damit die Programme reibungslos miteinander agieren. Aus diesem Grund sind Insellösungen für immer weniger Unternehmen attraktiv – der Trend geht eindeutig Richtung Komplettsystem.
- Die beliebige Kombination verschiedener Personalsoftware-Module ist sozusagen der Mittelweg zwischen Komplettsystem und Insellösung. Eine so konzipierte Software für Human Resources stammt aus einer Hand – es gibt also nur einen Anbieter, der bei Problemen zu involvieren ist – ermöglicht es aber dennoch, Module bedarfsgerecht nach dem Baukastenprinzip zusammenzustellen. Hierbei sind Bausteine aller Art verfügbar – sei es für das Bewerbermanagement, die Zeiterfassung, die Personalverwaltung und -bedarfsplanung, das Talent-Management oder den Employee-Self-Service. Somit ist das Unternehmen flexibel und kann zuerst einige wenige Teilbereiche der HR-Abteilung digitalisieren, nach Bedarf jedoch jederzeit weitere Bausteine hinzufügen oder ad acta legen. Der Haken hierbei ist jedoch der Preis: Ein solch modulares HR-Software-Konzept ist im Vergleich zu einer Komplettlösung meist sehr kostspielig. Die Frage, die sich ein Unternehmen hier stellen muss, ist, ob sich die Anschaffung einer Personalsoftware tatsächlich lohnt.
HR-Software im Vergleich – darauf kommt es an
Die Entscheidung, welche Human-Resources-Software nun die für das jeweilige Unternehmen geeignete ist, ist nicht gerade leicht gefällt. Allein schon die Erwägung, ob es ein Komplettsystem sein soll, eine Insellösung oder doch eher ein modulares Konzept zeigt deutlich, dass die Wahl weitreichende Konsequenzen hat und daher nicht einfach zwischen Tür und Angel getroffen werden kann. Denn entschließt sich ein Unternehmen etwa dazu, eine Insellösung einzuführen, stellt dann zu einem späteren Zeitpunkt aber fest, dass es doch noch weitere Funktionen hinzufügen möchte, bleibt ihm meist nichts anderes übrig als erneut auf eine Insellösung zu setzen. Diese beiden Personalsoftware-Systeme miteinander zu verknüpfen ist wiederum mit einem gewissen Integrationsaufwand verbunden, den man sich mit einer Komplettlösung sparen könnte.
Funktionen einer HR-Software vergleichen
Was die Wahl ebenfalls nicht gerade erleichtert, ist, dass Funktionen in den verschiedenen Produkten diverser Hersteller auch unterschiedlich benannt sind – sprich, es herrscht keine Einheitlichkeit hinsichtlich der Terminologie. Schon allein deshalb gestaltet sich ein Vergleich verschiedener HR-Software-Systeme schwierig. Und: Oftmals mangelt es den Tools an einer guten Übersicht über sämtliche verfügbare Funktionen sowie an Kostentransparenz.
Hier ist eine Bedarfsanalyse dienlich. Insbesondere die folgenden Punkte sollten vorab geklärt werden:
- Aufgaben, die mit der HR-Software zu digitalisieren sind
- Digitalisierungspläne der Zukunft (gilt es, weitere Bereiche mit HR-Software zu auszustatten?)
- Kompatibilität der Personalsoftware mit bereits existierenden Systemen (falls erforderlich)
- Hosting der HR-Software: lokaler Server versus Cloud
- Abteilungen, die mit der Personalsoftware arbeiten sollen
- Anzahl der Mitarbeiter, die die Software für Human Resources nutzen sollen
Sind die oben genannten Aspekte definiert, reduziert sich die Anzahl der infrage kommenden HR-Software-Kandidaten bereits von selbst. Die dann noch übriggebliebenen Anwärter lassen sich dann noch auf folgende Punkte abklopfen:
- Transparenz hinsichtlich Funktionsumfang und Kosten
- Datenschutzkonformität beim Hosting
- Datensicherheit (bestätigt etwa durch TÜV-Zertifizierung)
- Regelmäßigkeit von Updates und Neuerungen
- Supportmöglichkeiten: Kanäle, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten
Fazit: Effizientere Prozesse dank HR-Software
Moderne Human-Resources-Software gestattet es, administrative Abläufe in der Personalverwaltung zu digitalisieren sowie zu automatisieren und das Unternehmen somit zukunftsfähig zu machen. Dies wiederum verschafft den Personalern mehr Luft, sich strategischerer und sinnstiftenderer Arbeit zu widmen. Zwar scheuen viele Unternehmen den hohen Aufwand für die oft langwierige Suche nach der geeigneten HR-Software, doch lohnt er sich nicht nur, sondern ist sogar unabdingbar. Denn nur ein System, das genau auf die Belange des Betriebs zugeschnitten ist, unterstützt die Anwender bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben. Daher gilt: Bevor die Entscheidung für oder gegen eine HR-Software fällt, heißt es, Vergleiche zwischen den verschiedenen Optionen zu ziehen und auch den Anbieter auf Herz und Nieren zu prüfen. Dann steht einer erfolgreichen Digitalisierung der HR-Prozesse nichts mehr im Wege.
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