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21.06.2022 | Christian Ruhland

Augen auf beim HR-Software-Kauf: So finden Sie für Ihr HR-Management passgenau die digitale Lösung

Die richtige Wahl beim Kauf einer HR-Software hängt von den individuellen Erwartungen ab – und ist planbar. Daher sollten Unternehmen im Vorfeld ihres Software-Auswahlprozesses ihre Anforderungen klar definieren.

Bildquelle: Agenda

Budget gibt die Richtung vor

Wie viel die HR-Softwarelösung letztlich kosten darf, bestimmt alle weiteren Fragen. Als Faustformel gilt: Ein Standard-System ist in der Regel günstiger als eine Customizing-Lösung. 
Bei der Standard-Variante sind die Prozesse bereits vorgegeben. Denn diese haben sich meist in der Anwender-Praxis bewährt. Unternehmen erhalten bei solchen Systemen ein HR-Grundgerüst, mit dem sie ihre Arbeitsabläufe leicht und sinnvoll auf digitale Füße stellen. Nachdem eine solche Software installiert ist, kann die HR-Abteilung sofort loslegen.
Anders ist das bei Customizing-Lösungen. Hier passt der Kunde das Programm an seine individuellen Bedürfnisse an. Dafür ist ein Spezialist vor Ort notwendig, der die Software startklar macht. Diese zusätzlichen Leistungen kosten natürlich und benötigen in der Regel ein größeres Budget.

Warum HR-Software?

Sie unterstützt Personalarbeit und Personalmanagement durch digitale Prozesse. HR-Software erfasst, speichert, verwaltet, bearbeitet und wertet Daten der Mitarbeiter und Bewerber aus. Sie optimiert Abläufe im Personalwesen, macht die Arbeit effizienter – und ist eine wertvolle Begleitung auf dem Weg der digitalen Transformation.

Daten an einem zentralen Ort

Sollen Personalsachbearbeiter wichtige Informationen sofort griffbereit haben, bietet sich als Softwarelösung eine zentrale Datenhaltung an – egal, ob die Mitarbeiter gerade eine komplexe Auswertung, ein beliebiges Dokument oder eine simple Information suchen. Im Gegensatz zur Pflege von Personaldaten in verschiedenen, unverknüpften Excel-Listen, hat das einen entscheidenden Vorteil: Bei einer solchen Software speichert die Fachkraft im Unternehmen Informationen einmal ab und kann diese im Anschluss beliebig miteinander in Verbindung setzen. Sucht die Personalabteilung beispielsweise nach einem Ersthelfer, der Englisch spricht, identifiziert sie diesen per Knopfdruck. Langes Suchen hat damit ein Ende.

Flexibilität für Mitarbeiter schaffen

Moderne HR geht auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter ein. Ist die digitale Personalakte im HR-Programm integriert, leistet sie unverzichtbare Dienste. Denn für viele ist es normal geworden, nicht physisch im Büro anwesend sein zu müssen, sondern alles von zu Hause aus erledigen zu können. Arbeitnehmer möchten ihren Urlaubsantrag heute digital stellen, ihre Krankmeldung online einreichen oder ihren Lohnzettel bequem zu Hause herunterladen.

Damit das datenschutzkonform möglich ist, benötigen Unternehmen eine HR-Software mit einem cloudbasierten Self-Service-Portal. Dieses erleichtert die Zusammenarbeit mit der kompletten Belegschaft – auch mit Führungskräften. Fordert beispielsweise ein Abteilungsleiter für ein Gehaltsgespräch den Lebenslauf eines Mitarbeiters an, hinterlegt der Personalsachbearbeiter das Dokument verschlüsselt im Cloud-Portal. Das bereitgestellte Dokument erlischt nach einer bestimmten Frist automatisch, darauf kann die Führungskraft per PC, Smartphone oder Tablet sicher zugreifen.

Effizienz ist wichtiges Kriterium

Bevor Unternehmen losspurten, um eine passende Software-Lizenz zu suchen, gilt es, zu überlegen, welche Verfahren sie überhaupt beschleunigen möchten? Denn je mehr HR-Bausteine im Programm integriert sind, umso reibungsloser können die Anwendungen miteinander kommunizieren. Ist die Lohnbuchhaltung Bestandteil des Programms, greift diese automatisch auf Informationen aus dem Personalmanagement-System zu und umgekehrt. Deswegen jedoch wild HR-Module zu leasen, ist nicht zielführend.

Wichtig ist, dass ein HR-Programm über entsprechende Schnittstellen verfügt und das Unternehmen bereits bestehende Systeme reibungslos anbinden kann. Effizienz ist also nicht nur eine Frage der Modulanzahl. Entscheidend sind die einzelnen Prozesse und bis zu welchem Grad die Software diese automatisiert und standardisiert. Dazu ein Beispiel: Läuft der „Prozess Urlaubsantrag“ digital über ein Self-Service-Portal ab, beantragt der Arbeitnehmer seine freien Tage einfach per Mausklick.

Die HR-Software informiert die Führungskraft über den eingegangenen Urlaubswunsch. Spricht nichts dagegen, klickt der Vorgesetzte unmittelbar auf „genehmigen“. Die Personalabteilung ist in diesen Prozess nicht mehr involviert. Das ist Effizienz.

Fazit: Gründliche Analyse, keine Schnellschüsse

Vor dem Kauf einer HR-Software-Lösung, besinnen sich Unternehmen am besten auf die Erwartungen, die sie haben. Eine gründliche Analyse ist dafür unerlässlich – auch abteilungsübergreifend. Schließlich profitiert von einer klugen HR-Software-Lösung das gesamte Unternehmen. Neben den bereits genannten Kriterien spielen weitere Punkte, wie zum Beispiel die Unternehmensgröße, eine wichtige Rolle.

Viele Softwarehäuser bieten eine ausführliche, kostenlose Beratung an, um den genauen Bedarf zu analysieren – oftmals besteht sogar die Möglichkeit, einen Probemonat zu buchen. Von diesen Angeboten sollten Unternehmen vor dem Kauf unbedingt Gebrauch machen.

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Digitale Personalarbeit aus einem Guss