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06.02.2024 | Redaktion Softwarevergleich

Lohnabrechnung-Software: Vergleichen Sie jetzt und finden Sie die beste Lösung

Lohnabrechnung-Software ist ein Muss für Unternehmen! Denn Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen fristgerecht und korrekt ausführen. Das kostet Zeit und Ressourcen. Sie können zwar ein externes Unternehmen zu beauftragen, doch ist dies mit zusätzlichen Kosten verbunden. Eine Lohnabrechnung-Software verspricht Abhilfe. Was ein solches Tool können sollte und wie Sie die beste Lohnabrechnung-Software finden, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Frau lacht und macht Lohnabrechnung

Bildquelle: ViDi Studio / Adobe Stock

Was ist eine Lohnabrechnung-Software?

Eine Lohnabrechnung-Software berechnet das monatliche Entgelt der Mitarbeiter eines Unternehmens und erstellt die einzelnen Lohnabrechnungen. Damit automatisiert eine Lohnabrechnung-Software regelmäßig wiederkehrende Buchhaltungsprozesse im Unternehmen – und das unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen. Insbesondere dann, wenn Ihre Buchhaltungssoftware oder Personalsoftware keine Lohnabrechnung abdeckt. Eine Lohnabrechnung-Software ist aber nicht nur etwas für große Konzerne, auch kleine bis mittelständische Unternehmen profitieren davon und selbst für Selbstständige und Start-Ups ist sie interessant.  

Was ist eine Lohnabrechnung und was muss Sie enthalten?
Die Lohnabrechnung ist ein vom Arbeitgeber zu erstellendes Dokument, das alle Informationen über den Lohn eines Arbeitnehmers in einem bestimmten Zeitraum beinhaltet. Sie gibt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sowie dem Finanzamt genaue Auskunft über die getätigten Lohnzahlungen, aber auch über Steuerabzüge und Sozialversicherungsabgaben.
 

Wie funktioniert eine Lohnabrechnung-Software?

Um eine Lohnabrechnung mit einer Lohnabrechnung-Software zu erstellen, müssen in der Regel die Stammdaten des Unternehmens und der Mitarbeiter hinterlegt werden, dazu gehören Adressdaten, Gehalt, die Steuerklasse, Krankenkasse und weitere Angaben wie etwa die Kirchzugehörigkeit oder der Kinderfreibetrag. Eine Lohnabrechnung-Software führt bei allen Eingaben stets eine Plausibilitätsprüfung durch, um Tippfehler bei manuellen Eingaben zu beheben. Sind die Daten vorhanden, erstellt die Software automatisch eine entsprechende Lohnabrechnung zum entsprechenden Datum. Über Schnittstellen übermittelt die Lohnabrechnung-Software die relevanten Daten an die jeweiligen Ämter und Behörden. Auch die Mitarbeiter erhalten automatisiert – idealerweise per E-Mail oder Portal – ihre Lohnabrechnung zugestellt. Außerdem wird mithilfe einer Online-Banking-Schnittstelle direkt auch die Auszahlung der Löhne über die Lohnabrechnung-Software ausgelöst.

Wofür brauchten Unternehmen eine Lohnabrechnung-Software?

Lohnabrechnungen sind in jedem Unternehmen unverzichtbar, sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber. Denn als Unternehmen ist man generell verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen, sobald ein Arbeitnehmer Lohn erhält. Zudem muss jeder Arbeitgeber sicherstellen, dass Meldungen an das Finanzamt und Daten zur Sozialversicherung pünktlich und sicher elektronisch übermittelt werden. Da sich formelle Anforderungen an die Lohnabrechnung stetig ändern und auch die Beschäftigungsverhältnisse durch unterschiedliche Abrechnungsvorgänge variieren, lohnt es sich, einen Blick auf digitale Tools wie eine Lohnabrechnung-Software zu werfen. Sie können in vielen Bereichen eine wertvolle Unterstützung sein.

Eine fehlerfreie und rechtskonforme Lohnabrechnung ist also unerlässlich, denn es finden regelmäßig Prüfungen durch das Finanzamt statt. So waren in den Betriebsprüfungen der Bundesländer 2021bundesweit 12.895 Prüferinnen und Prüfer unterwegs, um unter anderem die Lohnabrechnungen der Unternehmen zu prüfen1. Die Prüfbeamten stellten in der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder ein Mehrergebnis von rund 13,1 Milliarden Euro fest. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Finanzämter auch in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung durchführen, ist hoch und die Konsequenzen können schwerwiegend sein. Den Überblick über die sich stetig ändernden und aktualisierenden Vorgaben und Gesetze zu behalten, wird immer schwieriger. Und eine solche Prüfung fehlerfrei zu bestehen ebenso.

Eine Lohnabrechnung-Software bietet neben der Zeitersparnis durch die Automatisierung des monatlichen Lohnabrechnungsprozesses, noch weitere Vorteile. Unternehmen sparen durch eine digitale Lohnabrechnung-Software vergleichsweise viel Papier- und Portokosten ein. Obendrein schonen sie damit die Umwelt: weniger Papierverbrauch, ein obsoletes Archiv, das viel Platz beansprucht, und somit geringerer Energieverbrauch, was dem Unternehmen zusätzlich Kosten spart.

Welche Funktionen muss eine Lohnabrechnung-Software mitbringen?

Es gibt viele unterschiedliche Tools auf dem Markt. Bei einem Lohnabrechnung-Software-Vergleich sollten Sie auf unterschiedlichen Kriterien achten, um die für Sie beste Lohnabrechnung-Software zu finden. 

1. Allgemeine Funktionen

Eine gute Lohnabrechnung-Software sollte alle relevanten Funktionen abdecken, die Sie für das alltägliche Geschäft benötigen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Stammdatenverwaltung von Arbeitnehmern
  • Lohnabrechnungen
  • Lohnsteuerbescheinigungen
  • Berechnung von Beiträgen
  • Lohnnebenkosten 
  • Zuschläge für Überstunden und Feiertage
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Direktversicherungen
  • Provisionen 

2. Aktualität & Rechtskonformität

Die Lohnabrechnung-Software sollte alle gesetzlichen Anforderungen für die Abrechnung erfüllen und automatisch auf dem aktuellen Stand sein, auch beim Thema Datenschutz.  Außerdem muss besonders bei Cloudsystemen gewährleistet sein, dass sämtliche Dokumente und Daten sicher und verschlüsselt gespeichert werden. Der Sitz des Anbieters sollte vorzugsweise in Deutschland liegen und die Software in europäischen Rechenzentren gehostet werden.

3. Usability & Mobilanpassung

Die Lohnabrechnung-Software muss eine intuitive und einfache Bedienung für eine gute Usability haben. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, nutzen Sie diese, um die Software vorab zu prüfen. Viele Unternehmen arbeiten mittlerweile mit Smartphones, Tablets und Co. Daher kann es sinnvoll sein, wenn Ihre Lohnabrechnung-Software für mobile Endgeräte verfügbar ist.

4. Integrationsfähigkeit & Schnittstellen

Es ist essenziell, dass die Software eine unkomplizierte Integration in Ihre Unternehmens-IT gestattet. Denn ist hier der Aufwand zu groß, erfüllt sie den Zweck der Arbeitserleichterung nicht mehr. Achten Sie daher darauf, dass die Lohnabrechnung-Software über alle relevanten Schnittstellen verfügt, die Sie benötigen. 
Diese sind häufig:

  • Finanzamt für Lohnsteueranmeldungen (ELSTER)
  • Sozialversicherungsträger für die Versendung von Pflichtmitteilungen 
  • Controlling & BI-Software
  • Bundesagentur für Arbeit 
  • Deutsche Rentenversicherung 
  • Zugang für Steuerberater
  • Berufsgenossenschaften 
  • Personalmanagementsoftware
  • Zeiterfassungssystem 
  • ERP-Systemen
  • Online-Banking-System

5. Service & Support 

Grundsätzlich sollte Ihre Lohnabrechnung-Software zuverlässig funktionieren. Falls es doch zu einem Problem kommen sollte, ist ein guter Service das A und O. Nur wenn Sie den Support schnell erreichen, sei es über eine Chatfunktion, eine Hotline oder ähnliches, können Sie das Problem schnell lösen. Dazu sollten Sie einen Ansprechpartner haben, der Ihre Sprache versteht. Ein ausschließlich englischer Support-Dienst beispielsweise hemmt Ihre Anwender unter Umständen, sich bei Herausforderungen an ihn zu wenden.

6. Besonderheiten & Branchenspezifika 

Wie die Corona-Pandemie gezeigt hat, kann es für Ihr Unternehmen von Bedeutung sein, dass Ihre Lohnabrechnung-Software die Verarbeitung außergewöhnlicherer Vertragsarten wie beispielsweise Kurzarbeitergeld ermöglichen. Aber auch Pfändungen und Akkordlohn können je nach Branche wichtige Funktionen bei der Lohnabrechnung sein. Ebenfalls wichtig: Wenn Ihre Lohnabrechnung-Software Statistiken und Berichte erstellen kann, gibt dies der Führungsspitze Aufschluss über die aktuelle Situation im Betrieb. 

Welche Funktionalitäten und Eigenschaften Ihre Lohnbuchhaltung-Software mitbringen muss, sollten Sie im Rahmen der Software-Auswahl eingehen prüfen. Am besten erstellen Sie dazu einen Anforderungskatalog, um die einzelnen Anbieter zu vergleichen und die beste Lohnbuchhaltung-Software zu finden.
 

Was kostet eine Lohnabrechnung-Software?

Es gibt Lohnabrechnung-Software, die als Freeware verfügbar ist. Jedoch haben diese in der Regel weniger Funktionen und es fehlt meist die Vertragsbindung des Anbieters. Daher mangelt es häufig an Sicherheit und Datenschutz. Die Software ist zudem womöglich nicht auf dem neuesten Rechtsstand und es gibt keinen Anspruch auf regelmäßige Updates. Sie erhalten Lohnabrechnung-Software schon ab 6 Euro pro Monat für bis zu 50 Mitarbeiter. Andere Anbieter stellen das Programm für knapp 30 Euro für Unternehmen bis 50 Mitarbeiter zur Verfügung. Der Preis hängt letztlich auch davon ab, wie Sie die Software einführen wollen. 

  • Ist ein Download auf Ihre eigenen Server erforderlich (On-Premise) oder greifen Sie auf die Lohnabrechnung-Software als Software as a Service (SaaS) in der Cloud zu?
  • Handelt es sich dabei um eine Public oder Private Cloud? 
  • Wie ist das Lizenzmodell des Anbieters aufgebaut? 

Schauen Sie genau hin und vergleichen Sie die Anbieter – zum Beispiel mit Softwarevergleich.de.

Wie finden Sie die passende Lohnabrechnung-Software für Ihr Unternehmen?

Um die für Sie passende Lohnabrechnung-Software zu finden, sollten Sie als erstes Ihren Bedarf ermitteln. Dazu sollten Sie folgende Fragen beantworten:

  • Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie im Unternehmen und wie viele soll die Lohnabrechnung-Software bearbeiten?
  • Welche Arten von Lohnabrechnungen benötigen Sie (z. B. Teilzeit, Vollzeit, Minijob)
  • Wie umfassend sollen die Stammdaten sein? Sollen dort Zeit- und Urlaubskonten der Mitarbeiter verarbeitet werden?
  • Welche Schnittstellen brauchen Sie (z. B. DATEV, Steuerberater)? 
  • Welchen Support benötigen Sie? Brauchen Sie beispielsweise Hilfe bei der Einrichtung und die Integration in das bestehende System?

Wenn Sie Ihren Bedarf erfasst haben, können Sie daraufhin die Software finden, die die passenden Funktionen bietet. Wägen Sie dabei das Preis-Leistungsverhältnis von verschiedenen Anbietern ab. Ein Vergleich von Lohnabrechnung-Software ist hier empfehlenswert. 

Extra-Tipp 

Grundsätzlich hilft ein Blick auf die verschiedenen Zertifikate, Prüfungen und Bewertungen, die eine Lohnabrechnung-Software erhalten kann. Zu den wichtigsten Zertifikaten gehört das der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH). Dieses zertifiziert, dass die Software für die maschinelle Erstellung und Übertragung von Meldungen und Beitragsnachweisen in der Sozialversicherung entsprechend den Grundsätzen des § 22 DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes geprüft wurde.

Wenn Sie bereits über eine HR-Software verfügen und mit dieser zufrieden sind, ist es sinnvoll zu schauen, ob dieser Anbieter eine entsprechende Erweiterung für die Lohnabrechnung anbietet.
 

Fazit

Durch eine gute Lohnabrechnung-Software können Sie den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient und sicher gestalten. Die Software automatisiert die Prozesse, wodurch Sie Zeit und Ressourcen sparen. Außerdem sind Sie immer auf dem aktuellen Stand, ob bei Rechtsanforderungen oder intern. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie Ihre Bedarfe korrekt analysieren und mithilfe eines Vergleichs von Lohnabrechnung-Software den passenden Anbieter finden. 

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