Buchhaltungssoftware vergleichen: Checkliste zur Auswahl Ihres Buchhaltungsprogramms

Was jeder zum Buchhaltungssoftware-Vergleich wissen muss

Der Vergleich von Buchhaltungssoftware ist zwar anfangs zeitintensiv, aber es lohnt sich. Denn: Das richtige Buchhaltungstool bietet Unternehmen leistungsstarke Werkzeuge, um Einnahmen, Ausgaben und andere wichtige Finanzinformationen zu erfassen. Buchhaltungssoftware macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, automatisiert Rechnungsprozesse und bietet genaue Zusammenfassungen von Finanzdaten. Ein ausführlicher Buchhaltungssoftware-Vergleich und die anschließende Wahl des geeigneten Tools kann einem Unternehmen dabei helfen, seine Betriebskosten zu senken und die Effizienz aller geschäftlichen Abläufe zu steigern, indem sie zahlreiche Aspekte der Finanzabteilung rationalisiert: Dazu gehören etwa die Gehaltsabrechnung, die Einhaltung von Steuervorschriften, die Verfolgung von Budgets, Rechnungszahlungen und vieles mehr. Durch die Nutzung der Vorteile, die eine Buchhaltungssoftware bietet, optimieren Unternehmen nicht nur die Genauigkeit, sondern beschleunigen auch Abläufe – was zu einer verbesserten Leistung führt.

Was gilt es, beim Buchhaltungssoftware-Vergleich zu beachten:

Bei einem Vergleich von Buchhaltungssoftware ist es wichtig, die Funktionen zu berücksichtigen, die jedes Programm bietet. Unternehmen müssen genauestens prüfen, welche verfügbar sind oder später noch benötigt werden könnten. Unternehmen wachsen, Anforderungen ändern sich – das richtige Buchhaltungstool sollte da mithalten können. Auf die verschiedenen Funktionen gehen wir nachfolgend genauer ein.

Warum benötigen Unternehmen ein Buchhaltungsprogramm

Die Digitalisierung verändert auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Buchhaltung führen. Eine moderne Technologie bietet für Buchhaltungsteams viele interessante Möglichkeiten, um Transaktionen zu beschleunigen und manuelle Aufwände auf ein Minimum zu reduzieren. Aktuelle Bilanzen zum richtigen Zeitpunkt sichern die Einhaltung der Steuervorschriften und bewahren Unternehmen vor kostspieligen Strafen oder Verzögerungen durch Nacharbeiten, die bei herkömmlichen Methoden ein Risiko darstellen! Unternehmen müssen sich bei der Aufbewahrung von Dokumenten nicht mehr auf die „Schuhkarton-Methode“ verlassen. Buchhaltungssoftware lösungen gestatten es, wichtige Dokumente sicher digital aufzubewahren – so haben Sie die Gewissheit, dass Sie bei Bedarf einfach darauf zugreifen können, von überall und jederzeit.

Arten von Buchhaltungssoftware im Vergleich

Wenn es um die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware geht, sollten Unternehmen darauf achten, dass die Art des Programms den Bedürfnissen und Auflagen des Unternehmens entspricht. Es gibt hierbei zwei Arten – EÜR- und GuV-Systeme – zu vergleichen, obwohl es in einigen Fällen Buchhaltungsprogramme gibt, die sowohl die Funktionen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung als auch der GuV übernehmen können.

Zusätzlich gibt es viele weitere Faktoren, die bei der Auswahl eines Systems zur effektiven Verwaltung der Finanzen zu berücksichtigen sind. Achten Sie beim Buchhaltungssoftware-Vergleich darauf, dass sie diese Funktionen enthalten, damit Sie alle notwendigen Komponenten haben:

• Jahresabschluss mit Bilanz
• Umsatzsteuervoranmeldung durch das Buchhaltungsprogramm
• integrierte Buchungsvorlagen für die Online-Buchhaltung
• betriebswirtschaftliche Auswertungen und Berichte
• integriertes Online-Banking
• regelmäßige kostenlose Updates

Buchhaltungsprogramme vergleichen: die wichtigsten Auswahlkriterien und Faktoren

Der Buchhaltungssoftware Vergleich kann eine knifflige Angelegenheit sein. Entscheidend ist, die wichtigsten Kriterien zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit dem neuen System zurechtkommen. Nachfolgend zählen wir die wesentlichen zu beachtenden Faktoren einmal auf.

1. Größe des Unternehmens:

Je nach Größe kann der Bedarf an Buchhaltungssoftware sehr unterschiedlich sein. Mittlere oder große Unternehmen benötigen zwangsläufig komplexere Buchhaltungslösungen, da sie mehr Mitarbeitende und Aufgaben managen müssen – wie Gehaltsabrechnungen oder die fristgemäße Rechnungsstellung an Kunden. Aber auch Kleinunternehmer müssen sich nicht mit Tabellenkalkulationen begnügen. Mit professionellen Buchhaltungsprogrammen können sie das Beste aus ihren Finanzprozessen herausholen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird.

2. Sicherheit als Priorität:

Rechnungswesen-Programme beherbergen einige der sensibelsten Daten eines Unternehmens. Beim Buchhaltungssoftware-Vergleich ist deshalb darauf zu achten, dass die Sicherheit der Kundendatensätze, der Bestandsverwaltung und der Finanzdaten gewährleistet ist. Dafür sollten Sie eine Buchhaltungssoftware mit hohen Sicherheitsstandards – etwa DSGVO-Konformität und ISO-Zertifizierung – wählen, damit Sie beruhigt sein können, dass Ihre wertvollsten Schätze, nämlich Ihre Daten, geschützt sind.

3. ELSTER-Schnittstelle:

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen kommen hieran nicht vorbei: ELSTER. Eine Schnittstelle gibt hier die Gewissheit, dass Steuern zuverlässig und effizient abgeführt werden und die Einreichung von Voranmeldungen und das Begleichen regelmäßiger Zahlungen an das Finanzamt zuverlässig und einfach erfolgen können. Rechnungswesen-Programme sollten diese Schnittstelle unbedingt mitbringen.

4. Auswertungen, Statistiken und Reports:

Der Erfolg eines Unternehmens hängt weitgehend von der Fähigkeit ab, fundierte Entscheidungen zu treffen, insbesondere bezüglich ihrer Finanzen. Nur mit klaren Analysen ist es für jeden Unternehmer oder Geschäftsführer ein Leichtes, ein besseres Verständnis für seine finanzielle Leistung zu bekommen. Aufbereitet in übersichtlichen Reports oder auf intuitiv bedienbaren Dashboards können sie nicht nur sehen, wie hoch die Einnahmen sind, sondern auch, welche Verbindlichkeiten es gibt und welche anderen damit zusammenhängenden Transaktionen zu berücksichtigen sind. So werden auch Sie fortschrittsorientierte Entscheidungen treffen, die Ihren Geschäftserfolg steigern! Deshalb sollten Sie bei einem Buchhaltungssoftware-Vergleich auf Analyse- und Reportfunktionen achten.

5. Verknüpfung von Bankkonten:

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Möglichkeit, Bankkonto oder -konten mit der Buchhaltungssoftware zu verbinden. Warum? Durch die Verknüpfung können Sie wertvolle Informationen über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens gewinnen. So lassen sich etwa detaillierte Berichte erstellen, die Aufschluss über Einnahmequellen und Ausgaben im Zeitverlauf geben. Und schließlich helfen verknüpfte Systeme Unternehmen dabei, Arbeitsprozesse zu vereinfachen, redundante Datenhaltung zu vermeiden und Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei zu gestalten.

6. DATEV-Schnittstelle:

Bei einem Buchhaltungssoftware-Vergleich sollte Unternehmen auf eine DATEV-Schnittstelle nicht verzichten. Diese Schnittstelle bietet den großen Vorteil, dass sowohl rechtliche als auch technische Standards eingehalten werden, um Ihre eingegebenen Daten zu schützen. Dieser Prozess wird durch freiwillige Audits unabhängiger Experten sogar noch weiter verstärkt.

Checkliste: Buchhaltungssoftware richtig vergleichen

Buchhaltungssoftware hilft Unternehmen, den Überblick über Finanzen zu behalten und Zeit zu sparen, indem sie alle buchhalterischen Prozesse rationalisiert. Bei der Auswahl des besten Buchhaltungsprogramms sind jedoch mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Durch einen sorgfältigen Buchhaltungssoftware-Vergleich können Unternehmer die richtige Software-Auswahl treffen. Eine Checkliste vereinfacht die Entscheidungsfindung:

Ist die Software…

• … anpassbar?
  Dank der Möglichkeit, zusätzliche Module oder Add-ons zu erwerben, können Unternehmen dynamisch auf alle potenziellen neuen Geschäftsanforderungen reagieren.
•  … mobil nutzbar?
  In einer vernetzten Welt ein unabdingbarer Faktor: Das Buchhaltungsprogramm sollte ermöglichen, ortsunabhängig arbeiten zu können.
• … multi-User-fähig?
  Sowohl Mitarbeitende als auch eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater sollten die Möglichkeit des Zugangs für die Buchhaltungssoftware bekommen.
•  … benutzerfreundlich?
  Die beste Software bringt nichts, wenn man sie nicht optimal zu nutzen weiß. Deshalb sind Nutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienbarkeit, Tutorials und ein guter Support ein Muss.
• … geprüft?
  Die Software sollte über ein GoBD-Testat von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verfügen.
• … offen durch Schnittstellen?
  Schnittstellen zu DATEV und ELSTER sind nützlich. Doch es gibt zahlreiche weitere Systeme wie HR-Software, Controlling-Software , CRM-System, deren Anbindung sich lohnen kann.
•  … voll-digitalisiert und -automatisiert?
  Das Tool sollte nicht nur Rechnungen digital speichern, sondern auch digital erfasste Belege automatisch erkennen und buchen können.
• … unterstützend?
  Stellt der Anbieter einen angemessenen Support bereit, zum Beispiel in Form von Schulungen oder anderen Hilfen? Ist dieser ausreichend verfügbar – nur werktags oder 24/7, auf Englisch oder auch auf Deutsch?
• … fakturierungsfähig?
  Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht die Erstellung von Gutscheinen, Rechnungen und Mahnungen. Auch Abo- oder Stornorechnungen sollten je nach Geschäftsmodell möglich sein.

Fazit

Die richtige Auswahl einer Buchhaltungssoftware für die eigenen Anforderungen zu treffen, kann eine schwierige Aufgabe sein. Bei der Vielfalt der auf dem Markt erhältlichen Optionen ist ein Buchhaltungssoftware-Vergleich unerlässlich. Nur so finden auch Sie eine geeignete Option für Ihr Rechnungswesen. Ein Gespräch mit anderen Unternehmern könnte sich zusätzlich als nützlich erweisen, um aus erster Hand von ihren Erfahrungen mit unterschiedlicher Software zu profitieren. Zudem sollten Sie sich vergewissern, dass die gewählte Buchhaltungssoftware alle rechtlichen und technischen Sicherheitsanforderungen erfüllt, damit Ihre Daten geschützt sind.

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