Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Mehr als digitale Stempeluhren

Eine Zeiterfassungssoftware ist für Unternehmen ein nützliches Werkzeug zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden. Ob als eigenständige Lösung oder als Teil einer HR-Software – vergleicht man Zeiterfassungssysteme im World Wide Web, findet man schnell eine Vielzahl an Anbietern. Die enorme Menge der Angebote liegt aber nicht etwa daran, dass sich jeder Anbieter zufällig auf das gleiche Produkt konzentriert, sondern daran, dass der Oberbegriff „Zeiterfassungssystem“ bei vielen verschiedenen Tools Verwendung findet. Allen Systemen gemein ist nur, dass sie „die Arbeitszeit erfassen“. Um zu definieren, was genau ein Zeiterfassungssystem ist, lohnt sich also ein zweiter Blick. 

Beim Vergleich von Zeiterfassungssystemen begegnen einem in der Regel zwei verschiedene Typen – in etlichen Varianten: 

Typ 1: Die Stempeluhr

Früher noch aus echtem Papier, heute digital – die Stempeluhr. Doch obwohl sich das Zeiterfassungssystem der Moderne angepasst hat, bleibt ihr Zweck der Gleiche: Die exakte Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeitenden. Je nach System können auch Fehl- und Urlaubszeiten aufgenommen werden, doch das Ziel dieser Zeiterfassungssoftware ist, die Anwesenheit und die Produktivität der Mitarbeiter zu kontrollieren und teilweise auch zu steuern, um ineffizientes Personalmanagement zu vermeiden.

Typ 2: Projektmanagement-Tools

Die zweite Art der Zeiterfassungssysteme verfügt zwar ebenfalls über die Funktion zum Überwachen der Arbeitszeit, jedoch verbirgt sich ein anderes Ziel dahinter. Hier geht es in erster Linie um die Ermittlung des Arbeitsaufwandes für bestimmte Projekte oder Kunden. Je nach Aufgabe halten Mitarbeitende über die Software den Zeitaufwand fest. Dabei gilt: Je besser die Software entwickelt ist, desto detaillierter können Unternehmen den Arbeitsaufwand nachvollziehen. Die meisten Zeiterfassungssysteme dieser Art verfügen neben der Zeiterfassung per se auch über Kategorien wie Aufgaben, Unteraufgaben, geplanter Aufwand, tatsächlicher Aufwand, Team oder Teammitglied, Deadline und weitere. 
 

Jedes Unternehmen bringt eigene Herausforderungen mit sich und daraus resultierend auch unterschiedliche Ansprüche an Personalsoftware-Lösungen wie ein Zeiterfassungssystem. Je nach Pain Point sollte eine solche Software neben der Kernfunktion der Zeiterfassung weitere Features umfassen: 

Um zu wissen, welche Kosten im Raum stehen, müssen Unternehmen bei dem Vergleich von Zeiterfassungssoftware im Rahmen der Software-Auswahl entscheiden, ob eine lokale, gekaufte Anwendung für sie in Frage kommt oder eine Lösung als Software as a Service (SaaS) im Abonnement. Besonders letzteres hat sich in den vergangenen Jahren dank vieler Vorteile bewiesen – zum Beispiel müssen Updates nicht von Kunden installiert werden und die Software ist nicht an bestimmte Betriebssysteme gebunden, weil sie im Browser zu bedienen ist. Die Starter-Pakete für ein solches Zeiterfassungssystem liegen im Vergleich bei 5 Euro pro Monat und Nutzer. Kommen weitere Funktionen dazu, erhöht sich der Preis auf bis zu 12 Euro. Manche Anbieter verlangen eine Basisgebühr exklusive Gebühren für Zusatzmodule. Mittlerweile bietet fast jeder Provider auf dem Mark eine kostenlose Testversion seiner Software an, sodass Unternehmen genügend Zeit haben, die Zeiterfassungssysteme zu vergleichen und sich für das passende zu entscheiden.

Wenig überraschend – natürlich liegen auch der Verwendung von Zeiterfassungssysteme gesetzliche Vorgaben zugrunde, auch in Bezug auf Datenschutz. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof: Unternehmer haben die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung – das heißt, sie müssen Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau festhalten, was dem Schutz der Mitarbeitenden und der Einhaltung rechtlicher Standards dienen soll. Im September 2022 äußerte sich auch das Bundesarbeitsgericht und urteilte: Arbeitszeiten müssen vollständig – von Anfang bis Ende – in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen Zeiterfassungssystem erfasst werden. Der Gebrauch eines Zeiterfassungssystems ist vom Arbeitgeber sicherzustellen. 

Die Sache mit der DSGVO

Auch beim Thema Datenschutz gilt es Fallstricke im Zeiterfassungssoftware-Vergleich zu vermeiden. Cloud-Lösungen zur Zeiterfassung führen eine sogenannte Auftragsverarbeitung durch, die personenbezogene Mitarbeiterdaten umfasst. Unternehmen sollten beim Vergleich von Zeiterfassungssystemen auf DSGVO-konforme Software-Lösungen aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum setzen. Lösungen von Providern aus Drittstatten – wie etwa den USA – bieten oftmals keinen vergleichbaren Datenschutz und sind daher mit Vorsicht zu genießen. Ausnahmen gelten für Staaten mit sogenanntem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Dazu zählen Großbritannien, Kanada, Israel oder die Schweiz. Vergleicht man Zeiterfassungssoftware, lohnt sich also ein kritischer Blick. Mit einem Zeiterfassungssystem, das den gesetzlichen und datenrechtlichen Anforderungen entspricht, erhalten Unternehmen nicht nur Transparenz in Bezug auf Arbeitsaufwand, sondern bewegen sich auch rechtlich auf der sicheren Seite.
 

Durch die gesetzliche Grundlage ist die Frage, ob Zeiterfassungssoftware oder nicht, obsolet. Viel mehr gilt es, aus einem überfüllten Markt die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden – und von den Vorteilen zu profitieren: Zeiterfassungssysteme zu vergleichen, ermöglicht Unternehmen das richtige Tool zu evaluieren und diese Software dann einzuführen, um nicht nur eine verbesserte Arbeitszeitverwaltung zu gewährleisten, sondern auch die Optimierung von Projekten und dem Team-Management sowie eine genaue Abrechnung. Indem sie den individuellen Anforderungen gerecht wird, dient ein passendes Zeiterfassungssystem als wertvolles Werkzeug für Unternehmen, um Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen.