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27.06.2023 | Redaktion Softwarevergleich

Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Mehr als digitale Stempeluhren

Zeiterfassungssysteme sorgen innerhalb eines Unternehmens nicht nur für mehr Transparenz, sondern sie sind auch gesetzlich vorgeschrieben. Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) 2022 heißt es: Arbeitszeiten sind vollständig, von Anfang bis Ende, zu erfassen – und zwar DSGVO-konform. Dabei passt längst nicht jede Software zu jedem Unternehmen. Erfahren Sie hier, welche Zeiterfassungssysteme es gibt, welche Kriterien bei einem Vergleich von Zeiterfassungssystemen zu beachten sind und wo Stolpersteine auf dem Weg liegen.

Mann jongliert Uhren und symbolisiert Arbeitszeiterfassung

Bildquelle: pathdoc / Adobe Stock

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Eine Zeiterfassungssoftware ist für Unternehmen ein nützliches Werkzeug zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden. Ob als eigenständige Lösung oder als Teil einer HR-Software – vergleicht man Zeiterfassungssysteme im World Wide Web, findet man schnell eine Vielzahl an Anbietern. Die enorme Menge der Angebote liegt aber nicht etwa daran, dass sich jeder Anbieter zufällig auf das gleiche Produkt konzentriert, sondern daran, dass der Oberbegriff „Zeiterfassungssystem“ bei vielen verschiedenen Tools Verwendung findet. Allen Systemen gemein ist nur, dass sie „die Arbeitszeit erfassen“. Um zu definieren, was genau ein Zeiterfassungssystem ist, lohnt sich also ein zweiter Blick. 

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Beim Vergleich von Zeiterfassungssystemen begegnen einem in der Regel zwei verschiedene Typen – in etlichen Varianten: 

Typ 1: Die Stempeluhr

Früher noch aus echtem Papier, heute digital – die Stempeluhr. Doch obwohl sich das Zeiterfassungssystem der Moderne angepasst hat, bleibt ihr Zweck der Gleiche: Die exakte Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeitenden. Je nach System können auch Fehl- und Urlaubszeiten aufgenommen werden, doch das Ziel dieser Zeiterfassungssoftware ist, die Anwesenheit und die Produktivität der Mitarbeiter zu kontrollieren und teilweise auch zu steuern, um ineffizientes Personalmanagement zu vermeiden.

Typ 2: Projektmanagement-Tools

Die zweite Art der Zeiterfassungssysteme verfügt zwar ebenfalls über die Funktion zum Überwachen der Arbeitszeit, jedoch verbirgt sich ein anderes Ziel dahinter. Hier geht es in erster Linie um die Ermittlung des Arbeitsaufwandes für bestimmte Projekte oder Kunden. Je nach Aufgabe halten Mitarbeitende über die Software den Zeitaufwand fest. Dabei gilt: Je besser die Software entwickelt ist, desto detaillierter können Unternehmen den Arbeitsaufwand nachvollziehen. Die meisten Zeiterfassungssysteme dieser Art verfügen neben der Zeiterfassung per se auch über Kategorien wie Aufgaben, Unteraufgaben, geplanter Aufwand, tatsächlicher Aufwand, Team oder Teammitglied, Deadline und weitere. 
 

Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Was sollten sie können?

Jedes Unternehmen bringt eigene Herausforderungen mit sich und daraus resultierend auch unterschiedliche Ansprüche an Personalsoftware-Lösungen wie ein Zeiterfassungssystem. Je nach Pain Point sollte eine solche Software neben der Kernfunktion der Zeiterfassung weitere Features umfassen: 

Projektplanung und Projektzeiterfassung

Eine solide Planung ist für jedes Projekt unerlässlich. Sie beinhaltet unter anderem die Frage, welche Mitarbeitenden sich dem Projekt widmen werden und in welchem Umfang. Um die erforderliche Transparenz und Übersicht zu gewährleisten, ist eine detaillierte Projektzeiterfassung essenziell. Vergleicht man Zeiterfassungssysteme findet man beispielsweise einige, die eine Warnung formulieren, sobald Arbeitskräfte drohen den festgelegten Budgetrahmen zu überschreiten.

Team-Management

Durch dieses Feature erhalten Unternehmen bequem und schnell einen Überblick über die Verfügbarkeit der Arbeitskräfte zu verschiedenen Zeitpunkten für das Personalmanagement. Darüber hinaus bietet dieses Feature bei manchen Zeiterfassungssysteme bestimmte Funktionen, um Unternehmen im Recruitingprozess zu unterstützten – letzteres erweist sich als besonders sinnvoll, wenn das Unternehmen kontinuierlich wächst.

Rechnungsstellung

Die Integration einer Funktion für die Rechnungsstellung kann ebenfalls eine große Hilfe sein. Unternehmen sind so in der Lage, den Arbeitsaufwand bestimmter Projekte und Kunden auf einen Blick zuzuordnen. Oft können Mitarbeitende die Rechnungen direkt mit den gesammelten Informationen erstellen. Das spart nicht nur Zeit und erleichtert den Arbeitsprozess, sondern verringern auch das Auftauchen von Fehlern – eine Reihe Vorteile, die ein Zeiterfassungssystem mit passender Funktion auch für Lohnabrechnungen  bietet. Darüber hinaus erhalten Unternehmen einen Überblick darüber, welches Projekt welchen Umsatz generiert.

Das Umfeld

Neben den gesetzlichen Anforderungen ist eines der wichtigsten Kriterien für den Vergleich von Zeiterfassungssystemen, ob sie auf die Größe eines Unternehmens und die Zahl der Mitarbeiter ausgelegt ist. Ein Faktor, der sich auch in der Größe des benötigten Servers oder Cloud-Ressourcen und in den resultierenden Kosten widerspiegelt. Hinzu kommen Merkmale wie die Benutzerfreundlichkeit, die möglichen Einstellungen für Nutzer-Rechte und nicht zuletzt der Support.

Was kosten Zeiterfassungssysteme im Vergleich?

Um zu wissen, welche Kosten im Raum stehen, müssen Unternehmen bei dem Vergleich von Zeiterfassungssoftware im Rahmen der Software-Auswahl entscheiden, ob eine lokale, gekaufte Anwendung für sie in Frage kommt oder eine Lösung als Software as a Service (SaaS) im Abonnement. Besonders letzteres hat sich in den vergangenen Jahren dank vieler Vorteile bewiesen – zum Beispiel müssen Updates nicht von Kunden installiert werden und die Software ist nicht an bestimmte Betriebssysteme gebunden, weil sie im Browser zu bedienen ist. Die Starter-Pakete für ein solches Zeiterfassungssystem liegen im Vergleich bei 5 Euro pro Monat und Nutzer. Kommen weitere Funktionen dazu, erhöht sich der Preis auf bis zu 12 Euro. Manche Anbieter verlangen eine Basisgebühr exklusive Gebühren für Zusatzmodule. Mittlerweile bietet fast jeder Provider auf dem Mark eine kostenlose Testversion seiner Software an, sodass Unternehmen genügend Zeit haben, die Zeiterfassungssysteme zu vergleichen und sich für das passende zu entscheiden.

Welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten?

Wenig überraschend – natürlich liegen auch der Verwendung von Zeiterfassungssysteme gesetzliche Vorgaben zugrunde, auch in Bezug auf Datenschutz. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof: Unternehmer haben die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung – das heißt, sie müssen Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau festhalten, was dem Schutz der Mitarbeitenden und der Einhaltung rechtlicher Standards dienen soll. Im September 2022 äußerte sich auch das Bundesarbeitsgericht und urteilte: Arbeitszeiten müssen vollständig – von Anfang bis Ende – in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen Zeiterfassungssystem erfasst werden. Der Gebrauch eines Zeiterfassungssystems ist vom Arbeitgeber sicherzustellen. 

Die Sache mit der DSGVO

Auch beim Thema Datenschutz gilt es Fallstricke im Zeiterfassungssoftware-Vergleich zu vermeiden. Cloud-Lösungen zur Zeiterfassung führen eine sogenannte Auftragsverarbeitung durch, die personenbezogene Mitarbeiterdaten umfasst. Unternehmen sollten beim Vergleich von Zeiterfassungssystemen auf DSGVO-konforme Software-Lösungen aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum setzen. Lösungen von Providern aus Drittstatten – wie etwa den USA – bieten oftmals keinen vergleichbaren Datenschutz und sind daher mit Vorsicht zu genießen. Ausnahmen gelten für Staaten mit sogenanntem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Dazu zählen Großbritannien, Kanada, Israel oder die Schweiz. Vergleicht man Zeiterfassungssoftware, lohnt sich also ein kritischer Blick. Mit einem Zeiterfassungssystem, das den gesetzlichen und datenrechtlichen Anforderungen entspricht, erhalten Unternehmen nicht nur Transparenz in Bezug auf Arbeitsaufwand, sondern bewegen sich auch rechtlich auf der sicheren Seite.
 

Zeiterfassungssoftware im Vergleich: Die wichtigsten Erkenntnisse

Durch die gesetzliche Grundlage ist die Frage, ob Zeiterfassungssoftware oder nicht, obsolet. Viel mehr gilt es, aus einem überfüllten Markt die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden – und von den Vorteilen zu profitieren: Zeiterfassungssysteme zu vergleichen, ermöglicht Unternehmen das richtige Tool zu evaluieren und diese Software dann einzuführen, um nicht nur eine verbesserte Arbeitszeitverwaltung zu gewährleisten, sondern auch die Optimierung von Projekten und dem Team-Management sowie eine genaue Abrechnung. Indem sie den individuellen Anforderungen gerecht wird, dient ein passendes Zeiterfassungssystem als wertvolles Werkzeug für Unternehmen, um Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen. 

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