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22.08.2022 | HRworks

Ineffizientes Personalmanagement trotz HR-Software? Die Analyse. Warum viele HR-Abteilungen mit der Technik hadern

Das papierlose Büro mit einer digitalen Plattform für alle Dokumente und Informationen zu schaffen ist heute in vielen Personalstellen eine Kernaufgabe. Die operative Umsetzung wirft aber häufig Probleme auf. So werden wichtige Ressourcen gebunden, um aus verschiedenen Systemen die benötigten Informationen zusammenzutragen – das führt nicht nur zu Frustration, sondern auch zu langsamen und ressourcenintensiven Prozessen. Was sind die größten Effizienzkiller?

Bildquelle: HRworks

Im Personalmanagement ist das Aufgabenfeld heute deutlich breiter geworden. HR soll vielerorts die Unternehmensstrategie unterstützen und kann dabei den Workflow zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern vereinfachen. Zahlreiche Unternehmen nutzen bereits Software-Lösungen für Standardaufgaben wie die Zeiterfassung, die Reisekostenabrechnung oder die Urlaubsverwaltung. Dennoch gelingt die Verlagerung von der klassischen Administration zur strategischen Ausrichtung oft nicht oder nur ansatzweise.

Metafaktoren Zeit & Know-how

Dafür gibt es in der Praxis typische Ursachen. Häufig fehlt es den Mitarbeitern an Zeit oder Know-how, um die Aufgaben an die Software zu delegieren. Die Automatisierung wird nicht richtig ausgeschöpft und die Arbeitsentlastung ist gering. Doch selbst wenn die Beteiligten im Umgang mit der Software geschult sind, können Ineffizienzen auftreten. Etwa, wenn die Fachkräfte nur einen eingeschränkten Zugang zum System haben. Am Ende kann es also sein, dass die alten Aufgaben trotz digitaler Tools weiterhin manuell erledigt werden. Und dass, obwohl die HR-Software hierfür deutlich bessere Möglichkeiten zur Verfügung stellen würde.

Vier zentrale Problemfelder

Im Einsatz und Umgang mit digitalen HR-Lösungen lassen sich vier Grundmuster für Effizienzprobleme ausmachen.

  1. Isolierte Datensilos: Anstatt möglichst viele Prozesse über eine einzige Software abzuwickeln, sind häufig mehrere Systeme parallel im Einsatz – das macht den Ablauf komplizierter. Zudem sind diese Programme oft inkompatibel oder haben unpassende Schnittstellen. Das kann am Ende zu Datenverlusten führen. Der doppelte Aufwand für die Datenpflege in unterschiedlichen Programmen kostet Zeit, Ressourcen und führt zu Frustration. Es entstehen singuläre Datensilos, die den gesamten Arbeitsprozess der HR-Abteilung bremsen.
  2. “Traditionelle” Zeiterfassung und Antragstellung: Arbeitgeber müssen ein System zur Zeiterfassung der Beschäftigten bereitstellen. Mit dem passenden HR-System lässt sich diese Funktion problemlos einrichten. Sie entfaltet ihren vollen Nutzen dann, wenn die Mitarbeiter diese selbst nutzen und im Umgang damit geschult sind. Ansonsten melden die Kollegen die Fehlzeiten und Überstunden häufig ganz “traditionell” per E-Mail an die HR-Abteilung, welche die Daten manuell einträgt. Dabei bildet die exakte Zeiterfassung und -verwaltung die Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung, von der beide Seiten profitieren. Dies gilt auch für Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen. Entscheidend sind die Funktionsbreite und durchgängige Akzeptanz der HR-Software.
  3. Excel- & Zettelwirtschaft vs. aktuelle Berichte: Jede wichtige Information, die auf Papier oder in überholten Excel-Listen schlummert, bedeutet Mehraufwand – denn diese Daten müssen anschließend aufwändig ins System (rück-)übertragen werden. So können wichtige HR-Kennzahlen verspätet oder gar nicht für Business Reportings vorliegen. Diese “aktuellen” Berichte sind somit als Entscheidungsgrundlage unvollständig. Mit einem digitalen System erhielte das Management zentrale Informationen einfacher, umfassend und aktuell.
  4. Das “individuelle” Ablagesystem: Wo finde ich noch einmal das Firmenorganigramm? Wer sind die betrieblichen Ersthelfer in der Marketingabteilung? Gibt es die Führerscheindaten auch digital? Wenn Personaler mehrere Ablagesysteme gleichzeitig nutzen und ein Mix aus analogen und digitalen Systemen besteht, kann die Suche nach benötigten Unterlagen auch einmal länger dauern. Zeit, die viel sinnvoller eingesetzt werden könnte. Voraussetzung ist ein zentraler Ort für alle Daten, etwa über eine umfassende Cloud-Lösung mit ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten.

Zwei grundlegende Effizienz-Tipps

Damit Prozesse in der HR-Abteilung produktiver und zufriedenstellender ablaufen, können Unternehmen an mehreren Stellschrauben drehen. Diese zwei digitalen Maßnahmen wirken unmittelbar:

  • Zentrale Personaldaten in der Cloud: Die Zusammenführung der Personaldaten in Form eines zentralen Personaldatenstamms steigert die Effizienz von HR-Abteilungen. Denn mit einer Cloud-Lösung können die dafür freigegebenen Mitarbeiter jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen – und arbeiten somit stets mit den aktuellen Werten. Wie bei allen personenbezogenen Systemen ist auch hier auf die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung zu achten.
  • Die App für Mitarbeiter & Management: Eine moderne HR-Lösung ist heute auch mobil über das Smartphone oder Tablet zugänglich. Das bedeutet eine echte Zäsur im Bereich der HR-Administration. Alle Beschäftigten können selbstständig Urlaub beantragen, Krankmeldungen einreichen oder Überstunden eintragen, ganz einfach per App oder Browser-Login. Gerade für Führungskräfte bringt die Digitalisierung viele Vorteile mit sich: Eingereichte Anträge lassen sich unkompliziert bearbeiten, Bescheinigungen in kürzester Zeit ausstellen oder Genehmigungen zügig erteilen.

Fazit

Die nähere Betrachtung der HR-Ineffizienzen führt zu einer wichtigen Erkenntnis: Wer die digitalen HR-Funktionen gerade für Urlaub, Krankheit oder Zeiterfassung kennengelernt hat, will nicht zur “alten Welt” zurück. Das ist unser klares Ergebnis nach über 20 Jahren praktischer Erfahrung mit HR-Software und aktuell über 250.000 Nutzerinnen und Nutzern. Von der passenden Lösung im täglichen Einsatz profitieren also Mitarbeiter, Geschäftsführer und die HR-Abteilung gleichermaßen. Ein wichtiger Faktor ist die Analyse und Beseitigung von typischen Effizienzhemmnissen.

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