Warum Personalinformationssysteme als valide Entscheidungsgrundlage für HR-Abteilungen dienen

Was ist ein Personalinformationssystem (Definition)?

Personalinformationssysteme (kurz: PIS) sind Softwarelösungen, die es ermöglichen, jegliche Personaldaten digital - und somit deutlich effizienter, als es mit manuellen Verwaltungsmethoden der Fall ist – zu managen: von der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Pflege über die Anzeige, Benutzung und Analyse bis hin zur Verbreitung, Disposition und Übertragung. Damit bilden Personalinformationssysteme per Definition die technologische Voraussetzung für automatisierte Prozesse im Personalwesen. Sie kommen insbesondere bei folgenden Aufgabenstellungen zum Einsatz:

Personalbedarfsplanung

Bei der Personalbedarfsplanung geht es darum, festzulegen, welche und wie viele Mitarbeiter es braucht, um alle anfallenden betrieblichen Aufgaben möglichst reibungslos zu erledigen. Personalinformationssysteme sind insofern hilfreich, als dass sie die hierfür relevanten Daten bereitstellen, etwa im Hinblick auf die qualitative und quantitative Bestimmung der Personaldecke (Soll- und Ist-Zustand).

Personalbeschaffung

Sollte im Rahmen der Bedarfsplanung eine personelle Lücke zu Tage treten, gilt es, das fehlende Personal zu beschaffen. Personalinformationssysteme helfen HR-Abteilungen zum Beispiel dabei, die Belegschaft gemäß ihrer fachlichen Kompetenzen zu klassifizieren und so Rückschlüsse darauf zu ziehen, welche neuen Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen es braucht. Daneben unterstützen Personalinformationssysteme zum Beispiel auch den Prozess des Bewerbermanagements.

Personalentwicklung

Das Personal fachlich und persönlich gezielt weiterzuentwickeln, ist ein wichtiger Faktor, um qualifizierte Fachkräfte langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Personalinformationssysteme ermöglichen, die fachlichen Qualifikationen sowohl einzelner Mitarbeiter als auch kompletter Teams – einschließlich bereits absolvierter Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen – vollständig zu dokumentieren. Das erlaubt einerseits, ambitionierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Karriereplanung zu unterstützen – etwa, indem Firmen deren Entwicklung in eine bestimmte Fachrichtung fördern. Andererseits sind diese Informationen ebenso sinnvoll, wenn eine vakante Stelle mit eigenen Fachkräften nachzubesetzen ist.

Personaleinsatz

Je mehr mitarbeiterspezifische Daten im Personalinformationssystem erfasst sind, desto besser lässt sich die Belegschaft – unter Berücksichtigung qualitativer, quantitativer, zeitlicher und örtlicher Kriterien – für anfallende Betriebsaufgaben einplanen. Ziel ist, drohende personelle Lücken, etwa in der Urlaubszeit oder bedingt durch eine hohe Fluktuation – möglichst früh zu erkennen und entsprechend entgegenzusteuern.

Personalerhaltung

Da sich der Fachkräftemangel branchenübergreifend immer weiter zuspitzt, sind Unternehmen sehr daran interessiert, ihre Mitarbeiter nicht zu verlieren, sondern dafür zu sorgen, dass sie ihre maximale Leistungsfähigkeit entfalten. Wichtige Instrumente hierfür sind – neben anderen Kriterien – das Gehalt und die Position. Anhand der in Personalinformationssystemen gespeicherten Mitarbeiterdaten lässt sich die Arbeitsqualität valide bewerten – was dann wiederum bei Gehaltsverhandlungen und bei Gesprächen im Hinblick auf eine Beförderung zum Tragen kommt.

Personalfreistellung

Sollte es in einem bestimmten Arbeitsbereich eine personelle Überdeckung geben, die sowohl qualitativer, quantitativer, zeitlicher oder örtlicher Natur sein kann, unterstützen Personalinformationssysteme HR-Manager zum Beispiel dabei, herauszufinden, welche Mitarbeiter obsolet sind, welche Folgen eine Freistellung hat und welche Kosten sie verursacht.

Wer braucht Personalinformationssysteme?

Vor diesem Hintergrund entfalten Personalinformationssysteme ihre Vorzüge insbesondere in größeren Unternehmen, die eine Vielzahl von HR-spezifischen Prozessen sowie Daten von Mitarbeitern zu managen haben. Dabei versteht es sich von selbst, dass Unternehmen mit einer großen Belegschaft zumeist eine entsprechend gut besetzte Personalabteilung haben. Das heißt: Je mehr HR-Manager eine Firma beschäftigt, desto größer der Nutzen von Personalinformationssystemen. Zumal Unternehmen gut beraten sind, ihren Mitarbeitern eine bestmögliche Emplyee Experience (EX) zu bieten. In Zeiten des Fachkräftemangels und eines Umbruchs auf dem Arbeitsmarkt ist die Wechselwilligkeit recht hoch. Effiziente Personalprozesse können dazu beitragen, die Zufriedenheit des Personals zu erhöhen und es im Unternehmen zu halten.

Wie unterscheiden sich Personalinformationssysteme und HR-Systeme?

Der Begriff „Personalinformationssystem“ bezeichnet eine Softwaregattung, die verschiedene Teillösungen unter sich vereint. Während HR-Software diverse Lösungen, wie etwa Personalverwaltung-Tools, Personalentwicklungs-Lösungen und Bewerbermanagement-Software umfasst, erstreckt sich der Funktionsumfang von Personalinformationssystemen über sämtliche Bereiche des Personalwesens. Das heißt, solche Tools unterstützen zum Beispiel auch die Prozesse der Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Daher bezeichnet man Personalinformationssysteme auch als Human-Resource-Information-Systeme (HRIS).

Lesetipp: Welche Unterscheide es zwischen HR-Systemen und Personalmanagementsoftware gibt, erklären wir in unserem Beitrag Personalmanagementsoftware vergleichen: So gelingt die Auswahl des richtigen Tools.

Welche Funktionen haben Personalinformationssysteme?

Der Funktionsumfang von Personalinformationssystemen im Vergleich kann - je nach Anbieter - sehr unterschiedlich sein. Grundsätzlich sollten Personalinformationssysteme im Vergleich unter anderem folgende administrativen und dispositiven Aufgaben unterstützen:

• Stammdatenverwaltung
• Organisationsverwaltung
• Recruiting
• Personalmanagement einschließlich Management von Einstellungen, Entlassungen, Versetzungen und Beförderungen
• Personalplanung (Bedarf, Einsatz, Entwicklung, Beschaffung, Freisetzung, Kosten, Gehalt)
• Arbeitszeiterfassung
• Leistungsverwaltung/Beurteilung von Mitarbeitern
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabrechnung
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Aus- und Weiterbildungsmanagement
• HR-Reporting/Erstellung von Personalstatistiken

Wichtig ist, dass sich Personalinformationssysteme an den spezifischen Bedarf von HR-Abteilungen anpassen lassen. Alternativ ist es ratsam, sich für ein Personalinformationssystem zu entscheiden, das sich aufgrund seines modularen Aufbaus flexibel zusammenstellen lässt. Zudem sollten Unternehmen bei der Auswahl darauf achten, dass das Personalinformationssystem zum Beispiel

• auf allen stationären und mobilen Geräten läuft,
• den ortsunabhängigen Datenzugriff unterstützt,
• einen rollen- und rechtebasierten Zugriff ermöglicht und
• über ein integriertes Selfservice-Portal für Mitarbeiter direkt zugänglich ist.

Welche Daten werden in Personalinformationssystemen erfasst und verarbeitet?

Wie der Begriff „Personalinformationssystem“ bereits verdeutlicht, dient ein PIS dazu, Mitarbeiterdaten zu verwalten und bereitzustellen. Zu den Informationen, die in Personalinformationssystemen gespeichert sind, gehören unter anderem

• personenbezogene Daten, wie etwa Name, Anschrift, Geburtstag und -ort, Sozialversicherungsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.
• beschäftigungsspezifische Daten, wie zum Beispiel Arbeitsvertrag, Zeugnisse, bisherige Beschäftigungen, Urlaubs- und Krankheitstage, Bescheinigungen für Fort- und Weiterbildungen etc.
• organisatorische Daten wie Arbeitsplatzbeschreibung, Tätigkeitsüberblick etc.
• entgeltspezifische Daten, etwa Lohn- und Gehaltsgruppe, Steuerklasse, Krankenkasse, betriebliche Altersversorgung etc.

Wie verhält es sich mit dem Datenschutz bei Personalinformationssystemen?

Bei Personalinformationssystemen ist der Name Programm: Eben, weil in Personalinformationssystemen eine Vielzahl sensibler personenbezogener Daten gespeichert ist, muss deren Sicherheit jederzeit gewährleistet sein – bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Bereitstellung und Übertragung. Das heißt, Unternehmen sind dazu verpflichtet, Mitarbeiter über die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten aufzuklären und deren Zustimmung dafür einzuholen. Am einfachsten gelingt das mit einem entsprechen Passus im Arbeitsvertrag oder über einen separaten Personalfragebogen, den Mitarbeiter ebenfalls unterschreiben.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Personalinformationssysteme im Vergleich alle datenschutzrechtlichen Vorgaben, wie etwa die der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), erfüllen. Dazu gehört beispielsweise:

• die Vertraulichkeit der Personaldaten (z. B. Schutz vor unberechtigtem Lesen),
• die Integrität der Daten (z. B. Schutz vor Verfälschung),
• die Authentizität des Kommunikationspartners (z. B. Schutz vor Maskerade),
• der Beweis der Dateneingabe (z. B. Unleugbarkeit),
• eine regelmäßige Datensicherung, um Verlusten vorzubeugen und eine termingerechte Vernichtung abgelaufener Daten, wie etwa Abmahnungen.

Welche Vorteile haben Personalinformationssysteme?

Personalinformationssysteme im Vergleich zu betrachten, kann sehr aufschlussreich sein. Wann immer sich Unternehmen dazu entscheiden, analoge Prozesse zu digitalisieren, geht dies üblicherweise mit einer Reihe von Vorteilen einher. Setzen HR-Abteilungen Personalinformationssysteme ein, müssen sie unter anderem

• Daten nicht mehr in physischen Ordnern vorhalten,
• keinen Platz für sperrige Aktenschränke schaffen,
• keine Zettelwirtschaft mehr betreiben,
• die Personalplanung nicht mehr in Excel vornehmen und
• Verträge nicht mehr via E-Mail durch die Personalabteilung verteilen lassen.

Stattdessen können sie

• neue Mitarbeiter einfach im System anlegen,
• Personaldaten DSGVO-konform und verschlüsselt speichern,
• Mitarbeiterdaten jederzeit aktuell halten,
• arbeits- und andere personalspezifische Verträge bedarfsgerecht verwalten,
• Dokumente einfach versionieren und unkompliziert anpassen,
• Prozesse bedarfsgerecht und effizient gestalten,
• eine hohe Genauigkeit und Aktualität der Daten sicherstellen,
• auf benötigte Informationen dank Suchfunktion schneller zugreifen,
• Organigramme einfach per Mausklick erstellen,
• HR-Daten in verknüpften Drittlösungen effizient bereitstellen oder exportieren,
• rechte- und rollenbasierten Datenzugriff gewähren,
• individuelle Entwicklungspläne erstellen und nachverfolgen,
• HR-spezifische Selfservices für Mitarbeiter anbieten,
• KPIs für zielführende Auswertungen definieren,
• Personaldaten analysieren und in aufschlussreiche Reportings überführen,
• Prozesse standardisieren und/oder automatisieren - was sie spürbar entlastet - sowie
• die laufenden Kosten senken.

All diese Vorteile gipfeln darin, dass Sachbearbeiter weniger Routineaufgaben manuell erledigen müssen und stattdessen mehr Zeit für personalwirtschaftliche Aufgaben, wie etwa die angemessene Betreuung der Mitarbeiter, haben.

Natürlich darf man - bei all den Vorzügen von Personalinformationssystemen - den einen oder anderen Nachteil nicht vergessen. Denn die Einführung eines PIS ist mit recht hohen Anschaffungskosten verbunden. Damit Personalinformationssysteme ihr volles Potenzial entfalten, sind sie in die vorhandene IT-Infrastruktur nahtlos zu integrieren - wofür manches Unternehmen mit einem externen Dienstleister zusammenarbeitet, was wiederum Kosten verursacht. Hinzu kommt: Die Daten in das Personalinformationssystem initial einzupflegen, ist eine personal- und zeitintensive Aufgabe. Zumal der Datenbestand stets aktuell und fehlerfrei zu halten ist. Andernfalls sind Reportings und Auswertungen nicht aussagekräftig.

Fazit: Nicht ohne mein Personalinformationssystem

Während kleinere Unternehmen, in denen sich eine Teilzeitkraft um das Personalmanagement kümmert, mit Excel-Listen noch gut fahren, sind Personalinformationssysteme für Unternehmen ab einer gewissen Größe unverzichtbar. Sie stellen nicht nur jegliche Daten, die Personalmanager benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, zentral bereit. Sie automatisieren auch etliche Routineaufgaben - was die Effizienz der Personalabteilung deutlich erhöht. Aufgrund der Vielzahl an Personalinformationssystemen, die es auf dem Markt gibt, ist bei der Software-Auswahl mit Bedacht vorzugehen.

Betrachtet man Personalinformationssysteme im Vergleich, lohnt sich ein genauer Blick auf den Funktionsumfang: Während administrative Systeme lediglich die Verwaltung von Personaldaten unterstützen, gehen dispositive Personalinformationssysteme deutlich weiter: Sie sind darüber hinaus bei der Personalplanung und -steuerung eine wertvolle Hilfe - was jedoch mit einer größeren Komplexität und einem höheren Preis einhergeht. Und dann gibt es noch die Komplettanbieter, die alles aus einer Hand liefern - vom Daten- über das Wissens- bis hin zum Lohn- und Zeitmanagement. Neben der Auswahl will auch die spätere Software-Einführung wohlüberlegt sein. Denn der Einsatz von Personalinformationssystemen führt zwangsläufig dazu, dass sich HR-Fachkräfte von etablierten Arbeitsmethoden verabschieden und nicht nur den Umgang mit dem System erlernen, sondern auch neue digitale Prozesse verinnerlichen müssen. Darum ist ein begleitendes Change Management Pflicht.

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