Payroll Software-Checkliste: Welches Tool ist das richtige für Ihre HR-Abteilung?

Wer arbeitet, der soll bezahlt werden. Eine simple Aussage, hinter der jedoch viel Aufwand steckt. So ist der Payroll-Prozess ein komplexer und fehleranfälliger: Wie eine Studie  von ADP in Zusammenarbeit mit Opinion Matters zeigt, haben viele Unternehmen Probleme mit falschen Gehaltsabrechnungen. So beträgt die Genauigkeit der Entgeltabrechnung im Durchschnitt nur 78 Prozent. Doch nicht nur eine Korrekturmaßnahme kostet Zeit: Im Durchschnitt verbringen IT-Mitarbeitende nach Schätzungen der Umfrageteilnehmenden rund 22 Stunden pro Woche und Land mit der allgemeinen Verwaltung des Datenflusses zwischen den Entgeltabrechnungssystemen und anderen Geschäftssystemen. Mehr als die Hälfte (57 Prozent) der Studieneilnehmer geben zudem an, dass es in ihrem Unternehmen an Fachkräften für den Entgeltbereich mangele – ein Problem, das nicht neu ist. Um diesem Herr zu werden, sollten Unternehmen darüber nachdenken, eine Payroll Software einzuführen und sich dadurch zahlreiche Vorteile zu sichern.

Was früher die Lohnbuchhaltung war, wird heute Payroll (oder in Deutschland auch Entgeltabrechnung) genannt. Eine Payroll Software, also ein Lohnabrechnungsprogramm, ist folgerichtig ein Instrument für Unternehmen, um sämtliche Aspekte der Gehaltsabrechnung im Blick zu behalten sowie zu verwalten. Solche Softwarelösungen zielen darauf ab, die Berechnung und Auszahlung von Gehältern, Zuschlägen, Boni, Firmenwagen oder ähnlichem zu erleichtern, aber auch Steuern oder Sozialabgaben abzuführen und eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Dabei liegt der Fokus auf einer übersichtlichen Darstellung aller relevanten Informationen sowie der Organisation und Speicherung dieser.

So kann bei Bedarf leicht auf die Daten zurückgegriffen werden und das Unternehmen schafft mehr Transparenz. Die Investition in eine Payroll Software wird oft durch den Wunsch nach Automatisierung motiviert. Indem sie entsprechend konfiguriert wird, berechnet die Software beispielsweise automatisch die Gehälter und überweist diese zum festgelegten Datum auf die Konten der Mitarbeitenden – ganz ohne Zutun der Lohnbuchhaltung. Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Angeboten für solche Lösungen und je nach Anbieter bringt die Software weitere Funktionen mit, um auf die individuellen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens eingehen zu können.

Was ist eine Payroll Software nicht

Eine Payroll Software ist relevant für Unternehmen jeder Größe und Branche, die eine effiziente Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen. Dies umfasst Start-ups ebenso wie große multinationale Konzerne. Oder anders: Überall dort, wo Mitarbeitende beschäftigt und gesetzliche Anforderungen im Bereich der Lohnabrechnung einzuhalten sind, ist ein System für Payroll sinnvoll wie vorteilhaft. Direkt zugutekommt so eine Lösung dem HR-Management, das für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich ist. Auch die Finanzabteilung profitiert davon, da genaue Lohnabrechnungsdaten für die Buchhaltung, Budgetierung und finanzielle Berichterstattung benötigt werden. Externe Buchhalter und Steuerberater, die Unternehmen für ihre Buchhaltung und Steuerangelegenheiten engagieren, benötigen ebenfalls Zugriff auf genaue Lohnabrechnungsdaten, die durch eine Payroll Software bereitgestellt werden können. Wie das in der Realität aussehen kann, zeigen zwei Praxisbeispiele.

Ein Unternehmen mit internationalen Standorten und einer großen Anzahl von Mitarbeitenden muss eine komplexe, länderübergreifende Lohnabrechnung vornehmen und verwalten. Hierfür nutzt es eine Payroll Software. Die Software ermöglicht es dem HR-Management, Gehaltsabrechnungen für verschiedene Abteilungen und Arbeitsstandorte automatisch erstellen zu lassen, Steuerabzüge korrekt zu berechnen und gesetzliche Meldevorschriften einzuhalten. Dadurch verläuft der gesamte Prozess nicht nur schneller, auch der Aufwand für das HR-Management und mögliche Fehler reduzieren sich und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist sichergestellt.

Ein Start-up-Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden setzt ebenfalls eine Payroll Software ein, um die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen. Obwohl das Unternehmen noch klein ist, erleichtert die Software die genaue Berechnung der Gehälter, die Einbehaltung von Steuern und Abgaben sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Berichten. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf das Wachstum zu konzentrieren, ohne sich um komplexe Abrechnungsprozesse kümmern zu müssen.

Eine Payroll Software bietet Unternehmen eine Bandbreite an Vorteilen. Je nachdem für welche Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, darf es mit folgenden Benefits rechnen.

Die Payroll Software automatisiert den gesamten Prozess der Gehaltsabrechnung, von der Berechnung der Gehälter bis hin zur Überweisung auf die Bankkonten der Mitarbeitenden. Dies spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand.

Durch die Automatisierung werden Fehler bei der Berechnung von Gehältern minimiert. Die Software berücksichtigt automatisch Steuern, Abzüge und Zusatzzahlungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien.

Eine Payroll-Software hilft Unternehmen, die Einhaltung aller steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung sicherzustellen. So wird das Risiko von Fehlern und Strafen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung verringert.

Durch die zentrale Verwaltung aller Gehaltsdaten und Abrechnungsprozesse in einer Lösung wird die gesamte Prozessabwicklung effizienter und transparenter. Selbst eine Vielzahl an Zahlungsberechnungen kann innerhalb kürzester Zeit durchgeführt werden, was Ressourcen schont.

Eine moderne Payroll Software bietet oft zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Mitarbeiter-Self-Service-Portale, die die Verwaltung und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR-Abteilung vereinfachen.

Die Payroll Software generiert detaillierte Berichte und Analysen zu Gehaltskosten, Abzügen, Steuerzahlungen und anderen relevanten Kennzahlen. Auf Grundlage dieser Informationen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Finanzplanung optimieren.

Viele Unternehmen, die kein eigenes System für die Payroll haben, entscheiden sich dafür, die Lohnabrechnung an eine externe Organisation auszulagern. Diese Auslagerung birgt allerdings Risiken, da beispielsweise personenbezogene Daten übergeben werden müssen.

Die Funktionen der Lohnabrechnungsprogramme zielen in der Regel darauf ab, die korrekte Bezahlung der Beschäftigten zu erleichtern und gleichzeitig möglichst viele der Aufgaben zu automatisieren. Obwohl der Markt längst eine Bandbreite an Systemen für die Payroll bietet, gibt es Kernfunktionen, die alle eint.

Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Eine Payroll Software ermöglicht die Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Krankheitszeiten und anderen Abwesenheiten der Mitarbeitenden.

• Compliance und Rechtliche Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Payroll Software alle gesetzlichen Anforderungen und Steuervorschriften in Ihrem Land erfüllt. Überprüfen Sie, ob die Software regelmäßig aktualisiert wird, um mit Gesetzesänderungen Schritt zu halten.
• Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und prüfen Sie, ob die Payroll Software skalierbar ist, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Sie sollte in der Lage sein, die Anzahl der Mitarbeitenden und Transaktionen entsprechend zu verarbeiten.
• Funktionalitäten: Überprüfen Sie die Funktionen der Software im Detail. Zu den wichtigen Funktionen gehören die Lohnabrechnung, Steuerberechnung, Berichterstattung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Compliance-Management.
• Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie die Benutzeroberfläche der Payroll Software, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich aufgebaut ist und Ihre Mitarbeitenden sich leicht damit zurechtfinden.
• Integration: Prüfen Sie, ob die Software nahtlos mit anderen Systemen und Anwendungen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann, beispielsweise mit einer Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder Personalmanagement-Tools.
• Support und Schulung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter der Payroll Software guten Kundensupport bietet und Schulungen für Ihre Mitarbeitenden bereitstellt, um die Software effektiv nutzen zu können. Überprüfen Sie auch die Verfügbarkeit von Online-Ressourcen wie Handbüchern, FAQs und Support-Portalen.
• Datensicherheit: Fragen Sie nach den Sicherheitsmaßnahmen der Payroll Software, insbesondere wenn es um sensible Mitarbeiterdaten und Finanzinformationen geht. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen sowie Datensicherheit und Datenschutz sollten gewährleistet sein.
• Referenzen und Bewertungen: Lesen Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte von anderen Nutzern der Payroll Software.

Natürlich gilt es bei einer finalen Kaufentscheidung auch die wichtigsten Trends im Bereich der Payroll-Systeme zu berücksichtigen. Wenig überraschend sind die Top-Themen KI und Cloud-Lösungen längst auch im Lohnabrechnungs-Sektor angekommen und versprechen weitere Vorteile:

Eine korrekte Payroll ist für Unternehmen das A und O. Die Vielzahl der gesetzlichen Vorschriften und die Tatsache, dass Unternehmen durch die zunehmende Globalisierung immer internationaler aufgestellt sind, haben dazu geführt, dass die Entgeltabrechnung immer komplexer wird. Die Auswahl der passenden Payroll Software sollten Entscheider daher nicht auf die leichte Schulter nehmen und sorgsam durchdenken. Eine gründliche Analyse der Funktionen, Kosten, Integrationsmöglichkeiten und der Unterstützung bei gesetzlichen Vorschriften ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Letztendlich geht es darum, die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens im Blick zu behalten, um eine passende Lösung zu finden, die den Prozess der Payroll ganzheitlich optimiert.

Cloudbasierte Software wird online gehostet und bietet Flexibilität beim Zugriff von verschiedenen Geräten. Lokale Software wird auf den Unternehmensservern installiert und kann ohne Internetverbindung genutzt werden. Cloudlösungen sind in der Regel einfacher zu aktualisieren und zu warten, während lokale Software mehr Kontrolle über die Daten bietet.

Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Mitarbeiter. Cloudbasierte Lösungen haben oft monatliche Abonnementgebühren, während lokale Software eine einmalige Lizenzgebühr und laufende Wartungskosten haben kann.

Die meisten Anbieter verwenden fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Server und regelmäßige Sicherheitsupdates, um die Daten der Nutzer zu schützen.

Die Implementierungszeit variiert je nach Komplexität der Software und Größe des Unternehmens. In der Regel dauert es von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten.

Fast alle Anbieter bieten technischen Support, Schulungen und Kundenservice, um bei der Implementierung und Nutzung der Software zu helfen.