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25.06.2024 | Redaktion Softwarevergleich

Payroll Software-Checkliste: Welches Tool ist das richtige für Ihre HR-Abteilung?

Wohl kein anderer Aspekt ist für Unternehmen so wichtig wie die Verwaltung ihrer Finanzen. Es gilt gesetzliche Vorgaben und Fristen einzuhalten – auch länderübergreifend –, den Mitarbeitenden den korrekten Lohn zu zahlen und Daten darüber sicher zu speichern. Das alles gelingt am besten mit einer Payroll Software. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Funktionen und Vorteile, die so eine Software bietet und zeigen anhand einer Checkliste, was es bei der Auswahl unbedingt zu beachten gibt.

Mann arbeitet am Laptop

Bildquelle: Angelo / peopleimages.com

Wer arbeitet, der soll bezahlt werden. Eine simple Aussage, hinter der jedoch viel Aufwand steckt. So ist der Payroll-Prozess ein komplexer und fehleranfälliger: Wie eine Studie von ADP in Zusammenarbeit mit Opinion Matters zeigt, haben viele Unternehmen Probleme mit falschen Gehaltsabrechnungen. International betrachtet kommen in über 20 Prozent der Abrechnungen Fehler vor. Zur Korrektur dieser Fehler benötigen knapp ein Drittel der befragten Unternehmen mindestens zwei Zahlungszyklen. Mehr als die Hälfte (57 Prozent) der Studieneilnehmer gab zudem an, dass es in ihrem Unternehmen an Fachkräften für den Entgeltbereich mangele – ein Problem, das nicht neu ist. Um dem Herr zu werden, sollten Unternehmen darüber nachdenken, eine Payroll Software einzuführen und sich dadurch zahlreiche Vorteile zu sichern.

Was ist eine Payroll Software?

Was früher die Lohnbuchhaltung war, wird heute Payroll (oder in Deutschland auch Entgeltabrechnung) genannt. Eine Payroll Software, also ein Lohnabrechnungsprogramm, ist folgerichtig ein Instrument für Unternehmen, um sämtliche Aspekte der Gehaltsabrechnung im Blick zu behalten sowie zu verwalten. Solche Softwarelösungen zielen darauf ab, die Berechnung und Auszahlung von Gehältern, Zuschlägen, Boni, Firmenwagen oder ähnlichem zu erleichtern, aber auch Steuern oder Sozialabgaben abzuführen und eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Dabei liegt der Fokus auf einer übersichtlichen Darstellung aller relevanten Informationen sowie der Organisation und Speicherung dieser.

So kann bei Bedarf leicht auf die Daten zurückgegriffen werden und das Unternehmen schafft mehr Transparenz. Die Investition in eine Payroll Software wird oft durch den Wunsch nach Automatisierung motiviert. Indem sie entsprechend konfiguriert wird, berechnet die Software beispielsweise automatisch die Gehälter und überweist diese zum festgelegten Datum auf die Konten der Mitarbeitenden – ganz ohne Zutun der Lohnbuchhaltung. Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Angeboten für solche Lösungen und je nach Anbieter bringt die Software weitere Funktionen mit, um auf die individuellen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens eingehen zu können.

Für wen ist eine Payroll Software relevant?

Eine Payroll Software ist relevant für Unternehmen jeder Größe und Branche, die eine effiziente Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen. Dies umfasst Start-ups ebenso wie große multinationale Konzerne. Oder anders: Überall dort, wo Mitarbeitende beschäftigt und gesetzliche Anforderungen im Bereich der Lohnabrechnung einzuhalten sind, ist ein System für Payroll sinnvoll wie vorteilhaft. Direkt zugutekommt so eine Lösung dem HR-Management, das für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich ist. Auch die Finanzabteilung profitiert davon, da genaue Lohnabrechnungsdaten für die Buchhaltung, Budgetierung und finanzielle Berichterstattung benötigt werden. Externe Buchhalter und Steuerberater, die Unternehmen für ihre Buchhaltung und Steuerangelegenheiten engagieren, benötigen ebenfalls Zugriff auf genaue Lohnabrechnungsdaten, die durch eine Payroll Software bereitgestellt werden können. Wie das in der Realität aussehen kann, zeigen zwei Praxisbeispiele.

Payroll-Praxisbeispiel 1:

Ein Unternehmen mit internationalen Standorten und einer großen Anzahl von Mitarbeitenden muss eine komplexe, länderübergreifende Lohnabrechnung vornehmen und verwalten. Hierfür nutzt es eine Payroll Software. Die Software ermöglicht es dem HR-Management, Gehaltsabrechnungen für verschiedene Abteilungen und Arbeitsstandorte automatisch erstellen zu lassen, Steuerabzüge korrekt zu berechnen und gesetzliche Meldevorschriften einzuhalten. Dadurch verläuft der gesamte Prozess nicht nur schneller, auch der Aufwand für das HR-Management und mögliche Fehler reduzieren sich und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist sichergestellt.

Payroll-Praxisbeispiel 2:

Ein Start-up-Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden setzt ebenfalls eine Payroll Software ein, um die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen. Obwohl das Unternehmen noch klein ist, erleichtert die Software die genaue Berechnung der Gehälter, die Einbehaltung von Steuern und Abgaben sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Berichten. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf das Wachstum zu konzentrieren, ohne sich um komplexe Abrechnungsprozesse kümmern zu müssen.

Welche Vorteile bietet eine Payroll Software?

Eine Payroll Software bietet Unternehmen eine Bandbreite an Vorteilen. Je nachdem für welche Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, darf es mit folgenden Benefits rechnen.

Automatisierung

Die Payroll Software automatisiert den gesamten Prozess der Gehaltsabrechnung, von der Berechnung der Gehälter bis hin zur Überweisung auf die Bankkonten der Mitarbeitenden. Dies spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand.

Genauigkeit

Durch die Automatisierung werden Fehler bei der Berechnung von Gehältern minimiert. Die Software berücksichtigt automatisch Steuern, Abzüge und Zusatzzahlungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien.

Gesetzeskonformität

Eine Payroll-Software hilft Unternehmen, die Einhaltung aller steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung sicherzustellen. So wird das Risiko von Fehlern und Strafen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung verringert.

Effizienz

Durch die zentrale Verwaltung aller Gehaltsdaten und Abrechnungsprozesse in einer Lösung wird die gesamte Prozessabwicklung effizienter und transparenter. Selbst eine Vielzahl an Zahlungsberechnungen kann innerhalb kürzester Zeit durchgeführt werden, was Ressourcen schont.

Flexibilität

Eine moderne Payroll Software bietet oft zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Mitarbeiter-Self-Service-Portale, die die Verwaltung und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR-Abteilung vereinfachen.

Berichterstattung

Die Payroll Software generiert detaillierte Berichte und Analysen zu Gehaltskosten, Abzügen, Steuerzahlungen und anderen relevanten Kennzahlen. Auf Grundlage dieser Informationen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Finanzplanung optimieren.

Outsourcing reduzieren

Viele Unternehmen, die kein eigenes System für die Payroll haben, entscheiden sich dafür, die Lohnabrechnung an eine externe Organisation auszulagern. Diese Auslagerung birgt allerdings Risiken, da beispielsweise personenbezogene Daten übergeben werden müssen.

Welche Funktionen bringt eine Payroll Software mit?

Die Funktionen der Lohnabrechnungsprogramme zielen in der Regel darauf ab, die korrekte Bezahlung der Beschäftigten zu erleichtern und gleichzeitig möglichst viele der Aufgaben zu automatisieren. Obwohl der Markt längst eine Bandbreite an Systemen für die Payroll bietet, gibt es Kernfunktionen, die alle eint.

  • Lohnabrechnung: Eine gängige Payroll Software ermöglicht die automatisierte Berechnung von Gehältern, Löhnen, Boni und Zusatzleistungen basierend auf den individuellen Verträgen und Unternehmensrichtlinien. Sie berücksichtigt dabei Steuern, Sozialabgaben und andere Abzüge.
  • Zeiterfassung: Die meisten Systeme für Payroll bieten integrierte Zeiterfassungsfunktionen, um Arbeitszeiten zu verfolgen, Überstunden zu berechnen und in die Gehaltsabrechnung zu integrieren.

Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Eine Payroll Software ermöglicht die Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Krankheitszeiten und anderen Abwesenheiten der Mitarbeitenden.

  • Steuerverwaltung: Automatische Berechnung und Abführung von Steuern, Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Erstellung von steuerrelevanten Dokumenten sind ebenfalls Kernpunkte einer solchen Software.
  • Compliance-Management: Die meisten Systeme für Payroll leisten Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen im Bereich der Gehaltsabrechnung und Arbeitsgesetze.
  • Mitarbeiter-Self-Service: Ebenfalls Bestandteil der meisten Systeme für Payroll ist ein Self-Service-Portal, das Mitarbeitenden den Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen ermöglicht sowie das Aktualisieren persönlicher Daten und die Beantragung von Urlaub oder anderen Leistungen.
  • Direktüberweisungen: Die Payroll Software unterstützt die automatisierte Überweisung von Gehältern auf die Bankkonten der Mitarbeitenden zum festgelegten Zahlungsdatum.
  • Datensicherheit und Datenschutz: Zwingend notwendig für alle Payroll-Systeme ist die Gewährleistung der sicheren Speicherung und Verarbeitung sensibler Gehalts- und Mitarbeiterdaten gemäß den Datenschutzbestimmungen.

Checkliste: Payroll Software richtig auswählen

Der Markt bietet mittlerweile eine Vielzahl an Systemen für die Payroll – die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, kann sich als kompliziert erweisen. Worauf Sie bei der Software-Auswahl unbedingt achten sollten:  

  • Compliance und Rechtliche Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Payroll Software alle gesetzlichen Anforderungen und Steuervorschriften in Ihrem Land erfüllt. Überprüfen Sie, ob die Software regelmäßig aktualisiert wird, um mit Gesetzesänderungen Schritt zu halten.
  • Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und prüfen Sie, ob die Payroll Software skalierbar ist, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Sie sollte in der Lage sein, die Anzahl der Mitarbeitenden und Transaktionen entsprechend zu verarbeiten.
  • Funktionalitäten: Überprüfen Sie die Funktionen der Software im Detail. Zu den wichtigen Funktionen gehören die Lohnabrechnung, Steuerberechnung, Berichterstattung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Compliance-Management.
  • Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie die Benutzeroberfläche der Payroll Software, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich aufgebaut ist und Ihre Mitarbeitenden sich leicht damit zurechtfinden.
  • Integration: Prüfen Sie, ob die Software nahtlos mit anderen Systemen und Anwendungen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann, beispielsweise mit einer Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder Personalmanagement-Tools.
  • Support und Schulung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter der Payroll Software guten Kundensupport bietet und Schulungen für Ihre Mitarbeitenden bereitstellt, um die Software effektiv nutzen zu können. Überprüfen Sie auch die Verfügbarkeit von Online-Ressourcen wie Handbüchern, FAQs und Support-Portalen.
  • Datensicherheit: Fragen Sie nach den Sicherheitsmaßnahmen der Payroll Software, insbesondere wenn es um sensible Mitarbeiterdaten und Finanzinformationen geht. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen sowie Datensicherheit und Datenschutz sollten gewährleistet sein.
  • Referenzen und Bewertungen: Lesen Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte von anderen Nutzern der Payroll Software.

Bei der Auswahl einer passenden Lösung für Payroll ist es entscheidend, alle relevanten Aspekte sorgfältig zu prüfen, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Neben den oben genannten Punkten spielten natürlich auch die Kosten und Verträge eine Rolle: Achten Sie auf die Vertragsbedingungen, Lizenzmodelle und eventuelle zusätzliche Gebühren. Priorisieren Sie dabei die Funktionen, die Sie wirklich benötigen, und vermeiden Sie überflüssige Ausgaben für Features, die Sie nicht nutzen werden. Auch ein Blick in die Zukunft lohnt sich. Stellen Sie sicher, dass die Payroll Software auch Ihren zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann und so flexibel aufgestellt ist, dass sie Ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt.

Fazit: Payroll Software, die individuelle Bedürfnisse abdeckt

Eine korrekte Payroll ist für Unternehmen das A und O. Die Vielzahl der gesetzlichen Vorschriften und die Tatsache, dass Unternehmen durch die zunehmende Globalisierung immer internationaler aufgestellt sind, haben dazu geführt, dass die Entgeltabrechnung immer komplexer wird. Die Auswahl der passenden Payroll Software sollten Entscheider daher nicht auf die leichte Schulter nehmen und sorgsam durchdenken. Eine gründliche Analyse der Funktionen, Kosten, Integrationsmöglichkeiten und der Unterstützung bei gesetzlichen Vorschriften ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Letztendlich geht es darum, die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens im Blick zu behalten, um eine passende Lösung zu finden, die den Prozess der Payroll ganzheitlich optimiert.

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