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23.06.2023 | Redaktion Softwarevergleich

Reisekostenabrechnung-Software: Vergleich und Auswahl des passenden Tools meistern

Reisekostenabrechnung-Software leistet Unternehmen wertvolle Dienste. Denn bei jeder Geschäftsreise gilt es, alle angefallenen Kosten für An- und Abreise, Verpflegung und Unterkunft zu erfassen. Nur dies ermöglicht es, den Überblick über die Ausgaben zu bewahren und die Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Doch Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen sind aufwendig und fehleranfällig. Viel sinnvoller ist es, auf eine Reisekostenabrechnung-Software zu setzen, die sämtliche Belege digital managt.

Fahrendes Taxi auf Dienstreise

Bildquelle: Adobe Stock

Wozu benötigt man eine Reisekostenabrechnung-Software?

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung von Aufwendungen, die im Zuge einer Geschäftsreise entstehen, zum Beispiel Transport- und Fahrtkosten, Kosten für Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten wie etwa Versicherungen, Mautgebühren oder ähnliches. Da eine Geschäftsreise laut Steuerrecht eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit darstellt, kann der Arbeitnehmer diese Kosten entweder bei der Einkommenssteuererklärung angeben oder sich vom Arbeitgeber erstatten lassen. Dazu muss der oder die Reisende eine Reisekostenabrechnung erstellen. Eine gesetzliche Verpflichtung der Reisekostenabrechnung durch das Unternehmen besteht jedoch nicht. Eine Reisekostenabrechnung-Software deckt als spezielle Buchhaltungssoftware oder HR-Software dabei alle Teilprozesse der Reisekostenabrechnung ab – von der Beantragung der Reise bzw. Kostenübernahme bis hin zur Abrechnung und Rückerstattung von Reisekosten.

Ohne spezialisierte Software gestaltet sich die Reisekostenabrechnung bisweilen mehr als umständlich. Denn so heißt es, alle Quittungen zu sammeln und manuell korrekt zuzuordnen. Auch ist penibel darauf zu achten, dass alle Pflichtangaben gemacht sind. Ebenso sind die Buchhaltungskollegen zu involvieren, die sich um die korrekte Abrechnung und Kostenerstattung kümmern. Was jedoch viel mehr wiegt, ist der Aufwand für die Recherche nach den jeweils gültigen Steuersätzen und Pauschalen. Handelt es sich dann noch um länger andauernde Reisen oder solche in mehrere Länder mit unterschiedlichen Vergütungssätzen, gehen für die Abrechnung schnell einige Stunden ins Land. Eine Reisekostenabrechnung-Software ist im Vergleich zum Do-it-yourself-Vorgehen deutlich einfacher zu handhaben.

Wie kann eine Reisekostenabrechnung-Software zum Einsatz kommen?

Eine Software, die speziell für die Reisekostenabrechnung konzipiert ist, lässt sich nicht nur im Nachgang der Geschäftsreise nutzen. Auch im Vorfeld und während des Business-Trips kann sie unterstützen.

Einsatzzwecke einer Reisekostenabrechnung-Software vor der Dienstreise

So lässt sich die Software für Reisekostenabrechnung etwa bereits für die Planung der Reise einsetzen. Zum einen gestattet sie es, die jeweiligen Verkehrsmittel (Flugzeug, Mietwagen oder Zug), Reiserouten und Übernachtungsmöglichkeiten zu buchen. Zum anderen kann der Mitarbeiter damit äußerst einfach – und auf digitalem Weg – seine Reise beantragen. Die Genehmigung erfolgt dann ebenfalls digital.

Ebenso erlaubt es die Reisekostenabrechnung-Software dem Mitarbeiter, alle Belege elektronisch zu speichern und zu übermitteln. Hierfür braucht er lediglich ein Smartphone, Laptop, oder Tablet mit einer Scanner-App oder ähnlichem. Auf diese Weise geht kein Bon mehr versehentlich verloren – lästige Zettelwirtschaft ist damit passé. Ganz nebenbei ist dies auch erheblich komfortabler, spart Zeit und reduziert Fehler bei der Abrechnung. Auch die Verwaltung von Dienstfahrzeugen und die Pflege entsprechender Fahrtenbücher sind mit einer solchen Software möglich.

Einsatzzwecke einer Reisekostenabrechnung-Software während der Dienstreise

Die Reisekostenabrechnung kann der Mitarbeiter sogar noch während des Business-Trips erledigen. Denn dank der mobilen Eingabe lassen die Ausgaben bereits von unterwegs aus schnell erfassen – selbst dann, wenn im Moment kein Netzempfang vorhanden ist. Im Idealfall verfügt das Tool außerdem über eine intelligente OCR-Funktion (Technologie zur Zeichenerkennung), die alle relevanten Rechnungsdaten extrahiert und so aufbereitet, dass sie sich weiterverarbeiten lassen.

Einsatzzwecke einer Reisekostenabrechnung-Software nach der Dienstreise

Nach Beenden seiner geschäftlichen Reise dient die Software dem Mitarbeiter dazu, seine Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und Nebenkosten abzurechnen. Das Tool übernimmt dabei – je nach Ausführung – unterschiedliche Aufgaben. So kümmert es sich etwa um den Import von Kreditkartenumsätzen, sodass sich diese sofort der richtigen Abrechnung zuordnen lassen. Auch kann es die automatische Berechnung von Steuersätzen und Pauschalen wie Länder- und Kilometerpauschalen übernehmen – unter Berücksichtigung des aktuell geltenden Steuerrechts und mittels tagesaktueller Wechselkurse. Ebenfalls ist es möglich, damit für den Steuerberater relevante Berichte sowie Auswertungen zu erstellen.

Welche Funktionen muss eine Software für Reisekostenabrechnung im Vergleich aufweisen?

Um die Reisekostenabrechnung per Software im Vergleich zur manuellen Handhabung wesentlich zu vereinfachen, bieten spezialisierte Tools unterschiedliche Funktionen. Allen voran: die digitale Erfassung sämtlicher Belege. Besonders nützlich ist es, wenn das System zudem automatisch die günstigste Versteuerungsmethode bei Firmenwagen ermittelt: Ist das (für die Dienstreise genutzte) Fahrzeug über die 1-Prozent-Regel zu versteuern? Oder doch über ein Fahrtenbuch? Idealerweise gestattet es auch gleich noch, das Fahrtenbuch nach den rechtlichen Vorgaben digital zu führen. Auf diese Weise ist das Unternehmen auf der rechtlich sicheren Seite und spart dennoch Steuern. Eine weitere sinnvolle Eigenschaft eines solchen Tools: die bereits erwähnten stets aktuellen Werte für Verpflegungspauschalen, Mehrwertsteuersätze und Währungskurse. Selbst die zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden gesetzlichen Regelungen sind in der Regel in ihm widergespiegelt.

Expertentipp

Achten Sie darauf, dass die Reisekostenabrechnung-Software Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen wie die Lohn- oder Finanzbuchhaltungssoftware aufweist. Dies stellt sicher, dass die Buchungssätze der erfassten Reisekostenabrechnung direkt in die Buchhaltungssoftware gelangen – idealerweise mittels simplen Knopfdrucks. Das erleichtert Ihnen und den Kollegen im Accounting die Arbeit und reduziert Übertragungsfehler auf ein Minimum.

Doch dies sind nicht die einzigen Funktionen, die eine Software zur Reisekostenabrechnung aufweisen sollte.

Weitere relevante Funktionen einer Reisekostenabrechnung-Software:

  • Genehmigungs-Workflow
  • Möglichkeit zum Reisemanagement
  • automatische Belegerkennung
  • unbegrenzte Anzahl an Uploads für Quittungen und Belege
  • Import von Kreditkartenumsätzen
  • mobiler Zugriff
  • Konformität mit den GODB (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
  • DSGVO-Konformität
  • Möglichkeit, Berichte zu erstellen (zum Beispiel für den Steuerberater)
  • Auswertungsfunktion
  • Verwaltung von Fahrzeugen
  • automatisierter Prozess für die Führerscheinkontrolle bei den Dienstwageninhabern
  • länderspezifische Pauschalen
  • Verwaltung von Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand

Bevor sich Unternehmen also an die Software-Einführung im Bereich der Reisekostenabrechnung wagen, sollten sie sich über die gewünschten und benötigten Funktionen im Klaren sein.

Fazit: Moderne Reisekostenabrechnung-Software rechnet ab mit Belegchaos

Reisekostenabrechnung-Software, die heutzutage oftmals relativ erschwinglich ist, ist im Normalfall schon äußerst gut durchdacht. Sind im Unternehmen vergleichsweise häufig Mitarbeiter „on Tour“, kann eine Reisekostenabrechnung-Software daher durchaus rentabel sein. Dank automatischer Fahrtkostenermittlung und automatisierter Zuordnung der Belege gelangt die Abrechnung mit nur wenigen Klicks in die Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprogramme. Auch die mobile Bearbeitung der Reisetätigkeiten, -belege und -kosten gehört zur Standardausstattung einer jeden modernen Software zur Abrechnung der Reisekosten. Vor allem aber setzen moderne Lösungen dem Chaos aus Zettelwirtschaft und Excel-Listen ein Ende. Bei der Software-Auswahl heißt es jedoch strukturiert vorzugehen. Zuerst gilt es, die Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln. Anhand dieser kristallisieren sich gegebenenfalls bereits einige Tools heraus, die passen könnten. Vor der endgültigen Entscheidung für eine bestimmte Reisekostenabrechnung-Software empfiehlt es sich, diese ausgiebig zu testen. Mit der richtigen Lösung an der Hand, entlasten Sie nicht nur Ihre Reisenden, sondern auch die Personal- und die Buchhaltungsabteilung.

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