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25.04.2024 | Redaktion Softwarevergleich

Compliance-Management-Systeme: Wie Sie Ihre Compliance durch Software unterstützen

Compliance-Software kann Sie bei Ihrem Compliance-Management unterstützen und Ressourcen sparen. Denn immerhin ist die Umsetzung der Compliance eines Unternehmens umfangreich und zeitintensiv. Dennoch ist Compliance-Management ein zentraler und unverzichtbarer Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Unabhängig davon, ob es um ethische oder rechtliche Regeln geht: Für die Umsetzung aller Strukturen, Prozesse und eingerichteten Maßnahmen stehen Unternehmen mittlerweile verschiedene Tools zur Verfügung, um den Aufwand zu minimieren und Compliance effizient und effektiv sicherzustellen. Wie eine Compliance-Software Ihr Unternehmen unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Bildquelle: Alexander Limbach / Adobe Stock

Was verbirgt sich hinter Compliance-Management?

Compliance bezeichnet die Verpflichtung von Unternehmen, sowohl interne Richtlinien als auch landesspezifische Gesetze und behördliche Vorgaben einzuhalten. Ein Compliance-Management ist daher entscheidend für Unternehmen, um genau diese Einhaltung sicherzustellen. Dabei soll durch interne Anweisungen, Werkzeuge und Prozesse Verstößen vorgebeugt werden. Die Compliance-Bereiche eines Unternehmens umfassen meist Themen wie Anti-Korruption, Arbeitsrecht, Datenschutz, Steuerrecht, Strafrecht, Sozialversicherungsrecht, Umwelt- und Sozialrichtlinien sowie Unternehmensethik. Bei Nichteinhaltung der Compliance drohen Unternehmen erhebliche Konsequenzen wie Bußgelder, Imageschäden, arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu Freiheitsstrafen. Ein Compliance-Management-System (CMS) bietet einen strukturierten Rahmen und hilft dabei, Compliance-Risiken zu minimieren.

Die Compliance-Manager in den Unternehmen stehen dabei vor großen Herausforderungen: die Vielzahl und Komplexität von Richtlinien und Vorgaben nimmt zu, gleichzeitig arbeiten Teams immer dezentraler zusammen, auch über Landesgrenzen hinweg. Um das Compliance-Management zu unterstützen, ist die Nutzung einer Compliance-Software daher meist sinnvoll.

Compliance-Software: Für wen lohnt sie sich?

Eine Compliance-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, wichtige Prozesse zentral zu bündeln, um die Arbeit von Compliance-Managern und Mitarbeitenden in Compliance-Abteilungen zu erleichtern. Ob sich ein solches Compliance-Management-System in Form eines Tools lohnt, hängt von den individuellen Anforderungen ab, die je nach Unternehmen, Branche und Komplexität der Vorschriften variieren. Vor allem in Branchen mit komplexen und sich regelmäßig ändernden Vorgaben kann eine Compliance-Software eine wertvolle Investition sein. Sie kann helfen, Compliance-Risiken zu minimieren und das Vertrauen von beispielsweise Geldgebern oder Geschäftspartnern zu stärken.

In Deutschland besteht bisher nur für Finanz- und Versicherungsunternehmen eine Pflicht zur Einrichtung eines Compliance-Management-Systems. Für börsennotierte Unternehmen wird die Einrichtung eines solchen Systems im „Deutschen Corporate Governance Kodex“ (DCGK) bisher nur empfohlen, jedoch nicht rechtlich vorgeschrieben. Dabei können durchaus alle Unternehmen, die sich mit Regularien und Vorschriften auseinandersetzen müssen, von einer Compliance-Software profitieren. Hilfreich bei einer Entscheidung ist auch ein Blick auf die Vor- und Nachteile eines solchen Tools:

  • Zentrale Bündelung wichtiger Prozesse
  •  Reduzierung von manuellen Aufgaben und Papierarbeit
  • Minimierung von Compliance-Risiken
  • Lückenlose und revisionssichere Dokumentation
  • Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Compliance-Arbeit
  • Schutz vor Regressansprüchen
  • Möglichkeit zur Durchführung von Risikoanalysen und Anpassung von Programmen
  • Verbesserung der Qualität und Konsistenz von Compliance-ArbeitNicht für alle Branchen geeignet oder im Detail die Anwendungsbereiche abbildend
  • Erfordert möglicherweise Schulungen für Mitarbeiter
  • Möglicher Bedarf an externer Beratung für Integration und Support
  • Abhängigkeit von der Zuverlässigkeit der Compliance-Software
  • Eventuelle Schwierigkeiten bei der Integration mit bestehenden Systemen
  • Mögliche Beschränkungen bei der Skalierbarkeit der Compliance-Software

Was sollte eine Compliance-Software können, um das Compliance-Management als System zu unterstützen?

Der DCGK gibt in Deutschland nur generelle Leitlinien für ein Compliance-Management-System vor, während im Ausland detailliertere Empfehlungen existieren, etwa durch das US Department of Justice (DOJ) oder den britischen Bribery Act.

TIPP
Für die konkrete Ausgestaltung eines Compliance-Management-Systems kann
der anerkannte CMS-Prüfungsstandard IDW PS 980 als Basis dienen. Dieser Standard
sollte jedoch unternehmensspezifisch detailliert und ergänzt werden, etwa basierend
auf internationalen Standards wie dem ISO 37301 und Best Practices.

Grundsätzlich gilt für Compliance-Software, dass sie regelmäßig überprüft und angepasst werden muss, um den sich ändernden Richtlinien gerecht zu werden und Schwachstellen zu identifizieren.
Das sollte eine Compliance-Software mitbringen:

  • Leichte Bedienbarkeit ➡ Sie sollte anwenderfreundlich und intuitiv bedienbar sein.
  • Individualisierbarkeit ➡ Der Funktionsumfang sollte dem Bedarf entsprechen.
  • Unkomplizierte Anpassbarkeit ➡ Die Software sollte skalierbar sein .
  • Standards und Normen sollten erfüllt werden ➡ z.B. Informationssicherheit nach DIN EN ISO /IEC 27001:2022 oder Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 oder ISO 37301:2021
  • Gute Organisation ➡ Sie sollte Organisationsstrukturen abbilden können.
  • Überwachung ➡ Sie sollte die Compliance dokumentieren und Maßnahmen verfolgen können.
  • Gefahreneinschätzung ➡ Sie sollte Risiken bewerten können.
  • Problemlösungsorientiert ➡ Der Support sollte kompetent und zuverlässig sein

Welche Arten von Compliance-Software gibt es und welche passt zu Ihrem Unternehmen?

Zunächst lässt sich sagen, dass es eine Vielzahl an unterschiedlichen Arten von Compliance-Software gibt. Das Gute daran: Einige haben sich bereits auf spezifische Branchen und Zielgruppen spezialisiert, sodass die Bedarfe ohne großen zusätzlichen Aufwand gut abgedeckt werden können. Im Netz finden Sie reichlich Beispiele für verschiedene Compliance-Management-Systeme und -Software.

Bei der Software-Auswahl eines passenden Compliance-Tools für Ihr Unternehmen sollten Sie sich erst über Ihre Bedarfe klar werden. Sobald Sie diese festgelegt haben, können Sie am bequemsten über einen Software-Vergleich die für Sie passende Software finden. Es gibt Softwarelösungen, die als Software-as-a-Service (SaaS) oder als Installation verfügbar sind, webbasiert in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum gehostet werden. Häufig gibt es auch verschiedene Pakete für eine Compliance-Software, die unterschiedlich im Funktionsumfang sind und somit auch preislich variieren. Häufig bieten Anbieter auch eine Testversion an, in der

Ist-Analyse für die Auswahl Ihrer Compliance-Software

Welchen Zweck soll Ihre künftige Compliance-Software erfüllen und welche Bereiche soll sie abdecken? Um die passende Lösung zu finden, ist eine Ist-Analyse sinnvoll.
Diese sollte die folgenden Bereiche abdecken, damit Sie wissen, wonach Sie genau suchen:

  • Compliance-Risikoanalyse:
    Welche Risiken in Ihrer derzeitigen Compliance können Sie feststellen? Analysieren Sie diese als Ausgangspunkt für ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Compliance-Software.
  • Compliance-Richtlinien:
    Hat Ihr Unternehmen bereits einen Verhaltenskodex, Datenschutzrichtlinien, Regelungen zur Arbeitsplatzsicherheit oder ähnliches? Wie werden diese derzeit umgesetzt? Gibt es Optimierungsbedarf?
  • Compliance-Geschäftspartnerprüfungen:
    Wie sieht es bei Ihren Geschäftspartnern aus? Welche Compliance-Risiken erwarten Sie? Falls es noch keine Richtlinien für die Zusammenarbeit gibt, sollten Sie diese in Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern erstellen.
  • Compliance-Organisation:
    Gibt es bereits eine Abteilung oder Verantwortliche für die Compliance in Ihrem Unternehmen? Wenn ja, wie sind diese ausgelastet und wie ist die Fehlerquote? Gibt es hier Handlungsbedarf?

10 Compliance-(Software-)Tipps für die Praxis

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Compliance einhält, müssen Sie bestimmte Schritte unternehmen, um ein effektives Compliance-Management-System aufzubauen.
Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der praktischen Umsetzung:

  1. Klären Sie grundsätzliche Fragen.
    Prüfen Sie die rechtliche Notwendigkeit eines Compliance-Management-Systems. Definieren Sie außerdem den Umfang und die Ausgestaltung des Systems und stellen Sie sicher, dass das System effektiv ist.
  2. Definieren Sie das Aufgabenfeld.
    Legen Sie die Verantwortungsbereiche und die Berichtswege für Compliance-Manager fest. Formulieren Sie die Definition des Compliance-Managements transparent und verständlich. Legen Sie auch klar fest, welche Aufgaben die Compliance-Software unterstützen soll.
  3. Schaffen Sie ein Grundbewusstsein.
    Formulieren Sie sämtliche Richtlinien klar und verständlich, um ein Grundbewusstsein für Compliance unter Ihren Mitarbeitern zu schaffen. Dies trägt dazu bei, dass die Regeln nicht nur befolgt, sondern auch verinnerlicht werden.
  4. Führen Sie Schulungsmaßnahmen durch.
    Investieren Sie in Schulungen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Compliance-Software sinnvoll nutzen können. Dies trägt nicht nur zu einer besseren Umsetzung bei, sondern führt auch häufig zu einer besseren Akzeptanz der Compliance-Maßnahmen an sich.
  5. Integrieren Sie Compliance-Prozesse in Ihre Geschäftsabläufe.
    Betten Sie die Compliance-Prozesse in Ihr Daily Business ein, damit sie nahtlos funktionieren. Die Compliance-Abteilung sollte stets zur Verfügung stehen, um Fragen entgegenzunehmen und Unsicherheiten zu klären. Sie kann, muss aber nicht den Support für die Compliance-Software abdecken. In jedem Fall sollte aber stets ein technischer Support für die Anwender erreichbar sein.
  6. Tauschen Sie sich regelmäßig aus.
    Tauschen Sie sich regelmäßig mit Mitarbeitenden über Schulungen und Alltagsprozesse aus. Beziehen Sie auch Branchenorganisationen, Software-Anbieter und Rechtsexperten ein, um von deren Fachwissen zu profitieren und Best Practices für den Einsatz Ihrer Compliance-Software zu entwickeln.
  7. Nutzen Sie unternehmensinterne Ressourcen.
    Sorgen Sie dafür, dass die betroffenen internen Abteilungen zusammenarbeiten, um gemeinsam die Compliance zu unterstützen. Unter Umständen ist dafür erhebliche Aufklärungsarbeit erforderlich. Doch insbesondere bei der Software-Einführung können einzelne Test-User aus den Abteilungen später dabei helfen, den Rest der Belegschaft anzuleiten. Beziehen Sie auch den Betriebsrat mit in den Prozess ein, um eine breitere Akzeptanz zu gewährleisten.
  8. Setzen Sie auf Transparenz und Dokumentation.
    Behandeln Sie kritische Themen und Verstöße stets transparent und dokumentieren Sie sie umfassend. Eine transparente Vorgehensweise und eine detaillierte Dokumentation sind wesentlich für die Absicherung des Unternehmens. Außerdem sorgen sie für eine schnellere Adaption des Compliance-Management-Systems im gesamten Betrieb.
  9. Messen Sie die Effekte.
    Führen Sie regelmäßige Umfragen zur Akzeptanz der Compliance-Maßnahmen durch und berücksichtigen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden. Dies hilft Ihnen, das Compliance-Management-System kontinuierlich zu verbessern und anzupassen. Auch die Weiterentwicklung der Compliance-Software hängt von den Lerneffekten ab.
  10. Handeln Sie konsequent bei Verstößen gegen die Compliance.
    Kommunizieren Sie von Anfang an transparent, dass bei Verstößen gegen die Compliance Konsequenzen folgen müssen. Ein schlüssiges Handeln zeigt, dass das Unternehmen seine Standards ernst nimmt und schützt es vor potenziellen Risiken und Reputationsschäden.

Fazit

Eine Compliance-Software kann Ihnen und Ihren verantwortlichen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Sie ermöglicht es, Verstöße nicht nur aufzudecken, sondern auch von vornherein zu vermeiden. Achten Sie bei der Auswahl der Compliance-Software auf Aktualität und beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess mit ein. So stellen Sie sicher, dass die Software auf Verständnis trifft und Ihr Compliance-Management-System erfolgreich unterstützt.

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