Compliance-Management-Systeme: Wie Sie Ihre Compliance durch Software unterstützen

Compliance bezeichnet die Verpflichtung von Unternehmen, sowohl interne Richtlinien als auch landesspezifische Gesetze und behördliche Vorgaben einzuhalten. Ein Compliance-Management ist daher entscheidend für Unternehmen, um genau diese Einhaltung sicherzustellen. Dabei soll durch interne Anweisungen, Werkzeuge und Prozesse Verstößen vorgebeugt werden. Die Compliance-Bereiche eines Unternehmens umfassen meist Themen wie Anti-Korruption, Arbeitsrecht, Datenschutz, Steuerrecht, Strafrecht, Sozialversicherungsrecht, Umwelt- und Sozialrichtlinien sowie Unternehmensethik. Bei Nichteinhaltung der Compliance drohen Unternehmen erhebliche Konsequenzen wie Bußgelder, Imageschäden, arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu Freiheitsstrafen. Ein Compliance-Management-System (CMS) bietet einen strukturierten Rahmen und hilft dabei, Compliance-Risiken zu minimieren.

Die Compliance-Manager in den Unternehmen stehen dabei vor großen Herausforderungen: die Vielzahl und Komplexität von Richtlinien und Vorgaben nimmt zu, gleichzeitig arbeiten Teams immer dezentraler zusammen, auch über Landesgrenzen hinweg. Um das Compliance-Management zu unterstützen, ist die Nutzung einer Compliance-Software daher meist sinnvoll.

Eine Compliance-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, wichtige Prozesse zentral zu bündeln, um die Arbeit von Compliance-Managern und Mitarbeitenden in Compliance-Abteilungen zu erleichtern. Ob sich ein solches Compliance-Management-System in Form eines Tools lohnt, hängt von den individuellen Anforderungen ab, die je nach Unternehmen, Branche und Komplexität der Vorschriften variieren. Vor allem in Branchen mit komplexen und sich regelmäßig ändernden Vorgaben kann eine Compliance-Software eine wertvolle Investition sein. Sie kann helfen, Compliance-Risiken zu minimieren und das Vertrauen von beispielsweise Geldgebern oder Geschäftspartnern zu stärken.

In Deutschland besteht bisher nur für Finanz- und Versicherungsunternehmen eine Pflicht zur Einrichtung eines Compliance-Management-Systems. Für börsennotierte Unternehmen wird die Einrichtung eines solchen Systems im „Deutschen Corporate Governance Kodex“ (DCGK) bisher nur empfohlen, jedoch nicht rechtlich vorgeschrieben. Dabei können durchaus alle Unternehmen, die sich mit Regularien und Vorschriften auseinandersetzen müssen, von einer Compliance-Software profitieren. Hilfreich bei einer Entscheidung ist auch ein Blick auf die Vor- und Nachteile eines solchen Tools:

Der DCGK gibt in Deutschland nur generelle Leitlinien für ein Compliance-Management-System vor, während im Ausland detailliertere Empfehlungen existieren, etwa durch das US Department of Justice (DOJ) oder den britischen Bribery Act.

Zunächst lässt sich sagen, dass es eine Vielzahl an unterschiedlichen Arten von Compliance-Software gibt. Das Gute daran: Einige haben sich bereits auf spezifische Branchen und Zielgruppen spezialisiert, sodass die Bedarfe ohne großen zusätzlichen Aufwand gut abgedeckt werden können. Im Netz finden Sie reichlich Beispiele für verschiedene Compliance-Management-Systeme und -Software.

Bei der Software-Auswahl eines passenden Compliance-Tools für Ihr Unternehmen sollten Sie sich erst über Ihre Bedarfe klar werden. Sobald Sie diese festgelegt haben, können Sie am bequemsten über einen Software-Vergleich die für Sie passende Software finden. Es gibt Softwarelösungen, die als Software-as-a-Service (SaaS) oder als Installation verfügbar sind, webbasiert in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum gehostet werden. Häufig gibt es auch verschiedene Pakete für eine Compliance-Software, die unterschiedlich im Funktionsumfang sind und somit auch preislich variieren. Häufig bieten Anbieter auch eine Testversion an, in der

Ist-Analyse für die Auswahl Ihrer Compliance-Software

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Compliance einhält, müssen Sie bestimmte Schritte unternehmen, um ein effektives Compliance-Management-System aufzubauen.
Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der praktischen Umsetzung:

Eine Compliance-Software kann Ihnen und Ihren verantwortlichen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Sie ermöglicht es, Verstöße nicht nur aufzudecken, sondern auch von vornherein zu vermeiden. Achten Sie bei der Auswahl der Compliance-Software auf Aktualität und beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess mit ein. So stellen Sie sicher, dass die Software auf Verständnis trifft und Ihr Compliance-Management-System erfolgreich unterstützt.