Hausverwaltungssoftware Vergleich: Der Weg zur digitalen Lösung, die passt

Hausverwaltungssoftware ist ein Tool für Verwalter von Mietwohnungen, -häusern und Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Das Hausverwaltungsprogramm unterstützt Immobilienmanager bei der komplexen Verwaltung ihrer Gebäude – egal, ob sie sich um vier oder vierhundert Wohneinheiten kümmern müssen. Die Software für Hausverwaltung als spezielle Immobiliensoftware hilft bei verschiedenen Aufgaben:
•    Erstellung von Mietverträgen und Kündigungen
•    Schreiben von Rechnungen für Miete, Nebenkosten und Heizkosten unter Beachtung der Verteilungsschlüssel
•    Zusammenstellung der Informationen für die Steueranlage V
•    Management von bestehenden Mietern und Bewerbern für freie Wohnungen
•    Kommunikation zwischen Eigentümern, Hausverwaltung und Mietern

Wenn Prozesse digitalisiert werden, bringt das für Hausverwalter einige Vorteile. Dazu zählen unter anderem:
1.    Kosten sparen dank digitaler und automatisierter Prozesse
Bei einem Hausverwaltungsprogramm werden verschiedenste Aufgaben und Arbeiten digitalisiert und teils automatisiert. So müssen beispielsweise Rechnungen und Kautionszahlungen nicht mehr händisch registriert und überprüft werden, sondern werden im Standard automatisch digital bearbeitet. Das spart Zeit und Kosten.
2.    Ein guter Überblick über alle wichtigen Dokumente
Sind jegliche Dokumente digitalisiert, können diese systematisch gespeichert und geordnet werden. Dank der strukturierten Ablage einer Software haben Hausverwaltungen einen guten Überblick über Korrespondenz, Dokumente und Abrechnungen und können diese jederzeit einfach und schnell auffinden.
3.    Besserer Service für die Mieter
Mithilfe einer Hausverwaltungssoftware können auch die Mieter jederzeit digital auf ihre Verträge und Abrechnungen zugreifen. Zudem können sie einfach mit ihrem Hausverwalter kommunizieren.
4.    Effektivere Zusammenarbeit und ortsunabhängiges Arbeiten
Digitalisierte Prozesse vereinfachen die Zusammenarbeit im Homeoffice und von unterwegs. So können beispielsweise Briefe digital versendet und Fotos von Schäden mit dem Smartphone direkt im richtigen Ordner abgelegt werden, ohne zeitaufwendige Nacharbeit im Büro. Das ortsunabhängige Arbeiten vereinfacht die Arbeit am Objekt und macht Hausverwaltungen zudem attraktiver für Fachkräfte.
5.    Einheitlichkeit sichert Qualität
In einer Hausverwaltungssoftware sind jegliche Dokumente und Arbeitsabläufe standardisiert hinterlegt. Das gewährleistet die immer gleiche Ablage und beugt Fehlern in unübersichtlichen Excel-Listen vor. Ein Plus für die Qualität.
6.    Einfaches Einhalten von Datenschutzvorgaben
Hausverwaltungssoftware von deutschen und den meisten europäischen Anbietern ist auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ausgelegt. Nutzen Hausverwalter eine solche Software, speichern, protokollieren und dokumentieren sie die Daten entsprechend automatisch nach den gesetzlichen Vorgaben.

Als Hausverwalter ist es wichtig, sich für die passende Hausverwaltungssoftware zu entscheiden. Denn wenn diese nicht für die eigenen Bedürfnisse passt, bringt sie meist nicht die genannten Vorteile. Ein Hausverwaltungssoftware Vergleich ist daher vor dem Kauf unerlässlich. Dabei ist vor allem auf diese Punkte zu achten:
•    Verwaltet man ein paar Wohnungen, eine WEG oder gar mehrere Immobilien? Das Hausverwaltungsprogramm sollte sich für die entsprechende Art und Größe der Hausverwaltung eignen. Bestenfalls ist es zudem skalierbar, sprich es lässt sich mithilfe von Modulen an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.
•    Sollen sich Dokumente mit dem Steuerbüro und/oder dem Finanzamt digital austauschen lassen? Dann sind eine DATEV- und/oder ELSTER-Schnittstelle sowie die automatisierte Zusammenstellung für die Steueranlage V wichtig.
•    Hält sich die Software an die Vorgaben der DSGVO?
•    Hat das Programm Schnittstellen zum eigenen ERP- und CRM-System? Können Daten einfach importiert und exportiert werden? Das ist besonders dann wichtig, wenn bereits andere Tools wie Buchhaltungssoftware in der Hausverwaltung zum Einsatz kommen.
•    Wollen Immobilienverwalter mithilfe der Hausverwaltungssoftware auch leere Objekte inserieren und neu vermieten? Dann benötigen Sie Schnittstellen zu relevanten Immobilienportalen.
•    Reicht eine On-premises-Lösung oder ist eine Cloud-basierte Version besser? Letztere eignet sich vor allem dann, wenn mehrere Personen mit der Hausverwaltungssoftware arbeiten und von überall darauf zugreifen können sollen.
•    Kann man die Software nur auf dem Desktop nutzen oder gibt es auch mobile Versionen und Apps, auf die ein Hausverwalter auch vor Ort im Objekt zugreifen kann?
•    Ist der Support via Chat ausreichend oder möchte man bei Problemen lieber mit dem Hersteller der Hausverwaltungssoftware telefonieren können?
•    Kann man seine Mitarbeitenden selbst in die Nutzung der Software für Hausverwaltung einführen oder braucht es Schulungen seitens des Herstellers? Je leichter und intuitiver ein Programm zu bedienen ist, umso besser lässt sich damit arbeiten.

Sich für ein Hausverwaltungsprogramm zu entscheiden, ist aufwendig. Doch es lohnt sich, ausgiebig darüber nachzudenken. Schließlich soll die Software den Verwalter und sein Team langfristig unterstützen und auf Dauer Kosten sparen, statt weitere zu verursachen. Bei der Wahl der richtigen Hausverwaltungssoftware helfen diese fünf Tipps:
1.    Erstellen Sie eine Übersicht der Anforderungen, die das Tool erfüllen muss. Wichtig ist hierbei: Nicht nur Sie als Verwalter, sondern auch die Mieter und Eigentümer nutzen das Programm eventuell zumindest stellenweise. Es gilt also, ihre Anforderungen mitzudenken.
2.    Gewichten Sie die Anforderungen. Welche Funktionen sind absolut notwendig, auf welche könnten Sie gegebenenfalls verzichten? Die Gewichtung hilft beim Hausverwaltungssoftware Vergleich, da jedes Programm andere Stärken und Schwächen hat.
3.    Listen Sie die bereits im Unternehmen genutzten Tools auf. Welche Schnittstellen sollte die Software für Hausverwaltung haben?
4.    Denken Sie neben den Anschaffungskosten auch daran, wie viel es Sie kostet, die Software zu verwalten, sie warten zu lassen oder Ihre Mitarbeitenden zu schulen.
5.    Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen und probieren Sie verschiedene Anbieter aus. Auch bieten manche Hersteller Software-Präsentationen an.

Welche Funktionen eine Hausverwaltungssoftware mitbringen sollte, ist abhängig vom jeweiligen Hausverwalter. So sollte ein Tool eine WEG-Verwaltung beispielsweise dabei unterstützen, die jährliche Eigentümerversammlung zu organisieren. Werden dagegen nur Objekte vermietet, die jeweils einer Person gehören, braucht der Hausverwalter eine solche Funktion nicht zwangsläufig.

Zu den Funktionen, mit denen eine Software Hausverwaltungen unterstützen kann, zählen unter anderem:
•    Dokumenten-Management (DMS)
•    Notizfunktion und Dokumentation von Aufgaben und Aufträgen
•    Mieter-, Objekt- und Eigentümerverwaltung
•    Erstellen und Senden von Abrechnungen für Miete, Nebenkosten und Heizkosten
•    Kommunikations- und Reporting-Möglichkeit mit Mietern, Facility Managern und Eigentümern
•    Erstellen und Senden von Mahnungen
•    Ablage von Verträgen, Rechnungen und Kautionen
•    Verwaltung von WEGs und Wohngemeinschaften
•    Erfassen und Ausdrucken von Übergabeprotokollen
•    Importieren und Exportieren von Daten
•    Buchführung oder Schnittstelle zur genutzten Buchführungssoftware und dem Konto
•    Zusammenstellung der Informationen für die Steueranlage V
•    Übersicht über wichtige Kennzahlen
•    Schadenmanagement
•    Erstellen von Mietanzeigen in Immobilienportalen und Bewerbermanagement

Unterstützung bietet eine Hausverwaltungssoftware in vergleichsweise vielen Bereichen. Vier wesentliche sind im Folgenden aufgezeigt:

1.    Hausverwaltungssoftware für die Objektverwaltung
Die Objektverwaltung in einem Hausverwaltungsprogramm bietet eine zentrale Erfassung relevanter Stammdaten einer Immobilie, darunter Adresse, Objekt- und Eigentümerverhältnisse – so wie es Maklersoftware auch erfassen kann. Doch dank der Hausverwaltungssoftware sind diese wichtigen Informationen jederzeit abrufbar. Ein wesentlicher Fokus der Hausverwaltung liegt auf der Werterhaltung der Immobilien, da sie die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg bilden: Durch Instandhaltungsfunktionen kann der aktuelle Zustand von Häusern und Wohnungen überwacht werden. Dies ermöglicht die Planung zukünftiger Bauarbeiten und die anschließende Kontrolle ihrer Durchführung.

2.    Hausverwaltungssoftware für die Verwaltung der Mieter
Die zentrale Verwaltung von Mieterdaten ist ebenso von großer Bedeutung und wird von der Hausverwaltungssoftware gewährleistet. Dadurch gehen keine Informationen verloren und Sie haben schnell Zugriff auf wichtige Daten bei einem Mieterwechsel. Aufgrund der Fluktuation bei der Vermietung von Immobilien kann es leicht passieren, den Überblick über die aktuelle Mietersituation zu verlieren. Zudem besteht das Risiko, dass Kontaktdaten verloren gehen, wenn sie in Papierform erfasst werden. Eine professionelle Software ermöglicht es, alle relevanten Mieterdaten an einem zentralen Ort zu erfassen und zu verwalten.

3.    Vernetzung aller Beteiligten durch die Hausverwaltungssoftware
Zeitersparnis und Effektivität stehen bei der Hausverwaltungssoftware im Vordergrund. Die Vernetzung von Vermietern, Mietern und Dienstleistern spielt dabei eine wichtige Rolle. Dies erleichtert die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten erheblich. Viele Softwarelösungen bieten Funktionen zur Erstellung eines individuellen Service-Portals. Durch ein solches Portal wird der Informations- und Dokumentenaustausch zwischen Mietern, Vermietern und der Hausverwaltung deutlich vereinfacht.

4.    Hausverwaltungssoftware in der Buchhaltung
Eine wichtige Unterstützung leistet die Hausverwaltungssoftware bei der Erfassung und Überwachung der Mietzahlungen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie keine verspäteten oder ausbleibenden Zahlungen übersehen. Idealerweise ermöglicht die Software das direkte Verfassen und Versenden von Erinnerungsschreiben an den Mieter bei Zahlungsverzug. Viele Hausverwaltungssoftware-Lösungen bieten zudem die Möglichkeit, visuell ansprechende Berichte zu erstellen, um einen schnellen Überblick über alle Finanzdaten zu erhalten.

Damit eine Software Hausverwaltungen effektiv unterstützt, muss das Tool bestimmte Kennzahlen kennen und ermitteln können. Zwar können die Kennzahlen zwischen verschiedenen Immobilienverwaltern variieren. Doch es gibt ein paar, die jede Hausverwaltungssoftware enthalten und ausgeben sollte:
•    Werte zu Abrechnungen, Mieteinnahmen, Kautionen und Kontostände
•    Zählerstände und Verbrauchsanalysen
•    Daten zu den Mietern und Eigentümern
•    Zeitliche Informationen etwa auf Basis von Terminen wie Eigentümerversammlungen, Sitzungen von Hausgemeinschaften, Ablauf von Mietverträgen etc.
•    Vermietete und leerstehende Objekte zur Ermittlung der Leerstands-Quote

Die Preisspanne für Hausverwaltungssoftware variiert erheblich, beginnend bei etwa 60 Euro für lokale PC-Programme und steigend auf mehrere Hundert Euro pro Monat für professionelle Portale, die sich für große Hausverwaltungen mit vielen Wohneinheiten eignen. Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und individueller Support sind wichtige Kriterien bei der Software-Auswahl. Wichtig ist, Hausverwaltungssoftware zu vergleichen und dabei mögliche Zusatzmodule, Schulungs- und Implementierungskosten zu beachten. Denn echte kostenlose Software für Hausverwaltungen gibt es nicht. Allerdings bieten viele Softwarelösungen kostenlose Testversionen an, die es gestatten, die Funktionalitäten vor dem Kauf zu überprüfen und sich vom Anbieter beraten zu lassen.

Auf dem Markt gibt es verschiedene Hausverwaltungsprogramme. Manche von ihnen sind Komplettlösungen, die jegliche Funktionen enthalten. Andere Tools sind auf einzelne Funktionen oder Bereiche wie die Buchhaltung oder Kommunikation spezialisiert. Ob sich eine Komplettlösung oder eine Spezialsoftware besser eignet, ist individuell zu entscheiden. Ein Hausverwaltungssoftware Vergleich hilft dabei.

All-in-One-Software für Hausverwaltungen: Das können Komplettlösungen

Komplettlösungen enthalten – wie der Name vermuten lässt – die komplette Funktionsbandbreite, die ein Hausverwalter braucht. Sie lassen sich nicht nur für das Erstellen von Abrechnungen und die Mieterverwaltung nutzen, sondern sind auch für die Kommunikation, das Auftragsmanagement und die Dokumentenablage geeignet. Die verschiedenen Funktionen sind oft unabhängig voneinander nutzbar, sodass sich Hausverwalter ihre Software individuell mithilfe von Modulen zusammenstellen können.

Ob der Kauf einer Komplettlösung sinnvoll ist, hängt davon ab, in welchen Bereichen der Hausverwalter Unterstützung benötigt und, ob er oder sie bereits andere Programme benutzt – und entsprechend auf Funktionen der Hausverwaltungssoftware verzichten kann. Auch die Kosten sollten Berücksichtigung finden. Ein Vorteil von Komplettlösungen ist, dass alle wichtigen Kennzahlen auf einem einzigen Dashboard einsehbar sind und nicht zwischen verschiedenen Tools zu wechseln ist.

Spezialsoftware: Wann Hausverwaltungssoftware als Insellösung sinnvoll ist

Eine Spezialsoftware für Hausverwaltungen kann dann sinnvoll sein, wenn bereits verschiedene Tools im Unternehmen im Einsatz sind. So nutzen viele Hausverwalter bereits entsprechende Programme für die Buchhaltung oder die Kommunikation mit Mietern. In diesem Fall muss es nicht unbedingt eine Komplettlösung sein. Auch eine Hausverwaltungssoftware mit Fokus auf Nebenkostenabrechnungen, Kommunikation oder Mieterverwaltung kann hier ausreichend sein und die Arbeit erleichtern. Fällt die Entscheidung auf eine Spezialsoftware, sollten Hausverwalter darauf achten, dass diese mit den bereits genutzten Tools kompatibel ist – also über die entsprechenden Schnittstellen verfügt. Dadurch lassen sich wichtige Daten einfach zwischen den Programmen austauschen.

Hausverwaltungssoftware lieber On-Premises oder in der Cloud hosten?

Früher wurde Software für Hausverwaltungen traditionell gekauft und auf dem eigenen Rechner installiert (On-Premises). Heutzutage geht der Software-Trend hin zur Cloud, auch im Bereich der Hausverwaltungssoftware. Viele Anbieter liefern ihre Lösungen als Software-as-a-Service (SaaS). Dabei mietet man die Software gegen eine monatliche Gebühr, anstelle sie zu kaufen. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, von überall und mit jedem Gerät auf die Hausverwaltungssoftware zugreifen zu können, vorausgesetzt man hat eine Internetverbindung. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit sind mittlerweile durch die Einhaltung vieler Sicherheitsstandards weitgehend ausgeräumt.

Eine Hausverwaltungssoftware erleichtert Hausverwaltern die Arbeit, verbessert die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern und macht den Zugriff auf Dokumente von überall möglich. Welches Programm sich am besten eignet, finden Immobilienverwalter mit einem Hausverwaltungssoftware Vergleich heraus. Dabei sollten sie darauf achten, welche Funktionen das Tool enthält, ob es die nötigen Anforderungen erfüllt, wie viel es kostet und ob es sich einfach bedienen lässt. Unser Tipp: Für den Hausverwaltungssoftware Vergleich und die Auswahl des Programms sollten sich Immobilienmanager genügend Zeit nehmen und Demoversionen ausprobieren.