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21.02.2023 | Redaktion Softwarevergleich

OKR-Tool-Leitfaden: In 3 Schritten zur richtigen OKR-Software

OKR-Tools sind für viele Unternehmen unverzichtbar geworden! Egal, ob New Work, Digitalisierung, Fachkräftemangel: Die Herausforderungen für Organisationen werden immer komplexer und unplanbarer. Die Management-Methode OKR (Objectives and Key Results) hilft, die Unternehmenssteuerung agiler aufzustellen – mit klarem Fokus, damit Teams und Führungskräfte ihre Energie in die richtigen Themen investieren. OKR-Tools unterstützen den professionellen Einsatz des beliebten Frameworks. Was sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Software für OKR beachten?

Männer und Frauen sprechen über OKR-Tool-Leitfaden

Bildquelle: Getty Images, Inc.

Schritt 1 zum OKR-Tool: Objective Key Results verstehen

Um die Vision eines Unternehmens Realität werden zu lassen, müssen alle Mitarbeitenden ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten. Aber woher weiß jeder Einzelne, wie seine individuelle Arbeit auf die großen Ziele einzahlt?

Es ist Aufgabe des Managements, die Ziele der einzelnen Mitarbeiter mit der strategischen Unternehmensplanung zu synchronisieren. Zielvereinbarungssysteme zählen zu den weitverbreitetsten Managementkonzepten, um die Steuerung der Mitarbeiter zu verbessern. Allerdings geraten traditionelle Zielvereinbarungssysteme wie MbO unter VUCA-Rahmenbedingungen an ihre Grenzen: Sie sind zu schwerfällig, zu wenig ambitioniert und nicht intrinsisch genug. Unternehmen benötigen zeitgemäße Ansätze wie OKR, um das Instrument der Zielvereinbarung neu zu beleben.

Was sind OKRs?

OKR (Objectives and Key Results) ist eine partizipative Managementmethode: Nur rund 40 Prozent der Ziele werden als strategische Ziele „top-down“ durch das Management vorgegeben. Die anderen 60 Prozent leiten Abteilungen, Teams und Mitarbeiter für ihren operativen Bereich „bottom-up“ ab.

  1. Jede Ebene hat eigene Objectives: ambitionierte, aber erreichbare Ziele, die das Unternehmen Richtung Vision bewegen.
  2. Jedem Objective werden passende Key Results zugeordnet: konkrete, quantitative Schlüsselergebnisse, die den Fortschritt des Objectives messbar machen.
  3. Zielsetzung und Zielüberprüfung erfolgen iterativ in kurzen Zyklen (meist 3 Monate). Die Erkenntnisse fließen in die Planung des nächsten Zyklus ein, so dass eine Lernschleife entsteht.

Trendcheck OKR: Objective Key Results gar nicht so neu

Den OKR-Grundstein legte Intel-CEO Andy Grove in den 1970er Jahren, indem er verschiedene Management-Zielsysteme neu kombinierte. Wirklich bekannt wurde der Ansatz erst viel später: 1999 griff Google die Prinzipien auf, verfeinerte sie und machte das Framework zu einem Teil der Google-Erfolgsgeschichte. Einen großen Popularitätsschub erhielten OKRs durch die Corona-Pandemie: Auf der Suche nach agilen Alternativen zur klassischen Unternehmensplanung entdecken immer mehr Unternehmen OKRs als wertvollen Baustein für die Resilienz ihrer Organisation und die wirkungsvolle Unternehmenssteuerung.

OKR, MbO, KPI – was ist der Unterschied?

Alle drei Begriffe werden im Zusammenhang mit Zielvereinbarungen verwendet, die Ansätze unterscheiden sich aber im Detail:

MbO (Management by Objectives) ist ebenso wie OKR ein Framework für Zielvereinbarungen. Bei MbOs sind die Zyklen allerdings deutlich länger (jährlich) als bei OKR (3 bis 4 Monate). Im Gegensatz zu OKRs sind MbOs außerdem häufig an Boni gekoppelt, so dass eine 100-prozentige Zielerreichung angestrebt wird. Der Nachteil: MbOs bieten keinen Anreiz, ehrgeizige Ziele zu definieren. Ein weiterer Unterschied ist die unternehmensweite Transparenz der OKRs, das heißt alle OKRs sind jedem Mitarbeiter bekannt.

Die Erfüllung von Zielvereinbarungen wird meist mit Hilfe von KPIs (Key Performance Indicators) beurteilt – beispielsweise sind auch den Key Results im OKR-Modell passende KPIs zugeordnet. Typische KPIs sind unter anderem „Marketingkosten je Lead“, „Conversion Rate“, „Zahl der Kundenbesuche pro Monat“, „Steigerung des Marktanteils“, „Weiterempfehlungsquote“ usw. KPIs messen die Leistung aber ohne Angabe, worauf das Unternehmen hinarbeitet. Leistungskennzahlen ergänzen also MbOs und OKRs als Metrik, erfüllen aber nicht den Anspruch an eine Management-Methode.

7 gute Gründe für OKR

Benefit 1: Fokus

Jede Ebene (Management, Abteilung/Team, Mitarbeiter) beschränkt sich auf maximal fünf Objectives mit jeweils höchstens vier Key Results. So konzentrieren sich alle auf die aktuell wichtigsten Punkte und personelle Ressourcen werden effizient eingesetzt.

Benefit 2: Alignment

Die eng aufeinander abgestimmten OKRs über alle Unternehmensebenen hinweg bilden eine Brücke zwischen langfristiger Vision sowie Mission und der kurzfristigen, operativen Unternehmenssteuerung.

Benefit 3: Commitment

Das Management gibt die Ziele der einzelnen Mitarbeiter nicht von oben vor, sondern jeder überlegt, wie er am besten zum „Big Picture“ beitragen kann. Die aktuell wichtigen Unternehmensziele sind durch die Top Level OKRs der Managementebene für alle klar.

Benefit 4: Agilität

Die kurzen OKR-Zyklen helfen, Ziele immer wieder zu hinterfragen und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. So können Unternehmen in komplexen Umfeldern bessere Entscheidungen für die Unternehmensplanung treffen.

Benefit 5: Wachstum

Objectives werden ganz bewusst ehrgeizig definiert. Eine Zielerreichung von 100 Prozent steht nicht im Vordergrund – ganz im Gegenteil. Werden Ziele regelmäßig vollständig erreicht, ist die Definition nicht ehrgeizig genug erfolgt. Jeder Mitarbeiter wird ermutigt, seine Komfortzone zu verlassen.

Benefit 6: Motivation

Es gibt weder Boni für erreichte Ziele noch Sanktionen für unerreichte Ziele. Mitarbeiter fühlen sich, ihre Kompetenzen und ihre Leistung wertgeschätzt und die intrinsische Motivation steigt.

Benefit 7: Transparenz

Alle OKRs vom Manager bis zum Werkstudenten sind öffentlich und einfach einsehbar, beispielsweise in einem OKR-Tool. Alle haben das Gefühl, an einem Strang zu ziehen, und der Teamgeist wird stärker.

Schritt 2 zum OKR-Tool: OKR in der Praxis anwenden

OKRs sind nicht nur eine Management-Methode, sondern auch ein Prozessmodell mit definierten Events. Das OKR-Framework ist leicht verständlich und lässt sich gut in bestehende Abläufe integrieren.

Was ist ein OKR-Zyklus?

Jeder OKR-Zyklus beginnt mit dem „OKR Planning“: Auf allen Ebenen des Unternehmens werden die Objectives und deren Key Results für die nächsten 3 Monate definiert. Das Management beginnt und stellt die strategischen Unternehmensziele in den Teams vor. Kaskadierend formulieren anschließend die Abteilungen/Teams und die Mitarbeiter ihre OKRs.

Während des OKR-Zyklus finden wöchentliche Arbeitsmeetings statt, häufig als „Weekly OKR“ oder „OKR Check-in“ bezeichnet. Diese Meetings sind kurze Status-Updates, außerdem können Probleme zeitnah besprochen und geklärt werden. Am Ende des OKR-Zyklus werten alle Ebenen den Zielerreichungsgrad aus und stellen die Ergebnisse im „OKR Review“ vor. Es gibt keine Sanktionen für nicht erreichte Ziele.

In der „OKR Retrospektive“ kommt der Prozess selbst auf den Prüfstand: Hier geht es nicht um die inhaltlichen Ergebnisse, sondern darum, die Methode zu reflektieren und zu optimieren: Passen die Abstände? Lassen sich die wöchentlichen Meetings verbessern? Stimmt der Informationsfluss? Welche Hindernisse gab es im letzten Zyklus?

Tipp: Ein OKR Master kann zur erfolgreichen Ein- und Durchführung von OKRs beitragen. Als Experte, Coach und Mentor kümmert er sich um den organisatorischen Ablauf und moderiert die Meetings. Er sorgt dafür, dass alle wichtigen Stakeholder involviert und motiviert bleiben.

Wie formuliert man gute OKRs?

OKRs sind knapp und auf den Punkt: Objectives werden qualitativ und ehrgeizig formuliert. Die Key Results müssen zu den Objectives passen und sind überprüfbare Meilensteine in Form quantitativ messbarer Kennzahlen.

Die OKR-Basis-Formel lautet: „Wir werden bei der Verfolgung von [ZIEL] Fortschritte machen, indem wir [SET AN SCHLÜSSELERGEBNISSEN] erreichen.“

Beispiel für ein OKR im Marketing wäre demgemäß folgendes:

  • Objective: „Unsere Landingpage XY wird für den Suchbegriff Z unter den Top 5 Positionen der Google-Ergebnisseite angezeigt.“
  • Key Result 1: Wir erstellen wöchentlich zwei neue Blogbeiträge, die für die strategischen Keywords optimiert sind.
  • Key Result 2: Wir verbessern den Speed Index im Google PageSpeed Test auf unter 3.0 Sekunden.
  • Key Result 3: Wir erhöhen die durchschnittliche Verweildauer auf unserer Website von 30 auf 45 Sekunden.

Typische Hürden beim Einsatz von OKRs

Auch wenn das Framework auf ein schlankes Regelwerk aufbaut: OKRs sind ein Change-Projekt, das geplant, koordiniert und begleitet werden muss. Häufige Fehler und Fallstricke beim Einsatz von OKRs:

  • Es fehlt eine klare Vision, von der die Unternehmensziele abgeleitet werden können.
  • Die Mitarbeiter formulieren zu viele Objectives und verzetteln sich.
  • Die Objectives sind nicht ambitioniert genug, um das volle Potenzial von OKRs zu entfalten.
  • Die Key Results werden als To-Do-Listen formuliert statt als Milestones.
  • Das Management lässt keine Bottom-up-Zieldefinition zu und OKRs sind lediglich MbOs unter neuem Namen.
  • Das Management verwechselt Ziel-Transparenz mit Kontrolle und Druck.
  • Es gibt keine gesunde Fehlerkultur, die das „Scheitern“ an unerreichten Objectives aushält.
  • Es fehlt an Disziplin und Ausdauer, den OKR-Zyklus über mehrere Iterationen einzuhalten.

All diese Vorbetrachtungen führen zu einem einheitlichen Verständnis der OKR-Methode und Objectives und Key Results sowie dazu, dass die nötigen Prozesse und Strukturen geschaffen werden. Denn erst dann ist es auch sinnvoll über ein OKR-Tool als technologische Unterstützung des Ganzen nachzudenken. Nur wenn die Basis stimmt, können Unternehmen den letzten dritten Schritt gehen.

Schritt 3 zum OKR-Tool: Software auswählen

Um erfolgreich mit OKRs zu arbeiten, müssen diese fest im Unternehmensalltag verankert werden. Nur so gelingt es, dass die Ziele während des Quartalszyklus im Fokus bleiben. Bewährt haben sich OKR-Boards, auf denen Objectives und Key Results für alle jederzeit einsehbar visualisiert werden.

Wer braucht digitale OKR-Tools – und wofür?

Grundsätzlich geht es darum, OKRs und die Fortschritte zu dokumentieren. Viele Teams schätzen analoge Whiteboards, doch in größeren Organisationen und in verteilten Teams setzen sich zunehmend digitale Lösungen durch. Wo simple Tabellen und Listen an ihre Grenzen stoßen, kommen spezielle OKR-Tools zum Einsatz. Faustregel: Ab etwa 50 Mitarbeitern sind spezielle OKR-Tools empfehlenswert und ab ca. 100 Mitarbeitern entfalten sie ihr volles Potenzial.

Hauptaufgaben von OKR-Tools sind das Anlegen, Veröffentlichen, Messen, Visualisieren und Verwalten von Objectives und Key Results. Einige Softwarelösungen unterstützen außerdem den Austausch der Mitarbeiter und die Koordination der OKR-Events.

Software für OKR: Die wichtigsten Features

Vorweg: Auch die beste Unternehmensplaner-Software kann fehlendes Commitment der Geschäftsführung oder Schwächen der Unternehmenskultur nicht „heilen“. Aber sie kann helfen, OKRs zeitsparender zu verwalten und die Transparenz zu erhöhen.

Basis-Funktionen eines OKR-Tools sollten sein:

  • Erstellen von OKR-Sets (mit Vorlagen)
  • Visualisierung der Organisationsstruktur (Ebenen)
  • Darstellung hierarchischer Zusammenhänge (Kaskade oder Netzwerk)
  • Dashboards mit Status und Fortschritt
  • Analysen und Filter
  • Reports und Historien
  • Organisation der OKR-Meetings (Einladungen und Erinnerungen)
  • Feedback-Funktionen (Kommentare, Chat, Emojis)
  • Dateianhänge und Bebilderung

Kriterien zur Auswahl des richtigen OKR-Tools

Die Auswahl an Unternehmensplaner-Software ist groß und nicht immer ist das OKR-Tool mit dem größten Funktionsumfang am besten geeignet. Zahlreiche weitere Überlegungen spielen beim Vergleich eine Rolle:

  • Wie gut ist das Verständnis der OKR-Philosophie im Team? Ist es wichtig, dass die Software OKR-Onboarding unterstützt?  
  • Ist die Benutzeroberfläche intuitiv? Macht das Arbeiten mit der Software Spaß? Kommen auch weniger technisch versierte Personen gut zurecht?
  • Wie flexibel ist die Software? Können Besonderheiten der Organisationsstruktur oder des OKR-Prozesses abgebildet werden?
  • Lässt sich das OKR-Tool über Schnittstellen in eine bestehende Software-Landschaft integrieren (z.B. Microsoft Teams oder Slack)?
  • Ist das Tool DSGVO-konform?

Tipp: Machen Sie parallel zu den Schritten 1 und 2 bereits erste Notizen, wo Sie die Unterstützung eines OKR-Tools als sinnvoll erachten: Wo verspricht es Vereinfachung, Beschleunigung oder Entlastung? Diese Notizen helfen dabei, einen Anforderungskatalog für die Auswahl der OKR-Software anzulegen oder die vorhandenen Angebote zu bewerten.

Fazit: OKR-Tools – ein Baustein zum OKR-Erfolg

Bei jeder OKR-Einführung gilt es, die Dokumentation zu klären. Vor allem große oder stark skalierende Unternehmen kommen auf Dauer kaum ohne spezialisierte OKR-Tools aus. Auch Remote-Teams und toolaffine kleinere Unternehmen können von digitaler OKR-Unterstützung profitieren. Wichtig ist eine sorgfältige Toolauswahl, passend zu den individuellen Unternehmensanforderungen. Setzen Sie bei der Auswahl eines OKR-Tools auf übersichtliche Toolvergleichs-Portale wie Softwarevergleich.de!

 

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Abschließend noch ein Tipp: Nutzen Sie Demo-Accounts oder kostenlose Testzeiträume, um die Top 3 Ihrer OKR-Tool-Shortlist vor dem Kauf kennenzulernen!

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