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23.06.2022 | Redaktion Softwarevergleich

Immobiliensoftware Vergleich: Die passende Lösung für jeden Anwendungsbereich

Immobiliensoftware wird immer beliebter – bei Maklern, Hausverwaltern und Portfoliomanagern. Jeder braucht mittlerweile seine eigene Software. Doch mittlerweile gibt es so viele verschiedene Lösungen, dass der Überblick verloren geht. Was sollte die ideale Immobiliensoftware alles können? Und welche Faktoren sind besonders wichtig bei der Entscheidung für die richtige Immobiliensoftware? Ein Vergleich hilft hier weiter.

Bildquelle: Adobe Stock

Die Digitalisierung macht auch vor der Immobilienbranche keinen Halt. Immer mehr Softwareprodukte und Add-Ons unterstützen den Immobilienunternehmer von heute bei der Arbeit. Dabei können diese Software-Lösungen fast alles: das Immobilienportfolio managen, die Betriebskostenabrechnung korrekt aufschlüsseln und den Wert einer Immobilie ermitteln. Alles Hilfestellungen, die dem Unternehmer unter die Arme greifen.

Was ist eine Immobiliensoftware?

Bei einer Immobiliensoftware handelt es sich um ein Programm, welches Abläufe im Immobilienunternehmen standardisiert, automatisiert und somit die Prozesse beschleunigt. Das hat für den Unternehmer gleich mehrere Vorteile.

Vorteile einer Immobiliensoftware

  • Effizientere Arbeitsprozesse
  • Zentrale Verwaltung aller Immobiliendaten
  • Erhebliche Zeitersparnis
  • Mehr Freiraum fürs Kerngeschäft

Dabei sollte die Software immer auf die jeweiligen Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten sein. Nichts ist frustrierender, als eine Software, die nicht das leistet, was sie soll, oder gar zu überladen ist, weil versucht wird, möglichst viele Funktionen in ihr zu vereinen. Beispielsweise ist für einen Immobilienmakler eine Portfolioanalyse interessant, aber absolut nicht notwendig für seine tägliche Arbeit. Ein Portfoliomanager dagegen benötigt diese Funktion, um schnell Entscheidungen treffen zu können. Für ihn wäre die Erstellung eines Exposés jedoch weniger sinnvoll. Aus diesem Grund etablieren sich mittlerweile immer mehr spezialisierte Immobiliensoftware-Lösungen am Markt.

Die Arten von Immobiliensoftware im Vergleich

Da es in der Immobilienbranche mehrere Marktteilnehmer gibt, kann es natürlich nicht nur eine Immobiliensoftware geben. Dafür haben die einzelnen Anwender zu spezielle Wünsche. Für Immobilienmakler, Hausverwalter, Portfolio- oder auch Facility-Manager gibt es jeweils eine eigene Softwarelösung. Damit diese nicht verwechselt werden, erfolgt hier ein grundlegender Immobiliensoftware-Vergleich.

1. Die Hausverwalter-Software

Eine Immobilienverwaltung ohne Software? Für moderne Hausverwalter undenkbar. Zu viele Aufgaben liegen mittlerweile auf ihrem Tisch:

  • Nebenkosten korrekt abrechnen und aufschlüsseln
  • Mietkautionen abrechnen
  • Protokolle für WEG-Versammlungen führen
  • Zählerstände der Immobilien im Blick behalten
  • Fundierte Auskünfte an Mieter und Vermieter geben

Dafür bedarf es einer Immobiliensoftware, die all diese Funktionen beinhaltet. Darüber hinaus sind weitere Funktionen erforderlich, die zur jeweiligen Hausverwaltung passen. Hier ist zum Beispiel die elektronische Erfassung von Übergabeprotokollen zu erwähnen. Die Schnittstelle zu den großen deutschen Immobilienportalen ist ebenfalls eine willkommene Funktion. Dabei soll immer im Blick behalten werden, dass die Immobiliensoftware der Hausverwaltung den Arbeitstag erleichtert. Lieber weniger Funktionen, dafür aber die richtigen, die wirklich unterstützen.

 

2. Das Asset- und Portfoliomanagement-Tool

Portfoliomanagementsoftware soll dem Portfoliomanager einen 360-Grad-Blick auf das eigene Immobilienportfolio geben. Sie soll dem Manager ermöglichen, in kurzer Zeit alles Notwendige über seinen Immobilienbestand in Erfahrung zu bringen.

  • Wie sind die Kennzahlen des Portfolios?
  • Wo können neue Wertschöpfungen betrieben werden?
  • Wie sieht die aktuelle Marktsituation rund um das Portfolio aus?

Alles Fragen, die der Portfoliomanager gerne von seiner Immobiliensoftware beantwortet haben möchte.

Innerhalb der letzten Jahre sind so einige verschiedene Lösungen in diesem Bereich auf den Markt gekommen. Wichtige Funktionen einer Portfoliomanagement Software sind unter anderem:

  • Analysemöglichkeiten der Immobilien
  • Berechnung der Rendite
  • Kennzahlen der Immobilie
  • Marktsimulationen
  • Benchmarking
  • Reporting

3. Die Facility-Management-Lösung

Anders als beim Portfoliomanagement, konzentriert sich das Facility Management nicht nur auf die Vermögens- und Renditekomponenten einer Immobilien-Investition. Es legt den Fokus viel mehr auf den gesamten Lebenslauf einer Immobilie. Dabei ist eine Aufteilung in drei Bereiche meist sinnvoll:

  • Technisches Facility Management
  • Kaufmännisches Facility Management
  • Infrastrukturelles Facility Management

So ist es logisch, dass eine Immobiliensoftware für Facility Management andere Schwerpunkte aufweist, als ein Portfoliomanagement-Tool. Sie unterstützt den Facility Manager, seinen Betreiberpflichten nachzukommen und die täglich anfallenden Tätigkeiten zu vereinfachen. Eine sogenannte Computer Aided Facility Management Software (CAFM Software) sollte somit folgende Bereiche abdecken:

  • Instandhaltungs- und Störungsorganisation
  • Energie- und Anlagenmanagement
  • Dokumenten – und Vertragsverwaltung
  • Reporting
  • Flächenmanagement

4. Die Maklersoftware

Ein Leben ohne eine Immobiliensoftware ist kein Maklerleben. Zu viele Dinge muss er beachten. Die Widerrufbelehrung ist da nur ein Beispiel. Da ist eine Software, die ihm die Arbeit abnimmt, genau richtig. Bevor sich Makler aber für ein Tool entscheiden, sollten sie genau überlegen, was sie benötigen. Wichtige Funktionen sind zum Beispiel:

  • Customer-Relationship-Management (CRM) mit Terminverwaltung
  • Durchführung der Wertermittlung einer Immobilie
  • Einfache Erstellung und den Versand von Exposés
  • Automatischer Versand der Widerrufsbelehrung nach Kontaktaufnahme

Doch damit nicht genug: Der moderne Immobilienmakler möchte seine angebotenen Immobilien auch online perfekt in Szene setzen. Aus diesem Grund sollte die Software auch eine eingebaute Schnittstelle zu den relevanten Immobilienportalen besitzen.

Immobilienverwaltungssoftware vergleichen – das sind die Kriterien

Da es so viele verschiedene Immobiliensoftware-Lösungen gibt, ist ein Vergleich eine Herausforderung. Jede Software hat einen anderen Schwerpunkt und kann andere Aufgaben meistern. Allerdings haben auch die verschiedensten Immobiliensoftware-Lösungen ein paar Gemeinsamkeiten. Vor allem bei der Auswahl sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

 

Saas- oder Desktop-Version?

Viele Immobiliensoftwares bieten im Vergleich eine Software as a service (Saas) oder eine Desktop-Version an. Hier muss entschieden werden, ob eine Desktop-Version auf den Standard-Computern ausreichend ist oder ob gewünscht wird, dass alle Daten geräteunabhängig erreichbar sind.

Saas vs. Desktop-Version bei einer Immobiliensoftware – das sind die Unterschiede

Bei der Desktop-Version handelt es sich um ein klassisches Programm, welches auf dem Computer des Unternehmens installiert wird.

  • Die Daten liegen lokal auf einem Server.
  • Das Unternehmen hat eine gewisse Anzahl an Lizenzen für die Benutzer.
  • Auf bestimmte Anzahl an Geräten beschränkt.
  • Sollten die Lizenzen nicht ausreichen, müssen neue gekauft werden.
  • Es muss regelmäßig nach einem Update geschaut werden.

Die Saas-Version bietet dagegen einen Zugang über das Internet zu einer Software.

  • Daten liegen auf einem externen Server bzw. in der Cloud.
  • Zugriff übers Internet.
  • Zugang meist über alle Geräte abrufbar.
  • Große Abhängigkeit von einem funktionierenden Internet.

Schnittstelle zu anderen Tools

Es ist noch eine Traumvorstellung, dass eine Software alles im Immobilienunternehmen regeln kann. Es werden immer noch andere Lösungen benötigt. Es ist jedoch mittlerweile möglich, dass die Immobiliensoftware das Zentrum der Datenverwaltung bildet und sich alle anderen Tools integrieren lassen.

Bedienbarkeit

Wie schwierig ist es, die neue Software zu erlernen und sie im stressigen Alltag zu bedienen? Ist die Benutzeroberfläche aufgeräumt oder muss alles umständlich gesucht werden? Hier ist immer zu bedenken, dass die Immobiliensoftware die Arbeit erleichtern und kein schickes Gadget sein soll.

Zielgruppe der Software

Jeder Teilnehmer im Immobiliengeschäft braucht eine andere Lösung. Aus diesem Grund bieten die verschiedenen Hersteller auch verschiedene Lösungen an. Hier wird geschaut, für wen das Programm entwickelt wurde: Makler, Hausverwalter oder gar Immobilieninvestoren?

Kostenfaktor

Es gibt zwar aktuell auf dem Markt kostenlose Angebote, meist sind das aber nur Probe-Abonnements oder die Benutzung der Software wurde soweit eingeschränkt, dass kaum eine Möglichkeit zur professionellen Nutzung besteht. Hier muss geschaut werden, was die vollumfängliche Immobiliensoftware im Vergleich kosten soll.

Kundensupport

Es läuft bei einer Software nicht immer alles reibungslos. Deshalb ist ein kompetenter und schneller Kundensupport ein absolutes Muss für eine zuverlässige Immobiliensoftware. Da ist es egal, ob es eine Makler,- Hausverwaltungs- oder eine Facility-Management-Lösung ist. Fragen müssen schnell beantwortet und Störungen rasch behoben werden.

Aktualität

Auch die Immobilienbranche existiert in einer schnelllebigen Zeit. Software-Lösungen sollten regelmäßig ein Update erhalten, um Sicherheitslücken zu schließen und aktuellen Marktanforderungen zu entsprechen. Vor allem im Immobilienbereich, wo Transaktionen mit zum Teil hohen Kauf- oder Vertragssummen stattfinden, ist das Thema Sicherheit und Aktualität enorm wichtig.

Dokumentenversand

Immobilien haben immer etwas mit Dokumenten zu tun. Seien es Exposés, Kaufverträge, eine Nebenkostenabrechnung oder ein Informationsschreiben zur Mieterhöhung. Eine Immobiliensoftware sollte immer die Möglichkeit eines Dokumentenversands anbieten.

Fazit: Arbeitserleichterung bei Immobilienverwaltung & Co. dank Software

Die Digitalisierung erleichtert Immobilienmaklern, Hausverwaltern und auch Immobilieninvestoren die Arbeit und gibt ihnen neue Werkzeuge an die Hand. Wer auf den Zug der Immobiliensoftware aufspringt, gewinnt einen klaren Vorteil denen gegenüber, die beim Altbewährten bleiben. Damit die jeweiligen Immobilienunternehmen die richtige Wahl treffen, ist ein Immobiliensoftware Vergleich der erste wichtige Schritt. Viel zu sehr haben sich die einzelnen Tools mittlerweile auf die Marktteilnehmer spezialisiert. Es ist am Anfang zwar mit etwas mehr Aufwand verbunden, die richtige Immobiliensoftware zu finden, aber dieser lohnt sich, damit die tägliche Arbeit in der Immobilienbranche leichter, effizienter und auch erfolgreicher ist.