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09.09.2022 | Autor: Personio

HR effizienter gestalten - Wie Sie die 6 zeitaufwändigsten HR-Aufgaben automatisieren

Laut einer aktuellen HR-Studie von Personio sind 55 Prozent der Personalentscheider:innen davon überzeugt, zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen. Diese Zeit fehlt besonders für wichtige strategische Aufgaben.

Bildquelle: Personio

Es gilt, Personalabteilungen zu entlasten und Raum für Strategie sowie für Projekte zur internen Motivationsförderung und Mitarbeiterbindung zu schaffen. Personios Automatisierungssoftware setzt genau hier an. Dann verschwinden die folgenden zeitraubenden Aufgaben garantiert von den HR-Schreibtischen:

1. Termine im Blick behalten

Geburtstage, Leistungsgespräche und auslaufende Verträge gehören zum Tagesgeschäft in Unternehmen. Individualisierte oder standardisierte Erinnerungen sind daher eine der wichtigsten Automatisierungen, um diese Ereignisse im Blick zu behalten. Die wahrgenommene Wertschätzung der Mitarbeitenden kann stark darunter leiden, wenn HR ein vermeintlich unwichtiges Ereignis wie einen Geburtstag verpasst. Dies kann sich im Nachgang negativ auf die Produktivität und die Zufriedenheit im Team auswirken.

2. Krankheitstage dokumentieren

Krankschreibungen einzusammeln ist keine bevorzugte HR-Aufgabe, da sie sehr repetitiv ist und wenig Mehrwert liefert. Zum Glück lassen sich diese Abläufe einfach automatisieren.
Für Mitarbeitende und Personalteams unterscheidet sich der Prozess der Krankmeldung mit und ohne Automatisierung deutlich. Alle Vorteile auf einen Blick:

Schritte ohne Automatisierung Schritte mit Software
1. Mitarbeiter:in wird krank, ohne dass dies ordnungsgemäß in einem System erfasst wird. 1. Mitarbeiter:in trägt Abwesenheit (egal ob ein Tag oder eine Woche)
ins System ein.
2. HR erhält eine Krankmeldung von Mitarbeiter:in oder Manager:in. 2. Mitarbeitende wird erinnert, die Krankmeldung im Mitarbeiter-Profil
hochzuladen (Manager und HR erhalten eine Erinnerung).
3. Kolleg:innen haben keine Transparenz über Abwesenheiten. 3. Krankmeldung wird sicher gespeichert, Vorgesetzte werden sofort
benachrichtigt (evtl. HR).
4. HR fordert Krankmeldung von Mitarbeiter:in ein 4. Nach dem Eintragen der Abwesenheit ändern integrierte Apps wie
Slack oder Microsoft Teams den betroffenen Mitarbeitenden-Status automatisch auf “krank”.
5. HR trägt die Abwesenheit manuell ein.                                                     

 

3. Vertragsänderung durchführen

Automatisierungen können die Erstellung von Verträgen und deren Unterzeichnung erleichtern. Die folgenden Schritte sind nötig, wenn ein Vertrag abgeändert werden soll – dauern ohne Automatisierung jedoch deutlich länger und binden mehr Ressourcen:

Schritte ohne Automatisierung Schritte mit Software
1. HR erkennt, dass eine Änderung fällig ist (z. B. ein Stellenwechsel). 1. HR greift auf eine Vielzahl an Vorlagen zurück, die die Änderung widerspiegeln.
2. Die Rechtsabteilung wird für die Vertragsüberarbeitung kontaktiert. 2. Mitarbeiterdaten werden automatisch eingefügt, spezifische Informationen (wie Gehalts- oder Titeländerungen) lassen sich individuell anpassen.
3. Nach Erhalt lädt die Personalabteilung den geänderten Vertrag zur Unterzeichnung herunter. 3. Vertrag wird digital an das Teammitglied geschickt. Unterschrift erfolgt durch eSignature.
4. Herunterladen, Einscannen und Versenden an den:die Arbeitnehmer:in. 4. Vertrag wird automatisch und sicher in der richtigen digitalen Personalakte gespeichert.
5. Versenden des Vertrags und Anweisungen zur Unterzeichnung.  
6. Warten, bis der:die Arbeitnehmer:in den Vertrag herunterlädt, ausdruckt, unterschreibt, einscannt und per Mail zurückschickt.  
7. Hochladen des Vertrags in die richtige Personalakte.  

 

4. Recruiting und Onboarding absolvieren

Recruiting und Onboarding sind zwei der zeitaufwendigsten HR-Aufgaben. Dokumente müssen unterschrieben, Zugänge zu Tools eingerichtet und Informationen an Kolleg:innen weitergegeben werden. Bis zum ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds gilt es, zahlreiche Punkte abzuhaken. Viele Aufgaben lassen sich jedoch auch im Rahmen des Recruiting- und Onboarding-Prozesses automatisieren. Stellenanzeigen können mit einem Klick auf vielen Seiten gepostet und Feedback von Bewerber:innen automatisch eingefordert werden.

5. Ausscheidende Mitarbeitende offboarden

Auch wenn Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen, fallen HR-Aufgaben an. Dabei dauert die Sicherstellung sensibler Daten mitunter am längsten. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass sich HR am letzten Tag nur noch um Kleinigkeiten, z. B. die Schüsselabgabe, kümmern muss.

6. Nahtlose Performance-Zyklen abbilden

54 Prozent der Personalverantwortlichen sind überzeugt, dass ihre Performance-Prozesse nicht mehr in die moderne Arbeitswelt passen. Darüber, dass die Bewertungsverfahren angepasst und verbessert werden sollten, sind sich HR und Mitarbeitende einig. Der Vorteil automatisierter Performance-Zyklen liegt hier in der selbständigen Erledigung von Prozessen und Routineaufgaben. Mitarbeitende und Führungskräfte können sich so ganz auf ihre Feedback-Gespräche konzentrieren.

Schritte ohne Automatisierung Schritte mit Software
1. Unternehmensweite Erläuterung der Struktur der Performance-Zyklen. 1. Erstellung eines automatisierten Performance-Cycles mit allen relevanten Mitarbeiter:innen, Manager:innen und automatisch erstellten Aufgaben. Hinzufügung von Fristen und Start des Zyklus.
2. Einloggen des HR Teams in Team-Kalender und Planung von Leistungsgesprächen mit den jeweiligen Managern. 2. Beim Beginn des Zyklus erhalten die Teilnehmenden automatisch Aufgaben und Erinnerungen für die Einreichung der Beurteilungen – inkl. Vorlagen.
3. HR versendet Feedback-Formulare und Peer-Feedback an alle relevanten Beteiligten. 3. Informationen werden rechtzeitig vor dem Gespräch zentral im Tool gespeichert.
4. Sicherstellung und Weiterleitung von Feedback an zuständige Stellen durch HR.
5. Führungskraft führt ein Performance-Gespräch mit der:dem Mitarbeiter:in.
6. HR setzt sich mit der Führungskraft in Verbindung, um alle wichtigen Ereignisse (Beförderungen, Gehaltsänderungen, Pläne zur Leistungsverbesserung) manuell zu protokollieren.

 

Mehr Zeit fürs Wesentliche

Digitale Transformation heißt der Schlüssel zu mehr Effizienz – auch in der Personalabteilung: Um Prozesse effizienter und zeitgemäßer zu gestalten, gibt es viele HR-Aufgaben, die sich durch Automatisierung und Digitalisierung verbessern lassen und im Ergebnis viel Zeit sparen. Diese neu gewonnenen Kapazitäten können Mitarbeiter:innen für inhaltlich wichtige Aufgaben einsetzen, bei denen sie mit ihrem Wissen echten Mehrwert stiften. Operative Geschäfte können durch Automatisierung perfektioniert und zur soliden Grundlage für alle strategischen HR-Themen werden. Zudem führt die Digitalisierung zu höherer Produktivität, niedrigeren Kosten sowie zu effizienteren und schlankeren Prozessen.

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