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23.06.2022 | Felix Pohl

Fünf Tipps für die Wahl eines HCM-Anbieters - So meistern HR-Verantwortliche die typischen Herausforderungen

Unabhängig davon, ob Sie Ihre bestehende HCM-Komplettlösung ablösen oder erstmalig auf ein HCM-Komplettsystem wechseln möchten – ein solches Vorhaben ist bedeutend risikoreicher, komplexer und sowohl zeit- als auch kostenintensiver als so ziemlich alle anderen denkbaren Projekte.

Bildquelle: Sarote Pruksachat

Der Vergleich mit einer komplizierten Operation am offenen „HeRzen“ ist durchaus angebracht, denn unternehmenskritische Bestandteile der HR-Systemlandschaft sind von einem solchen Wechsel empfindlich betroffen. Damit das Vorhaben gelingt, gibt es einige Aspekte zu bedenken, die an der einen oder anderen Stelle vielleicht nicht so direkt ersichtlich sind. Die folgenden Tipps und Handlungsempfehlungen werden Ihnen aber dabei helfen, die Herausforderungen zu erkennen und eine passende Entscheidung zu treffen.

Was ist eine HCM-Lösung?

Eine Software für Human Capital Management (HCM) ist eine Komplettlösung, die alle Personalprozesse und Mitarbeiterinformationen bündelt – von der Einstellung bis zur Pensionierung. Sie umfasst mehrere Tools oder Funktionen, die es gestatten, Mitarbeiter zu rekrutieren, einzustellen, zu entwickeln, zu entlohnen und zu binden.

1.    Leistungs- und Kostentransparenz

Mit Vertragslaufzeiten von drei bis fünf Jahren und der Intention einer deutlichen längeren Beständigkeit sind HCM-Komplettsysteme eher langfristig ausgelegt. Daher empfiehlt es sich, die Investition eher für einen Zeitrahmen von acht bis zehn Jahren zu begutachten – unter Hinzunahme aller (potenziellen) Kosten. Zahlungsbedingungen und Konditionen für HCM-Lösungen sind aber schon aufgrund der Komplexität solcher Lösungen nicht einfach zu durchschauen. Häufig enthalten sie kleinere oder versteckte Positionen, deren Auswirkungen auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind, die aber langfristig überproportional ins Gewicht fallen können.

Tipp: Achten Sie ganz besonders auf mögliche versteckte Kosten und binden Sie Ihren Einkaufsbereich so früh wie möglich mit ein, um etwaige Besonderheiten und Fallstricke von vornherein erkennen zu können.

2.    Die generelle Cloud-Provider-Strategie

Durch die häufig sehr fragmentierte Produktstrategie bei HCM-Lösungen entsteht zwangsläufig auch eine zerstückelte IT-Landschaft einschließlich einer inkonsistenten Cloud-Basis. Was also auf den ersten Blick wie eine Lösung „aus einem Guss“ aussieht, entpuppt sich unter Umständen als etwas, das diesem Anspruch nicht ganz gerecht werden kann. Völlig unterschiedliche und teils nicht zusammenpassende Service Level Agreements, Security Policies, Wartungsfenster, geplante Downtimes und Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung sind die häufigsten Folgen einer Multi-Cloud-Provider-Strategie. Das macht nicht nur Vertragswerke unmöglich zu managen, sondern birgt auch viele unvorhersehbare Risiken im laufenden Betrieb, etwa beim Compliance-Management oder der Verwaltung von Administrationsrechten.

Tipp: Bringen Sie Ihre HR-IT-Spezialisten und Datenschutzbeauftragten in den direkten Austausch mit den IT-Spezialisten der Software-Anbieter, um diesen hochkomplexen Bestandteil ihres Vorhabens direkt von Beginn an richtig bewerten und einordnen zu können.

3.    Ein echtes, einheitliches Datenmodell

Die Benutzeroberfläche und User Experience von Einzellösungen eines Anbieters zusammenzuführen ist das eine; die Vereinheitlichung des Datenmodells das andere. Nur ein einheitliches Datenmodell gewährleistet es, modul- und komponentenübergreifend arbeiten zu können. Ohne ein konsistentes Modell sind Daten, die für die Entscheidungsfindung benötigt werden, schwer aufzubereiten, oft nicht synchron oder sogar falsch.

Tipp: Ob und in welchem Ausprägungsgrad das Datenmodell einer HCM-Lösung wirklich einheitlich ist, lässt sich für IT-Laien kaum erkennen. Die Bewertung und Einschätzung bei der Evaluierung potenzieller Anbieter sollten Sie den IT-Spezialisten Ihrer Organisation überlassen.

4.    Generelle und spezielle Integrationsfähigkeit

Auch wenn Sie zukünftig auf eine HCM-Gesamtlösung setzen wollen – HR ist nicht gleich HR und jede Organisation hat unterschiedlichste Besonderheiten und Anforderungen. Sie werden heute und in Zukunft immer wieder einzelne Software-Lösungsbausteine einsetzen, die nicht Bestandteil der Gesamtlösung sind. Dementsprechend wichtig ist auch weiterhin eine grundsätzliche Integrationsfähigkeit der HCM-Umgebung in Bezug auf vor- und nachgelagerte Systeme.

Tipp: Überlegen Sie sich, welche Bestandteile ihrer IT-Systemlandschaft Teil der neuen HCM-Gesamtlösung werden sollen und welche Bausteine auch weiterhin separat zu betreiben sind. Mit diesem Setting lassen sich erste Gespräche mit potenziellen Anbietern führen.

5.    Innovations- und Weiterentwicklungsfähigkeit

Anbieter von HCM-Gesamtlösungen haben den Ruf, groß und schwerfällig zu sein, Weiterentwicklungen nur langsam voranzutreiben, die Innovationskraft eher den kleinen Nischenanbietern zu überlassen und sich somit auf das Kerngeschäft zu fokussieren. Gänzlich fehlende, stark eingeschränkte oder nachlassende Innovations- und Weiterentwicklungsfähigkeit kann ein erster Indikator für das bevorstehende Ende eines Produktlebenszyklus sein.

Tipp: Ein Blick auf die Firmenhistorie liefert erste Anhaltspunkte zum bisherigen Werdegang einer Lösung und die zugrunde liegende Strategie. Lassen Sie sich außerdem die Release-Zyklus-Strategie zeigen und erläutern, wie das Innovationsmanagement aufgesetzt ist.

Zu guter Letzt: Darf es noch ein bisschen mehr sein?

Eine HCM-Gesamtlösung ist eine unternehmenskritische Applikation, allerdings nur eine von vielen, die in Organisationen betrieben werden. Große Enterprise Resource Planning (ERP)- und Supply Chain Management (SCM)-Systeme bilden die Pendants weiterer Unternehmensbereiche. Im Sinne einer ganzheitlichen digitalen Transformation einer gesamten Organisation lohnt es sich immer, einen genaueren Blick auf das erweiterte Portfolio potenzieller Anbieter zu werfen, um gegebenenfalls Synergieeffekte und zusätzliche Potenziale heben zu können. Und wenn nicht sofort, dann womöglich in Zukunft.

 

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