Checkliste zur ERP-System-Auswahl: So finden Sie den passenden ERP-Anbieter

Unternehmen, die ein ERP-System einzuführen planen, sollten nicht gleich mit der Anbietersuche beginnen – sondern bei sich selbst. Denn nur, wenn Firmen wissen, was genau sie brauchen, können sie eine fundierte Entscheidung für jenen ERP-Anbieter treffen, dessen System ihren individuellen Bedarf am besten erfüllt. Gerade im Mittelstand ist die Einführung einer ERP-Software nicht einfach ein IT-Projekt, sondern eine strategische Entscheidung, die sich auf nahezu alle Bereiche des Unternehmens auswirkt. Deshalb sind KMU gut beraten, die Auswahl des ERP-Systems damit zu beginnen, ihre internen Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. In diesem Kontext sollten sich Unternehmen mit diesen und vielen anderen Fragen auseinandersetzen:

Bei der Beschäftigung mit dem Status-quo ist radikale Ehrlichkeit gefordert. Wer sich selbst belügt und die aktuelle Situation beschönigt, beraubt sich der Chance, business-relevante Prozesse nachhaltig zu verbessern. Wichtig ist, dass Unternehmen am Ende dieser ersten Phase in klares Bild davon haben, was sie mit der Einführung des ERP-Systems erreichen möchten und welche Funktionen dafür erforderlich sind. Nur so sind Firmen später bei der eigentlichen Auswahl des ERP-Systems in der Lage, zwischen passenden und unpassenden ERP-Lösungen zu unterscheiden.

Sind die Anforderungen im Unternehmen klar, geht es an die Suche nach passenden ERP-Anbietern. Und diese ist alles andere als trivial: Der Markt ist groß, die Lösungen sind vielfältig – von komplexen Software-Suites über modular aufgebaute Cloud-Systeme bis hin zu spezialisierten Branchenlösungen für Mittelstand und KMU. Darum ist es wichtig, mit einem klaren Fahrplan in die Recherche der infrage kommenden ERP-Software-Anbieter zu starten. Diese erste und noch recht grobe ERP-System-Auswahl mündet in einer Longlist – eine Liste potenziell geeigneter ERP-Anbieter, die grundsätzlich zu den definierten Anforderungen passen. Dabei lohnt es sich, verschiedene Quellen zu nutzen: Vergleichsportale, Fachartikel, Empfehlungen aus dem Netzwerk oder auch Erfahrungen aus Verbänden oder Brancheninitiativen. Wichtig ist, nicht vorschnell zu filtern, sondern systematisch vorzugehen:

Daneben kann der Branchenbezug des ERP-Systems entscheidend sein. Manche ERP-Anbieter haben sich auf bestimmte Wirtschaftszweige spezialisiert, wie etwa Produktion, Handel oder Dienstleistung. In solchen Fällen bringen sie oft wertvolles Prozessverständnis und industriespezifische Funktionen mit. Andere Lösungen sind bewusst branchenneutral gehalten und bieten darum mehr Flexibilität – was jedoch häufig einen größeren Konfigurationsaufwand zur Folge hat. Zudem sollte auch die Benutzerfreundlichkeit ein relevantes Auswahlkriterium sein – nicht nur bei einem ERP-System für KMU, sondern auch bei einem ERP-System für den Mittelstand. Eine Lösung mag noch so viele sinnvolle Funktionen bieten, doch wenn sie zu kompliziert in der Anwendung ist, werden die zukünftigen Anwender das Tool nur schwerlich akzeptieren.

Ist die Longlist mit potenziellen ERP-Anbietern erstellt, beginnt der eigentliche ERP-System-Auswahlprozess. Jetzt gilt es, die infrage kommenden Lösungen systematisch zu vergleichen und anhand der vorab definierten Kriterien aus der Longlist eine passgenaue Shortlist abzuleiten. Ergebnisoffenheit ist an dieser Stelle sehr wichtig. Unternehmen machen bei der Auswahl des ERP-Systems immer wieder folgenschwere Fehler: Sie prüfen nur oberflächlich, ob die Systeme auf der Longlist die benötigten Funktionen vollständig unterstützen. Oder sie berücksichtigen weitere wichtige Kriterien erst zu spät im ERP-System-Auswahlprozess. Ganz fatal ist, wenn Unternehmen ERP-Anbieter und -Systeme nach ihrem Bauchgefühl bewerten und priorisieren. Dann sind Fehlentscheidungen zumeist vorprogrammiert. Damit Unternehmen bei der Auswahl des ERP-Systems den Überblick behalten und sich nicht in Werbeversprechen oder Feature-Listen verlieren, ist auch an dieser Stelle eine strukturierte Vorgehensweise ratsam.

Zunächst sollten Firmen alle Systeme auf die zuvor definierten Muss- und Kann-Kriterien hin analysieren.

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Benutzerfreundlichkeit. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen arbeiten nicht alle täglich mit komplexen Softwarelösungen. Hier profitiert das Personal besonders stark von einer intuitiven Bedienoberfläche. Unternehmen sollten darum bei der ERP-System-Auswahl gründlich evaluieren, wie gut sich die Lösung im Alltag nutzen lässt:

Ein weiterer zentraler Aspekt ist Datenschutz. Gerade bei cloudbasierten ERP-Systemen, bei denen geschäftskritische Daten auf externen Servern verarbeitet werden, ist ein genauer Blick auf Sicherheitsstandards und Compliance unverzichtbar. Deshalb sollte bei der Auswahl des ERP-Systems ein Augenmerk auf dem Hosting-Standort liegen.

Ebenso wichtig wie der Datenschutz ist der professionelle Umgang des ERP-Anbieters mit Sicherheitsvorfällen.

Auch die Zukunftsfähigkeit des Systems sollte im Vergleich nicht zu kurz kommen. Gerade für expandierende oder organisch wachsende Firmen ist entscheidend, dass sich das ERP-System bedarfsgerecht mitentwickelt:

• Ist die Lösung um zusätzliche Module flexibel erweiterbar?
• Ist es möglich, Lizenzen für weitere Nutzer zu erhalten?
• Lassen sich neue Mandanten aufnehmen?

ERP-Anbieter

Nicht zuletzt lohnt es sich, einen genauen Blick auf die Unternehmen hinter den Lösungen werfen.

• Wie lange ist der ERP-Software-Anbieter am Markt?
• Gibt es Unternehmen aus derselben Branche oder mit ähnlicher Größe, die dessen System einsetzen?
• Gibt es verlässliche Serviceleistungen?
• Sind die Vertragsbedingungen transparent einsehbar?

Sind Funktionalität, Sicherheit und Skalierbarkeit geprüft, geht es darum, die vorausgewählten ERP-Systeme verschiedener ERP-Anbieter einem Praxistest zu unterziehen. Ob eine Lösung im Alltag tatsächlich hält, was der Vertrieb verspricht, zeigt sich oft erst im direkten Umgang. Deshalb sollten Unternehmen vor der finalen Auswahl des ERP-Systems über einen Testzugang das Tool überprüfen – soweit es die Demoversion zulässt – oder sich zumindest in einer Live-Demo durch die Anwendung führen lassen. Dabei ist es sinnvoll, typische Anwendungsfälle aus der eigenen Unternehmenspraxis durchzuspielen:

Wer sich für den Test auf seine Kernprozesse fokussiert, kann daraufhin den tatsächlichen Leistungsumfang der Software und den gebotenen Umgang mit ihr recht gut einschätzen. Auch etwaige Grenzen der ERP-Lösung treten so zutage. Testphasen eröffnen zudem einen ersten Einblick in die Arbeitsweise des Supports:

Neben dem Test der Software kann es bei der Auswahl des ERP-Systems ebenso hilfreich sein, sich die Referenzen des ERP-Software-Anbieters anzuschauen. Ehrliche Erfahrungsberichte – idealerweise von Unternehmen aus der gleichen Branche oder mit einer ähnlichen Größe – geben Aufschluss darüber, wie der ERP-Anbieter in der Praxis arbeitet. Aussagekräftige Referenzprojekte zeigen, ob der ERP-Software-Anbieter in der Lage ist, Anforderungen vergleichbarer Organisationen erfolgreich umzusetzen. Wichtig ist dabei nicht nur das Endergebnis, sondern auch der Weg dorthin:

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Qualität der Kommunikation im ERP-System-Auswahlprozess.

Eine professionelle, transparente Kommunikation auf Augenhöhe ist ein wichtiger Indikator für die Zusammenarbeit im weiteren Projektverlauf. Ergänzend empfiehlt es sich, Vertragsunterlagen, Lizenzmodelle und Service-Level-Vereinbarungen (SLA) genau zu prüfen. Dabei geht es nicht nur um Preise, sondern um Klarheit:

ERP-Projekte stehen selten unter dem Motto „Koste es, was es wolle“ – vor allem nicht im Mittelstand. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig Klarheit über Kosten, Fördermöglichkeiten und wirtschaftliche Auswirkungen zu schaffen. Denn die Einführung eines ERP-Systems ist häufig eine recht große Investition. Doch wer bei der Auswahl des ERP-Systems alles richtig macht, profitiert von effizienteren Prozessen, einer geringeren Fehlerquote und einer höheren Transparenz über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Darum ist es wichtig, die Gesamtkosten realistisch zu kalkulieren. Neben den Lizenzgebühren – ob einmalig oder laufend zu zahlen – sind auch finanzielle Aufwände für Implementierung, individuelle Anpassungen, Schulungen und Support zu berücksichtigen. Gerade die Nebenkosten unterschätzen Unternehmen recht häufig. Wer zum Beispiel interne Ressourcen in die Kalkulation einplant, erhält ein realistischeres Bild der Kosten.

Ergänzend lohnt sich ein Blick auf mögliche Förderprogramme. Die Bundesregierung legt immer wieder Initiativen auf – wie zuletzt „go-digital“ und „Digital Jetzt“, die jedoch bereits beendet sind –, um kleine und mittlere Unternehmen finanziell zu unterstützen. Auch auf Landes- und EU-Ebene gibt es regelmäßig Förderprogramme, die nicht nur die Einführung eines ERP-Systems bezuschussen, sondern auch Beratung, Planung und Mitarbeiterqualifizierung.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die wirtschaftliche Bewertung. Dabei geht es um mehr als die bloßen Anschaffungskosten. Entscheidend ist der langfristige Nutzen:

Nicht zuletzt sind Unternehmen gut beraten, mögliche Skalierungskosten einzukalkulieren. 

Die Auswahl eines ERP-Systems ist weit mehr als ein Softwarekauf. Sie ist eine strategisch richtungsweisende Entscheidung. Damit sich Firmen dabei weder im Klein-Klein verzetteln noch zu oberflächlich vorgehen, braucht es eine strukturierte Herangehensweise. Ein gut durchdachter Prozess zur Auswahl eines ERP-Systems spart nicht nur Zeit und Kosten. Mit einer individuellen Roadmap und einem geschärften Blick für die entscheidenden Faktoren gelingt es Unternehmen auch, aus der Vielzahl an ERP-Anbietern und -Systemen genau die Lösung auszuwählen, die wirklich passt – funktional und wirtschaftlich. Wer sich bewusst für ein ERP-System entscheidet, legt damit den Grundstein für mehr Effizienz und langfristige Skalierbarkeit. Dies macht die ERP-System-Auswahl zu einer nachhaltigen Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Vergessen Sie das Change Management nicht!

• Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen: Wer früh informiert und eingebunden ist, zeigt sich offener für Veränderungen.
• Akzeptanz gezielt fördern: Transparente Kommunikation und praxisnahe Schulungen erleichtern die Umstellung.
• Verantwortung klar regeln: Ein internes Projektteam mit Entscheidungsbefugnis schafft Struktur und Rückhalt im Unternehmen.

Nicht jedes Unternehmen verfügt über das interne Know-how, um eine ERP-System-Auswahl strukturiert und fundiert durchzuführen. Eine unabhängige ERP-Beratung kann in folgenden Fällen hilfreich sein:

Spezialisierte ERP-Beater können bei der Bedarfserhebung, Anbieterbewertung und Vertragsprüfung unterstützen. Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen kann dies die Entscheidungsqualität erhöhen.