Buchhaltungssoftware vergleichen: Checkliste zur Auswahl Ihres Buchhaltungsprogramms

Warum ist ein Buchhaltungssoftware-Vergleich sinnvoll?

Buchhaltungsprogramme unterscheiden sich nicht nur im Funktionsumfang, sondern auch bei Automatisierung, Schnittstellen, Bedienung, Skalierbarkeit und Kosten. Mit einer passenden Buchhaltungssoftware können Ihre Mitarbeitenden beispielsweise Belege digital verarbeiten, wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, Banktransaktionen zuordnen und Finanzdaten für Auswertungen bereitstellen. So müssen sie weniger Daten manuell erfassen und zuordnen. Zugleich können sie aktuelle Finanzdaten schneller prüfen, auswerten und für weitere Aufgaben im Rechnungswesen nutzen.

Sie sollten deshalb zunächst prüfen, welche Funktionen Sie für Ihre Buchhaltungsprozesse benötigen und welche Lösung Ihren Bedarf am besten erfüllt. Dabei zählt nicht nur die aktuelle Situation. Wächst Ihr Unternehmen, steigen beispielsweise die Zahl der Nutzer und das Belegvolumen oder es kommen neue Geschäftsbereiche und Systeme hinzu. Eine geeignete Buchhaltungssoftware sollte sich an solche Veränderungen anpassen lassen, ohne dass Sie Ihre Prozesse grundlegend umstellen oder gar die Software wechseln müssen. Ein strukturierter Buchhaltungssoftware-Vergleich zeigt, welche Programme zu Ihrem Unternehmen passen und auch zukünftige Anforderungen abdecken.

Auf einen Blick: Vorteile von Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, ihre Buchhaltung digital abzuwickeln und manuelle Aufwände zu reduzieren. Sie kann unter anderem:

• wiederkehrende Abläufe beschleunigen, indem sie einzelne Arbeitsschritte automatisiert,
• aktuelle Finanzdaten bereitstellen, sodass Verantwortliche zeitnah auf relevante Informationen zugreifen können,
• steuerrelevante Prozesse unterstützen, indem sie benötigte Daten strukturiert erfasst und für Meldungen oder Auswertungen verfügbar macht,
• Belege und andere buchhaltungsrelevante Dokumente digital aufbewahren und den Zugriff darauf erleichtern,
• ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen, sofern die Software cloudbasiert arbeitet oder eine entsprechende Funktion bietet.

Bedarf ermitteln: Welche Art von Buchhaltungssoftware benötigt Ihr Unternehmen?

Bevor Sie einzelne Buchhaltungsprogramme vergleichen, sollten Sie klären, welche Form der Buchführung die Software unterstützen muss. Dabei spielt insbesondere eine Rolle, ob Ihr Unternehmen Gewinn über eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt oder zur doppelten Buchführung mit Jahresabschluss verpflichtet ist. Denn nicht jedes Buchhaltungsprogramm erfüllt beide Anforderungen gleichermaßen.

Software für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die EÜR kommt vor allem für Freiberufler sowie bestimmte Gewerbetreibende infrage, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Buchhaltungsprogramme für die EÜR bieten die dafür benötigten Funktionen und sind häufig weniger komplex als Buchhaltungssoftware für bilanzierende Unternehmen. Die rechtliche Grundlage für diese Form der Gewinnermittlung bildet § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG).

Software für doppelte Buchführung und Bilanzierung

Bilanzierende Unternehmen benötigen eine Buchhaltungssoftware, die die doppelte Buchführung gemäß § 238 HGB unterstützt und die erforderlichen Buchungsdaten für den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) bereitstellt. Für mittelständische Unternehmen spielen darüber hinaus häufig Funktionen wie Kostenstellen, differenzierte Auswertungen, Rollen und Rechte sowie Schnittstellen zu weiteren Unternehmenssystemen eine wichtige Rolle.

Für den Buchhaltungssoftware-Vergleich gilt: 
Klären Sie zunächst, welche buchhalterischen Anforderungen Sie erfüllen müssen. Erst danach ist es sinnvoll, Funktionen, Schnittstellen, Bedienung und Kosten der infrage kommenden Programme miteinander zu vergleichen.

Buchhaltungsprogramme im Vergleich: die wichtigsten Auswahlkriterien

Für einen strukturierten Buchhaltungssoftware-Vergleich sollten Sie die infrage kommenden Programme anhand einheitlicher Kriterien prüfen.

Unternehmensgröße

Je nach Größe kann der Bedarf an Buchhaltungssoftware sehr unterschiedlich sein. Für mittelständische Unternehmen ist eine Lösung, die nur Basisfunktionen unterstützt, häufig nicht ausreichend. Mit steigender Unternehmensgröße nehmen meist auch die Zahl der Nutzer, das Belegvolumen und die Anforderungen an die Buchhaltungsprozesse zu.

Je nach Aufbau und Geschäftsmodell sollte die Software beispielsweise Jahresabschlüsse mit Bilanz, Umsatzsteuervoranmeldungen und betriebswirtschaftliche Auswertungen unterstützen. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung spielt für Unternehmen mit Beschäftigten eine Rolle. Diese kann entweder direkt in die Buchhaltungssoftware integriert oder über eine Schnittstelle an eine separate Lohnsoftware angebunden sein. Weitere relevante Funktionen sind die Rechnungsstellung und das Online-Banking. Ebenso wichtig sind geeignete Schnittstellen zu Systemen, mit denen das Unternehmen bereits arbeitet.

Für kleinere Unternehmen und Selbstständige eignet sich dagegen meist ein Buchhaltungsprogramm mit geringerem Funktionsumfang. Für sie kann eine übersichtliche Buchhaltungssoftware sinnvoll sein, mit der sie beispielsweise Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Zahlungseingänge kontrollieren und steuerlich relevante Daten vorbereiten können. Entscheidend ist auch hier, dass der Funktionsumfang zu den tatsächlichen Buchhaltungsprozessen passt. Eine unnötig komplexe Lösung kann die Bedienung erschweren und zusätzliche Kosten verursachen.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Richten Sie den Vergleich nicht allein an Ihrer aktuellen Unternehmensgröße aus. Ermitteln Sie, wie viele Mitarbeitende das Buchhaltungsprogramm nutzen, welches Beleg- und Buchungsvolumen sie verarbeiten und welche Funktionen Sie benötigen. Berücksichtigen Sie auch die weitere Entwicklung: Steigt die Zahl der Mitarbeitenden, Buchungen oder Geschäftsbereiche, sollte sich die Software entsprechend erweitern lassen, ohne dass Sie auf eine andere Lösung wechseln müssen.

Sicherheit

Buchhaltungssoftware verarbeitet sensible Unternehmens-, Finanz- und personenbezogene Daten. Prüfen Sie deshalb beim Buchhaltungssoftware-Vergleich, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen der Anbieter diese Daten schützt. Dazu gehören beispielsweise 

• eine verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, 
• regelmäßige Backups, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie 
• differenzierte Zugriffs- und Benutzerrechte.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Software die für Ihr Unternehmen relevanten Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützt. Bei Cloud-Lösungen sind unter anderem der Standort der Datenverarbeitung, die eingesetzten Unterauftragnehmer und die vertraglichen Regelungen zur Auftragsverarbeitung relevant. Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 können zusätzlich Hinweise auf ein systematisches Informationssicherheitsmanagement des Anbieters geben, ersetzen jedoch nicht die Prüfung der konkreten Sicherheitsmaßnahmen.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Lassen Sie sich von den Anbietern erläutern, wie sie Ihre Daten schützen, wo diese verarbeitet werden und welche vertraglichen Regelungen bei einer Cloud-Lösung gelten. Vergleichen Sie die Sicherheitsmaßnahmen anhand Ihrer Anforderungen und prüfen Sie, welche Nachweise die Anbieter dazu bereitstellen.

ELSTER-Schnittstelle

Wenn Sie regelmäßig steuerliche Meldungen elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln, sollten Sie beim Buchhaltungssoftware-Vergleich prüfen, wie das jeweilige Programm die Übermittlung über ELSTER unterstützt. Einige Lösungen ermöglichen beispielsweise, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt zu übertragen. Andere stellen die benötigten Daten für den Import in ELSTER bereit. In beiden Fällen können Ihre Mitarbeitenden bereits erfasste Informationen weiterverwenden, statt sie erneut manuell einzugeben.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Prüfen Sie, welche Meldungen das jeweilige Buchhaltungsprogramm über ELSTER unterstützt und ob sich die benötigten Daten vor der Übermittlung kontrollieren und bei Bedarf korrigieren lassen.

Auswertungen, Statistiken und Reports

Aktuelle Finanzdaten helfen der Geschäftsführung und Verantwortlichen im Rechnungswesen, die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens zu beurteilen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine Buchhaltungssoftware sollte relevante Kennzahlen deshalb übersichtlich aufbereiten und aussagekräftige Auswertungen und Berichte bereitstellen.

Je nach Funktionsumfang können Ihre Mitarbeitenden beispielsweise Umsätze und Kosten analysieren, offene Forderungen und Verbindlichkeiten überblicken oder die Liquiditätsentwicklung verfolgen. Dank Dashboards können sie sich einen schnellen Überblick über zentrale Kennzahlen verschaffen, während es detaillierte Reports ermöglichen, tiefer in die Analyse einzusteigen. Für mittelständische Unternehmen kann außerdem relevant sein, Daten nach Zeiträumen, Kostenstellen, Geschäftsbereichen oder anderen Kriterien auszuwerten und Berichte individuell zusammenzustellen.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Prüfen Sie nicht nur, welche Standardberichte eine Software bereitstellt. Vergleichen Sie auch, welche Kennzahlen sich auswerten lassen, wie aktuell die zugrunde liegenden Daten sind und ob Sie Reports nach den für Ihr Unternehmen relevanten Kriterien filtern, anpassen und exportieren können.

Verknüpfung von Bankkonten

Wenn sich Geschäftskonten direkt anbinden lassen, kann dies die laufende Buchhaltung deutlich vereinfachen. Die Buchhaltungssoftware ruft Kontoumsätze ab und stellt sie für die weitere Verarbeitung bereit. Ihre Mitarbeitenden müssen Banktransaktionen somit nicht mehr manuell übertragen und können Zahlungseingänge und -ausgänge schneller mit Rechnungen, Belegen oder Buchungen abgleichen.

Einige Buchhaltungsprogramme erkennen zusammengehörige Transaktionen und Belege automatisch oder schlagen Ihren Mitarbeitenden eine passende Zuordnung vor. Das erleichtert es ihnen, Zahlungseingänge zu kontrollieren und offene Forderungen zu erkennen. Wie aktuell die verfügbaren Kontodaten sind, hängt unter anderem davon ab, wie häufig die Software sie abruft.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Prüfen Sie, ob sich Ihre Geschäftskonten direkt anbinden lassen und welche Banken die Software unterstützt. Vergleichen Sie außerdem, wie häufig Kontoumsätze abgerufen werden, wie die Software sie verarbeitet und ob sie Zahlungen automatisch Rechnungen, Belegen oder Buchungen zuordnen kann.

DATEV-Schnittstelle

Arbeitet Ihr Unternehmen mit einer Steuerberatung zusammen, die DATEV nutzt, kann eine DATEV-Schnittstelle den Austausch von Buchhaltungsdaten und Belegen erheblich vereinfachen. Je nach Schnittstelle lassen sich beispielsweise strukturierte Buchungsdaten und digitale Belege aus dem Buchhaltungsprogramm an DATEV-Anwendungen übertragen. Ihre Mitarbeitenden und die Steuerkanzlei können dadurch mit denselben Daten weiterarbeiten, ohne diese erneut manuell erfassen zu müssen.

Allerdings unterscheiden sich DATEV-Anbindungen in ihrem Funktionsumfang.
Neben dem klassischen DATEV-Format für den dateibasierten Austausch stehen für unterstützte Softwarelösungen auch DATEV-Datenservices zur Verfügung, über die sich Daten und Belege digital übertragen lassen.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Klären Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei, welche Daten ausgetauscht werden müssen, und prüfen Sie anschließend, welche DATEV-Schnittstelle das jeweilige Buchhaltungsprogramm unterstützt. Vergleichen Sie insbesondere, welche Buchungsdaten und Belege übertragen werden können und ob der Austausch automatisiert oder über einen manuellen Dateiimport und -export erfolgt.

Benutzerfreundlichkeit

Eine Buchhaltungssoftware sollte Ihre Mitarbeitenden bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen, statt zusätzliche Arbeitsschritte zu verursachen. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, verständliche Menüstrukturen und klar aufgebaute Arbeitsabläufe erleichtern die Einarbeitung und helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben effizient zu erledigen.

Berücksichtigen Sie dabei, welche Mitarbeitenden mit der Software arbeiten und welche Aufgaben sie übernehmen. Während Fachkräfte im Rechnungswesen umfangreiche Buchhaltungsfunktionen benötigen, müssen andere Beschäftigte möglicherweise nur Belege erfassen, Rechnungen prüfen oder Freigaben erteilen. Eine geeignete Lösung sollte die jeweiligen Arbeitsabläufe möglichst einfach abbilden und häufig benötigte Funktionen schnell zugänglich machen.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Testen Sie infrage kommende Programme nach Möglichkeit mit typischen Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag. Lassen Sie auch die Mitarbeitenden, die später mit der Software arbeiten, beispielsweise einen Beleg erfassen, eine Rechnung prüfen oder eine Auswertung aufrufen. So können Sie Bedienbarkeit und Einarbeitungsaufwand anhand konkreter Abläufe vergleichen.

Integration über Schnittstellen

Buchhaltungssoftware arbeitet in vielen Unternehmen nicht isoliert, sondern tauscht Daten mit anderen Anwendungen aus. Schnittstellen zu ERP-Systemen, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenmanagement, E-Commerce-Plattformen oder anderen Fachanwendungen können beispielsweise dafür sorgen, dass Rechnungs-, Kunden- oder Transaktionsdaten zwischen den Systemen übertragbar sind.

Prüfen Sie deshalb, welche Anwendungen bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind und welche Daten Sie mit der Buchhaltungssoftware austauschen möchten. Gut abgestimmte Integrationen erleichtern durchgängige Arbeitsabläufe und sorgen dafür, dass Mitarbeitende dieselben Daten nur einmal manuell erfassen müssen. Für Unternehmen, die spezielle Tools oder Eigenentwicklungen nutzen, kann außerdem relevant sein, ob das Buchhaltungsprogramm eine dokumentierte API für die Anbindung weiterer Systeme bereitstellt.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Erstellen Sie vor dem Vergleich eine Liste der Systeme, die Sie mit der Buchhaltungssoftware verbinden möchten. Prüfen Sie anschließend, ob dafür fertige Integrationen oder geeignete Schnittstellen vorhanden sind, welche Daten sich in welche Richtung übertragen lassen und ob für die Anbindung zusätzliche Kosten entstehen.

Automatisierung
Automatisierungsfunktionen können Ihre Mitarbeitenden bei wiederkehrenden Aufgaben in der Buchhaltung entlasten. Je nach Buchhaltungsprogramm lassen sich beispielsweise Belegdaten automatisch erfassen, Banktransaktionen zuordnen, wiederkehrende Buchungen anlegen oder Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen abgleichen. Einige Lösungen erstellen darüber hinaus Buchungs- oder Kontierungsvorschläge, die Ihre Mitarbeitenden anschließend prüfen und übernehmen können.

Achten Sie dabei nicht allein auf die Anzahl der automatisierten Funktionen. Entscheidend ist, ob die Software die Abläufe unterstützt, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig anfallen, und wie viel manuelle Arbeit tatsächlich entfällt.

Auch künstliche Intelligenz kann dabei eine Rolle spielen. Einige Buchhaltungsprogramme nutzen KI beispielsweise, um Auffälligkeiten in Finanzdaten zu erkennen oder Buchungsvorschläge anhand bisheriger Vorgänge zu erstellen. Prüfen Sie, welchen konkreten Nutzen diese Funktionen bieten und ob Ihre Mitarbeitenden die Ergebnisse nachvollziehen und bei Bedarf korrigieren können.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Identifizieren Sie zunächst die manuellen Routineaufgaben, die in Ihrer Buchhaltung besonders häufig anfallen. Testen Sie anschließend anhand konkreter Beispiele, welche Aufgaben die einzelnen Programme übernehmen und an welchen Stellen Ihre Mitarbeitenden weiterhin eingreifen müssen. Bei KI-Funktionen sollten Sie außerdem prüfen, wie der Anbieter diese weiterentwickelt und wie er die Einführung unterstützt.

Rollen und Rechte

Arbeiten mehrere Personen mit der Buchhaltungssoftware, benötigen sie in der Regel unterschiedliche Zugriffsrechte. Mitarbeitende aus dem Rechnungswesen brauchen beispielsweise andere Berechtigungen als Führungskräfte, Beschäftigte aus anderen Fachbereichen oder externe Steuerberater. Eine geeignete Software sollte es deshalb ermöglichen, Rollen und Rechte passend zu den Aufgaben der jeweiligen Nutzer zu vergeben.

Prüfen Sie, wie detailliert sich diese Berechtigungen festlegen lassen. Je nach Organisation kann es beispielsweise sinnvoll sein, den Zugriff auf bestimmte Daten oder Funktionen einzuschränken und getrennt festzulegen, wer Belege erfassen, Buchungen bearbeiten, Rechnungen freigeben, Auswertungen einsehen oder Daten exportieren darf.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Legen Sie vor dem Vergleich fest, welche Nutzergruppen mit der Software arbeiten und welche Aufgaben sie übernehmen. Prüfen Sie anschließend, ob Sie für diese Gruppen passende Rollen einrichten und Lese-, Bearbeitungs-, Freigabe- und Exportrechte ausreichend differenziert vergeben können.

Kosten

Die Preise für Buchhaltungssoftware lassen sich nicht allein anhand der monatlichen oder jährlichen Grundgebühr vergleichen. Je nach Anbieter und Tarif können zusätzliche Kosten für weitere Lizenzen, zusätzliche Funktionen, Schnittstellen, Speicherplatz oder Support entstehen. Prüfen Sie deshalb, welche Leistungen im jeweiligen Preis enthalten sind und welche Funktionen Sie kostenpflichtig ergänzen müssen.

Berücksichtigen Sie außerdem einmalige Aufwände, die bei der Software-Einführung entstehen können. Dazu zählen beispielsweise die Einrichtung des Systems, die Übernahme bestehender Daten, individuelle Anpassungen oder Schulungen für Ihre Mitarbeitenden. So erhalten Sie ein realistischeres Bild davon, welche Kosten mit der Einführung und Nutzung des jeweiligen Buchhaltungsprogramms verbunden sind.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Vergleichen Sie die Kosten anhand eines einheitlichen Nutzungsszenarios für Ihr Unternehmen. Kalkulieren Sie für jedes Buchhaltungsprogramm den benötigten Tarif, die erforderliche Anzahl an Nutzern und Zusatzmodulen sowie mögliche Kosten für Schnittstellen, Datenmigration, Einrichtung, Schulungen und Support. So vergleichen Sie nicht nur Einstiegspreise, sondern die tatsächlich zu erwartenden Kosten.

Support und Service

Auch eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware wirft im Arbeitsalltag gelegentlich Fragen auf. Prüfen Sie deshalb, welche Unterstützung der Anbieter bietet und über welche Kanäle Ihre Mitarbeitenden den Support erreichen können. Neben Telefon, E-Mail und Chat können eine Wissensdatenbank, Anleitungen oder Schulungsangebote dabei helfen, Fragen schnell zu klären.

Achten Sie zudem auf die Erreichbarkeit und die angebotenen Servicezeiten. Wie schnell reagiert der Anbieter auf Anfragen? Gibt es deutschsprachige Ansprechpartner? Welche Supportleistungen sind im gewählten Tarif enthalten? Prüfen Sie auch, ob für einen erweiterten oder priorisierten Support zusätzliche Kosten anfallen.

Tipp für den Buchhaltungssoftware-Vergleich:
Vergleichen Sie nicht nur die angebotenen Supportkanäle. Prüfen Sie auch Servicezeiten, zugesagte Reaktionszeiten, verfügbare Hilfe- und Schulungsangebote sowie mögliche Zusatzkosten. Klären Sie außerdem, an wen Sie sich bei dringenden technischen Problemen wenden können und ob der gewählte Tarif den benötigten Support abdeckt.

Buchhaltungsprogramme im Vergleich
Nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert haben, können Sie die infrage kommenden Buchhaltungsprogramme systematisch miteinander vergleichen. Mit dieser Checkliste prüfen Sie die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften einer Buchhaltungssoftware auf einen Blick.

Ihre Checkliste für den Buchhaltungssoftware-Vergleich

Passt die Software zur Größe und Entwicklung Ihres Unternehmens?
Prüfen Sie, ob sich Nutzerzahl, Funktionsumfang und Kapazitäten bei wachsendem Bedarf erweitern lassen.
Unterstützt die Software Ihre Form der Buchführung?
Die Lösung sollte die für Ihr Unternehmen erforderlichen Verfahren und Abschlüsse abbilden können, beispielsweise EÜR oder doppelte Buchführung mit Bilanz und GuV.
Erfüllt die Software Ihre Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit?
Achten Sie unter anderem auf Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Backups sowie differenzierte Zugriffsrechte.
Unterstützt die Software die benötigten ELSTER-Funktionen?
Prüfen Sie, welche steuerlichen Meldungen das Buchhaltungsprogramm unterstützt und ob es die Daten direkt an ELSTER übermittelt oder für den Import in ELSTER bereitstellt.
Lässt sich die Software mit DATEV verbinden?
Wenn Sie mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeiten, sollten Sie klären, welche Buchungsdaten und Belege sich austauschen lassen und wie die Übertragung erfolgt.
Lassen sich Ihre Geschäftskonten anbinden?
Prüfen Sie, ob die Software Ihre Banken unterstützt und Kontoumsätze importieren, verarbeiten und gegebenenfalls automatisch zuordnen kann.
Bietet die Software die benötigten Auswertungen und Reports?
Vergleichen Sie verfügbare Kennzahlen, Dashboards und Berichte sowie Filter-, Anpassungs- und Exportmöglichkeiten.
Passt die Software zu Ihrer bestehenden Systemlandschaft?
Prüfen Sie benötigte Schnittstellen und Integrationen, beispielsweise zu ERP, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenmanagement oder anderen Fachanwendungen.
Automatisiert die Software relevante Routineaufgaben?
Vergleichen Sie beispielsweise die automatische Belegerfassung, Zahlungszuordnung, wiederkehrende Buchungen und Buchungs- oder Kontierungsvorschläge.
Lassen sich Rollen und Zugriffsrechte differenziert vergeben?
Prüfen Sie, ob sich Lese-, Bearbeitungs-, Freigabe- und Exportrechte entsprechend den Aufgaben Ihrer Nutzer festlegen lassen.
Ist die Software für Ihre Mitarbeitenden einfach zu bedienen?
Testen Sie typische Arbeitsabläufe und berücksichtigen Sie dabei auch den Einarbeitungsaufwand für unterschiedliche Nutzergruppen.
Ist mobiles beziehungsweise ortsunabhängiges Arbeiten erforderlich und möglich?
Falls Ihre Mitarbeitenden von unterschiedlichen Standorten arbeiten, prüfen Sie die verfügbaren Zugriffs- und Nutzungsmöglichkeiten.
Unterstützt die Software Ihre Rechnungsprozesse?
Falls Sie die Fakturierung über das Buchhaltungsprogramm abwickeln möchten, prüfen Sie Funktionen für Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, wiederkehrende Rechnungen und das Mahnwesen.
Sind die tatsächlichen Kosten transparent?
Berücksichtigen Sie neben dem Grundpreis auch zusätzliche Nutzer, Module, Schnittstellen, Support, Einrichtung, Datenmigration und Schulungen.
Bietet der Anbieter den benötigten Support?
Vergleichen Sie Supportkanäle, Service- und Reaktionszeiten, verfügbare Sprachen, Schulungsangebote und mögliche Zusatzkosten.
Können bestehende Daten übernommen und wieder exportiert werden?
Klären Sie vor einem Wechsel, welche Stamm-, Buchungs- und Belegdaten sich importieren lassen und in welchen Formaten Sie Ihre Daten später wieder exportieren können.

Fazit

Buchhaltungssoftware sorgfältig zu vergleichen, zahlt sich langfristig aus. Darum sollten Sie beim Vergleich nicht nur einzelne Funktionen berücksichtigen, sondern auch, wie gut das Buchhaltungsprogramm die Arbeitsabläufe im Rechnungswesen unterstützt und die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen erleichtert. Passt die Software zu den Anforderungen Ihres Unternehmens, können Ihre Mitarbeitenden wiederkehrende Aufgaben effizienter erledigen, Daten leichter austauschen und benötigte Finanzinformationen schneller abrufen.

Gleichzeitig reduziert ein strukturierter Vergleich das Risiko, sich für eine Lösung zu entscheiden, die sich später als zu unflexibel, zu aufwendig oder unnötig teuer erweist. Sie schaffen damit eine bessere Grundlage für eine Softwareentscheidung, die nicht nur den aktuellen Bedarf abdeckt, sondern auch langfristig zu Ihren Buchhaltungsprozessen passt.

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